In diesem Blog-Beitrag beleuchten wir die Situation aus der Sicht einer Sekretärin und aus der Sicht eines gestressten Geschäftsführers. Es kann so einiges schiefgehen bei der Organisation einer Dienstreise.
Ticketbuchung
Es gibt nichts Schlimmeres, als ein falsches Datum oder eine falsche Uhrzeit bei der Buchung eines Flugtickets für die Dienstreise anzugeben. Der Druck steigt, wenn der Flug bereits ausgebucht ist oder wenn eine teurere Option gewählt werden muss, um den Termin noch einzuhalten. Mit Outlook kann ich die Termine des Geschäftsführers immer im Blick behalten und Buchungsdaten direkt in den Termin einfügen.
Hotelreservierung
Eine falsche Buchung oder Reservierung kann den gesamten Reiseplan der Dienstreise durcheinanderbringen. Und wenn es um die Übernachtung geht, kann dies nicht nur stressig, sondern auch sehr teuer werden. Mit Outlook kann ich sicherstellen, dass alle Details der Hotelreservierung im Terminkalender des Geschäftsführers vermerkt sind.
Präsentationsunterlagen
Für Geschäftstermine während der Dienstreise benötigt die Chefin oder der Chef oft Präsentationsunterlagen. Ein vergessener USB-Stick oder ein unvollständiger Ordner auf dem Laptop können den gesamten Termin gefährden. Ich sorge immer dafür, dass alle benötigten Dokumente im Vorfeld des Termins im Kalender des Geschäftsführers vermerkt und bereitgestellt werden.
Angebote
In manchen Fällen müssen vor dem Geschäftstermin Angebote oder Kostenvoranschläge erstellt werden. Hierbei können viele Faktoren eine Rolle spielen, wie zum Beispiel Fristen, Preisverhandlungen und Budgetbeschränkungen. Sorgen Sie dafür, dass alle Angebotsdetails in den entsprechenden Terminen im Kalender des Geschäftsführers für die Dienstreise festgehalten werden.
Name des Gesprächspartners
Es gibt nichts Unangenehmeres, als sich auf einem Geschäftstermin nicht an den Namen des Gesprächspartners erinnern zu können. Ich notiere den Namen des Gesprächspartners im Kalender des Geschäftsführers, damit dieser nicht nur einmal genannt werden muss und er sich somit besser daran erinnern kann.
Als Sekretärin des Geschäftsführers verstehen wir die typischen Pain Points, die bei der Organisation von Dienstreisen auftreten können.
Sehr gute Sekretärinnen können mit Hilfe von Outlook sicherstellen, dass sie alle Details der Dienstreise im Kalender
In jedem Fall sollten Sie sicherstellen, dass der Chef eine sichere Verbindung verwendet, um auf die Daten zuzugreifen. Sprechen Sie das ruhig mal bei der IT an und auch mit der Chefetage!
Wissen Sie, ob die Chefin oder der Chef starke Passwörter nutzt und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktiviert hat, um so die Unternehmensdaten zu schützen?
Dienstreise
„Das ist ein weites Feld“, würde jetzt der Vater von Effi Briest sagen.
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Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der unserer Live-Online-Seminare. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
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