10 Dinge, die Sie über Aufbewahrungsfristen wissen müssen 

„Das kann doch noch bleiben!“ Dieser Gedanke geht Ihnen vielleicht durch den Kopf, wenn Sie über alte Akten oder digitale Dateien stolpern. Doch wussten Sie, dass nicht alles dauerhaft aufbewahrt werden darf – oder muss? Im Büroalltag sind klare Aufbewahrungsfristen entscheidend, um Ordnung zu halten, rechtliche Vorgaben zu erfüllen und Platz für Neues zu schaffen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche 10 Dinge Sie über Aufbewahrungsfristen unbedingt wissen müssen. Eine kompakte Checkliste, praxisnahe Tipps und smarte Tools helfen Ihnen dabei, das Chaos zu bändigen und rechtssicher zu handeln.

Warum Aufbewahrungsfristen so wichtig sind

Aufbewahrungsfristen sind nicht nur ein bürokratisches Muss – sie sind Ihr Schlüssel zu mehr Struktur und Sicherheit. Wer Fristen ignoriert, riskiert rechtliche Konsequenzen oder unübersichtliche Datenberge. Gleichzeitig kann das vorzeitige Löschen von Daten problematisch sein, wenn Unterlagen für Prüfungen oder Dokumentationen benötigt werden.

Anna, eine Quereinsteigerin im Büromanagement, hatte alte Bewerbungsunterlagen auf ihrem Computer gespeichert – jahrelang. Als ein Datenschutzbeauftragter den Fall prüfte, stellte sich heraus, dass diese Daten längst hätten gelöscht werden müssen. Anna musste sich erklären, und das Unternehmen erhielt eine Abmahnung.

Mit einer klaren Liste und den richtigen Tools hätte Anna diesen Vorfall leicht vermeiden können.

Diese 10 Tipps machen Schluss mit Chaos im Büro!

1. Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich geregelt

Ob Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Verträge – für viele Dokumente schreibt das Gesetz vor, wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Die wichtigsten Fristen:

• 10 Jahre: Steuerrelevante Unterlagen wie Rechnungen, Jahresabschlüsse.
• 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Angebote, Vertragsunterlagen.
• 3 Jahre: Privatpersonen können Ansprüche geltend machen (z. B. Mängelrügen).

2. Nach Ablauf der Frist: Löschen oder archivieren?

Dokumente dürfen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist in der Regel gelöscht werden – außer sie werden noch für rechtliche oder betriebliche Zwecke benötigt.

Praxis-Tipp:
Richten Sie in Outlook oder OneNote Erinnerungen ein, um Fristen im Blick zu behalten. Eine monatliche Lösch-Routine spart Zeit und schützt vor Missverständnissen.

3. Digitale Dokumente unterliegen denselben Fristen

Auch digitale Dateien wie E-Mails oder gescannte Belege müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Beispiel:
Eine digitalisierte Rechnung muss mindestens 10 Jahre lesbar und unverändert gespeichert bleiben. Tools wie SharePoint helfen, Dokumente revisionssicher abzulegen.

4. Bewerbungsunterlagen: Maximal 6 Monate

Bewerbungsunterlagen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie sie für den Bewerbungsprozess notwendig sind. Nach spätestens 6 Monaten müssen sie gelöscht werden – es sei denn, Sie haben eine schriftliche Einwilligung der Bewerber*innen für längere Speicherung.

5. Was gilt für private Notizen?

Notizen, die nicht offiziell in den Geschäftsprozess einfließen, unterliegen keiner gesetzlichen Frist. Dennoch sollten sie regelmäßig geprüft und aufgeräumt werden, um die Übersicht zu wahren.

6. Die 5-Jahres-Regel für betriebliche Prüfungen

Viele Unterlagen werden für interne oder externe Prüfungen benötigt. Auch wenn sie gesetzlich keine längere Frist haben, sollten sie mindestens 5 Jahre intern verfügbar bleiben.

7. Eine Checkliste hilft, den Überblick zu behalten

Mit einer übersichtlichen Checkliste sind Sie bestens vorbereitet. Hier ein Beispiel:

8. Datenschutz und Aufbewahrungsfristen gehen Hand in Hand

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es der Zweck verlangt.

Tipp:
Nutzen Sie Tools wie Outlook, um Fristen für die Löschung solcher Daten zu setzen.

