Weiterbildung für Sekretärinnen

Lernen und Netzwerken in Ihrer Region

Jahresarchiv 2019

VonJudith Torma

Umfrage: Produktiver Umgang mit der E-Mail-Flug

Eine der sichtbarsten Errungenschaften der Digitalisierung in den Büros war die Einführung der E-Mail. Durch sie hat sich die Bürokommunikation radikal vom Brief zur digitalen Kommunikation mit E-Mails verschoben.

Heute fordert täglich eine Fülle von E-Mails unsere Aufmerksamkeit – privat und beruflich. Die E-Mail ist aus unserem Leben nicht mehr wegdenkbar – auch nicht aus unseren Büros: ob intern oder extern.

Die Fülle an E-Mails ist zu einer E-Mail-Flut angewachsen.

Neuere Untersuchungen zeigen: 1 Tag pro Woche sind Büromitarbeiter mit E-Mails beschäftigt, wünschen sich aber dies in der Hälfte der Zeit zu tun.

Helfen Sie mit den Workshop für die Fachtagung der Sekretärinnen mit relevanten Themen zu füllen.

Machen Sie bei der Umfrage mit!

Erstellen Sie Ihre eigene Umfrage zu Nutzerfeedback.
Broschüre zur Fachtagung
Broschüre zur Fachtagung der Sekretärinnen 2020
VonJudith Torma

Komische Mail! Meine Bank schreibt mir.

Kennen Sie das, E-Mail von der Bank. Es gab einen Zwischenfall und Sie sollen unbedingt Ihre Daten neu eingeben und sich einem Sicherheits-Checks unterziehen.

Das klingt nach einer Phisching-Mail!

Denny Speckhahn sprach ausführlich über Phisching-Mails in unserem Workshop „Cybercrime“. (Fachtagung der Sekretärinnen 2017). Auch wenn seitdem schon wieder viel Zeit vergangen ist, bleibt das Thema aktuell.

Bei uns haben sich in den letzten Wochen die Phisching-Mails wieder verstärkt gezeigt. Liegt das vielleicht an der Urlaubszeit und die Mehrbelastung von denen, die die Urlaubsvertretung übernehmen. Eventuell lauern die Betrüger auch darauf, dass wir unsere Mails „schnell mal am Smart-Phone checken“.

Wir hier beim Verband der Sekretärinnen e.V. sind jedoch sehr hellhörig geworden, als uns eine Bank schrieb, bei der wir gar keine Geschäfte tätigen.

Phisching-Mails sind heute oft richtig gut gemacht und gerade deshalb empfehlen wir sehr gern die Tipps der Verbraucherzentrale (aktuelle Warnungen).

Unsere Leseempfehlung in diesem Monat:

Phishing-Mails: Kein Tag ohne Betrug

VonJudith Torma

5 Tipps für mehr Gelassenheit am Arbeitsplatz

Birgit Terletzki schenkt uns 5 Tipps, damit wir mit mehr Gelassenheit am Arbeitsplatz reagieren und so unseren Stress reduzieren.

„Birgit Terletzki sorgt für aktive und gesunde Mitarbeiter. Ihr Unternehmen verzeichnet weniger Krankenstände und ist wettbewerbsfähiger.“

  1. Atmen Sie bewusst langsam und tief.

Konzentrieren Sie sich auf Ihren Bauch-und Brustraum und spüren Sie, wie bei jeder Einatmung diese weit und groß wird.

Atmen Sie besonders langsam wieder aus. Indem Sie die Atmung beruhigen, beruhigt sich bald das gesamte sympathische Nervensystem.

2. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz regelmäßig auf, spätestens jedoch zum Feierabend hin.

Ein gut strukturierter Arbeitsplatz erleichtert die Arbeit und sorgt außerdem für klare Gedanken. Zudem reduziert er den Stresslevel und sich am Morgen an einen aufgeräumten Schreibtisch zu setzen ist angenehm und beruhigend.

