Copilot & Outlook-Kontakte: Datenschutz im Büro sicher gestalten 

Copilot & Outlook-Kontakte: Datenschutz im Büro sicher gestalten

Digitalisierung trifft Verantwortung Künstliche Intelligenz wie Microsoft 365 Copilot verspricht Effizienzgewinne im Büroalltag: Sie unterstützt beim Formulieren von E-Mails, beim Zusammenfassen von Informationen und bei der Analyse von Daten. Doch sobald KI-Assistenten auch auf Outlook-Kontakte und persönliche Daten zugreifen, stellen sich grundlegende Datenschutzfragen. Sind diese Systeme überhaupt DSGVO-konform einsetzbar? Wie funktionieren Berechtigungen? Und wie können

Datenpflege im Büro: Was sie wirklich bedeutet

Wenn Zahlen plötzlich nicht mehr stimmen Stellen Sie sich vor, die Geschäftsführung fragt nach einer aktuellen Kundenübersicht. Sie öffnen Outlook, durchsuchen Kontakte – und finden drei Versionen desselben Unternehmens. Eine alte Telefonnummer, zwei unterschiedliche Schreibweisen, ein Kontakt ohne Funktion. Nichts Dramatisches. Und doch spüren Sie: Hier beginnt Unsicherheit.   Genau an dieser Stelle taucht die

Ein Prompt zu viel? Warum KI im Büro jetzt Verantwortung bedeutet

Ein Protokoll, ein Prompt – und eine Entscheidung, die größer ist als gedacht Das Meeting war lang, die Stimmung angespannt, Personalfragen lagen offen auf dem Tisch. Sie kommen zurück ins Büro, öffnen Ihr digitales Werkzeug und kopieren Ihre Notizen hinein. Drei Minuten später liegt ein strukturiertes, sprachlich elegantes Protokoll vor Ihnen. Effizient, klar, professionell. Genau

Postbearbeitung im Büro: Prozesse zwischen Brief und E-Mail

Der Moment, der alles verrät Stellen Sie sich vor, es ist 8:12 Uhr.Der erste Kaffee dampft noch, das Telefon blinkt bereits.Auf Ihrem Schreibtisch liegt ein Stapel Briefe, im Funktionspostfach warten 47 ungelesene Nachrichten. Und jetzt?Was öffnen Sie zuerst? Den Umschlag mit dem roten Streifen? Die Mail mit „Dringend!!!“ im Betreff? Hier entscheidet sich mehr, als

Tonalität mit KI: Professionell statt nur nett

Sie sind höflich. Aber wirken Sie auch führend? Wenn Freundlichkeit Professionalität ersetzt Sprechblasen Beispiel Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Vielen Dank für Ihre Nachricht. Gerne würde ich Ihnen mitteilen, dass wir Ihr Anliegen prüfen und uns zeitnah zurückmelden. Solche Formulierungen lesen wir täglich. Sie sind höflich, korrekt und konfliktfrei. Genau deshalb wirken sie zunächst

ChatGPT & offizielle Dokumente: Was KI darf – und wofür Sie im Sekretriat verantwortlich bleiben

KI im Büro – zwischen Effizienz und Verantwortung Stellen Sie sich vor: Sie erhalten die Aufgabe, eine Zusammenfassung der aktuellen EU-KI-Verordnung für ein wichtiges Meeting zu erstellen. Die Zeit drängt, also nutzen Sie ChatGPT, um schnell eine strukturierte Übersicht zu generieren. Doch dürfen Sie das einfach so? Was sagt das Gesetz dazu? Und wer trägt

Der Tag des Regenschirms – warum gutes Sekretariat mehr ist als Wetterschutz

Manche Orte bleiben im Gedächtnis, weil sie ein Gefühl konservieren.Eine schmale Gasse. Pflastersteine, die Wärme speichern. Über unseren Köpfen ein schwebendes Dach aus bunten Regenschirmen. Dieses Foto entstand im Sommer 2018 in Viana do Castelo, im Norden Portugals. Regenschirme, nicht zum Schutz vor Regen, sondern als Schattenspender gegen die gnadenlose Sonne. Zweckentfremdet. Klug eingesetzt. Ästhetisch.

Welches Motto trägt Sie durch den Büroalltag?

