„Frau Müller, das hätte ich Ihnen anders erklärt!“ – Kennen Sie diesen Satz? Als ich vor einigen Jahren neu in mein Büro kam, überkam mich sofort das Gefühl, alles falsch zu machen. Mein Chef hatte eine Art, zu kritisieren, die bei mir sofort für Stress sorgte. Ich fühlte mich nicht verstanden, missachtet und manchmal sogar herabgesetzt. Konflikte entstanden schnell, auch weil ich nie wusste, wie ich richtig reagieren sollte. Erst später lernte ich, wie wichtig die richtige Sprache ist – besonders in schwierigen Situationen. Heute gebe ich diese Erfahrung gerne an Sie weiter, denn der Umgang mit Konflikten kann nicht nur Ihre Arbeitsbeziehung verbessern, sondern auch den Alltag im Büro deutlich entspannen.
Die Chefetage – das ist für viele eine Art Paralleluniversum. Der Arbeitsalltag der Vorgesetzten unterscheidet sich oft massiv von dem der Assistenz. Dies führt zu unterschiedlichen Prioritäten und Kommunikationsstilen, die nicht selten für Missverständnisse und Konflikte sorgen. Doch was genau führt zu Spannungen?
In der Chefetage wird häufig unter enormem Zeitdruck gearbeitet. Entscheidungen müssen schnell getroffen werden, und oft ist es die Assistenz, die diese Entscheidungen umsetzt. Doch hier prallen oft Welten aufeinander. Während die Chefetage Effizienz erwartet, wünscht sich die Assistenz klare Anweisungen und Wertschätzung. Wenn diese Erwartungen nicht übereinstimmen, ist der Konflikt vorprogrammiert.
Ein typisches Beispiel: Der Chef gibt eine knappe Anweisung, die für ihn vollkommen logisch klingt. Doch für Sie als Sekretärin fehlt oft der Kontext oder eine ausführlichere Erklärung. Solche Missverständnisse können durch verschiedene Kommunikationsstile entstehen, besonders wenn die Chefetage gewohnt ist, in Fachjargon zu sprechen, während die Assistenz klare, präzise Anweisungen bevorzugt.
Stress ist einer der größten Konfliktauslöser im Büro. Der ständige Druck, Deadlines einzuhalten, führt zu Spannungen. Doch auch hier ist es oft die Art und Weise, wie miteinander gesprochen wird, die den Unterschied macht. Eine Anweisung im Befehlston führt eher zu einer gereizten Stimmung als eine freundlich formulierte Bitte.
Konflikte lassen sich nie ganz vermeiden, aber die Art, wie Sie mit ihnen umgehen, kann einen großen Unterschied machen. Hier sind fünf Tipps, wie Sie mit einer respektvollen Sprache Konflikte mit der Chefetage entschärfen können.
In hitzigen Situationen neigen wir dazu, emotional zu reagieren. Doch genau das sollten Sie vermeiden, wenn Sie mit der Chefetage sprechen. Stattdessen bleiben Sie sachlich. Ein Beispiel: Wenn Ihr Chef Ihnen vorwirft, etwas falsch gemacht zu haben, reagieren Sie nicht mit „Das stimmt nicht!“. Sagen Sie stattdessen: „Lassen Sie uns das Problem gemeinsam durchgehen. Ich möchte sicherstellen, dass wir auf dem gleichen Stand sind.“
Oft reagieren wir zu schnell, ohne dem anderen wirklich zuzuhören. Doch gerade im Konflikt ist es wichtig, aktiv zuzuhören. Das bedeutet, nicht nur die Worte des Chefs aufzunehmen, sondern auch seine Perspektive zu verstehen. Fragen Sie nach, um Missverständnisse zu vermeiden: „Habe ich Sie richtig verstanden, dass…?“
Vermeiden Sie es, Schuldzuweisungen zu machen oder „Du“-Botschaften zu senden. Sagen Sie nicht „Sie haben das nicht gut erklärt“, sondern formulieren Sie neutral: „Ich glaube, wir haben uns hier missverstanden.“ Diese kleinen Unterschiede in der Formulierung machen einen großen Unterschied und können den Konflikt entschärfen.
Auch Chefs sind nur Menschen und haben stressige Tage. Zeigen Sie Verständnis, wenn sie gestresst sind. Ein einfaches „Ich verstehe, dass Sie gerade viel um die Ohren haben“ kann Wunder wirken und den Ton des Gesprächs deutlich verbessern.
