Weiterbildung für Sekretärinnen

Lernen und Netzwerken in Ihrer Region

Fachtagung der Sekretärinnen 2020

So geht Digitalisierung!

Sichern Sie sich ihren Sekretärinnen-Job für die Zukunft

Schnell, sofort, digital und persönlich – gar nicht so einfach der heutigen Kommunikation gerecht zu werden. Schauen Sie über den Tellerrand und entdecken Sie neue Möglichkeiten im papierarmen Büro den Überblick zu behalten.

Die 29. Fachtagung der Sekretärinnen bietet Einblicke in die Digiatlierung im Sekretariat und ermöglicht es Ihnen Ihr berufliches Netzwerk zu stärken. Kehren Sie mit neuen Ideen in den Büroalltag zurück.

Tauschen Sie sich mit Fachkolleginnen zum Stand der Digitaliserung aus und nehmen Sie neue Strategien mit. Nutzen Sie moderne digitale Werkzeuge und verringern Sie so das Papierchaos auf Ihrem Schreibtisch.

Judith Torma Goncalves
1. Vorsitzende im VdS

Die E-Mail ist einer unserer wichtigstens Kommunikationskanäle. Nutzen Sie Ihr E-Mail-Programm um mit neuen Strukturen und Verhaltensweisen mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.

Ich freue mich auf gute Gespräche und Sie als Teilnehmerin an der Fachtagung.

Judith Torma Goncalves, M.A.
1. Vorsitzende VdS e.V.


Workshop1: “Büroorganisation 4.0“

Verschmelzung von Papier und Digitalisierung

Wenn Papier und digitale Werkzeuge miteinander verschmelzen, dann können Sie das Maximum an Effektivität in Ihrem beruflichen Sekretariatsalltag herausholen.

Die Büroorganisation 4.0 macht auch vor der Sekretariatstür nicht Halt.

Das Berufsbild verändert sich fortwährend und die Anforderungen an die Sekretärinnen und Assistentinnen steigen stetig. Nun heißt es „papierarmes“ Büro mit Hilfe digitaler Werkzeuge umzusetzen. Virtuelle Zusammenarbeit, digitale Wiedervorlagen, Online-Pinnwände, digitales Dokumentenmanagement und Sharepoints…da kann einem schon der Kopf schwirren.

Als Sekretärin oder Assistentin sind Sie die Schnittstelle zwischen Chef, Team und Ihren Kunden. Bei Ihnen laufen alle Fäden zusammen – eine Flut aus Informationen.

Es gilt stets den Überblick zu behalten zwischen Papierdokumenten, Wiedervorlagen, Terminen, Anrufen, E-Mails, der Post und all den wichtigen Vorgängen.

Und: dabei sollen Sie zudem wirtschaftlich – sprich effektiv – arbeiten.

Doch die zunehmende Digitalisierung schürt auch Ängste. Werde ich durch einen Roboter ersetzt? Sind die Daten sicher? Verliere ich die Kontrolle über wichtige Entscheidungen?

Wann ist es also sinnvoll, mit Stift und Papier zu arbeiten und welche Möglichkeiten bieten Ihnen die digitalen Werkzeuge, wie zum Beispiel Apps/Programme auf PC, Tablet, Smartphones?

Wie behalten Sie dennoch den Überblick, arbeiten auch DSGVO-konform und halten die gesetzlichen Rahmenbedingungen ein?

In diesem Workshop erwarten Sie:

• Einblicke in drei Apps für das SMART-PHONE zur praktischen Umsetzung Ihrer Büroorganisation 4.0 (Diktiersoftware für den mobilen Chef; digitale TO-DO-Liste und digitale Notizen)

• Beleuchten wir zwei Programme/Tools für den PC (Wiedervorlage in Outlook sowie die farbigen Ordner im Explorer)

• ein innovatives Wiedervorlagesystem für die Papierablage

• Großartige Tipps zur Neustrukturierung der digitalen Ablage

• drei Herausforderungen und Lösungsansätze zur DSGVO-konformen Arbeit sowie den gesetzlichen Rahmenbedingungen (Aufbewahrungsfristen, personenbezogene Daten, Betroffenenauskünfte)

Nach dem Workshop…

Freuen Sie sich auf wertvolle Impulse und einen Strauß von Ideen wie eine Büroorganisation 4.0 praktisch gelebt werden kann. Die Notizzettel auf Ihrem Schreibtisch sind verschwunden, Ihre digitale Ablage ist aufgeräumt und sortiert.

Die Wiedervorlage ist digital organisiert in Ergänzung mit einer gut strukturierten Papier-Wiedervorlage. Mit Ihrer digitalen TO-DO-Liste haben Sie Ihre Aufgaben im Überblick. Papierberge sind verschwunden – Struktur und Ordnung hält Einzug in Ihren PC und auch auf Ihrem Schreibtisch.

Die neue Effektivität und die innovativen Impulse werden auch Ihren Vorgesetzten begeistern.

Jenny Riedel …

… ist gelernte Kauffrau für Bürokommunikation, geprüfte Managementassistentin und seit sieben Jahren als Unternehmerin tätig. Das professionelle Office-Management ist ihre Passion. Ihre Seminarthemen umfassen neben der professionellen Chefentlastung auch Themen wie die moderne Geschäftskorrespondenz, das Zeit- und Selbstmanagement sowie die Büroorganisation.