Im Büro gibt es Tage, da fühlt sich alles an wie ein Staffellauf.Sie jonglieren Termine, priorisieren Aufgaben, fangen Spannungen ab – manchmal gleichzeitig, manchmal im Sekundentakt. Und irgendwo zwischen Telefon, Teams-Chat und To-do-Liste entsteht ein unsichtbarer Satz, der Sie trägt, ohne dass Sie ihn bewusst formuliert hätten. Ein persönliches Berufsmotto. Viele Sekretärinnen und Assistenzen merken

„Nur die Assistenz?“ – warum Vernetzung Ihre stärkste Antwort ist

„Du bist doch nur die Assistenz.“Ein Satz, der leicht dahingesagt wird. Klein, unscheinbar, fast beiläufig –und doch trifft er Sie mitten in der beruflichen Identität. Wer so spricht, hat keine Ahnung davon, was Sie täglich leisten. Keine Idee, wie viele Systeme Sie gleichzeitig steuern. Kein Bewusstsein dafür, wie sehr Sie das Team, die Führungskräfte und

Unsichtbare Stärke – warum Ihr Beitrag weit größer ist, als viele sehen

Es gibt Berufe, deren Wirkung man erst spürt, wenn sie fehlen.Der Beruf im Sekretariat gehört dazu. Während die Welt über Digitalisierung, KI und neue Arbeitsmodelle diskutiert, tragen Sie jeden Tag Verantwortung, die kaum jemand wirklich sieht – aber alle nutzen. Entscheidungshilfen. Informationsflüsse. Struktur. Ruhe. Orientierung. Genau diese Stärken und berufliche Identität im Sekretariat sichtbar zu

ChatGPT im Agentenmodus: Wenn KI im Büro nicht mehr antwortet, sondern arbeitet

Was wäre, wenn Ihre KI nicht fragt – sondern erledigt? Stellen Sie sich einen ganz normalen Bürotag vor. Ein Bericht liegt auf dem Tisch, zehn Seiten, dicht geschrieben, Zahlen, Einschätzungen, Fußnoten. Die Geschäftsführung bittet um eine Präsentation – nicht irgendwann, sondern zeitnah. Kein Raum für Experimente, kein Platz für halbe Lösungen. Genau hier beginnt die

Sekretärin vs. Assistenz – zwei Titel, ein Streit? Oder ein Karriereweg?

„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden

„Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“ – Ein strukturierter Arbeitsplatz für mehr Effizienz 🗂️✨

Der zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss

Copilot vs. ChatGPT: Warum KI-Kompetenz mehr ist als ein Microsoft-Tool

Copilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf

Früher Papier. Heute KI. Und immer: Mensch im Mittelpunkt.

Der Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben

Ihre Frage an unsere Rechtsanwältin

„Ich kann das wirklich!“ – warum dieser Satz Ihr berufliches Fundament stärkt

Es gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer

Berufliche Weiterbildung für Kaufleute für Büromanagement

Manchmal ist es nur ein Satz – aber er verändert alles Es gibt diese unscheinbaren Augenblicke, in denen nicht das große Konzept zählt, sondern ein einziger Satz. Ein Gedanke, der mitten ins Zentrum Ihrer beruflichen Identität trifft. Nicht laut, nicht fordernd – aber nachhaltig. Genau solche Momente beschreiben viele Teilnehmerinnen, wenn sie von ihrer beruflichen

KI im Büro: Chancen und Risiken – Was Sie wirklich wissen sollten

Was KI im Kern ist – und warum sie weder Zauberstab noch Apokalypse bedeutet       Stellen Sie sich einen Vortragssaal vor. Die ersten Reihen werden ruhiger, das Licht dimmt, und Karine Gromada beginnt ihren Satz mit einer provozierenden Spannweite: „KI ist weder das Ende der Welt noch ein magischer Zauberstab.“ Genau hier startet

Der geheime Satz, der ChatGPT plötzlich brillant macht – und warum ihn fast niemand nutzt

Wie viele mittelmäßige KI-Texte wollen Sie eigentlich noch ertragen? Diese Art von Texten, die irgendwie klingen, als würde eine digitale Schreibmaschine höflich husten?Diese Antworten, die Ihnen mehr Nacharbeit bescheren als Entlastung?Diese formulierten Nettigkeiten, die glatt sind wie frisch gebügelte Tischdecken – und genauso wenig Persönlichkeit besitzen? Und jetzt der unangenehme Teil: Die meisten dieser Ergebnisse