9. Regelmäßige Schulungen sind ein Muss

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden über die geltenden Fristen Bescheid wissen, sollten regelmäßige Schulungen durchgeführt werden.

10. Automatisierung erleichtert den Alltag

Tools wie OneNote, Outlook und SharePoint helfen, Fristen zu verwalten und Daten effizient zu organisieren.

Praxis-Tipp:
Legen Sie in OneNote einen Abschnitt „Fristen“ an und notieren Sie dort alle relevanten Informationen zu Dokumentenarten und Aufbewahrungszeiträumen.

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Tipps für den Alltag: Schritt für Schritt zu mehr Ordnung und Sicherheit

1. Starten Sie klein – und erzielen Sie große Wirkung

Der Gedanke, den gesamten Datenbestand im Büro auf einmal zu strukturieren, kann überwältigend wirken. Doch der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, klein zu beginnen. Wählen Sie eine einzelne Kategorie – beispielsweise Rechnungen – und fokussieren Sie sich nur darauf. Durchsuchen Sie Ihre digitalen und physischen Ablagen, sortieren Sie alte Belege aus und bringen Sie die verbleibenden in eine klare, nachvollziehbare Struktur.

Warum das wichtig ist:

• Sie schaffen sichtbare Erfolge, die Sie motivieren, weiterzumachen.
• Sie vermeiden, sich in zu vielen Aufgaben gleichzeitig zu verlieren.
• Sie setzen eine starke Basis, auf der Sie später aufbauen können.

2. Nutzen Sie Tools: Ihre digitalen Assistenten für mehr Effizienz

Moderne Tools wie OneNote und SharePoint sind Ihre Verbündeten, wenn es darum geht, Aufbewahrungsfristen im Griff zu behalten. Mit OneNote können Sie eine klare Übersicht über Dokumentenkategorien und deren Fristen erstellen. SharePoint bietet die Möglichkeit, Dateien zentral zu speichern und Zugriffsrechte zu verwalten, sodass nichts verloren geht.

Praktisches Beispiel:
Erstellen Sie in OneNote eine Tabelle mit Dokumententypen, den jeweiligen Fristen und den zuständigen Personen. Verbinden Sie diese mit Erinnerungen in Outlook, damit Sie rechtzeitig informiert werden, wenn Dokumente geprüft oder gelöscht werden müssen.

3. Bleiben Sie dran – machen Sie Ordnung zur Routine

Der größte Feind von Struktur ist Nachlässigkeit. Legen Sie deshalb feste Zeitfenster für das Überprüfen und Löschen von Daten fest. Ob einmal im Monat oder quartalsweise – die regelmäßige Kontrolle sorgt dafür, dass Ihr System funktioniert und langfristig Bestand hat.

Wie Sie das umsetzen können:

• Planen Sie feste „Datensicherungstage“ in Ihrem Kalender ein, an denen Sie Daten sortieren und bereinigen.
• Machen Sie diese Aufgabe zu einer Teamroutine: Einmal im Quartal gemeinsam Aufbewahrungsfristen prüfen und veraltete Daten entfernen.
• Nutzen Sie Erinnerungen in Outlook, um sicherzustellen, dass Sie keine Termine verpassen.

Beispiele für Checklisten

Eine übersichtliche Checkliste für den Alltag könnte wie folgt aussehen:

Die Reise zu einem datenschutzkonformen und strukturierten Büro beginnt mit einem kleinen Schritt. Wählen Sie eine Aufgabe, setzen Sie sich klare Ziele und nutzen Sie digitale Tools, um sich die Arbeit zu erleichtern. Mit jeder erfolgreichen Umsetzung wächst Ihre Effizienz – und das Gefühl, alles im Griff zu haben. Starten Sie noch heute! 😊

Branchenspezifische Aufbewahrungsfristen – Detaillierte Übersicht

1. Handel und Dienstleistungen

1. Rechnungen: 10 Jahre (HGB, AO).
2. Lieferscheine: 6 Jahre (HGB).
3. Verträge: 6 Jahre (nach Vertragsende).
4. Angebote: 6 Jahre (HGB).
5. Gewährleistungsdokumente: 2 Jahre (BGB).
6. Kundenaufzeichnungen: DSGVO-konform, maximal bis Vertragsbeendigung.
7. Inventurlisten: 10 Jahre (AO).
8. Bestellformulare: 6 Jahre (HGB).
9. Mängelrügen: 3 Jahre (BGB, ab Kenntnis).
10. Kassenzettel: 10 Jahre (AO, HGB).

