#QuickTipp Packen Sie alle wichtigen Unterlagen für die Dienstreise Ihres Vorgesetzten in den Termin

Jede Sekretärin eines Geschäftsführers weiß, wie wichtig es ist, Dienstreisen gut zu organisieren und vorzubereiten.

In diesem Blog-Beitrag beleuchten wir die Situation aus der Sicht einer Sekretärin und aus der Sicht eines gestressten Geschäftsführers. Es kann so einiges schiefgehen bei der Organisation einer Dienstreise.

Ticketbuchung

Es gibt nichts Schlimmeres, als ein falsches Datum oder eine falsche Uhrzeit bei der Buchung eines Flugtickets für die Dienstreise anzugeben. Der Druck steigt, wenn der Flug bereits ausgebucht ist oder wenn eine teurere Option gewählt werden muss, um den Termin noch einzuhalten. Mit Outlook kann ich die Termine des Geschäftsführers immer im Blick behalten und Buchungsdaten direkt in den Termin einfügen.

Hotelreservierung

Eine falsche Buchung oder Reservierung kann den gesamten Reiseplan der Dienstreise durcheinanderbringen. Und wenn es um die Übernachtung geht, kann dies nicht nur stressig, sondern auch sehr teuer werden. Mit Outlook kann ich sicherstellen, dass alle Details der Hotelreservierung im Terminkalender des Geschäftsführers vermerkt sind.

Präsentationsunterlagen
Für Geschäftstermine während der Dienstreise benötigt die Chefin oder der Chef oft Präsentationsunterlagen. Ein vergessener USB-Stick oder ein unvollständiger Ordner auf dem Laptop können den gesamten Termin gefährden. Ich sorge immer dafür, dass alle benötigten Dokumente im Vorfeld des Termins im Kalender des Geschäftsführers vermerkt und bereitgestellt werden.

Angebote
In manchen Fällen müssen vor dem Geschäftstermin Angebote oder Kostenvoranschläge erstellt werden. Hierbei können viele Faktoren eine Rolle spielen, wie zum Beispiel Fristen, Preisverhandlungen und Budgetbeschränkungen. Sorgen Sie dafür, dass alle Angebotsdetails in den entsprechenden Terminen im Kalender des Geschäftsführers für die Dienstreise festgehalten werden.

Name des Gesprächspartners
Es gibt nichts Unangenehmeres, als sich auf einem Geschäftstermin nicht an den Namen des Gesprächspartners erinnern zu können. Ich notiere den Namen des Gesprächspartners im Kalender des Geschäftsführers, damit dieser nicht nur einmal genannt werden muss und er sich somit besser daran erinnern kann.

Hier sind 5 kurze Schritte, wie Sie in Outlook Elemente in einen Termin einfügen können:

Öffnen Sie den entsprechenden Termin im Kalender.
Klicken Sie auf „Bearbeiten“.
Klicken Sie auf „Einfügen“.
Wählen Sie das Element aus, das Sie einfügen möchten (z.B. Anhang, Notiz, Aufgabe, auch Links sind möglich).
Speichern Sie die Änderungen.

Als Sekretärin des Geschäftsführers verstehen wir die typischen Pain Points, die bei der Organisation von Dienstreisen auftreten können.

Sehr gute Sekretärinnen können mit Hilfe von Outlook sicherstellen, dass sie alle Details der Dienstreise im Kalender 📅 des Geschäftsführers erfassen, so dass dieser sich voll und ganz auf die bevorstehende Dienstreise konzentrieren kann. Und das Beste ist, dass die Sekretärin selbst auch entspannter sein kann, da sie weiß, dass alles organisiert ist. 👩‍💼💼

Vielleicht fragen Sie sich ja, wie kann der Chef von unterwegs auf seine Termine und damit die Unterlagen zugreifen? In der Technik hat sich in den letzten Jahren viel getan!

Es gibt mehrere Möglichkeiten, auf Termine und Unterlagen von unterwegs zuzugreifen:

📅 Outlook Web Access (OWA): Mit OWA können Sie von einem beliebigen Gerät mit einem Webbrowser auf Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender zugreifen. Sie benötigen nur eine Internetverbindung und können sich dann mit Ihren Anmeldedaten in OWA einloggen.

📲 Mobile App: Outlook bietet mobile Apps für iOS und Android an, mit denen Sie von Ihrem Smartphone oder Tablet auf Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender zugreifen können. Sie können die App aus dem App Store oder Google Play herunterladen und sich mit Ihren Anmeldedaten anmelden.

💻…💻 Remote Desktop: Wenn Sie auf Ihrem mobilen Gerät eine Remote-Desktop-Verbindung zu Ihrem Desktop-Computer herstellen können, können Sie auf Outlook und Ihre Kalender- und E-Mail-Anwendungen zugreifen.

☁ Cloud-basierte Dienste: Es gibt auch cloud-basierte Dienste wie Office 365, die Ihnen Zugriff auf Ihre E-Mails, Kontakte und Kalender von jedem beliebigen Gerät aus bieten. Sie können sich von einem beliebigen Gerät mit einem Webbrowser anmelden und auf Ihre Daten zugreifen.

In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass der Chef eine sichere Verbindung verwendet, um auf die Daten zuzugreifen. Sprechen Sie das ruhig mal bei der IT an und auch mit der Chefetage!
Wissen Sie, ob die Chefin oder der Chef starke Passwörter nutzt und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat, um so die Unternehmensdaten zu schützen?
Dienstreise

„Das ist ein weites Feld“, würde jetzt der Vater von Effi Briest sagen. 😉

Ersparen Sie sich Zeit und Mühe, indem Sie lernen, wie Sie eine Dienstreisen mit Outlook effektiver organisieren können.

Vermeiden Sie zeitraubende Planungsfehler und steigern Ihre Effizienz, indem Sie am Live-Online-Seminar teilnehmen und sich über die neuesten Outlook-Tools informierst.

Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten im Bereich der Organisation und Planung zu verbessern, indem Sie sich für das Live-Online-Seminar anmelden und wertvolle Tipps zur Nutzung von Outlook erhältst.

Verbringen Sie Ihre Zeit effektiver und arbeiten Sie produktiver, indem Sie lernen, wie Sie Ihr Zeitmanagement durch den Einsatz von Outlook verbessern können.

Lernen Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Outlook optimieren und Zeit sparen, indem Sie an unserem Live-Online-Seminar teilnehmen – so haben Sie mehr Freiraum für die wichtigen Dinge im Leben.

👉 Kommentieren Sie doch diesen Beitrag, wie handhaben Sie das mit Ihren Vorgesetzten? Welche Lösungen haben Sie gefunden, damit alle wichtigen Unterlagen bei der Dienstreise dabei sind. Ist es die Outlook-Lösung oder eine andere!