Eine Freigabe allein schafft noch keine Übersicht. Ihre Vertretung muss auf einen Blick erkennen, welche Nachrichten zu bearbeiten sind, welche auf Ihre Rückkehr warten und welche Vorgänge bereits erledigt wurden.
Frau Kranz zeigt Ihnen jetzt, wie Sie dafür eine einfache und nachvollziehbare Ordnerstruktur anlegen. Anschließend erfahren Sie, wie Sie die Ordner freigeben und kontrollieren, ob der Zugriff tatsächlich funktioniert.
Achtung!
Achten Sie beim Ansehen besonders auf drei Punkte:
Welche Ordner werden benötigt?
Welche Berechtigungen erhält die Vertretung?
Wie wird der Zugriff vor der Abwesenheit getestet?
Die drei Arbeitsschritte
1. Eine verständliche Ordnerstruktur schaffen
Die Ordnernamen müssen für Sie und Ihre Vertretung eindeutig sein. Eine komplizierte Ablage kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass wichtige Nachrichten übersehen werden.
Verwenden Sie nur so viele Ordner, wie für einen klaren Arbeitsablauf notwendig sind. Die Bezeichnungen sollten sofort erkennen lassen, was mit den enthaltenen Nachrichten geschieht.
2. Die benötigten Ordner freigeben
Ihre Vertretung benötigt Zugriff auf genau die Ordner, mit denen sie arbeiten soll. Prüfen Sie dabei, ob sie Nachrichten nur lesen oder auch bearbeiten, verschieben und gegebenenfalls löschen darf.
Die technische Berechtigung muss zur zuvor vereinbarten Aufgabe passen. Mehr Zugriff ist nicht automatisch besser.
3. Den Zugriff gemeinsam testen
Eine angelegte Freigabe ist erst dann verlässlich, wenn sie praktisch funktioniert. Öffnen Sie deshalb gemeinsam mit Ihrer Vertretung das freigegebene Postfach und prüfen Sie alle benötigten Ordner.
Dieser Test sollte vor dem Urlaub erfolgen – nicht erst am ersten Abwesenheitstag.
Kurze Praxisaufgabe
Öffnen Sie Ihr Outlook und notieren Sie, welche Vertretungsordner Sie bereits nutzen. Prüfen Sie anschließend, ob die Bezeichnungen für eine andere Person ohne zusätzliche Erklärung verständlich wären.
- Meine Ordnerstruktur ist bereits eindeutig.
- Die Ordner bestehen, müssen aber klarer benannt werden.
- Ich muss die Vertretungsordner erst noch anlegen.
Konkreter Transferauftrag
Legen Sie mindestens einen Vertretungsordner an oder überarbeiten Sie einen bestehenden Ordner. Vereinbaren Sie anschließend einen kurzen Testtermin mit Ihrer Vertretung.