3. Bleiben Sie in Bewegung

Bleiben Sie in Bewegung, indem Sie zum Beispiel morgens mit dem Fahrrad fahren, Pausen nutzen um sich die Beine zu vertreten, statt den Lift die Treppen zum Büro nutzen oder auch kurze Gänge zwischendurch einplanen.

Körperliche Bewegung ist ideales Mittel, um generell fit und gesund zu bleiben, die Müdigkeit zu verscheuchen und den Körper und Geist in Schwung zu halten. Im Laufe des Tages gibt es dazu zahlreiche Gelegenheiten dazu. So können Sie auch gezielt am Schreibtisch immer wieder kurze Entspannungs- und Kräftigungsübungen für Ihren Rücken und Nacken einbauen.

4. Hören Sie Musik

Melodien, Rhythmen und Klänge beeinflussen unser seelisches und körperliches Wohlbefinden. Musik wird ein breites Spektrum an Vorteilen zugeschrieben. Neben einer ausgleichenden Wirkung und dem Abbau von Stress gehören unter anderem auch eine verbesserte Gehirndurchblutung, Motivation und Abbau von Frust dazu. Bereits der Start in den Tag kann sehr viel leichter fallen, wenn Sie Ihre Lieblingsmusik anhören.

Achten Sie jedoch dabei, dass Sie sich nicht Nebenbei – Dauerberieseln lassen, denn das ist wieder kontraproduktiv. Achten Sie also bewusst darauf, wann Ihnen Musik gut tut und nützt, manchmal kann sie die Konzentration auch rauben.

Lassen Sie sich also mal durch Mozart den Job „ent-stressen“, mit Hip Hop beim Sport aufputschen oder schwingen bei lauter Musik den Putzlappen und tanzen durch die Wohnung und entspannen Sie bei klassischer oder Instrumental- Musik.

5. Essen Sie gesund und vitalstoffreich.

Essen ist Energie und sobald wir Stress ausgesetzt sind, verbraucht unserer Körper noch mehr Energie, das Immunsystem wird anfälliger und der Körper verbraucht mehr Vitalstoffe als vorhanden. Daher sollte man vor allem in stressigen Situation auf leicht verdauliche Speisen setzen, um dem Körper in ​kurzer Zeit die bestmögliche Energie zuzuführen. Meiden Sie am besten FastFood, Speisen aus weißem Auszugsmehl, zuckerhaltige Produkte und schwer verdauliche Speisen.

Ideal sind Obst, Gemüse roh oder leicht gedünstet, Salate dazu hochwertige pflanzliche Fette wie es zum Beispiel in Oliven, Avocado aber auch in Nüssen enthalten ist und hochwertige Vollkornprodukte. Dieser Fettanteil macht lange satt ohne den Körper durch die Verdauung zu ermüden und führt dem Körper zudem hochwertige und notwendige, essentielle Fettsäuren zu.

So lecker sieht es in unserem Pausen aus.

Vertiefen Sie das Thema Gelassenheit und Stressreduzierung in unserem Fachseminar für Sekretärinnen: Souveräner Umgang mit Stress im Sekretariat

Datum: 29.08.2019
Ort: centrovital Hotel Berlin • Neuendorfer Straße 25 • 13585 Berlin

VonJudith Torma

Auf den Beruf bereiten wir uns vor – auf den Ruhestand auch?

Unsere aktuelle Umfrage hat unteranderem gezeigt, dass viele unserer Teilnehmenden 30 Jahre und mehr im Beruf stehen.

Aus diesem Grund haben wir vom Verband der Sekretärinnen einen unserer Partner angesprochen und um ein Interview gebeten.

In der Zeit vor dem Beruf, haben wir uns auf die Schule gefreut, dann auf die Ausbildung und erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitstag? Auf der Fachtagung in Potsdam habe ich persönlich zwei Sekretärinnen verabschiedet, die in diesem Jahr in den Ruhestand gehen.

