Heute widmen wir uns einem Thema, das oft übersehen, aber doch so wichtig ist: den Nebentätigkeiten, die oft das Herz der Schule ausmachen. Von Pflaster verteilen und einem Glas Wasser ausgeben bis hin zur Beaufsichtigung kranker Kinder, bis sie von ihren Eltern abgeholt werden – die Liste dieser zusätzlichen Aufgaben scheint endlos.
Doch sollten Sie sie übernehmen oder nicht?
In diesem Blog-Beitrag tauchen wir in die Welt der Nebentätigkeiten im Schulsekretariat ein und beleuchten Vor- und Nachteile, den Schutz vor Ausnutzung und die Balance zwischen den typischen Sekretariatstätigkeiten und den Aufgaben, die es halt nur in der Schule gibt.
Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie zu Superheldinnen in Ihrem Arbeitsalltag werden können!
Es gibt keinen Zweifel daran, dass die Übernahme von Nebentätigkeiten im Schulsekretariat sowohl positive als auch negative Seiten hat. Auf der einen Seite können Sie dadurch einen positiven Einfluss auf die Schülerinnen und Schüler haben, indem Sie sich um ihr Wohlergehen kümmern und ihnen in schwierigen Momenten beistehen.
Sie sind ein vertrauenswürdiger Ansprechpartner und unterstützen die Lehrkräfte bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Schulalltags. Doch auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass Sie in diesen zusätzlichen Aufgaben überfordert werden und Ihr eigentliches Tätigkeitsfeld vernachlässigen. Die Balance zu finden, ist entscheidend.
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Grenzen kennen und sich davor schützen, dass die Nebentätigkeiten zu einer Überlastung führen. Setzen Sie klare Prioritäten und kommunizieren Sie Ihre Kapazitäten offen mit der Schulleitung und den Kolleginnen und Kollegen.
Achten Sie darauf, dass Ihre Hauptaufgaben nicht vernachlässigt werden und Ihre Zeit effektiv eingesetzt wird. Sie sind keine Superheldin, die alles alleine bewältigen muss. Eine gute Organisation und das Einbeziehen anderer in bestimmte Aufgabenbereiche können dazu beitragen, die Ausnutzung zu vermeiden.
Die Balance zwischen den typischen Sekretariatstätigkeiten und den Nebentätigkeiten zu finden, kann eine Herausforderung sein. Es erfordert eine klare Strukturierung des Arbeitsalltags und das Setzen von Prioritäten. Identifizieren Sie die Aufgaben, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit erfordern und delegieren Sie andere Aufgaben, wenn möglich.
Schaffen Sie sich Unterstützung, sei es durch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder durch gezielte Schulungen und Weiterbildungen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Eine ausgewogene Balance wird Ihnen helfen, sowohl den Hauptaufgaben des Schulsekretariats gerecht zu werden als auch den Nebentätigkeiten angemessen nachzugehen.
Abschließend ist es wichtig zu erkennen, dass Nebentätigkeiten im Schulsekretariat sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance darstellen. Sie können einen wertvollen Beitrag zum Schulleben leisten und den Schülerinnen und Schülern sowie dem gesamten Schulpersonal zur Seite stehen. Allerdings ist es essenziell, auf Ihre eigenen Grenzen zu achten und sich vor Ausnutzung zu schützen. Eine klare Kommunikation, effektive Organisation und gezielte Delegation können Ihnen dabei helfen, eine gesunde Balance zwischen den Hauptaufgaben des Schulsekretariats und den Nebentätigkeiten zu finden.
Liebe Schulsekretärinnen und Schulsachbearbeiterinnen, Sie sind die wahren Superheldinnen in der Schule. Sie jonglieren mit zahlreichen Aufgaben und Herausforderungen und bewahren dabei stets Ihren Humor und Ihre Effizienz. Gehen Sie mit Stolz Ihren Weg und lassen Sie sich nicht von den zusätzlichen Aufgaben entmutigen. Seien Sie sich bewusst, dass Sie eine wichtige Rolle im Schulalltag spielen und dass Ihre Arbeit geschätzt wird.
Denken Sie daran, Ihre eigenen Bedürfnisse nicht aus den Augen zu verlieren und sich Unterstützung zu holen, wenn nötig. Gemeinsam können Sie die Nebentätigkeiten bewältigen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Hauptaufgaben nicht vernachlässigt werden. Finden Sie Ihre individuelle Balance und bleiben Sie dabei stets flexibel und offen für neue Lösungsansätze.
