Ein Tag im Büro – und wie eine einzige KI den Takt der Assistenzarbeit verändern kann

Der Morgen im Rathaus, dem Klinikum oder der Personalabteilung beginnt selten leise.
Telefon blinkt, Chef ruft, jemand sucht noch „die Unterlagen vom letzten Jahr“, und während Sie die ersten Mails sortieren, fliegt wie ein Pfeil die Frage herüber:

„Können Sie mir die wichtigsten Punkte aus dem 30-seitigen Bericht bis zur nächsten Sitzung zusammenfassen?“

Natürlich können Sie. Natürlich machen Sie das seit Jahren zuverlässig. Aber irgendwann stellt sich die Frage, die viele Office-Profis beschäftigt: Wie beherrschen wir die Informationsflut, ohne selbst unterzugehen?

Genau an dieser Stelle schiebt sich ein neues Werkzeug ins Licht: NotebookLM – die KI, die aus Dokumenten lernt, ohne selbst zum Risiko zu werden. Eine Art journalistische Assistenz im Hintergrund, die zuhört, strukturiert, kondensiert und auf Wunsch sogar spricht.

Und plötzlich entsteht ein Moment, den viele Sekretärinnen aus unseren Fachtagungen kennen:

„Warten Sie, Chef – ich lasse NotebookLM das kurz als Audio zusammenfassen.“

Ein Fingertipp.
Ein paar Sekunden.
Und der Bericht verwandelt sich in eine präzise, ruhige Audio-Zusammenfassung, die der Chef auf dem Weg zur Sitzung hören kann.
So sieht Zukunft aus – nicht laut, nicht hektisch, sondern konkret, entlastend, wirksam.

Was NotebookLM eigentlich ist – und warum es für moderne Assistenzen so spannend wird

NotebookLM ist kein weiteres Spielzeug aus dem Silicon Valley.
Es ist ein dokumentenbasiertes KI-Analysewerkzeug, das:

• eigene Dateien erkennt,
• Inhalte strukturiert,
• automatisch Zusammenfassungen erstellt,
• Mindmaps generiert,
• Karteikarten baut,
• und sogar Audio-Zusammenfassungen produziert.

Kurz: Es verwandelt Dokumente in Wissen, das verwertbar wird.

Audio Summaries – der persönliche Mini-Podcast fürs Büro

Viele Sekretärinnen arbeiten akustisch besser als visuell.
Genau hier glänzt NotebookLM:
Texte werden zu gesprochenen, klaren Audio-Snippets.
Ideal für:

• Chef auf dem Weg zum Termin
• Besprechungsvorbereitung
• Ihren eigenen Überblick über komplexe Akten
• Teams, die lieber hören als lesen

Es ist fast so, als hätten Sie eine Radiosendung über Ihre eigenen Dokumente – nur ohne Werbung und unnötige Ablenkung.

Mindmaps für Meetings

NotebookLM erzeugt Mindmaps aus langen Dokumenten, die sofort erkennen lassen:

• Was ist der Kern?
• Welche Themenzweige hängen zusammen?
• Wo liegen Risiken, Chancen, offene Fragen?

Dieser Überblick spart Zeit und schärft Entscheidungen.
Viele Assistenzen berichten, dass Mindmaps „endlich das Bild sichtbar machen, das vorher nur im Kopf schwebte“.

Karteikarten: Büro-Wissen im Turboformat

Neue Verordnungen?
Interne Prozesse?
Begriffe, die der Chef ständig falsch verwendet?

NotebookLM baut Karteikarten – automatisch.
Perfekt zum Einlernen neuer Kolleginnen, zur Vorbereitung von Workshops oder zur eigenen Wissenserweiterung.

Die wichtigsten Funktionen für Sekretärinnen – praxisnah erklärt

1 Audio-Zusammenfassungen: Das Werkzeug, das Führungskräfte lieben werden

Szenario: Ihr Chef hat fünf Gremiensitzungen in einer Woche.
Sie haben die Protokolle – aber er hat keine Zeit.

