Ihre Vertretung kann jetzt auf die benötigten Bereiche zugreifen und mit den vorbereiteten Ordnern arbeiten. Doch technische Berechtigungen beantworten noch nicht die entscheidende Frage: Was darf und soll Ihre Vertretung eigenständig erledigen?
In diesem Video zeigt Frau Kranz, warum klare Zuständigkeiten ebenso wichtig sind wie die Outlook-Einstellungen. Sie erfahren, welche Aufgaben verbindlich weiterlaufen müssen, welche Entscheidungen abgestimmt werden sollten und welche Vorgänge bewusst bis zu Ihrer Rückkehr liegen bleiben dürfen.
Beobachtungsauftrag
Achten Sie beim Ansehen auf drei Punkte:
- Welche Aufgaben muss Ihre Vertretung übernehmen?
- Welche Entscheidungen darf sie selbst treffen?
- Bei welchen Vorgängen braucht sie Rücksprache oder darf bis zu Ihrer Rückkehr warten?
Die drei organisatorischen Klärungen
1. Aufgaben eindeutig benennen
Ihre Vertretung sollte nicht erst während Ihrer Abwesenheit entscheiden müssen, welche Vorgänge wichtig sind. Halten Sie deshalb fest, welche Aufgaben zwingend bearbeitet werden müssen.
Dazu können beispielsweise Fristsachen, Terminänderungen, dringende Kundenanfragen oder Unterlagen für die Führungskraft gehören. Je konkreter der Auftrag formuliert ist, desto sicherer kann Ihre Vertretung handeln.
2. Entscheidungsgrenzen festlegen
Nicht jede Aufgabe darf vollständig delegiert werden. Klären Sie deshalb, welche Entscheidungen Ihre Vertretung selbst treffen darf und wann eine Rücksprache notwendig ist.
Die Berechtigung in Outlook und die organisatorische Entscheidungsbefugnis sind zwei verschiedene Dinge. Nur weil eine Nachricht gelesen oder beantwortet werden kann, darf die Vertretung nicht automatisch jede inhaltliche Entscheidung treffen.
3. Bewusst festlegen, was warten darf
Eine gute Vertretung muss nicht sämtliche Vorgänge erledigen. Manche Themen können ohne Nachteil bis zu Ihrer Rückkehr warten.
Stimmen Sie mit Ihrer Führungskraft ab, welche Aufgaben Priorität haben und welche bewusst liegen bleiben dürfen. Diese Klarheit schützt Ihre Vertretung vor Überforderung und verhindert unnötige Entscheidungen.
Kurze Praxisaufgabe
Denken Sie an Ihre nächste Abwesenheit. Notieren Sie jeweils ein Beispiel für:
Muss erledigt werden
Darf die Vertretung selbst entscheiden
Darf bis zu meiner Rückkehr warten
Technik schafft den Zugang – klare Absprachen schaffen Handlungssicherheit. Legen Sie mindestens eine Aufgabe fest, die Ihre Vertretung selbstständig übernehmen darf, und einen Vorgang, der bis zu Ihrer Rückkehr warten kann.
Ihre Vertretung weiß nun, worauf sie zugreifen kann und welche Aufgaben sie übernehmen soll. Im nächsten Schritt bereiten Sie Ihre Rückkehr so vor, dass aus Ihrer Abwesenheit kein überfülltes und unübersichtliches Postfach entsteht.