Eisenhower-Prinzip
Wichtig und dringend bewusster unterscheiden und Prioritäten nicht allein vom Zeitdruck bestimmen lassen.
Zu viel zu tun? – Aufgaben und Prioritäten im Griff behalten
Klar entscheiden, was jetzt wichtig ist – statt nur auf das Dringendste zu reagieren
2 Stunden · live über edudip · 2 Bildungspunkte · mit Meike Kranz
Dienstag, 26. Januar 2027
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Azubi-Ticket: 99 € netto
Großgruppen-Ticket: 2.490 € netto für bis zu 20 Teilnehmende
Live-Online-Seminar · Aufgaben & Prioritäten
Wenn alles dringend ist, braucht es eine klare Entscheidung darüber, was wirklich Vorrang hat.
Die Aufgabenliste wird länger, während gleichzeitig neue E-Mails, Rückfragen, Termine und Anforderungen hinzukommen. Gerade im Sekretariat und in der Assistenz treffen eigene Aufgaben, Anforderungen der Führungskraft, Anliegen aus dem Team und kurzfristige Änderungen unmittelbar aufeinander. Dann reicht eine immer längere To-do-Liste nicht mehr aus.
Wenn alles gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangt
Unterlagen für die Besprechung
heute
Rückruf für die Führungskraft
dringend
Monatsübersicht vorbereiten
offen
Kollegin benötigt kurzfristig Zahlen
schnell
Wiederkehrende Aufgabe erledigen
fällig
Wenn aus Aufgaben bewusste Entscheidungen werden
Priorisieren
Was braucht jetzt tatsächlich Vorrang?
Einplanen
Wofür benötigen Sie konkrete Arbeitszeit?
Bündeln
Welche Aufgaben lassen sich gemeinsam bearbeiten?
Klären
Was darf warten, wenn nicht alles gleichzeitig möglich ist?
Nicht alles kann gleichzeitig Priorität 1 haben.
Ziel des Seminars ist nicht, noch mehr Aufgaben in einen ohnehin vollen Arbeitstag hineinzupacken. Sie entwickeln vielmehr eine Arbeitsweise, mit der Sie bewusster entscheiden, was wann erledigt wird – und was warten darf.
Dazu gehören klare Prioritäten, eine realistische Tagesplanung und eine verlässliche Aufgabenübersicht. Wenn mehr Arbeit vorhanden ist als verfügbare Zeit, hilft eine nachvollziehbare Planung außerdem dabei, sichtbar zu machen, welche Prioritäten geklärt werden müssen.
Aus der Praxis für die Praxis
Methoden, mit denen Sie Aufgaben bewusster ordnen und Ihre verfügbare Zeit realistischer einplanen.
Sie benötigen kein kompliziertes neues Planungssystem. Im Seminar verbinden Sie unterschiedliche Methoden mit den Möglichkeiten von Outlook und entwickeln daraus eine Arbeitsweise, die auch dann funktioniert, wenn im Büroalltag Unvorhergesehenes hinzukommt.
40:60-Regel
Den Arbeitstag nicht vollständig verplanen und bewusst Raum für kurzfristige Anforderungen lassen.
Time-Blocking & Time-Boxing
Aufgaben mit konkreter Arbeitszeit verbinden, statt sie nur auf einer immer längeren Liste zu sammeln.
Die Tageskröte
Eine unangenehme oder besonders wichtige Aufgabe bewusst angehen, statt sie immer wieder zu verschieben.
Aufgaben bündeln
Ähnliche Tätigkeiten zusammenfassen und unnötige Wechsel zwischen unterschiedlichen Arbeitsarten reduzieren.
Salami-Taktik
Umfangreiche Aufgaben in überschaubare Teilschritte zerlegen und den nächsten konkreten Schritt sichtbar machen.
Serienaufgaben in Outlook
Wiederkehrende Aufgaben sinnvoll organisieren und die Besonderheiten von Serienaufgaben berücksichtigen.
