Der Morgen im Rathaus, dem Klinikum oder der Personalabteilung beginnt selten leise.
Telefon blinkt, Chef ruft, jemand sucht noch „die Unterlagen vom letzten Jahr“, und während Sie die ersten Mails sortieren, fliegt wie ein Pfeil die Frage herüber:
„Können Sie mir die wichtigsten Punkte aus dem 30-seitigen Bericht bis zur nächsten Sitzung zusammenfassen?“
Natürlich können Sie. Natürlich machen Sie das seit Jahren zuverlässig. Aber irgendwann stellt sich die Frage, die viele Office-Profis beschäftigt: Wie beherrschen wir die Informationsflut, ohne selbst unterzugehen?
Genau an dieser Stelle schiebt sich ein neues Werkzeug ins Licht: NotebookLM – die KI, die aus Dokumenten lernt, ohne selbst zum Risiko zu werden. Eine Art journalistische Assistenz im Hintergrund, die zuhört, strukturiert, kondensiert und auf Wunsch sogar spricht.
Und plötzlich entsteht ein Moment, den viele Sekretärinnen aus unseren Fachtagungen kennen:
„Warten Sie, Chef – ich lasse NotebookLM das kurz als Audio zusammenfassen.“
Ein Fingertipp.
Ein paar Sekunden.
Und der Bericht verwandelt sich in eine präzise, ruhige Audio-Zusammenfassung, die der Chef auf dem Weg zur Sitzung hören kann.
So sieht Zukunft aus – nicht laut, nicht hektisch, sondern konkret, entlastend, wirksam.
NotebookLM ist kein weiteres Spielzeug aus dem Silicon Valley.
Es ist ein dokumentenbasiertes KI-Analysewerkzeug, das:
Kurz: Es verwandelt Dokumente in Wissen, das verwertbar wird.
Viele Sekretärinnen arbeiten akustisch besser als visuell.
Genau hier glänzt NotebookLM:
Texte werden zu gesprochenen, klaren Audio-Snippets.
Ideal für:
Es ist fast so, als hätten Sie eine Radiosendung über Ihre eigenen Dokumente – nur ohne Werbung und unnötige Ablenkung.
NotebookLM erzeugt Mindmaps aus langen Dokumenten, die sofort erkennen lassen:
Dieser Überblick spart Zeit und schärft Entscheidungen.
Viele Assistenzen berichten, dass Mindmaps „endlich das Bild sichtbar machen, das vorher nur im Kopf schwebte“.
Neue Verordnungen?
Interne Prozesse?
Begriffe, die der Chef ständig falsch verwendet?
NotebookLM baut Karteikarten – automatisch.
Perfekt zum Einlernen neuer Kolleginnen, zur Vorbereitung von Workshops oder zur eigenen Wissenserweiterung.
Szenario: Ihr Chef hat fünf Gremiensitzungen in einer Woche.
Sie haben die Protokolle – aber er hat keine Zeit.
Eine Audio-Zusammenfassung von NotebookLM:
Das Ergebnis:
Ihr Chef wirkt informiert. Und Sie wirken wie eine Assistenz, die Information in Geschwindigkeit verwandelt.
Ob Haushaltsplan, Projektstruktur, Personalübersicht oder Vertragsentwurf – NotebookLM filtert die Struktur heraus und zeigt:
Ein Werkzeug, das besonders bei verwaltungsnahen Themen brillant funktioniert.
NotebookLM baut automatisch Lernkarten aus Dokumenten.
Sie eignen sich für:
Sie studieren nicht mehr seitenweise Dokumente – Sie lernen das Wesentliche. Schnell. Wiederholbar. Nachhaltig.
Hier wird es ernst.
Denn viele Sekretärinnen arbeiten mit vertraulichen Daten:
Personalakten, Verträgen, Budgetplänen, Gesundheitsinfos, Datenschutzthemen.
Und genau deshalb müssen wir klar benennen, was geht – und was nicht.
NotebookLM ist ein Google-Produkt.
Damit gilt:
Das bedeutet:
NotebookLM ist ideal für Inhalte, die NICHT personenbezogen sind.
