„Moment, das hatte ich mir doch irgendwo notiert…“
Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Sie suchen nach einer Rückrufnotiz vom letzten Donnerstag. Oder nach dem Termin zur Rückmeldung beim Veranstalter. Und plötzlich sind zehn Minuten vergangen – weil weder Outlook, noch Ihr Notizblock oder der Ausdruck im Ablagekorb die entscheidende Info preisgeben.
Fristen, Wiedervorlagen, Deadlines – das sind im Büro keine Kleinigkeiten. Sie sind Taktgeber. Und oft genug Stolpersteine, wenn man ihnen nicht klug begegnet. Die gute Nachricht? OneNote kann das. Und wie!
Wiedervorlage – das unterschätzte Rückgrat des Sekretariats
Wer im Sekretariat arbeitet, weiß: Informationen sind nur dann wertvoll, wenn sie zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.
Denn was bringt:
- die perfekte E-Mail, wenn sie nicht beantwortet wurde?
- das sauber geführte Protokoll, wenn keine Aufgabe umgesetzt wird?
- die aufgeschriebene Idee, wenn sie im Notizblock verstaubt?
Wiedervorlage bedeutet:
Ich schreibe heute etwas auf – aber ich will es in zwei Tagen, nächster Woche oder am 12. Oktober wieder sehen. Nicht zufällig. Sondern zielgerichtet.
Viele Sekretärinnen nutzen hierfür:
| Methode | Schwachstelle |
|---|---|
| Papierkalender | Nicht durchsuchbar, keine Erinnerung, nicht teilbar |
| Outlook allein | Aufgaben bleiben isoliert, keine Kontextnotizen |
| Zettelwirtschaft | Verloren, unleserlich, nicht systematisch |
OneNote verbindet das Beste aus allen Welten – und macht daraus ein zuverlässiges, übersichtliches Wiedervorlagesystem.
Was ist eigentlich eine digitale Wiedervorlage mit OneNote?
Stellen Sie sich OneNote als digitales Notizbuch mit Superkräften vor. Jeder Abschnitt, jede Seite kann nicht nur Texte, Aufgaben, Dateien, Scans oder Bilder aufnehmen – sondern auch mit Erinnerungen und Terminen versehen werden.
👉 Beispiel:
Sie haben ein Telefonat mit einem Kunden geführt und wollen in drei Tagen nachfassen.
→ Sie schreiben sich die Gesprächszusammenfassung in OneNote.
→ Markieren die To-do als „Wiedervorlage: Mittwoch, 14 Uhr“
→ OneNote synchronisiert das direkt mit Outlook.
→ Sie bekommen eine Erinnerung – auf Wunsch auch per Mail.
Das ist mehr als clever. Das ist: Chefin des Überblicks.
Ein ganz normaler Tag im Büro – mit und ohne OneNote
| Uhrzeit | Ohne OneNote | Mit OneNote |
|---|---|---|
| 8:15 | Rückruf vom Chef: „Was ist mit dem Angebot von Herr Becker?“ – hektisches Suchen | OneNote öffnet, Klick auf „Projekt Becker“, Status steht oben: „Rückmeldung angefordert, Antwort fällig bis heute.“ |
| 10:00 | Projekt-Checkliste – irgendwo im Netzlaufwerk | Checkliste als Vorlage in OneNote, Aufgaben abgehakt, Fristen vermerkt |
| 13:30 | Gespräch mit Kollegin, Info geht unter | Info direkt in OneNote-Notiz zur Person gespeichert + Erinnerungsmarker gesetzt |
| 16:45 | Tagesabschluss: offene Aufgaben sichten auf drei Zetteln und im Mailprogramm | Aufgabenübersicht in OneNote automatisch synchronisiert mit Outlook, alles im Blick |
Sie merken es schon: Das ist keine Spielerei. Das ist ein Upgrade für Ihre Organisation.
Und das Beste? Sie brauchen keine Spezialkenntnisse.
