Heute stehen viele Sekretärinnen vor der Mammutaufgabe, 100 bis 200 E-Mails pro Tag zu bewältigen. Sie müssen lesen, priorisieren, bearbeiten, weiterleiten oder ablegen – und zwar nicht nur das eigene Postfach, sondern auch die Mails des Chefs sowie mehrere Funktionspostfächer, die im Team genutzt werden. Kein Wunder, dass Effizienz in der digitalen Mail-Organisation zur Schlüsselfähigkeit im Büroalltag geworden ist.
Spam ist doof. Deshalb schicken wir Ihnen nur Infos zu Aktionen, Veranstaltungen und Angeboten des Verbands – plus Büro-Tipps, die Sie wirklich nutzen können. Sie entscheiden jederzeit, wie lange wir in Kontakt bleiben.
Was Sie mit dem Whitepaper konkret gewinnen
Ein Whitepaper für engagierte Sekretärinnen
Nutzen Sie das Whitepaper, wenn Sie im Team E-Mails über ein gemeinsames Postfach bearbeiten und mehr Struktur hineinbringen möchten. Sie erhalten:
Eine klare Einordnung: Was ein Funktionspostfach ist, wie es sich von persönlichen Postfächern unterscheidet und wofür es sich im Büroalltag eignet.
Praktische Beispiele: Sinnvolle Funktionspostfächer wie info@…, bewerbung@… oder sekretariat@… – inklusive Ideen, wie Sie solche Adressen bei sich einführen können.
Drei zentrale Team-Fragen mit Lösungswegen:
Wer hat gelesen? Wer bearbeitet? Was ist der aktuelle Stand? – mit jeweils mehreren praxiserprobten Varianten.Konkrete Arbeitsweisen in Outlook: Wie Sie mit Kategorien, Unterordnern, Betreff-Markierungen oder Nachverfolgungs-Funktionen arbeiten können, um Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände sichtbar zu machen.
Hilfreiche Hinweise zur Umsetzung: Sie sehen, an welchen Stellen Einstellungen in Outlook angepasst werden und wo gegebenenfalls Ihre IT-Abteilung einbezogen werden sollte.
Das Whitepaper ist ein Praxisleitfaden: Sie bekommen erprobte Varianten an die Hand, aus denen Sie die für Ihr Team passende Lösung auswählen – keine „One-Size-Fits-All“-Versprechungen.
Gemeinsam im Funktionspostfach arbeiten – statt E-Mail-Chaos
Ein Funktionspostfach ist ein gemeinsames E-Mail-Postfach, das von mehreren Personen genutzt wird – zum Beispiel info@firma.de, sekretariat@unternehmen.de oder bewerbung@organisation.de. Es gehört nicht einer einzelnen Person, sondern einem Aufgabenbereich oder Team.
Das hat Vorteile:
Anfragen landen nicht mehr in nur einem persönlichen Postfach,
Vertretungen sehen den gesamten Verlauf,
Übergaben werden einfacher, weil das Postfach nicht an eine einzelne Person gebunden ist.
Gleichzeitig entstehen neue Fragen:
Wer öffnet welche E-Mail? Wer ist zuständig? Wie vermeiden Sie Doppelarbeit oder übersehene Nachrichten?
Genau hier setzt das Whitepaper an und zeigt konkrete Arbeitsmodelle, mit denen Sie die Zusammenarbeit im Funktionspostfach strukturieren können.
Wer hat gelesen? Wer bearbeitet? Was ist erledigt?
Wo mehrere Personen ein Funktionspostfach gemeinsam nutzen, tauchen immer wieder die gleichen Fragen auf:
Wer hat diese E-Mail gelesen?
Wer kümmert sich darum – und bis wann?
Was gilt als erledigt, was braucht noch eine Rückmeldung?
Im Whitepaper finden Sie dazu:
Fragenkatalog + Antwortmöglichkeiten, mit denen Sie im Team klare Absprachen treffen können,
mehrere Varianten für die Kennzeichnung von Mails (z. B. Kategorien, Unterordner, Betreff-Kürzel, Nachverfolgung),
Hinweise, welche Lösung sich eher für kleine, welche eher für größere Teams eignet.
Sie entscheiden danach selbst, welche Variante zu Ihrer Arbeitsweise, Ihrer Outlook-Umgebung und Ihren Berechtigungen passt.
Wie das Whitepaper Sie bei den Outlook-Einstellungen unterstützt
Das Whitepaper zeigt Ihnen anhand von Beispielen:
an welchen Stellen in Outlook Sie Kategorien, Spalten, Ordner und Nachverfolgung sinnvoll nutzen können,
wie Sie diese Funktionen so kombinieren, dass Ihr Team Zuständigkeiten und Status schneller erkennt,
worauf Sie achten sollten, wenn Sie gemeinsam im Funktionspostfach arbeiten (z. B. Rechte, Ansichten, Team-Regeln).
Wichtig ist:
Sie erhalten keine vollständige technische Dokumentation für alle Outlook-Versionen, sondern praxisnahe Anleitungen und Varianten, die Ihnen als Grundlage für Ihre eigene Umsetzung im Unternehmen dienen. Für bestimmte Schritte (z. B. Einrichtung des Funktionspostfachs selbst) benötigen Sie weiterhin die Unterstützung Ihrer IT.
Für Sekretärinnen, Assistenzen und Bürokaufleute, die im Team Mails bearbeiten
Dieses Whitepaper passt zu Ihnen, wenn Sie:
gemeinsam mit Kolleginnen in einem Funktionspostfach arbeiten,
ständig klären müssen, wer welche E-Mail schon gesehen oder bearbeitet hat,
nach überschaubaren, praxiserprobten Lösungen suchen – ohne das gesamte System umzukrempeln,
Outlook bereits nutzen und bereit sind, ein paar Einstellungen und Arbeitsregeln im Team anzupassen.
Sie brauchen kein Spezialwissen in IT oder Administration. Wichtig ist vor allem die Bereitschaft, im Team klare Absprachen zu treffen und eine Vorgehensweise konsequent auszuprobieren.
Wie Sie das Whitepaper erhalten
Sie tragen Ihre E-Mail-Adresse ein und erhalten:
den Link zum Whitepaper „Wie Sie effizient gemeinsam im Funktionspostfach arbeiten“,
gelegentlich weitere Informationen zu Aktionen, Veranstaltungen und Angeboten des Verbands der Sekretärinnen e. V.,
ausgewählte Praxis-Tipps rund um Büroorganisation, MS-Office und Kommunikation.
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Verband der Sekretärinnen e.V.
Der Verband bietet seite 1991 Weiterbildung im Büro.
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Beruf.
Whitepaper: Wie Sie effizient gemeinsam im Funktionsfach arbeiten!