Nicht geeignet sind:
Vollkommen unkritisch sind:
Hier blüht NotebookLM auf – sicher, schnell, wertvoll.
Der EU AI Act regelt nicht nur Hochrisiko-Systeme.
Er fordert Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Einschränkungen bei personenbezogenen Daten.
Für NotebookLM bedeutet das:
Der Vorteil:
Wer diese Regeln beherrscht, wird zur Zukunftskompetenz im Unternehmen.
Verboten:
Erlaubt:
Ihre goldene Faustregel:
„Würde ich dieses Dokument auf eine öffentliche Website stellen?
Wenn nein: Nicht in NotebookLM.“
NotebookLM in der Praxis: Die Situationen, in denen sich moderne Assistenzarbeit neu sortiert
Wer im Sekretariat arbeitet, lebt in einem Rhythmus aus Prioritäten.
Dringend. Sehr dringend. Chef-sitzt-schon-im-Auto-dringend.
Und genau hier beginnt die wahre Stärke von NotebookLM: Es verwandelt Dokumente in Handlungskraft.
Ich möchte Ihnen drei typische Szenen zeigen, wie sie mir auf unseren Fachtagungen immer wieder erzählt werden.
Sie haben zwölf Minuten Zeit.
Der Bericht ist 18 Seiten lang.
Der Chef atmet sichtbar schneller.
Früher: Rennend durch die Absätze, Stift in der Hand, Puls auf 160.
Heute: Sie laden das PDF in NotebookLM, formulieren einen klaren Auftrag:
„Erstelle mir bitte eine audiofähige Zusammenfassung in vier Absätzen: Ziele, Risiken, Entscheidungen, offene Punkte.“
Die Datei verwandelt sich in eine gegliederte, präzise Audioversion.
Ihr Chef hört sie auf dem Weg zum Büro – und wirkt, als hätte er den Bericht seit Tagen studiert.
Das ist nicht Magie.
Das ist Informationskompetenz im Zeitalter von KI – und Sie sind diejenige, die sie orchestriert.
Das Thema ist komplex.
Mehrere Abteilungen liefern Input, viele PDF-Anhänge, verschiedene Sichtweisen.
Der Chef erwartet, dass Sie „die Kernpunkte herausfiltern“.
NotebookLM baut Ihnen in Sekunden:
Das Entscheidende:
Diese Analysen bleiben strukturiert, nicht mystisch.
Sie sehen genau, welcher Gedanke von welchem Dokument stammt.
Damit behalten Sie die Kontrolle – und das ist der Unterschied zwischen kluger KI-Nutzung und blindem Vertrauen.
Datenschutzrichtlinien verändert?
Neues Raumkonzept im Haus?
Änderung der Vergaberichtlinien?
Früher: Einarbeiten über Wochen.
Heute: Dokumente in NotebookLM laden – und interaktiv Fragen stellen:
Sie lernen wie im journalistischen Recherchemodus – nur mit persönlichem Tempo und klarer Struktur.
NotebookLM kann erheblich entlasten.
Aber es hat – wie jedes große Werkzeug – seine Grenzen.
Professionelle Assistenz bedeutet deshalb immer: Wissen, wann eine Grenze erreicht ist.
Es klingt hart, aber es ist wichtig:
NotebookLM ist nicht für personenbezogene Daten geeignet.
Nicht heute.
Nicht morgen.
Nicht für Verwaltungen, nicht für Unternehmen, nicht für Kirchen, Kliniken oder Kanzleien.
Der Grund ist simpel:
Das System arbeitet über Google-Infrastruktur, die rechtlich durch den US Cloud Act einsehbar wäre.
Für Sie bedeutet das:
Sie müssen wie eine Datenschutzjournalistin denken – sauber recherchierend, trennscharf, aufmerksam.
Kein Name.
Keine Adresse.
Keine Personalnummer.
Keine vertrauliche Information.
Wenn Sie das beherzigen, sind Sie auf der sicheren Seite.
NotebookLM ist gut – sehr gut sogar – im Strukturieren und Zusammenfassen.
Aber es urteilt nicht.
Es weiß nicht, was Ihr Haus wirklich beschlossen hat.