In unserem Live-Online-Seminar im Juni lernen Sie genau das:
➡️ Wie Sie Wiedervorlagen in OneNote einrichten
➡️ Wie Sie Fristen, Aufgaben und Projekte strukturiert führen
➡️ Und wie Sie das Ganze mit Outlook verknüpfen – ohne technisches Chaos
Welche Wiedervorlagen brauchen Sie wirklich? – 4 smarte Kategorien für den Büroalltag
Nicht jede Erinnerung ist gleich. Manche betrifft Ihre persönlichen Aufgaben, andere laufen im Hintergrund für den Chef – wieder andere betreffen das ganze Team. Deshalb lohnt es sich, die Wiedervorlagen in vier Kategorien zu strukturieren:
| Kategorie | Typische Inhalte | OneNote-Vorteil |
|---|---|---|
| Persönlich | Rückrufe, Aufgaben, Termine, Recherche | direkt verlinkt mit Notizen und Outlook-Aufgaben |
| Chefbezogen | Projektfristen, To-dos, Rücksprachen | Wiedervorlage im Abschnitt „Chef“ – mit Zeitmarkern |
| Teambezogen | Meetings, Aufgabenverteilung, Follow-up | gemeinsame Notizbücher mit geteilten Erinnerungen |
| Dokumentenbezogen | Verträge, Angebote, Ablage-Retouren | Erinnerungen mit verlinkten PDFs oder Scans |
Mein Tipp:
Arbeiten Sie mit Farbcodes oder Emojis in der Überschrift der OneNote-Seiten (z. B. 🔁 für Wiedervorlage, ⏰ für Fristen). So erkennen Sie mit einem Blick, wo etwas ansteht.
Die häufigsten Stolperfallen – und wie OneNote sie löst
Sie kennen diese Klassiker?
– „Ich dachte, du kümmerst dich drum.“
– „Die Frist ist uns durchgerutscht.“
– „Das stand doch auf dem Zettel… irgendwo.“
OneNote macht aus dem Nebel ein Navigationssystem:
| Herausforderung | OneNote-Lösung |
|---|---|
| Aufgaben sind verteilt, aber nicht dokumentiert | Jede Aufgabe erhält eine Checkbox + Zuständigkeit im Protokoll |
| Fristen geraten in Vergessenheit | Fristen lassen sich mit Kalender synchronisieren – automatische Erinnerung inklusive |
| Informationen sind verstreut | Alles an einem Ort: E-Mails, Notizen, Dateien, Scans – miteinander verlinkt |
| Kollegin im Urlaub, niemand hat Überblick | Geteiltes Notizbuch, Aufgaben mit Datum und Kommentaren = transparente Vertretung |
Drei kreative Beispiele aus der Praxis – so nutzen andere Sekretärinnen OneNote für Wiedervorlagen
📌 Beispiel 1: Wiedervorlage für Verträge
„Ich habe für jede Vertragsart eine OneNote-Seite mit Fristenliste, Ansprechpartner, Nachverfolgung. Erinnerungen laufen automatisch in meinen Outlook-Kalender. Kein Vertrag verpasst mehr die Kündigungsfrist.“
📌 Beispiel 2: Wiedervorlage für Chef-Termine
„Ich pflege im OneNote einen Bereich ‚Chef-Besprechung‘. Dort markiere ich alles, was nicht dringend ist, aber im nächsten Jour-Fixe angesprochen werden sollte. Das spart unzählige Mails.“
📌 Beispiel 3: Wiedervorlage für wiederkehrende Aufgaben
„Die monatliche Statistik, die Terminplanung für Praktikanten, der Geburtstagskalender – alles wiederkehrend und mit festen Daten im OneNote. Ich bekomme automatisch einen Ping, wenn ich dran bin.“
Was Sie im Seminar erwartet – ganz ohne Technikfrust
Viele fragen sich: „Brauche ich Vorkenntnisse?“
→ Nein. Unser Live-Online-Seminar ist für Einsteigerinnen und Fortgeschrittene geeignet.