Eine Audio-Zusammenfassung von NotebookLM:

• klingt überraschend menschlich,
• bringt die Essenz heraus,
• und lässt sich nebenbei hören.

Das Ergebnis:
Ihr Chef wirkt informiert. Und Sie wirken wie eine Assistenz, die Information in Geschwindigkeit verwandelt.

2 Mindmaps: Der Rettungsring bei langen Dokumenten

Ob Haushaltsplan, Projektstruktur, Personalübersicht oder Vertragsentwurf – NotebookLM filtert die Struktur heraus und zeigt:

• Schwerpunkte
• Abhängigkeiten
• Prioritäten

Ein Werkzeug, das besonders bei verwaltungsnahen Themen brillant funktioniert.

3 Karteikarten: Lernen, ohne Zeit zu verlieren

NotebookLM baut automatisch Lernkarten aus Dokumenten.
Sie eignen sich für:

• neue Mitarbeitende,
• wichtige Vorschriften,
• Fachbegriffe,
• Workflows.

Sie studieren nicht mehr seitenweise Dokumente – Sie lernen das Wesentliche. Schnell. Wiederholbar. Nachhaltig.

Datenschutz & EU AI Act: Die große Frage – wie sicher ist NotebookLM?

Hier wird es ernst.
Denn viele Sekretärinnen arbeiten mit vertraulichen Daten:
Personalakten, Verträgen, Budgetplänen, Gesundheitsinfos, Datenschutzthemen.

Und genau deshalb müssen wir klar benennen, was geht – und was nicht.

1 Was unbedingt klar sein muss

NotebookLM ist ein Google-Produkt.
Damit gilt:

• Verarbeitung in Rechenzentren in den USA.
• US Cloud Act.
• Kein deutsches Behördenniveau.
• Nicht geeignet für personenbezogene Daten.

Das bedeutet:
NotebookLM ist ideal für Inhalte, die NICHT personenbezogen sind.

Nicht geeignet sind:

• Personalakten
• Krankmeldungen
• Leistungseinschätzungen
• sensible Daten
• Vertragsdetails
• Verwaltungsinterne Vorgänge mit Geheimhaltung

2 Was Sie bedenkenlos nutzen können

Vollkommen unkritisch sind:

• Schulungsunterlagen
• Projektpläne ohne Namen
• Texte, Broschüren, Richtlinien
• Öffentliche Dokumente
• Presseberichte
• Newsletter
• Fachartikel
• Gesetzestexte
• Daten ohne Personenbezug

Hier blüht NotebookLM auf – sicher, schnell, wertvoll.

3 EU AI Act: Was bedeutet das für Sie als Assistenz?

Der EU AI Act regelt nicht nur Hochrisiko-Systeme.
Er fordert Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Einschränkungen bei personenbezogenen Daten.
Für NotebookLM bedeutet das:

• Sie müssen klar trennen: personenbezogen vs. unkritisch.
• Sie müssen Dokumente prüfen, bevor Sie sie hochladen.
• Sie bleiben verantwortlich – die KI nicht.

Der Vorteil:
Wer diese Regeln beherrscht, wird zur Zukunftskompetenz im Unternehmen.

4 Checkliste für Sekretärinnen: Was Sie NIEMALS hochladen dürfen

Verboten:

• Namen, Geburtsdaten, Adressen
• Mitarbeiterunterlagen
• Gehaltsinfos
• Gesundheitsdetails
• Leistungsbeurteilungen
• interne Konflikte
• dienstliche Geheimnisse
• vertrauliche Rats- oder Gremiendokumente

Erlaubt:

• allgemeine Richtlinien
• Dokumentationen
• Projektinfos (neutralisiert)
• Texte, die ohnehin veröffentlicht werden
• interne Arbeitsprozesse (ohne Namen)
• Unterlagen für Weiterbildungen

Ihre goldene Faustregel:
„Würde ich dieses Dokument auf eine öffentliche Website stellen?
Wenn nein: Nicht in NotebookLM.“

NotebookLM im Büroalltag: Wie Sekretärinnen mit KI klüger, schneller und entspannter arbeiten

NotebookLM in der Praxis: Die Situationen, in denen sich moderne Assistenzarbeit neu sortiert

Wer im Sekretariat arbeitet, lebt in einem Rhythmus aus Prioritäten.
Dringend. Sehr dringend. Chef-sitzt-schon-im-Auto-dringend.
Und genau hier beginnt die wahre Stärke von NotebookLM: Es verwandelt Dokumente in Handlungskraft.