Outlook-Kategorien
Aufgaben nachvollziehbar strukturieren und relevante Zusammenhänge schneller sichtbar machen.
Zwei Perspektiven · ein Weiterbildungsziel
Was bringt dieses Seminar konkret?
Weiterbildung muss für die Person funktionieren, die täglich zwischen Aufgaben, Rückfragen und kurzfristigen Anforderungen entscheidet. Gleichzeitig muss sie für die Organisation nachvollziehbar sinnvoll sein.
Sie arbeiten viel – möchten aber klarer entscheiden, was zuerst dran ist?
Das Seminar richtet sich an Sekretärinnen, Assistenzen, Teamassistenzen, Office-Managerinnen sowie Mitarbeitende mit organisatorischen und administrativen Aufgaben. Es eignet sich sowohl für erfahrene Office-Kräfte als auch für Personen, die neu in eine Assistenz- oder Sekretariatsfunktion wechseln.
Im Mittelpunkt steht keine perfekte Tagesplanung, die nur funktioniert, solange nichts dazwischenkommt. Sie entwickeln eine flexible Arbeitsweise für einen Berufsalltag, in dem sich Prioritäten verändern und kurzfristige Anforderungen dazugehören.
Warum diese Weiterbildung auch aus Arbeitgebersicht relevant ist
Assistenz- und Sekretariatsfunktionen arbeiten häufig an Schnittstellen. Eigene Aufgaben treffen dort auf Anforderungen der Führungskraft, Termine, Rückfragen aus anderen Bereichen und kurzfristige organisatorische Aufgaben. Deshalb ist es wichtig, Prioritäten nicht ausschließlich danach zu setzen, welche Anfrage zuletzt eingegangen ist.
Das Seminar unterstützt Mitarbeitende dabei, Aufgaben systematischer zu erfassen, verfügbare Zeit realistischer einzuplanen und Prioritätskonflikte früher sichtbar zu machen. Damit entsteht eine bessere Grundlage für Abstimmungen, wenn nicht alle Anforderungen gleichzeitig bearbeitet werden können.
Die Veränderung
Woran merken Sie nach dem Seminar den Unterschied?
Vorher
Der Arbeitstag wird vor allem von dem bestimmt, was gerade neu oder dringend erscheint.
- Aufgaben stehen an unterschiedlichen Stellen.
- Neues verdrängt bereits geplante Aufgaben.
- Wichtig und dringend wird schnell gleichgesetzt.
- Wichtige Aufgaben bleiben trotzdem liegen.
Nachher
Sie entscheiden bewusster, was wann Ihre Aufmerksamkeit erhält.
- Aufgaben werden zuverlässig erfasst.
- Prioritäten werden bewusster gesetzt.
- Arbeitszeit wird realistischer eingeplant.
- Prioritätskonflikte können klarer angesprochen werden.
Live statt Video von der Stange
Zwei Stunden live mit Meike Kranz
Das Seminar findet live über edudip statt. Meike Kranz verbindet die Methoden der Aufgaben- und Prioritätenplanung mit typischen Situationen aus Sekretariat und Assistenz. Wer möchte, überträgt die gezeigten Ansätze direkt auf die eigene Arbeitsorganisation und arbeitet parallel mit.
Live über edudip
Sie nehmen an einer echten Live-Veranstaltung teil.
Direkt mitarbeiten
Wer möchte, überträgt die Methoden unmittelbar auf die eigene Aufgabenplanung.
Fragen stellen
Fragen können während des Seminars direkt aufgegriffen werden.
Für danach
Seminarunterlagen, Teilnahmebescheinigung und 2 Bildungspunkte.
Nicht alles kann gleichzeitig Priorität haben.
Entwickeln Sie eine Aufgabenplanung, die Ihnen auch an turbulenten Tagen zeigt, was jetzt Vorrang hat, was eingeplant werden kann und wo eine Prioritätsentscheidung notwendig ist.
