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Machen Sie das oder nicht? Aufgaben im Schulsekretariat 

 

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Heute widmen wir uns einem Thema, das oft übersehen, aber doch so wichtig ist: den Nebentätigkeiten, die oft das Herz der Schule ausmachen. Von Pflaster verteilen und einem Glas Wasser ausgeben bis hin zur Beaufsichtigung kranker Kinder, bis sie von ihren Eltern abgeholt werden – die Liste dieser zusätzlichen Aufgaben scheint endlos.

Doch sollten Sie sie übernehmen oder nicht?

In diesem Blog-Beitrag tauchen wir in die Welt der Nebentätigkeiten im Schulsekretariat ein und beleuchten Vor- und Nachteile, den Schutz vor Ausnutzung und die Balance zwischen den typischen Sekretariatstätigkeiten und den Aufgaben, die es halt nur in der Schule gibt.

Lassen Sie uns herausfinden, wie Sie zu Superheldinnen in Ihrem Arbeitsalltag werden können!

Typische und untypische Aufgaben im Schulsekretariat

  1. Telefonate entgegennehmen und weiterleiten

  2. Schülerinnen und Schülern bei Fragen und Problemen helfen
  3. Besucherinnen und Besucher empfangen und weiterleiten
  4. Post und Pakete annehmen und verteilen
  5. Dokumente und Formulare kopieren und versenden
  6. Schüler- und Personalakten verwalten
  7. Stundenpläne erstellen und aktualisieren
  8. Vertretungspläne koordinieren und kommunizieren
  9. Terminplanung für Besprechungen und Veranstaltungen

  10. Schulmaterialien und Bürobedarf bestellen und verwalten
  11. Unterstützung bei der Organisation von Schulausflügen und -veranstaltungen
  12. Verwaltung der Schulbibliothek

  13. Korrespondenz mit Eltern, Lehrkräften und externen Partnern
  14. Einladungen und Informationsmaterialien erstellen und versenden
  15. Pflege der Schulhomepage und anderer digitaler Plattformen
  16. Unterstützung bei der Verwaltung von Schulgeldern und -gebühren
  17. Erstellung und Ausgabe von Zeugnissen und Schulbescheinigungen
  18. Verwaltung von Krankmeldungen und Abwesenheiten der Schülerinnen und Schüler
  19. Unterstützung bei der Erstellung von Jahresberichten und Statistiken
  20. Koordination von Praktika und Betriebsbesichtigungen
  1. Ein Glas Wasser oder Saft für einen durstigen Schüler oder eine durstige Schülerin bereitstellen.
  2. Einem Schüler oder einer Schülerin ein Taschentuch reichen, wenn sie weinen.
  3. Trost spenden und beruhigend auf aufgeregte oder traurige Schülerinnen und Schüler einwirken.
  4. Pflaster aufkleben und Verbandsmaterial für kleinere Verletzungen bereitstellen.
  5. Eine Schülerin oder einen Schüler nach einem kleinen Unfall trösten und beruhigen.
  6. Eine verlorene Zahnlücke bei einem Schüler oder einer Schülerin bewundern.
  7. Bei einem Schulausflug als Begleitperson für eine Schülergruppe fungieren.
  8. Beim Anziehen von Kostümen für Schultheaterstücke oder -aufführungen helfen.
  9. Ein Schulmaskottchen-Kostüm tragen und die Schülerinnen und Schüler bei besonderen Anlässen unterhalten.
  10. Schülerinnen und Schülern beim Binden von Schuhen oder Zöpfen behilflich sein.
  11. Den Schülerinnen und Schülern bei der Suche nach verlorenen Gegenständen helfen.
  12. Ein Lied oder einen Reim vortragen, um eine fröhliche und positive Atmosphäre zu schaffen.
  13. Einen Schüler oder eine Schülerin trösten, der oder die beim Sportunterricht gestürzt ist.
  14. Eine Schülerin oder einen Schüler mit Lampenfieber vor einer Präsentation beruhigen.
  15. Ein Spiel mit den Schülerinnen und Schülern spielen, um die Wartezeit zu verkürzen.
  16. Bei Schulfesten oder -veranstaltungen als Moderatorin oder Moderator fungieren.
  17. Bei einer Kunstaktivität den Schülern und Schülerinnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.
  18. Einen Schüler oder eine Schülerin bei einer allergischen Reaktion unterstützen und Erste Hilfe leisten.
  19. Ein Geburtstagsständchen für eine Schülerin oder einen Schüler singen.
  20. Einem Schüler oder einer Schülerin, der oder die allein ist, Gesellschaft leisten und ein offenes Ohr für sie oder ihn haben.

