Eine verlässliche Vertretung braucht mehr als eine freundliche Abwesenheitsnotiz. Ihre Vertretung muss wichtige Vorgänge erreichen können, ohne dafür Ihr persönliches Passwort zu verwenden oder automatisch Einblick in alle vertraulichen Inhalte zu erhalten.
In diesem Video erläutert Frau Kranz drei zentrale Schritte. Sie zeigt, welche Zugriffe erforderlich sind, welche Outlook-Bereiche Sie zusätzlich berücksichtigen sollten und wo klare Grenzen wichtig bleiben.
Achten Sie beim Ansehen auf diese drei Fragen:
- Wie erhält Ihre Vertretung Zugriff, ohne Ihr persönliches Passwort zu kennen?
- Welche Outlook-Bereiche gehören neben dem Posteingang zur Vertretung?
- Welche Informationen sollen trotz Freigabe vertraulich bleiben?
Die drei Schritte im Überblick
1. Zugriff auf das Postfach regeln
Ihre Vertretung benötigt einen verlässlichen Zugriff auf die relevanten Nachrichten. Dieser Zugriff sollte über Berechtigungen erfolgen und nicht über die Weitergabe persönlicher Zugangsdaten.
Wichtig ist besonders der ungeplante Ausfall. Bei Krankheit lässt sich eine Freigabe häufig nicht mehr kurzfristig vorbereiten. Deshalb sollte die Regelung bereits vorher eingerichtet und abgestimmt sein.
2. Kalender und Aufgaben einbeziehen
Eine Vertretung arbeitet nicht ausschließlich mit E-Mails. Auch Termine, Fristen, Wiedervorlagen und Aufgaben können während Ihrer Abwesenheit relevant werden.
Prüfen Sie deshalb, welche Kalenderinformationen Ihre Vertretung benötigt und welche Aufgaben weiterbearbeitet werden müssen. Nicht jeder Bereich braucht dieselbe Berechtigungsstufe.
3. Vertrauliche Inhalte schützen
Eine Freigabe bedeutet nicht, dass sämtliche Nachrichten und Informationen sichtbar sein müssen. Personalthemen, sensible Führungsvorgänge oder vertrauliche Korrespondenz benötigen weiterhin einen geschützten Bereich.
Klären Sie deshalb vorab, welche Inhalte Ihre Vertretung sehen darf und welche Informationen ausdrücklich ausgeschlossen bleiben. Technische Freigaben und organisatorische Absprachen müssen dabei zusammenpassen.
Welche dieser Fragen sind bei Ihnen noch nicht eindeutig geregelt?
- Der Zugriff auf mein Postfach
- Der Zugriff auf Kalender oder Aufgaben
- Der Schutz vertraulicher Inhalte
- Mehrere Punkte sind noch offen
- Alle drei Bereiche sind bereits geklärt
Notieren Sie einen offenen Punkt, den Sie mit Ihrer Vertretung, Ihrer Führungskraft oder Ihrer IT klären müssen. Sie benötigen diese Entscheidung, bevor Sie die Ordnerstruktur im nächsten Schritt sinnvoll einrichten.
Praxisimpuls
Prüfen Sie nicht nur, ob eine Freigabe technisch möglich ist. Entscheidend ist, ob Ihre Vertretung damit auch sicher und eindeutig arbeiten kann.
Zugriffe und Grenzen sind nun geklärt. Im nächsten Video zeigt Frau Kranz, wie Sie mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur offene, bearbeitete und zurückgestellte Vorgänge für Ihre Vertretung sichtbar machen.