IBM hatte angekündigt, dass der Support für Lotus Notes und Domino am 30. September 2021 eingestellt wird. Das bedeutet, dass es seit diesem Datum keine neuen Funktionen, Fehlerbehebungen oder Sicherheitsupdates mehr geben wird und dass der Support für diese Softwareversionen ausläuft. Es wird empfohlen, auf eine aktuellere und unterstützte Alternative umzusteigen, wie z.B. Microsoft Outlook und andere Office-Tools. 🤔
Der Umstieg von LotusNotes auf Outlook und OneNote kann eine Herausforderung sein, aber mit der richtigen Planung und Herangehensweise kann er reibungslos verlaufen. Hier sind die drei wichtigsten Punkte, die Sie berücksichtigen sollten:
1️⃣ Schulung und Unterstützung: Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihr Team umfassend geschult sind, bevor Sie auf Outlook und OneNote umsteigen. Schulungen sollten sowohl in der Theorie aber vor allem in der Praxis durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass Sie alle Funktionen und Features kennen und verstehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über ausreichend technische Unterstützung verfügen, um Probleme oder Fragen während und nach der Migration zu lösen. Ein guter Draht zur IT-Abteilung ist da sehr hilfreich.
2️⃣ Datenmigration: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Daten und Informationen aus LotusNotes in Outlook und OneNote migrieren. Dies kann Zeit und Ressourcen erfordern, aber es ist wichtig, sicherzustellen, dass alle wichtigen Informationen erhalten bleiben. Überprüfen Sie vor dem Umzug alle Datenbanken und stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Dateien, E-Mails und Kontakte identifizieren und migrieren. Das sollten Sie als Sekretärin nicht selbst tun, sondern sich an Ihre IT-Abteilung wenden.
3️⃣ Anpassung der Arbeitsweise: Outlook tickt anders als LotusNotes. Outlook und OneNote haben unterschiedliche Funktionen und Features als LotusNotes, daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Arbeitsweise anpassen, um das Beste aus diesen neuen Tools herauszuholen. Nehmen Sie sich Zeit, um sich mit den Funktionen und Optionen vertraut zu machen und überlegen Sie, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe anpassen können, um produktiver zu arbeiten. Planen Sie genügend Zeit ein, um sich an die neuen Tools zu gewöhnen und sicherzustellen, dass Sie die besten Möglichkeiten finden, um Ihre Arbeit zu erledigen.
4️⃣ Planung und Zeitmanagement: Ein erfolgreicher Umstieg erfordert eine sorgfältige Planung und ein gutes Zeitmanagement. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit für Schulungen, Datenmigration und Anpassungen der Arbeitsweise einplanen. Erstellen Sie einen detaillierten Zeitplan, der alle erforderlichen Schritte enthält, und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten im Unternehmen über den Zeitplan informiert sind.
5️⃣ Kompatibilität mit anderen Systemen: Es ist wichtig sicherzustellen, dass Outlook und OneNote mit anderen Systemen und Anwendungen im Unternehmen kompatibel sind. Überprüfen Sie vor dem Umzug, ob es möglicherweise Schnittstellen oder Integrationen gibt, die angepasst oder neu eingerichtet werden müssen. Informieren Sie sich auch über mögliche Drittanbieter-Tools, die eine nahtlose Integration von Outlook und OneNote in bestehende Systeme ermöglichen. Auch hier ist die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung wichtig. Die IT denkt vielleicht nicht an alle Programme, die Sie gemeinsam mit oder für Lotus Notes verbinden.
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