Monatsarchiv 30. März 2021

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Protokolle mit OneNote und Outlook zeitsparend und nachhaltig erstellen

Wie Sie ein Protokoll DIN-gerecht erstellen und gut formulieren wissen Sie.

Aber wie setzen Sie es gut um?

In diesem Seminar lernen Sie, wie Sie effizient zu Besprechungen einladen, die Inhalte gut vorbereiten und verteilen, das Ergebnisprotokoll so erstellen, dass es leichtfällt, die delegierten Aufgaben nachzuverfolgen und das Protokoll frisch und neu gestalten.

Bei einer Umfrage bei unseren Teilnehmerinnen kam heraus, dass sie 10-20 Besprechungen pro Woche organisieren. Damit die Vor- und Nachbereitungen nicht ausarten, ist eine effiziente Organisation wichtig.

Kennen Sie das?

Vor der Besprechung bitten Sie alle Teilnehmer, ihre Themen bei Ihnen einzureichen, damit Sie die Agenda mit einzelnen Tops erstellen können. Da nicht alle die Informationen rechtzeitig liefern, fragen Sie immer wieder nach und rennen den Kollegen hinterher.

Auswertungen und Präsentationen, die vorab verteilt werden sollen, verschicken Sie per Mail.

Auch den Stand der Dinge zu älteren, bereits verteilten Aufgaben zu ermitteln kostet Sie viel Zeit.

Nach der Besprechung schreiben Sie das Protokoll in Word und verteilen es per Mail. Da Sie viele Protokolle erstellen müssen, schaffen Sie das erst kurz vor dem nächsten Termin der Regelbesprechung.

Und der ganze Kreislauf beginnt von vorne…

Revolutionieren Sie diesen Ablauf und arbeiten digitaler und automatisierter.

Die Inhalte des Live-Online-Seminars

✔ So unterstützt Sie Outlook dabei, schnell einen gemeinsamen Termin zu finden
✔ Effiziente Besprechungsvorbereitung
✔ Das etwas andere Protokoll: wie OneNote und Outlook Hand in Hand arbeiten
✔ Protokoll-Vorlagen in OneNote erstellen
✔ Flexible Themensammlung für den nächsten Termin
✔ Terminmanagement mit Zeitgewinn: 3 Tipps
✔ Aufgaben delegieren und nachhalten  

Methoden:

✨ Vortrag
✨ Schritt-für-Schritt-Anleitung
✨ Übungen  

Ihr Nutzen:

Wussten Sie, dass eine einstündige Sitzung im Leitungsgremium fast 43 Stunden an vorbereitenden Besprechungen auf allen weiteren Ebenen notwendig macht?   Und was glauben Sie, welches die größten Probleme bei Besprechungen sind? Richtig! Die unzureichende Vorbereitung der Meeting-Teilnehmer, Sitzungsergebnisse werden nicht konsequent in die Praxis umgesetzt und das Besprechungsziel ist vor der Besprechung unklar.  

In diesem Live-Online-Training sprechen wir darüber, was Sie dazu beitragen können, damit Besprechungen effizienter verlaufen. Außerdem lernen Sie, wie Sie das leidige Thema Protokoll schreiben einfacher, zeitsparend und über die Programmgrenzen von Outlook hinweg lösen können.

Ihre Dozentin: Meike Kranz

…ist Expertin für Büroorganisation und hilft Menschen dabei, ihren Arbeitsplatz so effizient zu organisieren, dass Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben. Sie hat einfach umsetzbare Strategien für eine bessere Organisation entwickelt, mit denen unsere Trainingsteilnehmer ihre Produktivität steigern.  

Dieser online Workshop findet auf unserer online Akademie statt. Alle Links erhalten Sie nach der Anmeldung.

So arbeiten Sie entspannter im online Seminar 

3 Dinge brauchen Sie, um an der online Schulung teilzunehmen

1. Einen Laptop oder PC mit einer stabilen Internetverbindung (wenn möglich mit einer LAN-Verbindung). Falls Sie nicht nur zuschauen wollen, dann nutzen Sie auch eine Kamera – das ist aber total optional. Empfehlenswert ist ein Headset, damit Sie alles gut hören können und keine Mitarbeiter stören.

2. Einen ruhigen Raum, in dem Sie ungestört und dafür aktiv am Webinar oder Video-Schalte teilnehmen können. (Vielleicht im Homeoffice oder im Konferenzraum Ihres Unternehmens)

3. Freistellung von normalen Tätigkeiten im Sekretariat. Eine ordentliche Portion Neugierde. Lassen Sie sich auf Neues ein und probieren Sie neue Techniken aus.

Die Technik hilft uns weiter…

• unsere online Akademie (https://chefentlastung.edudip.com) entspricht allen Datenschutzansprüchen für das digitale Arbeiten

• 10 Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der edudip GmbH im Bereich der virtuellen Weiterbildung

• keine Installation nötig

•  Headset erleichtert die Kommunikation

• Kamera bringt den persönlichen Austausch in das online Seminar (optional)

• wir zeichnen jede online Sitzung auf – und sie haben 1 Jahr lang Zugriff auf die Videos

• wir bieten zu jedem Thema mehrere Staffeln an, wenn Sie also mal nicht live dabei sein können, kommen Sie in der nächsten Staffel einfach dazu

• edudip bietet einen deutschsprachigen Support

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Fachtagung der Sekretärinnen für Chemnitz