2. Bauwesen

1. Bauunterlagen und Baupläne: 10 Jahre, oft länger (je nach Landesbauordnung).
2. Statiknachweise: Dauerhaft (in vielen Bundesländern).
3. Abnahmeprotokolle: 10 Jahre (BGB, VOB).
4. Baustellenberichte: 5 Jahre (VOB).
5. Mängelanzeigen: 5 Jahre (BGB).
6. Arbeitsschutzunterlagen: 6 Jahre (ArbSchG).
7. Sicherheitsprotokolle: Während der Lebensdauer des Bauwerks.
8. Rechnungen für Baumaterialien: 10 Jahre (AO, HGB).
9. Baugenehmigungen: Dauerhaft (je nach Landesrecht).
10. Abfallnachweise: 5 Jahre (KrWG).

3. Gesundheitswesen

1. Patientenakten: 10 Jahre (nach Abschluss der Behandlung, § 630f BGB).
2. Röntgenbilder: 10 Jahre, bei bestimmten Krankheiten 30 Jahre (Röntgenverordnung).
3. Medikationspläne: 10 Jahre.
4. Rechnungen: 10 Jahre (HGB, AO).
5. Laborergebnisse: 10 Jahre (je nach Diagnosetyp).
6. Operationsberichte: 30 Jahre bei Implantaten (MPG).
7. Abrechnungsunterlagen: 10 Jahre (AO).
8. Einwilligungserklärungen: 10 Jahre (nach Abschluss der Behandlung).
9. Impfprotokolle: Mindestens 10 Jahre.
10. Aufzeichnungen zu Infektionskrankheiten: Mindestens 10 Jahre (IfSG).

4. Banken und Versicherungen

1. Kontoauszüge: 10 Jahre (HGB, AO).
2. Buchungsbelege: 10 Jahre (AO).
3. Versicherungsverträge: Während der Laufzeit und 6 Jahre danach.
4. Kreditunterlagen: 10 Jahre nach Rückzahlung.
5. Schadensakten: 10 Jahre nach Schadensregulierung.
6. Protokolle zur Geldwäscheprävention: 5 Jahre (GwG).
7. Kundenkorrespondenz: 6 Jahre (HGB).
8. Reklamationsunterlagen: 3 Jahre (BGB).
9. Prüfberichte der Wirtschaftsprüfung: 10 Jahre (HGB).
10. Sicherheitenverträge: 10 Jahre nach Vertragsende.

5. Öffentliche Verwaltung

1. Bauakten: Oft unbegrenzt (je nach Landesrecht).
2. Haushaltspläne: 10 Jahre (Kommunalrecht).
3. Wahlunterlagen: 4 Jahre (Wahlordnung).
4. Meldebescheinigungen: 3 Jahre (Meldegesetz).
5. Subventionsunterlagen: Mindestens 10 Jahre (EU-Verordnungen).
6. Sitzungsprotokolle: 10 Jahre (Kommunalrecht).
7. Steuerbescheide: 10 Jahre (AO).
8. Schulakten: Mindestens 5 Jahre (je nach Landesrecht).
9. Fördermittelabrechnungen: 10 Jahre.
10. Personalakten: Mindestens 5 Jahre nach Ausscheiden.

6. Bildungseinrichtungen (Schulen, Universitäten)

1. Klassenbücher: 5 Jahre nach Schuljahr (Schulrecht).
2. Leistungsnachweise: 2 Jahre (nach Abschluss).
3. Prüfungsprotokolle: 5 Jahre (nach Abschluss der Prüfung).
4. Studentenakten: 10 Jahre (nach Exmatrikulation).
5. Forschungsunterlagen: 10 Jahre (je nach Förderauflagen).
6. Immatrikulationsunterlagen: 10 Jahre.
7. Zeugniskopien: Dauerhaft.
8. Abschlussarbeiten: Mindestens 10 Jahre (Uni-Standards).
9. Protokolle der Gremienarbeit: 5 Jahre.
10. Dozentenverträge: 6 Jahre nach Vertragsende.

