…wenn Ihr Protokoll automatisch mit Outlook-Aufgaben verknüpft wäre?
…wenn jede Besprechung nicht nur geplant, sondern auch dokumentiert wäre – mit einem Klick?
…wenn Ihre E-Mails direkt zu strukturierten Notizen würden – statt in einem Ordner zu verschwinden?
Genau das geht – mit Outlook & OneNote.
Viele Sekretärinnen kennen Outlook wie ihre Westentasche.
Termine, Mails, Kalender, Erinnerungen – alles läuft hier zusammen.
Doch was passiert mit den Informationen rundherum?
Mit Notizen? Mit Protokollen? Mit Aufgaben, die noch nicht konkret terminiert sind?
Hier zeigt sich: Wer Outlook mit OneNote verbindet, gewinnt Klarheit, Struktur und echte Arbeitserleichterung.
| Outlook denkt in... | OneNote denkt in... |
|---|---|
| Terminen & Zeiten | Inhalten & Kontexten |
| Aufgaben & Fälligkeiten | Notizen & Ideen |
| E-Mails & Kalender | Projekten & Strukturen |
| Prioritäten | Themen & Wissen |
Das eine verwaltet. Das andere sammelt.
Das eine erinnert. Das andere erklärt.
Wenn Sie beide Tools sinnvoll verknüpfen, entsteht etwas Neues:
Ein System, das mehr kann als die Summe seiner Teile.
Sie schreiben ein Protokoll in OneNote.
Jede besprochene Aufgabe markieren Sie mit einer Checkbox.
Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Checkbox – und wählen „Outlook-Aufgabe“.
Jetzt ist die Aufgabe:
🟢 Ergebnis: Kein Nachfragen, kein Nachpflegen, keine Aufgaben mehr im Nirgendwo.
Ein Kollege schickt eine wichtige Mail mit fünf Anlagen, einer Idee und einem offenen Punkt.
Sie klicken in Outlook auf „In OneNote senden“ – und wählen das passende Notizbuch aus.
Jetzt ist die E-Mail:
🟢 Ergebnis: Ihre Notizen wachsen mit der Kommunikation – strukturiert, statt verloren.
Sie erstellen einen Termin in Outlook.
Noch bevor er beginnt, senden Sie ihn an OneNote.
Dort landen:
In OneNote notieren Sie alle Gesprächspunkte, Entscheidungen, Aufgaben.
Und danach? Wird das Protokoll direkt als Anhang zur Outlook-Einladung ergänzt – für alle sichtbar.
🟢 Ergebnis: Kein „Wer hat was gesagt?“ mehr – sondern Klarheit für alle.
Wiedervorlagen im Sekretariat sind der unsichtbare Taktgeber:
Heute der Rückruf, morgen das Feedback zum Angebot, übermorgen die Terminerinnerung für den Chef.
Viele arbeiten dabei mit:
Doch was, wenn es ein System gäbe, das denkt wie Sie – nur strukturierter?
Sie schreiben in OneNote eine Notiz:
„Frist für Veranstaltungsbuchung prüfen – bis 15. Juni“
Jetzt setzen Sie einfach eine Outlook-Aufgabe aus dem Text heraus.
→ Der Eintrag erscheint in Ihrer Outlook-Aufgabenliste
→ Sie legen Fälligkeit, Erinnerung, Wiederholung fest
→ Der Text in OneNote bleibt verlinkt – für Kontext, Details und Nachverfolgung
Ihre Vorteile:
| Vorteil | Wirkung |
|---|---|
| Aufgaben mit Kontext | Kein Rätselraten mehr, worum es ging |
| Alles an einem Ort | Keine Zettelwirtschaft, kein Wechseln zwischen Tools |
| Automatische Erinnerungen | Kein Vergessen mehr – Outlook meldet sich zuverlässig |
| Planbarkeit | Wiedervorlagen landen im Kalender, nicht nur im Kopf |
Viele Sekretärinnen sind wahre Outlook-Könnerinnen.
Sie beherrschen den Kalender, die Kategorien, das Delegieren von Aufgaben.