Interview mit dem (Vor-) Ruhestands- und Übergangscoach – Spezialist für die Generation 50plus: Wolfgang Schiele

Guten Tag Herr Schile – Sie beschreiben sich selbst als (Vor-)Ruhestands- und Übergangscoach.
Stellen Sie sich unseren Lesern bitte kurz vor.

Ich bin Wolfgang Schiele, Jahrgang 1954, lebe in Bad Saarow und habe fast 40 Jahre lang als Ingenieur gearbeitet. Nach meinem unfreiwilligen Berufsausstieg 2013 habe ich eine Coachausbildung absolviert. Ich befasse mich mit den „soft skills“ des Überganges vom Beruf in den Ruhestand, konkret gesagt mit (Vor-)Ruhestandstrainings, dem Übergangs- und Berufstrennungsmanagement. Dafür biete ich Workshops, Seminare und Personalcoachings an und verstehe mich als Begleiter durch die Herausforderungen der dritten und vor allem besten Lebensphase.

Was bereitet Ihnen in Ihrem Beruf die größte Freude?

Am meisten freut mich die Begegnung und der Austausch mit den Menschen, die demnächst in die Rente wechseln und sehr unterschiedliche Vorstellungen von der nachberuflichen Zeit haben. Es tut mir gut, wenn ich diesen Menschen neue, unbekannte und manchmal überraschende Fakten, Sichtweisen und Wertvorstellungen über die Ruhestandszeit vermitteln kann. Und wenn ich merke, dass sie mein Wissen als Trainer neu justiert auf eine selbstgestaltete, sinnvolle und erfüllende Zeit der „Späten Freiheit“. Sie nachdenklich macht und animiert, noch einmal die Visionen und vagen Pläne für den Ruhestand neu zu (über-)denken  und zu präzisieren.

Wie kam es dazu, dass Sie als (Vor-)Ruhestands- und Übergangscoach arbeiten?

Vor gut 10 Jahren wurde auch mein langjähriges Unternehmen nicht von Rationalisierungszwängen verschont. Man bot mir 2008 einen nicht verhandelbaren ATZ-Vertrag an. Doch ich wollte als Endfünfziger weiterhin aktiv am sozialen Leben teilnehmen – allerdings jetzt in der Rolle eines selbst bestimmenden und seine Arbeit frei gestaltenden Menschen. Da Psychologie schon immer zu meinen Hobbies gehörte, absolvierte ich eine Coachausbildung in Berlin, legte meine Heilpraktikerprüfung (Psychotherapie) ab und bildete mich als Trainer vielseitig weiter. Ich engagierte mich internsiv in den sozialen Medien, insbesondere bei Xing. Durch meine Artikel und Blogbeiträge wurden Unternehmen, Weiterbildner und sogar ein Verlag auf mich aufmerksam – und so erhielt ich die ersten Seminaraufträge, vor allem in KMU´s.

Welches war die lustigste Frage, die Ihnen ein Kunde/Seminarteilnehmer gestellt hat?

Tja, da gibt es eine Reihe. Aber die Frage, die mich sehr belustigte, lautete: „Und wie verbringen Sie Ihren Ruhestand, wenn Sie dieses Seminar abgeschlossen haben?“ Eben genau darin, dass ich diese Seminare plane, durchführe und weiter optimiere, besteht mein Ruhestand! Das ist meine ganz persönliche Erfüllung im Ruhestand! (Aber das konnte der Fragende nicht a priori wissen.) Nebenbei angemerkt, gibt es auch noch einige weitere Hobbies, wie z. B. die Fotografie …

Welche Frage oder Erfahrung mit Ihren Kunden hat Sie meisten zum Nachdenken gebracht?

Meine nachdenklichste Erfahrung ist noch immer diese: Wie bringe ich es fertig, den Teilnehmern von Workshops und Coachings klar zu machen, dass Ruhestand kein Stillstand ist, sondern eine Zeit der Freiräume, Möglichkeiten und exklusiven Entwicklungsperspektiven. Eine Zeit der „Freitätigkeit“, in der wir losgelöst von den Zwängen des früheren Berufslebens unsere späte Mission finden, persönliche Lebenshöhepunkte frei gestalten und unsere persönliche Biografie vollenden können.