7. Gastronomie und Hotellerie

1. Rechnungen: 10 Jahre (HGB, AO).
2. Hygienenachweise: 5 Jahre (Lebensmittelhygieneverordnung).
3. Arbeitszeitnachweise: 2 Jahre (ArbZG).
4. Gästelisten: Maximal 1 Jahr (DSGVO).
5. Meldeformulare (Hotels): 1 Jahr (Meldegesetz).
6. Verträge mit Lieferanten: 6 Jahre (HGB).
7. Reklamationsunterlagen: 3 Jahre (BGB).
8. Speisekartenarchive: Nach betrieblicher Entscheidung.
9. Prüfberichte der Lebensmittelkontrolle: 5 Jahre.
10. Kassenbücher: 10 Jahre (AO).

8. IT-Branche

1. Software-Dokumentation: Dauerhaft (zur Nachvollziehbarkeit).
2. Verträge mit Kunden: Mindestens 6 Jahre (nach Vertragsende).
3. Datensicherungen: Steuerrelevante Daten 10 Jahre.
4. Protokolldateien (Logs): Mindestens 6 Monate (DSGVO).
5. Quellcodes: Mindestens 10 Jahre nach Projektende.
6. Schulungsunterlagen: 6 Jahre (HGB).
7. Service-Level-Agreements (SLAs): 6 Jahre.
8. Lizenzen: Mindestens 6 Jahre nach Ablauf.
9. Prüfberichte zur IT-Sicherheit: 10 Jahre.
10. Dokumentation von Änderungen: Dauerhaft.

9. Industrie und Produktion

1. Qualitätsnachweise: Mindestens 5 Jahre (je nach Produktart).
2. Rezepturen: Dauerhaft (Produkthaftung).
3. Maschinenwartungsprotokolle: Während der Lebensdauer.
4. Lieferantenverträge: 6 Jahre nach Vertragsende.
5. Sicherheitsdatenblätter: Mindestens 10 Jahre.
6. Produktionspläne: 5 Jahre.
7. Lagerberichte: 5 Jahre.
8. Prüfzertifikate: 10 Jahre (Produkthaftungsgesetz).
9. Arbeitsanweisungen: Während der Gültigkeit + 6 Jahre.
10. Reklamationsunterlagen: 3 Jahre (BGB).

Aktualisierte Liste relevanter Dokumente für das Geschäftsjahr 2025

Rechnungswesen und Buchführung

• Abrechnungsunterlagen
• Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
• Ausgangsrechnungen (10 Jahre)
• Eingangsrechnungen (10 Jahre)
• Lohnbelege und Lohnkonten (6 Jahre)
• Kassenbücher und -berichte (10 Jahre)
• Kontenpläne und Kontenregister (10 Jahre)
• Journale (Hauptbuch/Kontokorrent) (10 Jahre)
• Debitoren- und Kreditorenlisten (10 Jahre)

Verträge und Korrespondenz

• Miet- und Pachtunterlagen (6 Jahre nach Vertragsende, falls steuerlich relevant: 10 Jahre)
• Verträge (nach Vertragsende) (10 Jahre, falls steuerrechtlich relevant)
• Handelsbriefe (6 Jahre)
• Schriftwechsel mit Geschäftspartnern (6 Jahre)

Steuerliche Unterlagen

• Bilanzen (Jahresbilanzen, Zwischenbilanzen) (10 Jahre)
• Steuerunterlagen (10 Jahre)
• Beitragsabrechnungen für Sozialversicherung (10 Jahre)
• Umsatzsteuervoranmeldungen (10 Jahre)

Lohn- und Personalunterlagen

• Lohnlisten und Gehaltsabrechnungen (6 Jahre)
• Anträge auf Arbeitnehmersparzulage (6 Jahre)
• Überstundenlisten (soweit keine Lohnbelege) (6 Jahre)
• Bewerbungsunterlagen (6 Monate, sofern keine schriftliche Einwilligung für längere Aufbewahrung vorliegt)

Bank- und Zahlungsunterlagen

• Bankbelege und Kontoauszüge (10 Jahre)
• Scheck- und Wechselunterlagen (10 Jahre)
• Kreditunterlagen (Korrespondenz und Belege) (10 Jahre)

Lager- und Warenwirtschaft

• Lagerbuchführung (10 Jahre)
• Wareneingangs- und -ausgangsbücher (10 Jahre)
• Lieferscheine (10 Jahre, sofern sie Buchungsbelege darstellen)

