Digitale Chefentlastung im Sekretariat – Multitalente im Einsatz

VonJudith Torma

Digitale Chefentlastung im Sekretariat – Multitalente im Einsatz

Beta-Tester und Early Adopters gesucht!

Für unseren brandneuen online Workshop suchen wir Beta-Tester, die im Sekretariat arbeiten.

Alle Teilnehmenden dieses ersten online Kurses profitieren von neuem Wissen und einem großen Preisvorteil. Sparen sie als Beta-Tester 40% des Standartpreises.

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Ihre Dozentin … Jenny Riedel

… ist gelernte Kauffrau für Bürokommunikation, geprüfte Managementassistentin und seit sieben Jahren als Unternehmerin tätig. Das professionelle Office-Management ist ihre Passion. Ihre Seminarthemen umfassen neben der professionellen Chefentlastung auch Themen wie die moderne Geschäftskorrespondenz, das Zeit- und Selbstmanagement sowie die Büroorganisation.

„Lernen und berufliche Weiterentwicklung kann und darf Spaß machen. Mit Fachwissen, einem nachhaltigen Praxistransfer sowie dem Quäntchen Humor erleben meine Teilnehmer ein kurzweiliges und gelungenes Webinar.“

Mobile Office Management (MOM) – das Bürodienstleistungsunternehmen für Einzelunternehmer sowie klein- und mittelständische Unternehmen bietet innovative Bürodienstleistungen jeglicher Art, die vorbereitende Buchführung, fachkundige Office-Schulungen, kompetente Prozessoptimierungen und einen sympathischen Telefonservice an.

MOM bildet zudem den Ausbildungsberuf „Kaufmann/frau für Büromanagement aus“. Ein schwer behinderter Auszubildender hat im Juni 2019 erfolgreich ausgelernt und ist nun als kfm. Assistent im Unternehmen tätig. Aktuell bildet MOM zwei weitere Auszubildende im 1. und 3. Lehrjahr aus.

Zudem ist sie Mitglied in der IHK-Vollversammlung Potsdam. Sie ist ehrenamtliche Prüferin sowie im Weiterbildungsausschuss bei der IHK Potsdam tätig.

Inhalte der online Workshopreihe

Jeden Tag strömen massig Informationen auf Sie ein. Das Telefon klingelt, das E-Mail-Postfach blinkt, ein Kollege steht schon auf der Schwelle, die Post landet auf Ihrem Tisch. In Ihrem beruflichen Alltag haben Sie vielfältigste Aufgaben, die Sie jeden Tag effizient koordinieren müssen. Von Ihnen wird die optimale Zuarbeit zu einem oder mehreren Chefs erwartet. Vielleicht unterstützen Sie sogar ein ganzes Team oder aber Sie bewältigen Fachaufgaben unterschiedlicher Sachgebiete?

In diesem achtteiligen Webinar erweitern Sie Ihre Fachkenntnisse. Lernen Sie, wie Sie den Informationsfluss für Ihren Chef steuern und filtern können. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihren eigenen und auch den Arbeitsalltag Ihres Chefs effizient strukturieren können – auch wenn der Chef auf Reisen ist. Auch die Geheimnisse aus Microsoft Word werden gelüftet und Sie können pfiffige Präsentationen gestalten. 

Sie erhalten einen bunten Strauß an digitalen Tools, der Sie als Multitalent im Vorzimmer glänzen lässt.

1.) Kickoff & Erfahrungsaustausch

  • Ankommen & loslegen
  • gemeinsamer Erfahrungsaustausch – wie machen wir digitale Chefentlastung heute?

Ihr Nutzen: 

Vernetzen Sie sich mit anderen starken Frauen und Männern im Sekretariat. Diskutieren Sie den stand der Digitalen Chefentlastung und ordnen Sie Ihren eigenen Stand ein.
Holen Sie sich herste Impulse und gleichen Sie diese mit Ihrer Arbeit als Multitalent im Einsatz ab.

2.) Sekretärin als Filter des Chefs

  • Wie filtern Sie Informationen: Telefon, E-Mails, Post und persönliche Kontakte (Mitarbeiter/Kollege, Kunden, Kooperationspartner, etc.)?
  • Unterstützen Sie Ihren Chef nach der Devise „mitdenken und vorausdenken“.

Ihr Nutzen:

Durch Ihre Teilnahme an diesem Webinar werden Sie Ihren eigenen Informationsgrad erhöhen, auskunftsfähiger werden sowie den Grad des Mitdenkens erweitern. Ihr Netzwerk wird sich erweitern und Ihr Servicegedanken wird sich erhöhen. Sie werden Ihren Chef besser entlasten können sowie ihm den Rücken freihalten. Die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Chef wird sich verbessern.

