Möchten Sie sicherstellen, dass ein Brief in Ihrem Unternehmen ausschließlich von der richtigen Person geöffnet wird? Besonders bei sensibler Korrespondenz ist die korrekte Adressierung entscheidend. Schon kleine Fehler können zu schwerwiegenden Konsequenzen führen.
Ein dramatisches Beispiel: In einem Unternehmen erhielt der Personalchef einen Brief mit Gehaltsverhandlungen, der fälschlicherweise von der Poststelle geöffnet wurde. Die sensiblen Informationen gelangten in die falschen Hände, was zu erheblichen Spannungen innerhalb des Teams führte. Ein anderes Mal wurde eine wichtige Vertragsunterlage irrtümlich von einer Sachbearbeiterin geöffnet, was fast zur Insolvenz eines Unternehmens führte, weil Vertraulichkeit gebrochen wurde.
Solche Fehler lassen sich vermeiden! In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie persönliche Geschäftsbriefe adressieren und welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie beachten sollten.
Wie Klarheit und Präzision auch in der schriftlichen Kommunikation wirken, zeigen wir hier.
Der wichtigste Schritt besteht darin, den Brief mit dem Zusatz „Persönlich“ oder „Vertraulich“ zu kennzeichnen. Diese Vermerke signalisieren, dass der Inhalt nur für die genannte Person bestimmt ist. Laut einem Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 19. Februar 2003 (Az. 14 Sa 1972/02) dürfen Briefe ohne diese Kennzeichnungen von der Poststelle oder autorisierten Personen geöffnet werden.
Ein weiteres Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az. 2 AZR 782/11) bestätigt, dass das unbefugte Öffnen eines persönlich adressierten Briefes eine Verletzung des Briefgeheimnisses darstellen kann und zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen führt.
Damit der Vermerk auffällt, sollte er direkt über dem Namen des Empfängers stehen. Die richtige Adressierung nach DIN 5008 sieht so aus:
Persönlich
Frau Dr. Maria Meier
Rieger GmbH
Möllerstraße 12-14
13546 BerlinOhne diesen Zusatz besteht das Risiko, dass der Brief im Unternehmen von Dritten geöffnet wird.
Es ist ein verbreiteter Irrtum, dass ein Brief automatisch persönlich ist, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. Tatsächlich dürfen Briefe ohne die Vermerke „Persönlich“ oder „Vertraulich“ von der Poststelle geöffnet werden.
Das Briefgeheimnis gemäß § 202 StGB schützt die Vertraulichkeit der Kommunikation. Das unbefugte Öffnen eines als persönlich gekennzeichneten Briefes ist strafbar und kann zu rechtlichen Konsequenzen führen.
In einem Fall aus 2019 wurde eine Sekretärin, die vertrauliche Post eines Managers geöffnet hatte, abgemahnt und später gekündigt. Der Fall landete vor Gericht, wo das Landesarbeitsgericht Düsseldorf (Az. 12 Sa 73/19) die Rechtmäßigkeit der Kündigung bestätigte.
Falls eine andere Person berechtigt sein soll, die persönliche Post eines Mitarbeiters zu öffnen, muss dies schriftlich festgehalten werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Wie Sie auch in sensiblen Situationen professionell reagieren, lesen Sie hier.
Damit Ihre vertrauliche Korrespondenz sicher bleibt, beachten Sie folgende Tipps:
Mit der korrekten Nutzung von „Persönlich“ oder „Vertraulich“ und der Einhaltung der DIN 5008 stellen Sie sicher, dass vertrauliche Briefe nur von den vorgesehenen Empfängern geöffnet werden. Klare Absprachen und rechtliche Regelungen bieten zusätzlichen Schutz.
Da sich Normen und rechtliche Rahmenbedingungen weiterentwickeln, ist es wichtig, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Regelmäßige Weiterbildungen zur DIN 5008 helfen Ihnen, professionell und rechtssicher zu arbeiten.
Es wurden 5 neue Themen in die DIN 5008 aufgenommen
Welche Verantwortung moderne Assistenz heute übernimmt, ordnen wir hier ein.
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Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema moderne Korrespondenz wider. 2026 werden wir das Thema Rechtschreibung als Kern-Thema auf der Fachtagung der Sekretariate & Assistenzen in den Fokus rücken.
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