Protokolle und Betriebsunterlagen

• Protokolle (Betriebsprüfungen, Sitzungen) (6 Jahre, sofern steuerlich relevant: 10 Jahre)
• Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung (10 Jahre)
• Betriebskostenabrechnungen (10 Jahre)

Nachweise und Berichte

• Bewertungsunterlagen (10 Jahre)
• Reisekostenabrechnungen (6 Jahre)
• Spendenbescheinigungen (10 Jahre)
• Bewirtungsunterlagen (10 Jahre)
• Schadensunterlagen (soweit nicht bilanzrelevant) (10 Jahre)

Versicherungen und Rechte

• Versicherungspolicen (nach Ablauf) (10 Jahre)
• Grundbuchauszüge und Grundstücksverzeichnisse (10 Jahre)

Warum gesetzliche Aufbewahrungsfristen wichtig sind

Aufbewahrungsfristen sind mehr als nur eine bürokratische Formalität – sie sichern die Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Geschäftsvorgängen, schützen Unternehmen vor rechtlichen Risiken und stellen sicher, dass steuerliche und handelsrechtliche Anforderungen erfüllt werden. Ob Rechnungen, Verträge oder Lohnunterlagen: Verschiedene Gesetze wie die Abgabenordnung (AO), das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legen genau fest, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen.

Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten gesetzlichen Grundlagen und Fristen zusammen, damit Sie schnell und einfach überprüfen können, was in Ihrem Unternehmen relevant ist.

1. Abgabenordnung (AO)

Die § 147 AO regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerrechtlich relevante Unterlagen wie:

• Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Jahresabschlüsse.
• Buchungsbelege, Rechnungen und Verträge.
• Geschäftskorrespondenz mit steuerlichem Bezug.

Fristen:

• 10 Jahre: für steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Rechnungen).
• 6 Jahre: für Handelsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

2. Handelsgesetzbuch (HGB)

Gemäß § 257 HGB müssen Unternehmen geschäftliche Unterlagen aufbewahren, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten:

• Handelsbücher und Buchungsbelege.
• Jahresabschlüsse und Inventare.
• Handelsbriefe und Kopien von versandten Handelsbriefen.

Fristen:

• 10 Jahre: für Buchführungsunterlagen wie Bilanzen, Inventare und Buchungsbelege.
• 6 Jahre: für empfangene und versendete Handelsbriefe.

3. Umsatzsteuergesetz (UStG)

Nach § 14b UStG müssen Rechnungen für steuerliche Zwecke ebenfalls aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für Papier- als auch für elektronische Rechnungen.

Fristen:

• 10 Jahre: für Rechnungen.

4. Sozialgesetzbuch (SGB IV)

Das Sozialgesetzbuch regelt die Aufbewahrungspflichten für lohnbezogene Unterlagen:

• Lohnkonten.
• Sozialversicherungsnachweise.
• Beitragsnachweise.

Fristen:

• 6 Jahre: für Unterlagen zur Sozialversicherung.

5. Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden dürfen. Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, müssen personenbezogene Daten gelöscht werden, sofern keine anderen rechtlichen Verpflichtungen bestehen.

Beispiele:

• Bewerbungsunterlagen: maximal 6 Monate, sofern keine Einwilligung für längere Aufbewahrung vorliegt.
• Daten in Kundenverträgen: entsprechend den steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben (bis zu 10 Jahre).

Weitere relevante Vorschriften

• Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG): Unterlagen zur Produktsicherheit müssen teilweise bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.
• Gewerbeordnung (GewO): regelt die Aufbewahrungspflichten für bestimmte Genehmigungen und Bescheide.

Schlussgedanke: Struktur gibt Sicherheit

Aufbewahrungsfristen sind mehr als Bürokratie – sie sind ein Werkzeug, das Ihnen hilft, Struktur, Übersicht und Rechtssicherheit in Ihren Arbeitsalltag zu bringen. Mit einer klaren Checkliste, den richtigen Tools und einer Prise Konsequenz schaffen Sie ein System, das nicht nur Ihnen, sondern auch Ihrem Unternehmen zugutekommt.

Fangen Sie heute an: Erstellen Sie eine kleine Liste der Dokumente, die Sie regelmäßig prüfen möchten. Ihr Büro wird es Ihnen danken – und Sie werden überrascht sein, wie viel entspannter die Arbeit wird, wenn Ordnung herrscht. 😊