Monatsarchiv 16. Oktober 2020

VonJudith Torma

Mit Abstand schaffen wir die Weiterbildung im Sekretariat!

Nach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet.

Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat!

Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr Bestes gegeben, um uns allen einen nachhaltigen und gut organisiertem Weiterbildungstag zu ermöglichen.

Das machen wir jetzt anders!

Es gibt so einiges, was wir in den letzten Monaten verändert haben. Hier die wichtigsten Informationen.

  • QR-Code Ticket – elektronischer Einlass – kontaktloser Einlass
  • große Abstände zwischen allen Sitzplätzen
  • Einhalten der Laufwege in den Seminarräumen
  • jeder hat eigenes Arbeitsmaterial – es findet keine gemeinsame Nutzung statt
  • Einsatz von elektronischen Voting-Tools
  • die Rose erhalten Sie am Ende der Veranstaltung
  • kein Auslegen von Magazinen oder Materialien
  • Mund-Nasen-Schutz und Desinfektionsmittel sind vorhanden
  • stille Großgruppenarbeit statt Team- und Kleingruppenarbeit
  • ausführlichere Unterlagen
  • Möglichkeit nach der Veranstaltung per E-Mail Fragen zu stellen.

Sowie viele kleinere Veränderungen, die Sie vermutlich gar nicht bemerken werden. Unser Ziel ist ein erlebnissreicher Weiterbildungstrag für Sie und Ihre Kolleginnen.

Viel Raum in Berlin

Im August trafen wir uns mit Barbara Brugger in Berlin und führten nach der langen Pause endlich wieder ein Präsenzseminar durch. Natürlich waren alle Teilnehmenden neugierig, wie es wohl laufen würde!

Mit viel Abstand und ausreichend Platz nutzten wir die Zeit und taten unseren Augen etwas Gutes.

Entspannte Augen am Bildschirmarbeitsplatz – das war unser Ziel und wir mit kleinen Übungen große Schritte gegangen.

Zu diesem Thema haben wir ein Mini-Webinar durchgeführt und wer 5 kleine Übungen für entspannte Augen haben will, ist herzlich eingeladen!

Video zum Mini-Webinar anschauen

Fachtagung in Erfurt

In Erfurt holten wir am 11.09.2020 unsere Fachachtagung der Sekretärinnen nach. Im Frühjahr nahmen einige Teilnehmerinnen an der zweiten virtuellen Fachtagung teil, der Großteil hatte sich jedoch entschieden vor Ort in Erfurt dabei zu sein.

Im Hotel fanden wir viel Platz vor und haben die Hygenieregeln gut umsetzen können. Spannend wird es immer in den Pausen, denn oft überwiegt die Wiedersehensfreude.

Deshalb unsere Bitte an alle zukünftigen Teilnehmende – bleiben Sie auch in den Pausen auf Abstand.

FAchtagung der SEkretäriennen 2020

FAchtagung der SEkretäriennen in Erfurt

FAchtagung der SEkre

FAchtagung der SEkretäriennen 2020täriennen 2020

Die Themen bleiben spannend – welche Vor- und Nachteile bringt dieser große Digitalisierungsschub, den wir gerade erleben?

Mit unseren Stattys haben wir sehr flexibel gearbeitet und ich denke unseren Schreibfeen, die die Impulse aus der Gruppe aufgegriffen haben.

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Aufgabenvielfalt – im Sekretariat

Im Workshop Büroorganisation 4.0 testen wir auch neue Methoden der Kommunikation. Diese lassen sich zum Beispiel auch in Besprechungen, die in großen Hallen durchgeführt werden oder an unterschiedlichen Orten – wunderbar einsetzen.

Dafür baten wir die Teilnehmenden sich entweder eine App herunter zu laden, die QR-Codes lesen kann oder eine URL einzugeben.

Gemeinsam testeten die Teilnehmenden dann das Tool – Mentimenter. Eine der Herausforderungen ist es ja im Moment, dass Team- und Gruppeübungen anders gedacht werden müssen. Unsere Dozentin Jenny Riedel setzt das mit diesem Tool.

Das sich der Beruf der Sekretärin in den letzten Jahren verändert hat, das zeigt die Umfrage zur Aufgabenvielfalt im Sekretariat. Natürlich stehen typische Aufgaben bei vielen immer noch im Fokus und es sind sehr viele neue Aufgaben dazu gekommen.

So bleibt der Beruf abwechslungsreich und spannend.

Unser Motto für 2020 – So geht Digitalisierung!

Unsere Vermutung war ja, dass im Vergleich zu den Fachtagungen im Frühjahr der Digitalisierunggrad in den Unternehmen und Verwaltungen zugenommen hat. Dieses Gefühl lässt sich in unseren punktuellen Umfragen jedoch nicht bestätigen.

In der virtuellen Fachtagung baten wir darum Kreuze zu setzen und den Digitalisierungsgrad anzugeben und in der Fachtagung in Rostock stimmten wir mit den Teilnehmerinnen per Metimenter ab.

virteulle Fachtagung im April
Fachtagung der Sekretärinnen in Rostock

Umgang mit der E-Mail-Flut

Im zweiten Teil der Fachtagung dreht sich alles um die vielen vielen und noch mehr vielen E-Mails, die wir im Sekretariat oft erhalten.

Gemeinsam mit unserer Dozentin Meike Kranz schauen wir Strategien in der Bearbeitung, sinnvolle Ordnerstrukten und im dritten Schritt darauf, wie die vorhandene Software uns die Arbeit erleichtern kann.

Mindestens 5 Ideen nimmt jede Gruppe mit

Alle Gruppen haben neue Ideen entwickelt oder wieder aufgefrischt, um Herr der vielen E-Mails zu werden. Hier sind einige Eindrücke, von dem, was wir im Alltag leicht umsetzen können.

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Richtig Pause machen

Die Pausen und die Gespräche mit den Kolleginnen und Kollegen gehören zu jedem Semianr und jeder Fachtagung dazu.

Oft stellen Sie eine große Herausforderung in der heutigen Zeit da. Unsere Hotelparter und wir tun alles dafür, dass Sie in der Pause abschalten und auftanken können, um so wieder Platz für neue Ideen zu haben.

Netzwerken funktioniert auch in kleiner Runde und doch mit gebührendem Abstand.
Am Platz hat jeder Teilnehmende genügen Platz um Abstand zu halten.

Unsere Empfehlung lautet: Wenn es Ihnen zu eng wird, dann begeben Sie sich wieder auf Ihren Platz, dort können Sie ganz beruhigt den Abstand zu anderen Personen einhalten.
Gehen Sie an die frische Luft und tanken Sie frischen Sauerstoff ein.

Jeder Tagungsort ist anders und für uns immer besonders

Einer der Tagungsräume in Rostock.
Lachen und gemeinsames Arbeiten funktioniert auch unter den neuen Rahmenbedingungen
Auch in Jena beim Fachseminar sorgte unser Hotelpartner für ausreichend Platz und wir waren die ersten, die die neue Klimaanlage testen durften.
Auch beim Mittagstisch achten wir auf Abstand und gutes Essen!

Wir halten Sie auf dem Laufenden!

Auch in unsicheren Zeiten können wir bedacht und umsichtig zusammen lernen. Deshalb freuen wir uns auf die Fachtagung der Sekretärinnen in Cottbus, Frankfurt (Oder), Berlin und Dresden.

Corona-Regeln für unsere Standorte Berlin, Cottbus und Frankfurt (Oder) sowie für Dresden.

VonJudith Torma

So wird Excel zum hilfreichen Butler im Sekretariat