Eine neue Aufgabe landet auf Ihrem Tisch.
„Können Sie das bitte bis nächsten Dienstag vorbereiten?“
Nicht heute fällig.
Aber wichtig.
Und natürlich kommt sie genau in dem Moment, in dem schon fünf andere Dinge gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen.
Jetzt gibt es mehrere Möglichkeiten:
A: Sie erledigen sie sofort, damit sie aus dem Kopf ist.
B: Sie machen daraus eine konkrete Aufgabe und planen Zeit dafür ein.
C: Sie setzen sich eine Wiedervorlage.
D: Sie lassen die Nachricht erst einmal liegen – Sie werden sie schon wiedersehen.
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht, welches Werkzeug Sie benutzen.
Die entscheidende Frage lautet:
Haben Sie bewusst entschieden, was als Nächstes mit dieser Aufgabe passiert?
Denn genau dort entsteht im Arbeitsalltag häufig Unruhe: Aufgaben sind zwar irgendwo vorhanden – im Posteingang, auf einem Zettel, im Kopf oder im Chat –, aber es ist noch nicht entschieden, wann und wie sie bearbeitet werden.
Eine kleine Entscheidung beim Eingang einer Aufgabe kann später erstaunlich viel Sucherei, Nachdenken und Zeitdruck vermeiden.
Schreiben Sie A, B, C oder D in die Kommentare – wie würden Sie in diesem Fall entscheiden?
5 comments
Tauschen Sie sich mit anderen aus.
Mehrere Abteilungen können gleichzeitig an ihren Inhalten arbeiten, ohne dass alle im selben Dokument Änderungen vornehmen. Aber damit ist die Steuerung noch nicht erledigt. Bei 30, 40 oder 50 Seiten kommen weitere Fragen hinzu: Bleibt die Struktur über alle Kapitel hinweg konsistent? Werden Formatierungen und Darstellungen einheitlich umgesetzt? Wie behalten Sie Änderungen aus verschiedenen Abteilungen
Read MoreMehrere Abteilungen sollen an einem großen Dokument mitarbeiten – ohne dass am Ende fünf unterschiedliche Fassungen entstehen? Dafür hilft eine einfache Trennung: Zentral steuern – dezentral bearbeiten. So können Sie vorgehen: 1. Zentralrahmen festlegenGliederung, Reihenfolge und grundlegende Vorgaben werden zentral definiert. 2. Filialdokumente zuordnenJede Abteilung erhält genau den Teil, für den sie fachlich verantwortlich ist.
Read MoreUnsere Dozentin gibt dafür eine klare Faustregel mit: Ein gut verständlicher Satz braucht nicht mehr als 18 Wörter. Das lässt sich direkt an einer typischen Büromail ausprobieren. „Bitte senden Sie uns die überarbeitete Übersicht, die wir für die Vorbereitung unserer nächsten Sitzung benötigen, bis Donnerstag zu, damit wir die Unterlagen am Freitag vollständig an alle
Read MoreVertrieb liefert die Zahlen.Personal schreibt den eigenen Abschnitt.Eine Fachabteilung ergänzt zwei Kapitel.Und aus der Geschäftsführung kommen noch Änderungen. Eigentlich ist das perfekte Arbeitsteilung. Bis im Sekretariat alles wieder zusammenlaufen soll. Dann stellt sich schnell die Frage: Wie lassen Sie mehrere Abteilungen mitschreiben – und behalten trotzdem die Kontrolle über das Gesamtdokument? Denn wenn alle direkt
Read More