Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht in Deutschland für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen in Kraft. Dies bedeutet, dass Rechnungen nun in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden müssen. Einfache PDF-Dateien oder Papierrechnungen sind nicht mehr zulässig. Mehr Informationen
Was bedeutet das für Sie?
Als Sekretärin oder Office-Managerin sind Sie häufig für Bestellungen oder Anmeldungen zu Veranstaltungen verantwortlich. Es ist nun unerlässlich, die korrekte Rechnungs-E-Mail-Adresse Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde anzugeben, um eine reibungslose Verarbeitung der E-Rechnungen sicherzustellen.
Früher wurden Rechnungen oft per Post oder an persönliche E-Mail-Adressen gesendet. Mit der E-Rechnungspflicht müssen Rechnungen jedoch an ein zentrales, offizielles Rechnungs-Postfach Ihres Unternehmens oder Ihrer Behörde gesendet werden.
Beispiel:
Sie melden sich für eine Fachkonferenz an und geben Ihre persönliche E-Mail-Adresse (z.B. maria.schmidt@beispielunternehmen.de) an. Die Rechnung wird daraufhin an diese Adresse gesendet. Da jedoch die Buchhaltungsabteilung Ihres Unternehmens Rechnungen ausschließlich über ein zentrales Postfach (z.B. rechnungen@beispielunternehmen.de) verarbeitet, kann es zu Verzögerungen oder Problemen bei der Bearbeitung kommen.
Tipp: Informieren Sie sich intern über die offizielle Rechnungs-E-Mail-Adresse und verwenden Sie ausschließlich diese bei Bestellungen oder Anmeldungen.
Die Begriffe E-Rechnung und XRechnung werden oft synonym verwendet, haben jedoch unterschiedliche Bedeutungen.
Wichtig für Sie:
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die öffentliche Verwaltungen in Deutschland verwenden, um den Empfang von E-Rechnungen zu steuern. Sie stellt sicher, dass die Rechnung innerhalb der Behörde an die richtige Stelle weitergeleitet wird.
Was müssen Sie beachten?
Beispiel:
Sie bestellen Büromaterial für eine städtische Behörde. Bei der Bestellung geben Sie die Leitweg-ID der Behörde an, die Ihnen vom Einkauf oder der Buchhaltung mitgeteilt wurde. Der Lieferant erstellt daraufhin eine E-Rechnung im XRechnung-Format und trägt die Leitweg-ID im entsprechenden Feld ein. So wird sichergestellt, dass die Rechnung innerhalb der Behörde korrekt zugeordnet und verarbeitet wird.
Tipp: Speichern Sie die Leitweg-ID Ihrer Behörde an einem zentralen Ort, auf den alle relevanten Mitarbeiter zugreifen können.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung des Geschäftsverkehrs in Deutschland. Als Sekretärin oder Office-Managerin stehen Sie an vorderster Front dieser Veränderung und tragen maßgeblich dazu bei, dass Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde den Übergang erfolgreich meistert.
Wie haben Sie die Umstellung auf die E-Rechnungspflicht bisher erlebt? Welche Herausforderungen sind Ihnen begegnet, und welche Lösungen haben Sie gefunden? Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Tipps mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, um gemeinsam von den gesammelten Erkenntnissen zu profitieren.
Die Digitalisierung bietet zahlreiche Chancen, Arbeitsabläufe effizienter und transparenter zu gestalten. Nutzen Sie die Gelegenheit, diesen Wandel aktiv mitzugestalten und Ihre Expertise einzubringen. Ihre proaktive Haltung und Ihr Engagement sind der Schlüssel zum Erfolg in dieser neuen Ära des Rechnungswesens.
So nutzen Sie ChatGPT als echten Büro-Assistenten – nicht als Gegner.
Unsere exklusive Prompt-Sammlung zeigt, wie Sie mit wenigen Worten präzise Ergebnisse erzielen – ob beim Schreiben, Strukturieren oder Planen.
Erhalten Sie über 100 sofort einsetzbare Prompts, die speziell für den Büroalltag entwickelt wurden:
Diese Sammlung ist Ihr Werkzeugkasten für moderne Office-Kommunikation –
intelligent, zeitsparend und mit Stil.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema modernes Büro-Management wider.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read MoreEs gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer
Read More