Mobile Office Management (MOM) – das Bürodienstleistungsunternehmen für Einzelunternehmer sowie klein- und mittelständische Unternehmen bietet innovative Bürodienstleistungen jeglicher Art, die vorbereitende Buchführung, fachkundige Office-Schulungen, kompetente Prozessoptimierungen und einen sympathischen Telefonservice an.

MOM bildet zudem den Ausbildungsberuf „Kaufmann/frau für Büromanagement aus“. Ein schwer behinderter Auszubildender hat im Juni 2019 erfolgreich ausgelernt und ist nun als kfm. Assistent im Unternehmen tätig. Aktuell bildet MOM zwei weitere Auszubildende im 1. und 3. Lehrjahr aus.

Zudem ist sie Mitglied in der IHK-Vollversammlung Potsdam. Sie ist ehrenamtliche Prüferin sowie im Weiterbildungsausschuss bei der IHK Potsdam tätig.



Workshop 2: Produktiver Umgang mit der E-Mail-Flut

Sie sparen Zeit für Wichtiges

Eine der sichtbarsten Errungenschaften der Digitalisierung in den Büros war die Einführung der E-Mail. Durch sie hat sich die Bürokommunikation radikal vom Brief zur digitalen Kommunikation mit E-Mails verschoben.

Heute fordert täglich eine Fülle von E-Mails unsere Aufmerksamkeit – privat und beruflich. Die E-Mail ist aus unserem Leben nicht mehr wegdenkbar – auch nicht aus unseren Büros: ob intern oder extern.

Die Fülle an E-Mails ist zu einer E-Mail-Flut angewachsen.

Neuere Untersuchungen zeigen: 1 Tag pro Woche sind Büromitarbeiter mit E-Mails beschäftigt, wünschen sich aber dies in der Hälfte der Zeit zu tun.

In diesem Workshop zeige ich Ihnen, wie Sie in Ihrem E-Mail-Programm Hilfen entdecken, die Ihnen die Kontrolle über die E-Mail-Flut wieder bringen. Dazu kommen Hinweise, wie Sie einen wertschätzenden Umgang mit der Person und dem Inhalt einer E-Mail fördern und sichtbar machen können. 

Anhand von praktischen Beispielen und Fragen und Antworten beschäftigen wir uns mit folgenden Themen:

1 Wann rufen Sie Ihre E-Mails ab und bearbeiten diese?

2 Wer macht Ihre Aufgabenliste?

3 Eine Bewährte Reihenfolge für die Abarbeitung von E-Mails.

4 Eine sinnvolle Ordnerstruktur, die beim Finden hilft.

5 Aussagefähige Betreffzeile als Service für alle Beteiligte.

6 Turbo zünden: E-Mails in Termine und / oder Aufgabe umwandeln und neue Kontakte anlegen.

7 Zeit sparen! Teamkommunikation über die Betreffzeile!

8 Funktion und Einrichten der Signatur – dem Empfänger Klarheit über den Adressaten verschaffen.

Nach dem Workshop…

… haben Sie praktische Impulse, wie Sie Ihre E-Mail-Flut wieder unter Kontrolle bekommen.

… einen Einstieg in neue Gewohnheiten im Umgang mit E-Mails.

… Anregungen, wie Sie die interne (auch externe ) Bürokommunikation produktiv zur Freude aller Beteiligten gestalten.

… sparen Sie auf jeden Fall jede Menge Zeit für wichtige Dinge. 

Otmar Witzgall …

… ist Diplomsoziologe, Outlook-Bestsellerautor und Produktivitätsarchitekt, Dresden

Er steht für 2×20: Seit über 20 Jahren – seit der ersten Microsoft Outlook-Version 1997 – hat er seine Expertise als Outlook-Experte erworben. Als Fachautor hat er seit 2013 drei Outlook-Fachbücher geschrieben, von denen über 20.000 Exemplare verkauft sind. In Amazon werden die Bücher als Outlook-Bestseller geführt.

Seine Leidenschaft ist es, sein privates und berufliches Leben mit Outlook so zu organisieren, das er verantwortlich mit seiner Zeit und seinen Ressourcen umgeht. So hat es sich ergeben, dass er als Produktivitätsarchitekt unterwegs ist und Führungskräften hilft, dass sie dauerhaft in Bestform sind. Outlook kann ihnen dabei helfen, dies zu verwirklichen.

Auf seinem Outlook-Blog, YouTube-Kanal, in Online-Kursen, Seminaren und 1:1-Coaching gibt er seine Expertise weiter.

Alle Veranstaltungsorte und Termine auf einen Blick

Fachtagung der Sekretärinnen Potsdam 23.01.2020

Fachtagung der Sekretärinnen Brandenburg an der Havel 20.02.2020

Fachtagung der Sekretärinnen Leipzig 28.02.2020

Fachtagung der Sekretärinnen Magdeburg 05.03.2020

Fachtagung der Sekretärinnen Berlin 19.03.2020

Fachtagung der Sekretärinnen Erfurt 23.04.2020

Fachtagung der Sekretärinnen Rostock 14.05.2020