10 goldene Regeln der Dateiablage
Grundregeln für eine übersichtliche Ablage entwickeln und gewachsene Strukturen bewusster prüfen.
Live-Online-Seminar · LO-04
Wo war das noch mal?
Informationen und Dateien so organisieren, dass Sie sie wiederfinden
2 Stunden
live über edudip
2 Bildungspunkte
mit Meike Kranz
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Informationen und Dateien im Büroalltag
Wenn nur Sie wissen, wo etwas liegt, funktioniert die Ablage spätestens bei der Vertretung nicht mehr.
Die Information steckt in einer E-Mail, die Datei liegt auf dem Laufwerk und eine ergänzende Notiz befindet sich in OneNote. Im Seminar entwickeln Sie nachvollziehbare Regeln dafür, was wohin gehört, wie Dateien eindeutig benannt werden und wie Informationen auch für Vertretungen verständlich organisiert bleiben.
Wenn Informationen überall ein bisschen liegen
Aktuelle Datei – Laufwerk?
Wichtige Rückmeldung – E-Mail
Gesprächsnotiz – OneNote
Dokument_final_neu_2 – welche Version?
Wenn klar ist, was wohin gehört
Dateien
Notizen
Checklisten
Vertretung
Aus der Praxis für die Praxis
Sechs Bausteine für eine nachvollziehbare Informations- und Dateiablage
Dateien eindeutig benennen
Dateinamen so gestalten, dass Inhalt und Zuordnung auch später noch nachvollziehbar bleiben.
Was gehört wohin?
Bewusster unterscheiden, welche Information als Datei, Notiz, E-Mail oder laufender Vorgang weitergeführt werden soll.
OneNote als Informationszentrale
Zusammengehörige Notizen und Informationen strukturieren und für laufende Themen nachvollziehbar bündeln.
Checklisten in OneNote
Wiederkehrende Abläufe festhalten und wichtige Schritte für ähnliche Vorgänge nachvollziehbar verfügbar machen.
Checklisten in Outlook
Wiederkehrende Aufgaben auch dort strukturieren, wo Termine und Aufgaben im täglichen Arbeitsablauf zusammenlaufen.
Was bringt das konkret?
Informationen so organisieren, dass sie nachvollziehbar wiedergefunden werden
Für Teilnehmende
- klarer entscheiden, welche Information wohin gehört
- Dateien nachvollziehbarer benennen und strukturieren
- vermeidbare digitale und selbst erzeugte Was gehört wohin?
- Checklisten für wiederkehrende Abläufe nutzen
Für Arbeitgeber
- nachvollziehbarere Ablage von Dateien und Informationen
- verständlichere Regeln für Dateinamen und Zuordnung
- weniger personenbezogene Abhängigkeit bei der Informationssuche
- bessere Grundlage für Vertretungssituationen
Zwei Stunden live mit Meike Kranz
Regeln auf die eigene Informationsorganisation übertragen und direkt Fragen klären
Live über edudip
Sie nehmen an einer echten Live-Veranstaltung teil.
Direkt übertragen
Sie prüfen die Regeln anhand Ihrer eigenen Informationsorganisation.
Fragen stellen
Fragen können während des Seminars direkt aufgegriffen werden.
Für danach
Seminarunterlagen, Teilnahmebescheinigung und 2 Bildungspunkte.
Eine gute Ablage funktioniert nicht nur für die Person, die sie aufgebaut hat.
Entwickeln Sie eine nachvollziehbare Logik für Dateien, Notizen und wiederkehrende Informationen – damit Sie selbst schneller wissen, wo etwas hingehört, und Ihre Vertretung die Struktur ebenfalls verstehen kann.
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