3.) Die 4-Top-Methoden aus dem Zeitmanagement

  • SMART-Regel, Eisenhower-Methode, Pareto-Prinzip, ALPEN-Methode + Praxistipps
  • hilfreiche Planungstools: Outlook, Kalender/Aufgaben, OneNote und Checklisten

Ihr Nutzen:

Nach diesem Webinar werden Sie Ihren Arbeitsalltag effektiver und entspannter gestalten können. Ihr Stresslevel wird sinken, Sie werden organisierter sein. Durch den neuen Zeitgewinn werden Sie auch zusätzliche Ressourcen für Ihren Chef schaffen. Auch Ihr strukturelles Denken wird sich verbessern und die eigene Grundsicherheit wird sich festigen.

4.) Effektive Meetingkultur/5 Schlüssel für effiziente Meetings

  • Planung, Einladung und Durchführung (intern/extern)
  • Protokoll, Aufgaben
  • Nachbereitung

Ihr Nutzen:

In diesem Webinar lernen Sie, wie Sie das Aufgabenmanagement verbessern können, wie Sie ein einheitliches Vorlagensystem schaffen, wie Sie klarer kommunizieren können und für einen reibungslosen Ablauf von Meetings sorgen können. Ihr Zeitaufwand wird sich reduzieren und Sie werden mehr Ruhe in Ihren Arbeitsalltag bringen.

5.) Der Chef unterwegs

  • Vorbereitung und Reiseorganisation
  • Tools für den reisenden Chef
  • Bereitstellung von Unterlagen (OneNote, Outlook, Mappei)
  • Begleitung aus dem Büro
  • Nachbearbeitung

Ihr Nutzen:

Nach diesem Webinar wird sich Ihre eigene Organisation verbessern, Sie werden einen entspannteren Chef erleben, Ruhe in den Arbeitsalltag schaffen sowie die Terminierung vereinheitlichen und dadurch eine Zeitersparnis erleben.

6.) Die Geheimnisse von MS-Word

  • Formatpinsel, Formulare, Änderungsmodus, Zwischenablage
  • Textbausteine, Vorlagen
  • Automatisches Inhaltsverzeichnis

Ihr Nutzen:

In diesem Webinar lernen Sie, wie Sie Ihre eigene Fachkompetenz steigern können und, wie Sie Ihre Produktivität steigern können. Im Anschluss können Sie das Fachwissen professionell anwenden und Ihre Arbeit dadurch vereinfachen.

7.) PowerPoint mit Pfiff

  • Wie funktioniert der Folien-Master?
  • Benutzen von Layouts, Animationen und Notizen
  • Einbinden von Excel-Tabellen als animierte Grafiken
  • Erstellen von sinnvollen Handouts aus der Präsentation heraus

Ihr Nutzen:

Nach diesem Webinar werden Sie Ihren Chef glänzen lassen, Sie treten effektiver sowie strukturierter auf und Ihre Außenwirkung wirkt professioneller.

8.) Wohin entwickelt sich die digitale Chefentlastung?

Zeit zur Reflexion und zum Ansporn für die eigene Weiterentwicklung. Legen Sie einen eigenen Plan fest, wie es jetzt für Sie weitergehen kann. Welche Abstimmungen sind mit dem Vorgesetzten nötig, welche neuen Hardware oder Software-Lösungen benötigen. Wo sind offene Enden, die Sie in diesem online Workshop mit der alltäglichen Arbeit verknüpfen können?

So arbeiten Sie entspannter im online Seminar 

3 Dinge brauchen Sie, um an der online Fachtagung der Sekretärinnen teilzunehmen

1. Einen Laptop oder PC mit einer stabilen Internetverbindung (wenn möglich mit einer LAN-Verbindung). Falls Sie nicht nur zuschauen wollen, dann nutzen Sie auch eine Kamera – das ist aber total optional. Empfehlenswert ist ein Headset, damit Sie alles gut hören können und keine Mitarbeiter stören.

2. Einen ruhigen Raum, in dem Sie ungestört und dafür aktiv am Webinar oder Video-Schalte teilnehmen können. (Vielleicht im Homeoffice oder im Konferenzraum Ihres Unternehmens)

3. Freistellung von normalen Tätigkeiten im Sekretariat. Eine ordentliche Portion Neugierde. Lassen Sie sich auf Neues ein und probieren Sie neue Techniken aus.

Die Technik hilft uns weiter…

• unsere online Akademie (https://chefentlastung.edudip.com) entspricht allen Datenschutzansprüchen für das digitale Arbeiten

• 10 Jahre Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der edudip GmbH im Bereich der virtuellen Weiterbildung

• keine Installation nötig

•  Headset erleichtert die Kommunikation

• Kamera bringt den persönlichen Austausch in das online Seminar (optional)

• wir zeichnen jede online Sitzung auf – und sie haben 1 Jahr lang Zugriff auf die Videos

• wir bieten zu jedem Thema mehrere Staffeln an, wenn Sie also mal nicht live dabei sein können, kommen Sie in der nächsten Staffel einfach dazu

• edudip bietet einen deutschsprachigen Support

Über den Autor

Judith Torma administrator

Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen. Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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