Da springt die Tür auf und ein aufgeregter Mitarbeiter will sofort und überhaupt mit dem Vorgesetzten sprechen.
Jetzt schlägt die Stunde der erfahrenen Sekretärin.
Der Mitarbeiternde will jetzt schmutzige Wäsche waschen und das wollen wir verhindern so kann es gehen!
Wenn wir da mitmachen, kann das ganz schnell nach hinten losgehen. Daher ist es wichtige hier das richtige Programm abzuspulen.
Laut werden – kennen bestimmt viele. Ziel der Sekretärin sollte es sein, Ruhe in die Situation zu bringen. Sprechen Sie selbst leise weiter.
Vom Thema abweichen – Nebenkriegsschauplätze aufmachen. Verärgerte Mitarbeitende holen oft zum Rundumschlag aus. Da kommt dann nicht nur auf den Tisch, was gerade Ärger verursacht, sondern alles was jemals schief gelaufen ist.
Negativ formulieren – das zieht die Stimmung noch weiter nach unten.
Sie können ja keine wunder verbringen. Wir können aber zuversichtlich, unterstützend, klärend formulieren.
Vermeiden Sie jedoch Formulierungen wie „da haben Sie vollkommen Recht“. Das wird Ihnen sofort als Zustimmung ausgelegt. Formulieren Sie lieber Ich-Botschaften und vermitteln Sie dem aufgregtem Mitarbeitenden, das das Anliegen bearbeitet wird. Eine Lösung ode sofortiges Gespräch können Sie ja meist nicht sofort ermöglichen.
Zu viel auf einmal – das kennen wir wohl alle! Erinnern Sie sich darin, die Dosis macht aus Gift Medizin.
Je mehr wir schimpfen, fluchen, ausmalen und ins Detail gehen, desto schlimmer wird das Erlebte. Ist es wirklich Ihre Aufgabe als Sekretärin alle Details zu erfahren? Nein, denn dann haben Sie gar nicht die Möglichkeit einen Lösungsweg aufzuzeigen. Vermeiden Sie es also, dass Ihr Gesprächspartner Ihnen alle Details und Begebenheiten erzählt.
Persönlich werden – ist unterste Schublade.
Wenn es schon im Team knirscht, dann gehören persönliche Angriffe verband. (Sonst auch)
Unter die Gürtellinie tut immer weh, wenn aber der Mitarbeiter schon am Boden liegt, dann schmerzen Formuliereungen unter der Gürtellinie und die innere Kündigung wird geschrieben.
Weichmacher – vermeiden Sie Weichmacher wie: man könnte ja mal, vielleicht, unter Umständen und generell – sprechen eine deutliche Sprache …. mehr nein als ja.
Bedenken Sie bitte, dass Sie als Sekretärin oder Assistentin hier „nur“ der Blitzableiter sind. Versetzten Sie sich in solche eine Situation oder gehen Sie gedanklich durch so eine Situation durch und überlegen Sie was Sie getan haben.
War das gut, würden Sie es heute anders machen. Wichtig ist, dieses Gespräch mit dem Mitarbeiter kurz und sachlich zu halten. Je öfter und intensiver der Mitarbeitende sein Anliegen vorträgt, desto schlimmer wird es. Bieten Sie an, was in Ihrer Macht steht – einen Gesprächstermin mit dem Vorgesetztem zu ermölichen – nicht noch mal schnell die Welt retten.
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