Ich möchte Ihnen drei typische Szenen zeigen, wie sie mir auf unseren Fachtagungen immer wieder erzählt werden.

Szene 1: „Können Sie mir die wichtigsten Punkte bis zur Telefonkonferenz zusammenstellen?“

Sie haben zwölf Minuten Zeit.
Der Bericht ist 18 Seiten lang.
Der Chef atmet sichtbar schneller.

Früher: Rennend durch die Absätze, Stift in der Hand, Puls auf 160.
Heute: Sie laden das PDF in NotebookLM, formulieren einen klaren Auftrag:

„Erstelle mir bitte eine audiofähige Zusammenfassung in vier Absätzen: Ziele, Risiken, Entscheidungen, offene Punkte.“

Die Datei verwandelt sich in eine gegliederte, präzise Audioversion.
Ihr Chef hört sie auf dem Weg zum Büro – und wirkt, als hätte er den Bericht seit Tagen studiert.

Das ist nicht Magie.
Das ist Informationskompetenz im Zeitalter von KI – und Sie sind diejenige, die sie orchestriert.

Szene 2: Vorbereitung eines schwierigen Abstimmungsgesprächs

Das Thema ist komplex.
Mehrere Abteilungen liefern Input, viele PDF-Anhänge, verschiedene Sichtweisen.
Der Chef erwartet, dass Sie „die Kernpunkte herausfiltern“.

NotebookLM baut Ihnen in Sekunden:

• eine Mindmap,
• Zusammenfassungen pro Abteilung,
• eine Liste offener Fragen,
• und – wenn Sie möchten – Karteikarten zur schnellen Vertiefung.

Das Entscheidende:
Diese Analysen bleiben strukturiert, nicht mystisch.
Sie sehen genau, welcher Gedanke von welchem Dokument stammt.
Damit behalten Sie die Kontrolle – und das ist der Unterschied zwischen kluger KI-Nutzung und blindem Vertrauen.

Szene 3: Sie müssen ein neues Thema lernen – schnell

Datenschutzrichtlinien verändert?
Neues Raumkonzept im Haus?
Änderung der Vergaberichtlinien?

Früher: Einarbeiten über Wochen.
Heute: Dokumente in NotebookLM laden – und interaktiv Fragen stellen:

• „Welche drei Punkte betreffen mein Sekretariat direkt?“
• „Was muss ich bei E-Mail-Kommunikation beachten?“
• „Fasse mir die Neuerungen aus den vergangenen zwei Jahren verständlich zusammen.“
• „Erstelle mir Karteikarten für das Team.“

Sie lernen wie im journalistischen Recherchemodus – nur mit persönlichem Tempo und klarer Struktur.

Risiken & Grenzen – und wie Sie souverän damit umgehen

NotebookLM kann erheblich entlasten.
Aber es hat – wie jedes große Werkzeug – seine Grenzen.
Professionelle Assistenz bedeutet deshalb immer: Wissen, wann eine Grenze erreicht ist.

Die wichtigste Grenze: personenbezogene Daten

Es klingt hart, aber es ist wichtig:
NotebookLM ist nicht für personenbezogene Daten geeignet.
Nicht heute.
Nicht morgen.
Nicht für Verwaltungen, nicht für Unternehmen, nicht für Kirchen, Kliniken oder Kanzleien.

Der Grund ist simpel:
Das System arbeitet über Google-Infrastruktur, die rechtlich durch den US Cloud Act einsehbar wäre.