Was raten Sie Frauen, die in den nächsten 5 Jahren in den Ruhestand gehen?

Sich nicht so sehr durch Dritte vereinnahmen zu lassen. Denn es besteht die Gefahr, dass man gerade als Frau ausgenutzt und übervorteilt wird; nach dem Motto: „Wo du jetzt schon mal Zeit hast, könntest du doch für mich, für uns ….“ Soll heißen: Sie sollten eine klare Vorstellung von der Welt nach dem Beruf entwickeln, sich persönliche Pläne und Ziele setzen und selbstbewusst ihren emanzipierten Weg gehen. Einfach genügend Zeit für sich selbst zu haben und sich zu verwirklichen. Zusätzlich: Frauen leben heutzutage noch fünf Jahre länger als die Männer und haben mit jüngeren Jahren geheiratet. Da kann im späten Alter Einsamkeit zum Problem werden. Deshalb rate ich ihnen außerdem, bewusst und aktiv das außerfamiliäre Netzwerk zu erweitern und intensiv zu pflegen.

Lesestoff

Sich Gedanken machen über den Ruhestand, ist nur etwas für ältere Sekretärinnen oder profitieren auch die Jungen davon?

Leider verdrängen viele Menschen (nicht nur Sekretärinnen) im Berufsleben gern die Gedanken an ihre Ruhestandszeit. Weil sie meinen, da kommt automatisch alles Gute und Schöne zusammen. Einem anderen Teil von Menschen ist der Gedanke an den Ruhestand ein Gräuel. Wenn dann der Moment des Umschaltens kommt (und er kommt fast immer „plötzlich und unvorbereitet“), ist manch eine(r) hilflos und unvorbereitet. In meinen Seminaren sind auch Endvierziger vertreten; sie sind immer dankbar dafür, schon zeitiger was von der Herausforderungen der Ruhestandszeit gehört zu haben – und wollen in x Jahren noch mal zur Auffrischung kommen.

Überlegen wir mal: Auf unseren Berufseinstieg wurden wir schon lange Zeit davor vorbereitet, warum sollten wir das nicht auch beim Ausstieg tun – uns langfristig vorzubereiten und den Ruhestand zu planen? Denn es liegen 20 plus/minus x Jahre vor uns … Eine Zeit, die auch noch für größere Lebensprojekte ausreicht.

Ach, übrigens: Die Jungen können immer von unseren (Lebens-)Erfahrungen lernen – in allen Lebensbereichen. Ich persönlich glaube auch, die zukünftigen SeniorInnen können ein Gegengewicht zu den „Segnungen“ des digitalen Zeitalters schaffen – ihre „analogen“ Kompetenzen werden nach wie vor gebraucht, auch wenn man uns das auszureden versucht. Z. B. für die Kinder- und Enkelbetreuung, die Generativität, die Weitergabe von Erfahrungen an die jüngeren Geneartionen.

Wenn Sie 3 Wünsche frei hätten: Welche wären das?

Der wichtigste Wunsch: Lange gesund und vital bleiben (aber dafür auch etwas tun zu wollen …). Dann: Noch viele spannende Projekte entwickeln und umsetzen zu dürfen. Und schlussendlich: Souverän und selbstbestimmt über meinen Abschied entscheiden zu können.

Vielen Dank für den Einblick in Ihre Arbeit und Ansichten als (Vor-)Ruhestandscoach.

Hier noch unsere Buchempfehlung zum Interview

Wer mag, kann das Buch natürlich auch beim Buchhändler um die Ecke bestellen … wir wünschen viel Lesefreude.

Frage in die Runde – ist der (Un-)Ruhestand schon ein Thema für Sie? Wir freuen uns über Kommentare und Fragen an Herrn Schiele.