Feedback zu geben ist oft heikel, besonders wenn es an die Chefetage geht. Achten Sie darauf, Ihre Worte sorgfältig zu wählen. Statt „Das haben Sie falsch gemacht“ könnten Sie sagen: „Mir ist aufgefallen, dass hier vielleicht noch Optimierungsbedarf besteht. Was denken Sie darüber?“
Es gibt nicht nur Konflikte zwischen Chefs und Mitarbeitern – auch zwischen den Generationen gibt es sprachliche Unterschiede, die Konflikte fördern können. Besonders die Generation Z und Babyboomer sprechen oft „verschiedene Sprachen“.
Während die Generation Z oft direkt und unkompliziert kommuniziert, bevorzugen Babyboomer formelle und respektvolle Ansprachen. Ein Beispiel: Während ein junger Mitarbeiter sagen würde: „Das klappt so nicht, wir sollten das anders machen“, würde eine erfahrenere Kollegin vielleicht eher formulieren: „Könnten wir diesen Ansatz überdenken? Ich hätte einen alternativen Vorschlag.“
Die Generation Z ist bekannt dafür, digital-affin zu sein und schnell auf den Punkt zu kommen. Sie kommunizieren häufig über kurze Nachrichten und nutzen moderne Begriffe oder Abkürzungen. Babyboomer hingegen setzen oft auf persönliche Gespräche und formelle Ausdrucksweisen. Diese Unterschiede können leicht zu Missverständnissen führen, wenn die jeweilige Generation den Kommunikationsstil des anderen nicht versteht oder falsch interpretiert. Um hier Konflikte zu vermeiden, hilft es, sich gegenseitig über die jeweiligen Vorlieben bewusst zu werden und sich in der Mitte zu treffen.
Konflikte mit der Chefetage lassen sich nie ganz vermeiden, aber sie lassen sich entschärfen. Der Schlüssel dazu liegt in der respektvollen und klaren Kommunikation. Indem Sie sachlich bleiben, aktiv zuhören, neutrale Formulierungen wählen und Empathie zeigen, schaffen Sie eine Basis, auf der Konflikte konstruktiv gelöst werden können. Darüber hinaus ist es wichtig, die verschiedenen Kommunikationsstile der Generationen zu verstehen und anzuerkennen. Denn gerade im Umgang mit unterschiedlichen Generationen am Arbeitsplatz kann ein wenig Verständnis und Flexibilität viel bewirken.
Denken Sie immer daran: Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Arbeitsalltag. Egal ob Konflikte mit der Chefetage oder generationenbedingte Sprachbarrieren – mit der richtigen Herangehensweise können Sie jede Herausforderung meistern. Sehen Sie jede schwierige Situation als Chance, Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und daran zu wachsen. Wer weiß, vielleicht sind Sie die nächste „coole Sekretärin“, die den Ton im Büro vorgibt und sogar die Chefetage beeindruckt!
1. Wie kann ich sachlich bleiben, wenn ich mich emotional angegriffen fühle?
Versuchen Sie, sich eine kurze Auszeit zu nehmen, bevor Sie antworten. Atmen Sie tief durch und fokussieren Sie sich auf die Fakten. So vermeiden Sie impulsive Reaktionen.
2. Welche Formulierungen sollte ich vermeiden, um Konflikte zu entschärfen?
Vermeiden Sie „Du“-Botschaften und Schuldzuweisungen. Stattdessen sollten Sie neutrale Formulierungen wie „Ich habe das so verstanden“ oder „Lassen Sie uns das gemeinsam anschauen“ verwenden.
3. Wie kann ich meinem Chef Feedback geben, ohne respektlos zu wirken?
Wählen Sie eine respektvolle und konstruktive Sprache. Betonen Sie, dass Sie gemeinsam an einer Lösung arbeiten möchten, und vermeiden Sie direkte Kritik.
4. Wie gehe ich mit sprachlichen Unterschieden zwischen den Generationen um?
Sprechen Sie offen darüber und versuchen Sie, den Kommunikationsstil der anderen Generation zu verstehen. Flexibilität und Kompromissbereitschaft sind hier der Schlüssel.
5. Was kann ich tun, wenn mein Chef nicht auf meine Vorschläge eingeht?
Bleiben Sie geduldig und beharrlich. Versuchen Sie, Ihre Vorschläge mit konkreten Beispielen und Nutzen zu untermauern. Falls nötig, suchen Sie das Gespräch zu einem späteren Zeitpunkt erneut.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read MoreEs gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer
Read More