Für Sie bedeutet das:
Sie müssen wie eine Datenschutzjournalistin denken – sauber recherchierend, trennscharf, aufmerksam.

Kein Name.
Keine Adresse.
Keine Personalnummer.
Keine vertrauliche Information.

Wenn Sie das beherzigen, sind Sie auf der sicheren Seite.

Die KI halluziniert manchmal – und Sie sind der Korrekturfilter

NotebookLM ist gut – sehr gut sogar – im Strukturieren und Zusammenfassen.
Aber es urteilt nicht.
Es weiß nicht, was Ihr Haus wirklich beschlossen hat.
Es ersetzt nie den menschlichen Kontext.

Deshalb gilt:
Die KI liefert Material. Sie liefern die Wahrheit.

Journalistinnen nennen das die Redaktionsstufe:
Alles wird geprüft, bevor es veröffentlicht wird.
Genau diesen Instinkt braucht moderne Assistenzarbeit auch.

Bias & blinde Flecken

NotebookLM analysiert Inhalte – aber es erkennt nicht automatisch:

• politische Verzerrungen
• institutionelle Interessen
• riskante Formulierungen
• juristische Nuancen

Deshalb bleibt jede Zusammenfassung ein Entwurf, kein Endprodukt.
Ihr kritischer Blick entscheidet.

Technische Grenzen

NotebookLM ist beeindruckend, aber:

• nicht geeignet für extrem lange Aktenordner
• nicht für Tabellen mit sensiblen Feldern
• nicht als Archivsystem
• nicht als Entscheidungswerkzeug für juristische Fragestellungen

Es ist ein Analysewerkzeug.
Ein Ideengeber.
Ein Strukturgenerator.
Aber niemals die Quelle der Wahrheit.

Und genau das macht es so wertvoll:
Sie behandeln die KI wie einen gut vorbereiteten Assistenten – aber bleiben Chefin über den Inhalt.

Zukunft der Assistenz: Warum Ihre Rolle durch Tools wie NotebookLM nicht schrumpft – sondern wächst

Es gibt eine große Sorge, die ich immer wieder höre:
„Wenn die KI alles kann – was mache ich dann noch?“

Und jedes Mal kann ich darauf nur eines antworten:

Die KI ersetzt nicht die Assistenz.
Sie ersetzt den Informationsstress.

NotebookLM strukturiert Wissen.
Aber es entscheidet nicht.
Es vernetzt nicht.
Es spürt keine Dynamiken im Team.
Es erkennt keine Emotionen.
Es does not sense Konflikte.
Es versteht keine impliziten Erwartungen.
Und es wird niemals Verantwortung übernehmen.

Gerade deshalb werden Sekretärinnen und Office-Manager künftig mehr Bedeutung haben:

• Sie moderieren die Informationsflut.
• Sie bewerten, filtern, priorisieren.
• Sie schützen Daten und vermeiden Risiken.
• Sie bringen Ruhe in hektische Entscheidungslagen.
• Sie übersetzen Komplexität in Klarheit.
• Sie geben Führungskräften Orientierung.

Und NotebookLM?
Das ist Ihr geduldiger Recherchepartner – nie müde, nie genervt, immer bereit.

Schritt-für-Schritt: So führen Sie NotebookLM sicher im Büro ein

Damit NotebookLM nicht als „Experiment“ endet, sondern als Werkzeug, das Ihr Team stärkt, braucht es eine klare Einführung. Hier eine kompakte, journalistisch aufbereitete Anleitung:

Schritt 1: Klären Sie die Spielregeln

Mit wem?

• Datenschutzbeauftragte*r
• IT
• Chef oder Leitung

Was klären?

• Welche Daten dürfen verarbeitet werden?
• Welche nicht?
• Gibt es interne Richtlinien?

Schritt 2: Starten Sie mit ungefährlichen Dokumenten

Ideal:

• interne Anleitungen
• Arbeitsprozesse
• öffentliche Dokumente
• Broschüren
• Gesetzestexte
• Leitfäden
• Präsentationen

Ziel:
Struktur testen, Zusammenfassungen bewerten, Mindmaps prüfen.

