Stellen Sie sich vor, es ist 8:27 Uhr. Die Kaffeetasse steht bereit, die erste E-Mail ist geöffnet – und Sie suchen…
...die Mitschrift vom letzten Meeting.
...die Liste offener Aufgaben.
...den Ausdruck mit dem Kundenzitat von letzter Woche.
Wo war das gleich? Im Notizbuch? Auf einem Post-it? Oder in irgendeiner Word-Datei im Ordner „Sonstiges“?
Willkommen in der Zettelwirtschaft 2.0, liebe Kolleginnen. Willkommen in einem Büroalltag, in dem man mehr Zeit mit Suchen verbringt als mit Erledigen. Und genau da setzt OneNote an.
Bevor wir in die Welt von OneNote eintauchen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die kleinen Stolpersteine im Büroalltag – Situationen, die viele von uns nur zu gut kennen:
Ein wichtiger Anruf, ein spontaner Auftrag, eine Rückrufnotiz – und plötzlich liegen fünf handschriftliche Notizen an ebenso vielen Orten. Der Überblick? Schwierig.
Besprechungen sind produktiv, aber was passiert mit den Protokollen? Oft verschwinden sie in einem der vielen Unterordner. Aufgaben gehen unter, Entscheidungen werden doppelt diskutiert – wertvolle Zeit verpufft.
Outlook, Papierkalender, handschriftliche To-do-Listen – viele Wege, aber wenig Verknüpfung. Und genau dann, wenn es drauf ankommt, fehlt der Überblick über Zuständigkeiten oder Fälligkeiten.
Eigentlich arbeiten wir längst digital – und trotzdem drucken viele E-Mails, Listen oder Abläufe aus. Der Schreibtisch ist voll, die Ordner quellen über – und ausgerechnet das wichtige Dokument bleibt unauffindbar.
Jetzt stellen Sie sich eine digitale Lösung vor, die genau hier ansetzt. OneNote ist wie ein intelligentes Notizbuch, das nicht nur speichert, sondern verbindet, erinnert, strukturiert – und das auf Ihre persönliche Art.
Was OneNote konkret für Sekretärinnen kann:
| Problem ohne OneNote | Lösung mit OneNote |
|---|---|
| Unstrukturierte Zettel | Digitales Notizbuch mit Themen-, Projekt- und Personenreiter |
| Protokolle unauffindbar | Standardisierte Vorlagen mit Suchfunktion |
| Aufgaben verschwinden | Integration mit Outlook und OneNote-Aufgaben |
| Papierstapel am Arbeitsplatz | Scans und Fotos direkt einfügbar und durchsuchbar |
| Wiederholte Rückfragen | Gemeinsame Notizbücher mit Lese- und Schreibrechten für alle Beteiligten |
OneNote macht keine leeren Versprechungen. Es bringt Sie dahin, wo Sie als moderne Sekretärin längst sein wollen: organisiert, vorausschauend und stressfrei.
Teilnehmerin Sabine, Assistentin in einem mittelständischen Unternehmen, berichtet nach dem Seminar:
„Ich hatte vorher fünf Notizblöcke – einen für den Chef, einen fürs Team, einen für Protokolle, einen für meine eigenen Gedanken und einen, den ich nie wiedergefunden habe. Jetzt habe ich ein OneNote – alles sortiert, verlinkt und durchsuchbar. Ich spare täglich 30 Minuten. Mindestens!“
Digitale Tools sind nur so gut wie ihre Anwendung. Deshalb werfen wir einen Blick auf typische Sekretariatsaufgaben – und zeigen, wie OneNote daraus strukturierte, elegante und sogar zeitsparende Routinen macht.
Vorher:
Handschriftlich notiert, anschließend abgetippt, formatiert, verschickt. Aufgaben mussten später manuell in Outlook übertragen werden.
Mit OneNote:
Sie nutzen eine vorbereitete Protokollvorlage, klicken auf „+ Aufgabe“ neben jeder To-do-Zeile – und Ihre Kollegen erhalten automatisch eine Erinnerung per E-Mail oder Outlook-Aufgabe. Kein Copy-Paste. Kein Formatieren. Kein Vergessen.