Es ersetzt nie den menschlichen Kontext.
Deshalb gilt:
Die KI liefert Material. Sie liefern die Wahrheit.
Journalistinnen nennen das die Redaktionsstufe:
Alles wird geprüft, bevor es veröffentlicht wird.
Genau diesen Instinkt braucht moderne Assistenzarbeit auch.
NotebookLM analysiert Inhalte – aber es erkennt nicht automatisch:
Deshalb bleibt jede Zusammenfassung ein Entwurf, kein Endprodukt.
Ihr kritischer Blick entscheidet.
NotebookLM ist beeindruckend, aber:
Es ist ein Analysewerkzeug.
Ein Ideengeber.
Ein Strukturgenerator.
Aber niemals die Quelle der Wahrheit.
Und genau das macht es so wertvoll:
Sie behandeln die KI wie einen gut vorbereiteten Assistenten – aber bleiben Chefin über den Inhalt.
Es gibt eine große Sorge, die ich immer wieder höre:
„Wenn die KI alles kann – was mache ich dann noch?“
Und jedes Mal kann ich darauf nur eines antworten:
Die KI ersetzt nicht die Assistenz.
Sie ersetzt den Informationsstress.
NotebookLM strukturiert Wissen.
Aber es entscheidet nicht.
Es vernetzt nicht.
Es spürt keine Dynamiken im Team.
Es erkennt keine Emotionen.
Es does not sense Konflikte.
Es versteht keine impliziten Erwartungen.
Und es wird niemals Verantwortung übernehmen.
Gerade deshalb werden Sekretärinnen und Office-Manager künftig mehr Bedeutung haben:
Und NotebookLM?
Das ist Ihr geduldiger Recherchepartner – nie müde, nie genervt, immer bereit.
Damit NotebookLM nicht als „Experiment“ endet, sondern als Werkzeug, das Ihr Team stärkt, braucht es eine klare Einführung. Hier eine kompakte, journalistisch aufbereitete Anleitung:
Mit wem?
Was klären?
Ideal:
Ziel:
Struktur testen, Zusammenfassungen bewerten, Mindmaps prüfen.
Zeigen Sie anderen:
Damit entsteht Akzeptanz – und Souveränität.
Was lief gut?
Wo hat die KI falsche Annahmen getroffen?
Welche Dokumenttypen funktionieren besonders gut?
Wo liegen Risiken?
Zum Beispiel:
Damit verankern Sie KI als verlässliches Werkzeug im Haus.
| Funktion / Kriterium | NotebookLM | ChatGPT Projects | Interne KI (On-Premise) |
|---|---|---|---|
| Datenbasis | Dokumente, PDF, Texte | Chats, Dateien, Projekte | interne Server |
| Audio-Zusammenfassungen | |||
| Mindmaps / Diagramme | |||
| Karteikarten | |||
| Datenschutz | |||
| Ideal für | Wissensarbeit, neutrale Dokumente | Projekte, Teamarbeit | vertrauliche Daten |
| Nicht geeignet für | Personalthemen, kritische Akten | sensibelste Daten | breite KI-Funktionen |
12 Regeln für eine sichere KI-Nutzung
| Regel | Bedeutung |
|---|---|
| 1. Keine Namen | Personenbezug strikt vermeiden |
| 2. Keine Adressen | NIEMALS hochladen |
| 3. Keine Personalakten | absolut tabu |
| 4. Keine Gesundheitsdaten | hochsensibel |
| 5. Keine vertraulichen Verträge | oft geheimhaltungsrelevant |
| 6. Keine vertraulichen Beschlüsse | Verwaltungsgeheimnisse schützen |
| 7. Dokumente vorab anonymisieren | klare Trennung |
| 8. Freigabe durch DSB einholen | besonders in öffentlichen Einrichtungen |
| 9. Ergebnisse immer prüfen | KI ist kein Endprodukt |
| 10. Quellen checken | Inhalte verifizieren |
| 11. Team informieren | Transparenz schaffen |
| 12. KI nicht unbeaufsichtigt nutzen | Sie bleiben in der Verantwortung |
| Arbeitsbereich | Wie NotebookLM hilft |
|---|---|
| Besprechungsvorbereitung | Audio-Zusammenfassungen, Stichpunktlisten |
| Projektorganisation | Mindmaps, strukturierte Analysen |
| Wissensarchiv | Karteikarten für komplexe Themen |
| Weiterbildung | Lernskripte aus langen Dokumenten |
| Recherche | schnelle Ableitung relevanter Fakten |
| Vorträge / Präsentationen | gegliederte Skripte erstellen |
| Team-Kommunikation | Zusammenfassungen für Kolleginnen |
NotebookLM ist kein Werkzeug für die laute Bühne – es ist die stille Kraft im Hintergrund.