Schritt 3: Nutzen Sie NotebookLM im Team

Zeigen Sie anderen:

• wie man Audio-Zusammenfassungen erstellt
• wie Mindmaps entstehen
• wie man sich Karteikarten generiert
• wie man dokumentbasierte Recherchen führt

Damit entsteht Akzeptanz – und Souveränität.

Schritt 4: Sammeln Sie Feedback

Was lief gut?
Wo hat die KI falsche Annahmen getroffen?
Welche Dokumenttypen funktionieren besonders gut?
Wo liegen Risiken?

Schritt 5: Legen Sie einen internen KI-Standard fest

Zum Beispiel:

• „Keine personenbezogenen Daten“
• „Dokumente nur im neutralisierten Zustand“
• „Ergebnisse werden immer gegengelesen“
• „Verantwortung bleibt beim Menschen“

Damit verankern Sie KI als verlässliches Werkzeug im Haus.

NotebookLM im Büroalltag: Wie Sekretärinnen mit KI klüger, schneller und entspannter arbeiten

Tabellen & Übersichten – das Wichtigste auf einen Blick

Vergleich: NotebookLM vs. ChatGPT Projects vs. interne KI-Systeme

Funktion / Kriterium	NotebookLM	ChatGPT Projects	Interne KI (On-Premise)
Datenbasis	Dokumente, PDF, Texte	Chats, Dateien, Projekte	interne Server
Audio-Zusammenfassungen	sehr stark	möglich	abhängig vom System
Mindmaps / Diagramme	automatisch	via Plugins	häufig eingeschränkt
Karteikarten	sehr gut	generierbar	unterschiedlich
Datenschutz	kritisch (USA)	kritisch, aber kontrollierbarer	sehr hoch (EU-konform)
Ideal für	Wissensarbeit, neutrale Dokumente	Projekte, Teamarbeit	vertrauliche Daten
Nicht geeignet für	Personalthemen, kritische Akten	sensibelste Daten	breite KI-Funktionen

Datenschutz-Checkliste für Sekretärinnen

12 Regeln für eine sichere KI-Nutzung

Regel	Bedeutung
1. Keine Namen	Personenbezug strikt vermeiden
2. Keine Adressen	NIEMALS hochladen
3. Keine Personalakten	absolut tabu
4. Keine Gesundheitsdaten	hochsensibel
5. Keine vertraulichen Verträge	oft geheimhaltungsrelevant
6. Keine vertraulichen Beschlüsse	Verwaltungsgeheimnisse schützen
7. Dokumente vorab anonymisieren	klare Trennung
8. Freigabe durch DSB einholen	besonders in öffentlichen Einrichtungen
9. Ergebnisse immer prüfen	KI ist kein Endprodukt
10. Quellen checken	Inhalte verifizieren
11. Team informieren	Transparenz schaffen
12. KI nicht unbeaufsichtigt nutzen	Sie bleiben in der Verantwortung

Einsatz-Ideen fürs Sekretariat – sofort umsetzbar

Arbeitsbereich	Wie NotebookLM hilft
Besprechungsvorbereitung	Audio-Zusammenfassungen, Stichpunktlisten
Projektorganisation	Mindmaps, strukturierte Analysen
Wissensarchiv	Karteikarten für komplexe Themen
Weiterbildung	Lernskripte aus langen Dokumenten
Recherche	schnelle Ableitung relevanter Fakten
Vorträge / Präsentationen	gegliederte Skripte erstellen
Team-Kommunikation	Zusammenfassungen für Kolleginnen

Schlussgedanke

NotebookLM ist kein Werkzeug für die laute Bühne – es ist die stille Kraft im Hintergrund.
Eine KI, die nicht glänzt, sondern entlastet.
Eine, die nicht entscheidet, sondern sortiert.
Und eine, die Ihnen die kostbarste Ressource im Büro schenkt: Zeit.