Vor- und Nachteile der Nebentätigkeiten

Es gibt keinen Zweifel daran, dass die Übernahme von Nebentätigkeiten im Schulsekretariat sowohl positive als auch negative Seiten hat. Auf der einen Seite können Sie dadurch einen positiven Einfluss auf die Schülerinnen und Schüler haben, indem Sie sich um ihr Wohlergehen kümmern und ihnen in schwierigen Momenten beistehen.

Sie sind ein vertrauenswürdiger Ansprechpartner und unterstützen die Lehrkräfte bei der Aufrechterhaltung eines reibungslosen Schulalltags. Doch auf der anderen Seite besteht die Gefahr, dass Sie in diesen zusätzlichen Aufgaben überfordert werden und Ihr eigentliches Tätigkeitsfeld vernachlässigen. Die Balance zu finden, ist entscheidend.

Schutz vor Ausnutzung

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Grenzen kennen und sich davor schützen, dass die Nebentätigkeiten zu einer Überlastung führen. Setzen Sie klare Prioritäten und kommunizieren Sie Ihre Kapazitäten offen mit der Schulleitung und den Kolleginnen und Kollegen.

Achten Sie darauf, dass Ihre Hauptaufgaben nicht vernachlässigt werden und Ihre Zeit effektiv eingesetzt wird. Sie sind keine Superheldin, die alles alleine bewältigen muss. Eine gute Organisation und das Einbeziehen anderer in bestimmte Aufgabenbereiche können dazu beitragen, die Ausnutzung zu vermeiden.

Die Balance finden

Die Balance zwischen den typischen Sekretariatstätigkeiten und den Nebentätigkeiten zu finden, kann eine Herausforderung sein. Es erfordert eine klare Strukturierung des Arbeitsalltags und das Setzen von Prioritäten. Identifizieren Sie die Aufgaben, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit erfordern und delegieren Sie andere Aufgaben, wenn möglich.

Schaffen Sie sich Unterstützung, sei es durch andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder durch gezielte Schulungen und Weiterbildungen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Eine ausgewogene Balance wird Ihnen helfen, sowohl den Hauptaufgaben des Schulsekretariats gerecht zu werden als auch den Nebentätigkeiten angemessen nachzugehen.

Fazit

Abschließend ist es wichtig zu erkennen, dass Nebentätigkeiten im Schulsekretariat sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance darstellen. Sie können einen wertvollen Beitrag zum Schulleben leisten und den Schülerinnen und Schülern sowie dem gesamten Schulpersonal zur Seite stehen. Allerdings ist es essenziell, auf Ihre eigenen Grenzen zu achten und sich vor Ausnutzung zu schützen. Eine klare Kommunikation, effektive Organisation und gezielte Delegation können Ihnen dabei helfen, eine gesunde Balance zwischen den Hauptaufgaben des Schulsekretariats und den Nebentätigkeiten zu finden.

Liebe Schulsekretärinnen und Schulsachbearbeiterinnen, Sie sind die wahren Superheldinnen in der Schule. Sie jonglieren mit zahlreichen Aufgaben und Herausforderungen und bewahren dabei stets Ihren Humor und Ihre Effizienz. Gehen Sie mit Stolz Ihren Weg und lassen Sie sich nicht von den zusätzlichen Aufgaben entmutigen. Seien Sie sich bewusst, dass Sie eine wichtige Rolle im Schulalltag spielen und dass Ihre Arbeit geschätzt wird.