Weiterbildung im Sekretariat: Warum sie heute unverzichtbar ist

Es gibt Tage im Büro, an denen alles gelingt:Der Kalender läuft rund, die Kommunikation fließt, im Team herrscht Ruhe – und Sie spüren dieses stille, leuchtende Gefühl: „Heute lief’s einfach gut.“ Doch solche Momente entstehen selten zufällig. Sie entstehen aus Kompetenz, Klarheit und dem Mut, sich weiterzuentwickeln. Genau deshalb ist Weiterbildung im Sekretariat heute kein

NotebookLM im Büroalltag: Wie Sekretärinnen mit KI klüger, schneller und entspannter arbeiten

Ein Tag im Büro – und wie eine einzige KI den Takt der Assistenzarbeit verändern kann Der Morgen im Rathaus, dem Klinikum oder der Personalabteilung beginnt selten leise.Telefon blinkt, Chef ruft, jemand sucht noch „die Unterlagen vom letzten Jahr“, und während Sie die ersten Mails sortieren, fliegt wie ein Pfeil die Frage herüber: „Können Sie

Hybride Meetings nerven? Diese 12 Profi-Kniffe machen aus Kacheln Ergebnisse!

Zwischen Kabelsalat und Klartext Es ist 9:55 Uhr. Im Raum stehen acht Stühle, auf dem Bildschirm erscheinen fünf Gesichter in kleinen Fenstern. Eine Kollegin winkt aus dem Homeoffice, ein Kunde sitzt im Auto, der Chef sucht sein Mikrofon.Sie – mitten im Zentrum des Geschehens – wissen: Jetzt hängt alles davon ab, dass die Struktur hält.

Weihnachtsbingo im Büro – kleine Kreuze, große Wirkung

Ein Funken Leichtigkeit im Dezember Der Dezember rauscht oft durch das Büro wie ein Schneesturm: Jahresabschlüsse, Termine, Last-Minute-Anfragen – und mittendrin das Sekretariat, das alles koordiniert, abfedert und zusammenhält. Genau in dieser dichten Zeit wirkt unser Weihnachtsbingo wie ein warmer Lichtstrahl.Ein kleines Spiel, ein großes Lächeln. Ein Moment, der Sie aus der Hektik holt und

KI-Einsatz im Büroalltag: Die besten Startpunkte für Assistenze

Diese 7 Büroaufgaben sollten Sie ab heute NIEMALS mehr selbst erledigen – KI macht’s schneller! Der Morgen im Büro beginnt oft gleich: E-Mails stapeln sich, mehrere Kolleginnen stehen gleichzeitig in der Tür, und irgendwo blinkt eine Aufgabe, die eigentlich „gestern“ erledigt sein sollte. Die meisten Assistenzen kennen diese Mischung aus Tempo, Erwartungsdruck und stetig wachsenden

Jahresrückblick 2025 – Ein Jahr voller Austausch, Inspiration & echter Office-Momente

Was die Teilnehmer 2025 wirklich gesagt haben – der Rückblick mit Gänsehautmomenten   2025 war ein besonderes Jahr.Ein Jahr, das uns zusammengebracht hat – in Magdeburg, Chemnitz, Potsdam, Rostock, Halle (Saale), Jena, Cottbus, Erfurt, Frankfurt (Oder), Brandenburg an der Havel, Schwerin, Dresden und Leipzig.Ein Jahr, in dem Sekretär:innen, Assistenzen und Büromanagerinnen gezeigt haben, wie viel

So retten Sie jedes Meeting: 9 Moderationstricks, die funktionieren – auch ohne Chef!

Stellen Sie sich vor, das Meeting endet früher – mit Ergebnis Sie schließen nach 35 Minuten den Laptop, und das Meeting ist tatsächlich fertig.Keine Nachfragen, kein Chaos, kein „Können Sie das bitte nochmal sortieren?“Sie haben eine Entscheidung, klare Aufgaben und ein Protokoll, das sich von selbst schreibt. Und das Beste: Niemand hat bemerkt, dass Sie

Wer gehört wirklich ins Meeting? Die 7 Einladungs-Regeln, die niemand beachtet!

Präzise eingeladen, klug verteilt – so gelingen Teilnehmerliste & Rollen im Meeting Stellen Sie sich vor … Sie öffnen den Kalender und sehen: „Jour fixe – 60 Minuten, 14 Personen“.Noch bevor Sie teilnehmen, wissen Sie: Das wird lang. Viel Meinung, wenig Entscheidung. Und dann gibt es diese anderen Termine – dieselbe Agenda, aber nur sechs

Plötzlich in der Personalabteilung? Mit diesem Guide meistern Sie jede Herausforderung!