Zeit, um Entscheidungen vorzubereiten.
Zeit, um Konflikte früh zu erkennen.
Zeit, um Führungskräfte sicher durch Informationswüsten zu lotsen.
Zeit, um selbst wieder klar zu denken.

Diese neue Ruhe im Kopf – dieses Gefühl, endlich wieder den Überblick zu haben – spüren Sie auch in unserem Podcast zur Fachtagung, in dem Chef und Sekretärin auf überraschend ehrliche Weise darüber sprechen, was moderne Assistenz heute wirklich braucht:

• Mut, Komplexität zu benennen.
• Werkzeuge, die entlasten, statt zu überfordern.
• Klarheit in einer Welt, die jeden Tag neue Themen auf den Schreibtisch legt.
• Und das sichere Wissen, dass KI nur dann stark wird, wenn Menschen sie klug führen.

Im Podcast wird spürbar, wie NotebookLM genau dort ansetzt:
Es fasst Sitzungsunterlagen so zusammen, dass Führungskräfte endlich effizient entscheiden können.
Es verwandelt lange Dokumente in verständliche Audio-Botschaften, die sogar zwischen zwei Terminen gehört werden können.
Es baut Mindmaps, die Teams Orientierung geben.
Es schafft Karteikarten, die neuen Kolleginnen den Einstieg erleichtern.

Kurz:
Es bringt Struktur in eine Arbeitswelt, die oft keine Zeit für Struktur lässt.

Und genau darin liegt die eigentliche Kraft der modernen Assistenz:
Sie kuratieren Wissen, statt es nur zu verwalten.
Sie verwandeln Dokumente in Klarheit, Meetings in Orientierung, Projekte in Struktur.
Sie sind die journalistische Schaltstelle – die Verbindung zwischen Information und Entscheidung.

NotebookLM macht Sie nicht ersetzbar – es macht Sie unverzichtbarer.
Denn in einer Welt, die schneller wird, braucht jede Organisation Menschen,
die Informationen nicht nur verstehen,
sondern beherrschen.

Und genau hier liegt Ihr Wert – heute, morgen, und weit über die 35 Jahre VdS hinaus:
als Office-Profi, als navigatorische Stimme im Hintergrund und als jemand, der mit klugem Einsatz von KI-Tools die Zukunft der Assistenz aktiv gestaltet.

https://vimeo.com/1141388028?fl=pl&fe=sh

Häufige Fragen

1. Ist NotebookLM für Behörden geeignet?

Ja – aber nur unter klaren Einschränkungen.
NotebookLM darf keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten verarbeiten.
Für neutrale Dokumente, Gesetzestexte, Anleitungen oder Prozessbeschreibungen ist es aber hervorragend geeignet.

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2. Können Audio-Zusammenfassungen vertrauliche Infos enthalten?

Nur, wenn Sie vertrauliche Dokumente hochladen – und genau das dürfen Sie nicht.
Für öffentlich zugängliche oder neutrale Inhalte sind die Audios dagegen unkritisch.

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3. Kann ich NotebookLM mit Google Workspace kombinieren?

Technisch ja.
Datenschutzrechtlich müssen Sie prüfen, ob Ihr Arbeitgeber Google-Dienste zulässt.
In vielen Verwaltungen ist Google aus Sicherheitsgründen gesperrt.

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4. Wie unterscheidet sich NotebookLM von ChatGPT Projects?

NotebookLM analysiert einzelne Dokumente.
ChatGPT Projects verwaltet ganze Arbeitskontexte, speichert Ziele und strukturiert langfristig.
Für sensible Inhalte ist ChatGPT in der EU (insbesondere Enterprise-Versionen) sicherer.

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5. Wie nutze ich NotebookLM am besten im Team?

Starten Sie mit öffentlichen oder neutralen Dokumenten, erklären Sie die Funktionen im Teammeeting und schaffen Sie klare Regeln:
keine Namen, keine sensiblen Daten, immer gegenlesen.
So entsteht Sicherheit – und Akzeptanz.