Denken Sie daran, Ihre eigenen Bedürfnisse nicht aus den Augen zu verlieren und sich Unterstützung zu holen, wenn nötig. Gemeinsam können Sie die Nebentätigkeiten bewältigen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Hauptaufgaben nicht vernachlässigt werden. Finden Sie Ihre individuelle Balance und bleiben Sie dabei stets flexibel und offen für neue Lösungsansätze.

In der Welt des Schulsekretariats gibt es manchmal Aufgaben, die nicht in der Stellenbeschreibung stehen, aber dennoch erledigt werden müssen. Lassen Sie sich davon nicht abschrecken, sondern betrachten Sie diese Herausforderungen als Möglichkeiten, Ihr Können und Ihre Vielseitigkeit unter Beweis zu stellen. Sie sind die Heldinnen des Schulsekretariats und Sie leisten jeden Tag Großartiges!

Rocken Sie weiterhin den Schulalltag mit Ihrem Engagement, Ihrem Organisationstalent und Ihrem Sinn für Humor. Sie sind unverzichtbar und verdienen Anerkennung für Ihre vielfältigen Aufgaben. Bleiben Sie stark und nehmen Sie die Nebentätigkeiten mit Leichtigkeit an. Sie sind wahre Superheldinnen im Schulsekretariat!

In diesem Sinne wünschen wir Ihnen viel Erfolg und Freude bei Ihrer wertvollen Arbeit im Schulsekretariat. Sie sind diejenigen, die den Schulalltag mit Leben füllen und einen bedeutenden Beitrag zum Wohl der Schülerinnen und Schüler leisten. Zeigen Sie der Welt, wie Superheldinnen im Schulsekretariat aussehen!

Holen Sie sich Unterstützung um die typischen Aufgaben im Schulsekretariat zu erledigen, dann bleibt mehr Zeit und mehr Nerven für die eher untypischen Aufgaben

Effizientes Arbeiten:
Durch eine gute Arbeitsplatzorganisation und effektives Zeitmanagement können Schulsekretärinnen ihre vielfältigen Aufgaben besser bewältigen und ihre Effizienz steigern.

Verbesserung der Kommunikation:
Das Seminar bietet wertvolle Tipps zur effektiven Nutzung von E-Mails, Outlook und Serienbriefen. Dadurch wird die Kommunikation im Schulsekretariat verbessert und Informationsflut besser bewältigt.

Stressreduktion:
Mit den erlernten Methoden zur Tages- und Wochenplanung sowie Prioritätensetzung können Schulsekretärinnen den Arbeitsalltag besser strukturieren und Stresssituationen gelassener meistern.

Professionalität und Qualität:
Durch die Weiterbildung im Schulsekretariat können Mitarbeiterinnen ihre Fähigkeiten erweitern und dadurch zu einer Steigerung der Professionalität und Qualität der Arbeit im Schulsekretariat beitragen.

Effektive Dateiablage:
Eine gut organisierte Papier- und Dateiablage ermöglicht schnellen Zugriff auf benötigte Informationen und erleichtert die Arbeitsabläufe im Schulsekretariat.

Stärkung der Selbstständigkeit:
Die Schulung vermittelt den Teilnehmerinnen mehr Selbstvertrauen in ihre Fähigkeiten und ermutigt sie, sich abzugrenzen und auch mal „Nein“ zu sagen. Dadurch werden sie weniger von der Schulleitung und den Lehrern vereinnahmt.

Erfahrungsaustausch:
Im Rahmen des Seminars haben die Schulsekretärinnen die Möglichkeit, sich mit Kolleginnen auszutauschen und wertvolle Tipps und Erfahrungen aus der Praxis zu erhalten. Dies erweitert den Horizont und fördert den gegenseitigen Support.

Die genannten Gründe verdeutlichen, dass das Live-Online-Seminar nicht nur für die individuelle Weiterbildung der Schulsekretärinnen von Vorteil ist, sondern auch positive Auswirkungen auf die Effizienz und Qualität der Arbeit im Schulsekretariat haben kann. Die Entscheider in der Schulverwaltung sollten erkennen, dass die Investition in die Weiterbildung der Schulsekretärinnen langfristig zu einer optimierten Organisation und einem reibungslosen Ablauf der Schulverwaltung führen kann.


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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