Doch: Sobald eine Info nicht zeitbezogen, sondern themenbezogen ist, wird es schwierig.
Hier fängt OneNote an, zu glänzen.
Diese Kombination ermöglicht es Ihnen, nicht nur Termine und Aufgaben zu verwalten, sondern Wissen zu organisieren.
Projekt „Jahrestagung“ in Outlook:
Projekt „Jahrestagung“ in OneNote:
Und beides ist verknüpft.
Eine Aufgabe aus dem Projekt wird in Outlook terminiert – und führt per Klick direkt zur Notiz in OneNote.
🟢 Ergebnis: Sie arbeiten nicht mehr doppelt – sondern vernetzt.
Wer Outlook gut beherrscht, liebt es meist: die Farben, die Planung, die Kalenderübersicht, das Priorisieren.
Doch diese Stärke wird oft zur Gewohnheit: Informationen, die nicht terminiert sind, landen im Mailarchiv oder verschwinden in langen To-do-Listen.
OneNote bietet hier einen neuen Zugang: nicht zeitlich, sondern thematisch denken.
| Ziel | OneNote-Struktur |
|---|---|
| Wiederkehrende Meetings | Ein Abschnitt je Gremium, je eine Seite pro Termin |
| Projektunterlagen | Abschnitt „Projektname“, Unterseiten für Zeitplan, Kontakte, Dokumentation |
| Aufgabenübersicht | Seite „To-do extern“, „To-do Chef“, „To-do intern“ |
| Mails mit Hintergrundwissen | In Themenbereiche einfügen, ggf. als verlinkte Outlook-Nachricht |
Tipp: Verwenden Sie dieselben Farben & Begriffe wie in Ihrem Outlook-System.
Beispiel: Wenn „Blau“ für Marketing steht – nutzen Sie es auch in den OneNote-Kategorien. So entsteht ein visuelles Wiedererkennen.
Outlook verteilt Termine und Aufgaben.
OneNote sammelt Entscheidungen, Infos und Kommentare.
Zusammen sind sie eine Kommunikationsbrücke, die verhindert, dass Informationen im Flurfunk oder zwischen Mails verloren gehen.
Vorher:
Nachher:
🟢 Ergebnis: Die Vertretung sieht auf einen Blick, was, wann, warum und mit wem. Kein Scrollen durch Mails. Kein Nachhaken. Kein Chaos.
Outlook organisiert Termine, Aufgaben, Mails.
OneNote gibt ihnen Tiefe, Kontext, Struktur.
Wer beides miteinander nutzt, arbeitet nicht härter – sondern intelligenter.
Gerade Sekretärinnen, die bereits mit Outlook gut vertraut sind, profitieren besonders. Denn mit OneNote entsteht:
Nein – die Standardfunktionen reichen aus. OneNote ist bereits mit Outlook verknüpft, wenn beides über Microsoft 365 genutzt wird.
Nein – Sie können einzelne Nachrichten gezielt an OneNote senden oder mit Vorlagen und QuickSteps in Outlook arbeiten. So geht’s schneller.
Nicht direkt – aber Sie können in Outlook Aufgaben delegieren und den Kontext in OneNote dokumentieren. Die Kombination macht’s.
Outlook und OneNote synchronisieren nicht automatisch rückwärts – aber die Verlinkung bleibt bestehen. Die Aufgabe in Outlook aktualisieren Sie, die Notiz in OneNote bei Bedarf manuell.
Absolut. Gerade dann, wenn Informationen nicht verloren gehen dürfen – und der Kopf entlastet werden soll. OneNote ersetzt kein Team – aber es ergänzt jede Struktur.
Wer Outlook nutzt, hat einen Kalender voller Farben, Fristen, Follow-ups.
Aber zwischen all dem passiert das Eigentliche: Gedanken, Gespräche, Entscheidungen, Mitschriften.
OneNote ist der Ort, an dem Sie diese Informationen nicht verlieren.
Es ist kein Ersatz für Outlook – es ist die perfekte Ergänzung.
Und wer einmal damit arbeitet, fragt sich schnell:
Wie habe ich das früher bloß ohne gemacht?
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