Nicht jede Effizienzsteigerung ist sinnvoll
Wir optimieren Prozesse permanent.
Doch was, wenn manche Prozesse bewusst langsamer sein sollten, weil sie Qualität sichern?
Die unbequeme Frage:
Ist maximale Effizienz wirklich immer beeindruckend?
2 comments
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Aus meiner täglichen Arbeit weiß ich: Nicht alles, was schneller geht, ist automatisch besser.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung tragen wir Verantwortung für Entscheidungen, die Menschen unmittelbar betreffen. Sorgfalt, Transparenz und rechtliche Sicherheit brauchen Zeit. Wer Prozesse ausschließlich auf Geschwindigkeit ausrichtet, riskiert Fehler, Missverständnisse oder Vertrauensverlust.
Effizienz ist wichtig – aber sie darf nicht zum Selbstzweck werden. Die entscheidende Frage lautet daher nicht: „Wie können wir alles schneller machen?“, sondern: „Wie können wir unsere Aufgaben zuverlässig, nachvollziehbar und bürgerorientiert erfüllen?“
Manche Schritte wirken auf den ersten Blick langsam. Tatsächlich sichern sie jedoch Qualität, Fairness und eine fundierte Entscheidungsgrundlage. Und genau das erwarten Bürgerinnen und Bürger zu Recht von ihrer Verwaltung.
Effizienzsteigerung muss nicht automatisch „schneller“ bedeuten. Ich habe im Unternehmen schon >>in aller Ruhe, aber qualitativ nachhaltig<< bei 2 Themen für Effizienz gesorgt.
Mit 1 Excelvordruck, der jährlich gebraucht wird, legte ich ein vorbereitetes Wartungsprotokoll an für jede Firma. Darin sind die Eckdaten pro Firma bereits vorausgefüllt und angekreuzt. Wir müssen nur noch das Datum und die Probenwerte aktualisieren. Das sorgt für viel kürzere Bearbeitungszeiten als früher und es sieht ordentlicher aus als per Hand ausgefüllt und angekreuzt. Es wirkt professioneller.
Mit einem 2. Excel-Vordruck erfasse ich monatlich, wenn ich ohnehin die Lohnabrechnung vorbereite, die Einsatzwechseltätigkeit unserer Monteure als Nachweis für die Steuererklärung. Bevor ich in dem Betrieb begann, wurde das im Folgejahr auf Wunsch des Mitarbeiters "nachgeholt"; also im März/ April wurde das ganze Vorjahr nochmal "angefasst". Nun mag es mntl evtl paar Minuten länger dauern, aber weit aus weniger Zeit als 1 Jahr rückwirkend. Nun bekommt jeder Mitarbeiter mit der Jahresbescheinigung auch die Übersicht über genommenen Urlaub, geleistete bzw abgesetzte Mehrarbeit sowie Einsatzwechseltätigkeiten. Damit bin ich mit dem Jahreswechsel auch durch diese Auflistung und Zuarbeit.