Ein Sprung ins kalte Wasser – und eine Chance, zu glänzen Stellen Sie sich vor, Ihre Kollegin aus der Personalabteilung fällt plötzlich aus, und Sie werden gebeten, kurzfristig einzuspringen. Was zuerst wie eine reine Vertretungsaufgabe wirkt, entpuppt sich schnell als Herausforderung: Gehaltsabrechnungen prüfen, Urlaubspläne koordinieren, Überstundenregelungen im Blick behalten. Noch bevor Sie den ersten Kaffee

Warum Ihre Büroarbeit jetzt eine Revolution braucht – Die geheime Strategie für den Erfolg im Wandel!

Was wirtschaftliche Unterschiede für Sekretärinnen und Büromanagerinnen bedeuten Die wirtschaftliche Kluft zwischen Ost und West Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in Ihrem Büro, die Kaffeetasse in der Hand, und werfen einen Blick auf einen Wirtschaftsbericht. Die Zahlen flimmern auf dem Bildschirm, und plötzlich sehen Sie eine große Kluft zwischen Ost- und Westdeutschland. Die Zahlen

Was wir über KI glauben – und was wirklich stimmt

Zwischen Skepsis und Aufbruch Es gibt Sätze, die in der Luft hängen bleiben, auch wenn der Applaus längst verhallt ist. Ich erinnere mich an die diesjährige Fachtagung: Menschen mit Haltung, Erfahrung und wachem Blick, die über Zukunft, Sprache und Verantwortung sprechen – und mittendrin, wie ein Refrain, immer wieder dieselben acht Sätze.Sie kamen in Variationen,

Stoppen Sie das Chaos! So verwandeln Sie Ihre Meeting-Agenda in einen Turbo-Planer

Wie viel Zeit darf ein Meeting verschwenden, bevor es peinlich wird? Eine Stunde? Drei? Oder gleich den ganzen Vormittag – Hauptsache, alle waren „dabei“? Die unbequeme Wahrheit: Die meisten Meetings starten ohne klares Ziel und enden ohne verbindliches Ergebnis. Nicht, weil Menschen unprofessionell wären, sondern weil Zielorientierung und Agenda fehlen – jene unscheinbaren Hebel, die

Wer zu zweit lernt, lernt fürs Leben – das Erfolgsgeheimnis der Fachtagung 2026

Ein Tag, der verbindet In diesem Jahr hat uns Eines besonders berührt: Team-Trainings! An jedem Standort kamen ganze Teams von Sekretärinnen und Assistenzen zur Fachtagung – Kolleginnen aus Stadtverwaltungen, Landkreisen, Universitäten, Krankenhäusern und großen Unternehmen.Manche reisten gemeinsam den Abend vorher aus allen Ecken der Nation an, andere nutzten den Tag vor Ort als Fortbildung für ihr

KI-Texte mit Persönlichkeit: Wie der Stilkompass Ihre Stimme bewahrt

Es beginnt mit einem harmlosen Satz.„Schreiben Sie das bitte mal schnell mit ChatGPT.“ Und schon rattert die Maschine los – höflich, glatt, perfekt. Aber irgendetwas fehlt. Der Ton. Ihr Ton. Denn was nützt der schönste Text, wenn er klingt, als hätte ihn irgendjemand geschrieben – nur nicht Sie? Schreiben war im Büro nie nur Tipp-Arbeit.

Fachtagung Cottbus 2025 – Netzwerke, Inspiration und echte Begegnungen in der Lausitz

Fachtagung Cottbus 2025 – Ein Tag, der verbindet! Ausgebucht. Energiegeladen. Ehrlich inspirierend. Am 15. Oktober 2025 hat das Radisson Blu Hotel Cottbus gebrummt – und zwar nicht leise.Sekretärinnen, Assistenzen und Organisationstalente aus der ganzen Lausitz füllten die Räume mit Leben, Lachen und Leidenschaft.Was sie verband? Der Wille, ihren Beruf mit Zukunft, Haltung und Herz zu

Cheftexte mit KI? So nutzen Sekretärinnen ChatGPT als Schreibpartner – nicht als Gegner!

ChatGPT als Schreibpartner – Wie KI Ihre Sprache stärkt, nicht ersetzt „Können Sie das bitte mal schöner formulieren?“ Ein Satz, so unscheinbar – und doch der Anfang vieler Meisterwerke im Sekretariat.Wenn Sie in einer Assistenzrolle arbeiten, kennen Sie dieses Szenario: Der Chef oder die Chefin reicht Ihnen eine halbfertige Rede, einen Entwurf für die Presse