Frühzeitig vorbereiten
Die Urlaubsübergabe nicht erst am letzten Arbeitstag beginnen, sondern offene Vorgänge rechtzeitig sichten und einordnen.
Live-Online-Special · SP-02
Wer vertritt eigentlich die, die sonst alle vertritt?
Den eigenen Urlaub so vorbereiten, dass das Büro auch ohne Sie funktioniert
2 Stunden
live über edudip
2 Bildungspunkte
mit Meike Kranz
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Urlaubsvertretung im Büroalltag
Könnte Ihre Vertretung morgen übernehmen, ohne dass Sie vorher alles aus dem Kopf erklären müssen?
Im Sekretariat laufen Termine, Informationen, Rückfragen und offene Vorgänge zusammen. Vor dem eigenen Urlaub zeigt sich besonders deutlich, wie viel davon im persönlichen Überblick steckt. Im Special entwickeln Sie eine Übergabestruktur, mit der Sie frühzeitig entscheiden, was noch erledigt, was übergeben und was bewusst bis nach dem Urlaub zurückgestellt werden kann.
Wenn die Übergabe erst kurz vor dem Urlaub beginnt
Offene Vorgänge noch schnell abschließen
Termine und Besonderheiten erklären
Übergabeliste unter Zeitdruck schreiben
Informationen zusammensuchen
Wenn die Urlaubsübergabe systematisch vorbereitet wird
Erledigen
Warten lassen
Übergeben
Vertretung einrichten
Aus der Praxis für die Praxis
Sechs Bausteine für eine Urlaubsvertretung, die nicht nur im Kopf der abwesenden Person funktioniert
Was muss vorher erledigt werden?
Prüfen, welche Aufgaben und Vorgänge vor der Abwesenheit noch abgeschlossen oder vorbereitet werden sollten.
Was kann warten?
Bewusst unterscheiden, was während des Urlaubs bearbeitet werden muss und was bis zur eigenen Rückkehr warten kann.
Mail-Vorlagen & Schnellbausteine
Wiederkehrende Informationen vorbereiten, damit notwendige Mitteilungen nicht jedes Mal vollständig neu formuliert werden müssen.
OneNote für die Übergabe
Ein OneNote-Notizbuch nutzen, um relevante Informationen, Hinweise und laufende Vorgänge für die Vertretung zu strukturieren.
Stellvertretung in Outlook
Die Stellvertretung in Outlook vorbereiten und die für die Vertretung benötigten Bereiche gezielt berücksichtigen.
Was bringt das konkret?
Abwesenheit so vorbereiten, dass offene Vorgänge und Informationen nachvollziehbar bleiben
Für Teilnehmende
- die Urlaubsübergabe frühzeitiger und strukturierter vorbereiten
- klarer zwischen Erledigen, Übergeben und Wartenlassen unterscheiden
- benötigte Informationen nachvollziehbarer bereitstellen
- Outlook und OneNote gezielter für die Vertretung nutzen
Für Arbeitgeber
- nachvollziehbarere Vorbereitung geplanter Abwesenheiten
- strukturiertere Übergabe laufender Vorgänge
- geringere Abhängigkeit von ausschließlich persönlichem Wissen
- bessere Grundlage für Vertretung und Übernahme
Zwei Stunden live mit Meike Kranz
Übergabe mit System und passenden Werkzeugen vorbereiten
Live über edudip
Sie nehmen an einer echten Live-Veranstaltung teil.
Direkt mitarbeiten
Sie prüfen anhand typischer Vorgänge, was erledigt, übergeben oder bewusst zurückgestellt werden kann und wie Outlook und OneNote die Übergabe unterstützen.
Fragen stellen
Fragen können während des Seminars direkt aufgegriffen werden.
Für danach
Seminarunterlagen, Teilnahmebescheinigung und 2 Bildungspunkte.
Urlaub beginnt leichter, wenn das Wichtigste nicht nur in Ihrem Kopf geregelt ist.
Bereiten Sie Ihre Abwesenheit so vor, dass offene Vorgänge, notwendige Informationen und Zuständigkeiten für Ihre Vertretung nachvollziehbar sind – für das, was während Ihres Urlaubs tatsächlich wichtig ist.
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