Mehrere Abteilungen sollen an einem großen Dokument mitarbeiten – ohne dass am Ende fünf unterschiedliche Fassungen entstehen?
Dafür hilft eine einfache Trennung:
Zentral steuern – dezentral bearbeiten.
So können Sie vorgehen:
1. Zentralrahmen festlegen
Gliederung, Reihenfolge und grundlegende Vorgaben werden zentral definiert.
2. Filialdokumente zuordnen
Jede Abteilung erhält genau den Teil, für den sie fachlich verantwortlich ist.
3. Verantwortlichkeiten klären
Wer liefert welchen Abschnitt? Wer darf Änderungen vornehmen? Bis wann muss der Rücklauf erfolgen?
4. Rückläufe zentral kontrollieren
Im Sekretariat laufen die bearbeiteten Teile wieder zusammen. Dort werden Vollständigkeit, Änderungen und Zusammenführung geprüft.
So können mehrere Stellen gleichzeitig arbeiten – während die Kontrolle über das Gesamtdokument an einer Stelle bleibt.
Mein Merksatz:
Viele schreiben. Eine Stelle steuert.
Speichern Sie sich die 4-Schritte-Logik für Ihr nächstes Gemeinschaftsdokument.