VonJudith Torma

Viele Grüße von der Fachtagung 2019 aus Potsdam

Am 24. Januar 2019 war es wieder so weit – viele Seketärinnen aus der Region um Potsdam fanden sich zur 28. Fachtagung der Sekretärinnen in Potsdam ein.

Bereits ab 8 Uhr fanden sich die ersten Frauen ein und nutzen die Zeit zum Netzwerken.
Einige hatten sich ganz fest verabredet und freuten sich alte Bekannte und Weggefährten wiederzusehen. Manchen treffen sich schon seit 15 Jahren jedes Jahr zur Fachtagung.

Die Begrüßungsrose auf der Fachtagung der Sekretärinnen 2019
Die Begrüßungsrose auf der Fachtagung der Sekretärinnen 2019


Jede Teilnehmerin wird mit einer Rose begrüßt und so starten bereits viele mit einem Lächeln in den Tag.

Auch in diesem Jahr stellten wir wieder einen neuen Rekord auf und begrüßten viele Sekretärinnen und Bürokräfte zur 28. Fachtagung der Sekretärinnen in Potsdam.

Herzlich willkommen allen neuen Teilnehmerinnen

Nicht nur routinierte Sekretärinnen finden den Weg zur Fachtagung, sondern auch Auszubildende und Quereinsteigerinnen. Gerade diese beiden Gruppen profitieren vom Netzwerken in den gemeinsamen Pausen.

Hier bliebt Zeit für gute Gespräche und den Austausch mit „alten Hasen“.

Netzwerken besonders für Azubis und Quereinsteiger ein großer Vorteil
Netzwerken besonders für Azubis und Quereinsteiger ein großer Vorteil

aktuelle Änderungen in der Rechtschreibung – darum geht es im ersten Workshop

Im August 2017 erschien der neue Duden. In der 27. Auflage finden sich alle wichtigen Änderungen in der aktuellen Rechtschreibung.

Business-Knigge für das „Sprachrohr“ im Büro

Immer den richtigen Ton treffen, wissen, wen wir zuerst begrüßen und eine gute Figur abgeben, wenn der Besuch eintrifft…das ist nur eine kleine Auswahl der Aufgaben im Sekretariat.

Damit Sie aber gerade auch im Umgang mit schwierigen Kollegen, Mitarbeitern, Gästen oder Bewerbern die Ruhe und Ihr Gesicht bewahren, unterstützt Sie unser Dozentin mit modernen Umgang miteinander.

Unsere Dozentinnen 2019

Zwei Workshops ermöglichten es unseren Teilnehmerinnen Fragen zustellen und in Ruhe Übungen zu durchlaufen.

Aber auch die Pausen sind wichtige Momente, um sich zu sammeln und Kraft zu schöpfen.

Die nächsten Fachtagungen finden in Leipzig und Brandenburg sowie Magdeburg statt….

Melden Sie sich noch heute an und treffen Sie Sekretärinnen aus Ihrer Region…hier geht es zu den Fachtagungen in den anderen Stätdten.

VonJudith Torma

anonyme Umfrage: Wunschthemen fürs Sekretärinnen-Magazin

Liebe Leser,

das neue Jahr ist nun schon einige Tage alt. Nachdem die ersten Veranstaltungen vorbereitet sind, ist es nun Zeit wieder in die Zukunft zu schauen.

Ein online Magazin lebt von spannenden Themen, die zur Diskussion und zum Austausch einladen. Damit wir mit unseren Beiträgen Sie dabei unterstützen können, bitte wir um Ihre Teilnahme an unserer Umfrage.

Hier wollen wir vor allem wissen, welche Themen Sie interessieren und was Sie sich von einem online Magazin wünschen.

Mit Ihren Antworten gehen wir dann ganz aktiv auf die Suche nach Informationsquellen – also Menschen, von denen wir lernen können.

Bitte machen Sie mit und lassen Sie uns wissen, welche Themen Sie interessieren und was Sie sich von unserer Xing-Gruppe wünschen.

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