Eine KI, die nicht glänzt, sondern entlastet.
Eine, die nicht entscheidet, sondern sortiert.
Und eine, die Ihnen die kostbarste Ressource im Büro schenkt: Zeit.
Zeit, um Entscheidungen vorzubereiten.
Zeit, um Konflikte früh zu erkennen.
Zeit, um Führungskräfte sicher durch Informationswüsten zu lotsen.
Zeit, um selbst wieder klar zu denken.
Diese neue Ruhe im Kopf – dieses Gefühl, endlich wieder den Überblick zu haben – spüren Sie auch in unserem Podcast zur Fachtagung, in dem Chef und Sekretärin auf überraschend ehrliche Weise darüber sprechen, was moderne Assistenz heute wirklich braucht:
Im Podcast wird spürbar, wie NotebookLM genau dort ansetzt:
Es fasst Sitzungsunterlagen so zusammen, dass Führungskräfte endlich effizient entscheiden können.
Es verwandelt lange Dokumente in verständliche Audio-Botschaften, die sogar zwischen zwei Terminen gehört werden können.
Es baut Mindmaps, die Teams Orientierung geben.
Es schafft Karteikarten, die neuen Kolleginnen den Einstieg erleichtern.
Kurz:
Es bringt Struktur in eine Arbeitswelt, die oft keine Zeit für Struktur lässt.
Und genau darin liegt die eigentliche Kraft der modernen Assistenz:
Sie kuratieren Wissen, statt es nur zu verwalten.
Sie verwandeln Dokumente in Klarheit, Meetings in Orientierung, Projekte in Struktur.
Sie sind die journalistische Schaltstelle – die Verbindung zwischen Information und Entscheidung.
NotebookLM macht Sie nicht ersetzbar – es macht Sie unverzichtbarer.
Denn in einer Welt, die schneller wird, braucht jede Organisation Menschen,
die Informationen nicht nur verstehen,
sondern beherrschen.
Und genau hier liegt Ihr Wert – heute, morgen, und weit über die 35 Jahre VdS hinaus:
als Office-Profi, als navigatorische Stimme im Hintergrund und als jemand, der mit klugem Einsatz von KI-Tools die Zukunft der Assistenz aktiv gestaltet.
Ja – aber nur unter klaren Einschränkungen.
NotebookLM darf keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten verarbeiten.
Für neutrale Dokumente, Gesetzestexte, Anleitungen oder Prozessbeschreibungen ist es aber hervorragend geeignet.
Nur, wenn Sie vertrauliche Dokumente hochladen – und genau das dürfen Sie nicht.
Für öffentlich zugängliche oder neutrale Inhalte sind die Audios dagegen unkritisch.
Technisch ja.
Datenschutzrechtlich müssen Sie prüfen, ob Ihr Arbeitgeber Google-Dienste zulässt.
In vielen Verwaltungen ist Google aus Sicherheitsgründen gesperrt.
NotebookLM analysiert einzelne Dokumente.
ChatGPT Projects verwaltet ganze Arbeitskontexte, speichert Ziele und strukturiert langfristig.
Für sensible Inhalte ist ChatGPT in der EU (insbesondere Enterprise-Versionen) sicherer.
Starten Sie mit öffentlichen oder neutralen Dokumenten, erklären Sie die Funktionen im Teammeeting und schaffen Sie klare Regeln:
keine Namen, keine sensiblen Daten, immer gegenlesen.
So entsteht Sicherheit – und Akzeptanz.
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