In der Welt des Schulsekretariats gibt es manchmal Aufgaben, die nicht in der Stellenbeschreibung stehen, aber dennoch erledigt werden müssen. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken, sondern betrachten Sie diese Herausforderungen als Möglichkeiten, Ihr Können und Ihre Vielseitigkeit unter Beweis zu stellen. Sie sind die Heldinnen des Schulsekretariats und Sie leisten jeden Tag Großartiges!
Rocken Sie weiterhin den Schulalltag mit Ihrem Engagement, Ihrem Organisationstalent und Ihrem Sinn für Humor. Sie sind unverzichtbar und verdienen Anerkennung für Ihre vielfältigen Aufgaben. Bleiben Sie stark und nehmen Sie die Nebentätigkeiten mit Leichtigkeit an. Sie sind wahre Superheldinnen im Schulsekretariat!
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg und Freude bei Ihrer wertvollen Arbeit im Schulsekretariat. Sie sind diejenigen, die den Schulalltag mit Leben füllen und einen bedeutenden Beitrag zum Wohl der Schülerinnen und Schüler leisten. Zeigen Sie der Welt, wie Superheldinnen im Schulsekretariat aussehen!
Effizientes Arbeiten:
Durch eine gute Arbeitsplatzorganisation und effektives Zeitmanagement können Schulsekretärinnen ihre vielfältigen Aufgaben besser bewältigen und ihre Effizienz steigern.
Verbesserung der Kommunikation:
Das Seminar bietet wertvolle Tipps zur effektiven Nutzung von E-Mails, Outlook und Serienbriefen. Dadurch wird die Kommunikation im Schulsekretariat verbessert und Informationsflut besser bewältigt.
Stressreduktion:
Mit den erlernten Methoden zur Tages- und Wochenplanung sowie Prioritätensetzung können Schulsekretärinnen den Arbeitsalltag besser strukturieren und Stresssituationen gelassener meistern.
Professionalität und Qualität:
Durch die Weiterbildung im Schulsekretariat können Mitarbeiterinnen ihre Fähigkeiten erweitern und dadurch zu einer Steigerung der Professionalität und Qualität der Arbeit im Schulsekretariat beitragen.
Effektive Dateiablage:
Eine gut organisierte Papier- und Dateiablage ermöglicht schnellen Zugriff auf benötigte Informationen und erleichtert die Arbeitsabläufe im Schulsekretariat.
Stärkung der Selbstständigkeit:
Die Schulung vermittelt den Teilnehmerinnen mehr Selbstvertrauen in ihre Fähigkeiten und ermutigt sie, sich abzugrenzen und auch mal „Nein“ zu sagen. Dadurch werden sie weniger von der Schulleitung und den Lehrern vereinnahmt.
Erfahrungsaustausch:
Im Rahmen des Seminars haben die Schulsekretärinnen die Möglichkeit, sich mit Kolleginnen auszutauschen und wertvolle Tipps und Erfahrungen aus der Praxis zu erhalten. Dies erweitert den Horizont und fördert den gegenseitigen Support.
Die genannten Gründe verdeutlichen, dass das Live-Online-Seminar nicht nur für die individuelle Weiterbildung der Schulsekretärinnen von Vorteil ist, sondern auch positive Auswirkungen auf die Effizienz und Qualität der Arbeit im Schulsekretariat haben kann. Die Entscheider in der Schulverwaltung sollten erkennen, dass die Investition in die Weiterbildung der Schulsekretärinnen langfristig zu einer optimierten Organisation und einem reibungslosen Ablauf der Schulverwaltung führen kann.
So nutzen Sie ChatGPT als echten Büro-Assistenten – nicht als Gegner.
Unsere exklusive Prompt-Sammlung zeigt, wie Sie mit wenigen Worten präzise Ergebnisse erzielen – ob beim Schreiben, Strukturieren oder Planen.
Erhalten Sie über 100 sofort einsetzbare Prompts, die speziell für den Büroalltag entwickelt wurden:
Diese Sammlung ist Ihr Werkzeugkasten für moderne Office-Kommunikation –
intelligent, zeitsparend und mit Stil.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema modernes Büro-Management wider.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read MoreEs gibt Sätze, die nicht laut sind.Sie blitzen nicht. Sie klingen nicht groß.Und trotzdem verändern sie alles. Einer davon ist:„Ich kann das wirklich.“ Viele Sekretärinnen und Kaufleute für Büromanagement erzählen mir genau diesen Moment – oft leise, manchmal fast überrascht. Und fast immer entsteht er dort, wo Entwicklung passiert: im Austausch mit Kolleginnen, in einer
Read More