🟢 Besonders hilfreich für Wochenbesprechungen, Jour-Fixe, Projektstarts.
Vorher:
Post-it. Kuli. Kaffee. Und nach dem Meeting ist der Zettel verschwunden.
Mit OneNote:
Sie öffnen den Abschnitt „Telefonnotizen“, diktieren bei Bedarf per Spracheingabe oder schreiben direkt digital mit – inklusive Uhrzeit, Ansprechpartner und Verlinkung zur Kundenakte oder Mailhistorie.
🟢 Ideal für spontane Anrufe, Rückrufbitten oder schnelle Informationen.
Vorher:
Nützliche Links, Formulierungen, Rückfragen aus dem letzten Jahr? Irgendwo in einer alten E-Mail oder Datei vergraben.
Mit OneNote:
Ihre „Schatzkiste“ wächst mit jeder Eingabe: Kundenformulare, Infos zu Lieferanten, Vorlagen, Checklisten, Ideen für Events – alles in einem Notizbuch, sortiert nach Themen. Und durchsuchbar mit Stichworten oder Schlagwörtern.
🟢 Perfekt für neue Kolleginnen, Übergaben oder Vertretungen.
OneNote lässt sich mit Outlook verbinden. Sie markieren eine Aufgabe oder Erinnerung und verknüpfen sie direkt mit einem Datum. Keine doppelte Eingabe, keine offenen Schleifen.
Beispiel:
→ „Einladungen zur Weihnachtsfeier vorbereiten – Erinnerung: 5. Oktober“
→ Automatisch im Outlook-Kalender, sichtbar für alle Beteiligten.
Mit OneNote können Sie gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen an denselben Notizen arbeiten. Live. Kommentiert. Nachvollziehbar.
Das bedeutet: Keine zehn Versionen eines Protokolls. Kein Anhang-Wirrwarr. Keine Fragezeichen, wer was zuletzt bearbeitet hat.
🟢 Unverzichtbar in hybriden Teams, im Jobsharing oder mit externen Partnern.
„Ich hätte nie gedacht, dass OneNote so viel kann – und wie viel Zeit es mir spart!“
– Veronika H., Sekretärin einer Klinikleitung
„Ich bin echt begeistert, wie gut das Seminar strukturiert war. Endlich mal kein Technikkauderwelsch!“
– Anna-Lena B., Assistentin in einem Familienbetrieb
Sie brauchen kein Technikstudium. Sie brauchen keine extra Software-Lizenz. Sie brauchen nur den Willen, Ihre Arbeit smarter zu organisieren.
OneNote ist wie eine unsichtbare Kollegin, die sortiert, erinnert, verlinkt – und nie Urlaub braucht.
Und genau das lernen Sie in unserem praxisnahen Live-Online-Seminar im Juni:
👉 Jetzt zum OneNote-Seminar anmelden
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read MoreEs gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer
Read MoreEigene Alleinstellungsmerkmale erkennen: Warum nicht Lautstärke, sondern Präzision überzeugt Wenn alle kompetent sind, zählt das Profil „Was unterscheidet Sie von anderen Bewerberinnen?“Eine kurze Frage, die oft lange Gesichter macht. Nicht, weil es keine Unterschiede gäbe. Sondern weil viele sie nicht benennen können, ohne in Floskeln zu rutschen. Zuverlässig. Belastbar. Flexibel. Teamfähig.Alles richtig – und doch
Read MoreDas Vorstellungsgespräch ist kein Small Talk Das Vorstellungsgespräch beginnt oft harmlos. Ein Glas Wasser, ein Lächeln, ein paar einleitende Worte. Und dann kippt die Situation.„Erzählen Sie doch einmal von einer Situation, in der etwas nicht nach Plan lief.“ Plötzlich wird es still im Kopf. Nicht, weil Ihnen nichts einfällt. Sondern weil Sie alles gleichzeitig denken.
Read More