Sie lernen:
- Wie Sie Notizbücher sinnvoll strukturieren
- Wie Sie Fristen mit Outlook verbinden
- Wie Sie Aufgaben sauber dokumentieren und nachverfolgen
- Wie Sie sich nie wieder selbst erinnern müssen – weil OneNote das übernimmt
Und das Beste: Sie setzen alles direkt live mit um. Kein passives Zuhören – aktives Lernen.
🗣️ Teilnehmerstimme aus dem letzten Seminar:
„Ich dachte, das sei nur ein besseres Notizbuch. Aber OneNote ist mein neues Steuerzentrum im Büro. Ich plane, dokumentiere und kontrolliere meine Aufgaben mit einem Klick – und ich merke jetzt, wie viel ich früher doppelt gemacht habe.“
🎯 Fazit: Lassen Sie OneNote für sich mitdenken – und gewinnen Sie Ihre Zeit zurück
Hand aufs Herz: Haben Sie heute schon eine Aufgabe doppelt überprüft, eine Frist fast verpasst oder einen Kollegen an etwas erinnern müssen, was eigentlich längst geregelt sein sollte?
Das muss nicht sein.
Mit der digitalen Wiedervorlage in OneNote machen Sie Schluss mit:
- Fristenchaos und Aufgabenpannen
- Zetteln, Post-its und lose To-do-Listen
- der ständigen Sorge, etwas Wichtiges zu vergessen
OneNote ist kein weiteres Tool auf Ihrer Liste. Es ist Ihre neue Schaltzentrale.
Ein Assistent, der still mitarbeitet, mitdenkt und Sie nie im Stich lässt.
👉 Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um umzusteigen!
Das erwartet Sie im Live-Online-Seminar im Juni:
✅ Praxisnahe Einführung in die Welt von OneNote
✅ Fokus auf typische Aufgaben und Wiedervorlagen im Sekretariat
✅ Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verknüpfung mit Outlook
✅ Erprobte Methoden und Vorlagen, die Sie sofort übernehmen können
✅ Und: Zeit für Ihre Fragen, Probleme und Anwendungswünsche
📅 Jetzt anmelden
🎟️ Die Plätze sind begrenzt – weil wir auf persönlichen Austausch setzen
OneNote im Sekretariat jetzt noch digitaler und ortsunabhängiger Arbeiten
alles wichtige zum Video-Seminar auf einen Blick
🧠 Schlussgedanke: Ihre Erinnerung ist wertvoll – verschwenden Sie sie nicht für Terminsachen
Sie sind die rechte Hand der Geschäftsleitung. Die Schnittstelle im Team. Die Konstante im Büro.
Ihre Energie gehört nicht dem Kalender – sondern den wirklich wichtigen Dingen.
Lassen Sie OneNote den Rest erledigen.
Und sagen Sie künftig mit einem Lächeln: „Ja, daran hatte ich schon gedacht.“
❓ 5 häufige Fragen zur digitalen Wiedervorlage mit OneNote
1. Brauche ich für OneNote eine spezielle Software?
Nein, OneNote ist Bestandteil von Microsoft 365 und auf vielen Firmenrechnern bereits installiert. Es kann auch kostenlos als App oder Webanwendung genutzt werden.
2. Funktioniert die Wiedervorlage nur mit Outlook?
Die Erinnerungsfunktion arbeitet am besten mit Outlook – aber OneNote kann auch unabhängig davon als strukturiertes Aufgaben- und Wiedervorlagesystem genutzt werden.
3. Ist OneNote auch für kleine Teams oder Einzelpersonen geeignet?
Absolut. Gerade in kleinen Teams schafft OneNote Übersicht und Transparenz – ohne komplizierte Tools. Auch für Einzelarbeitsplätze ist es ein echter Effizienzgewinn.
4. Wie aufwendig ist die Einrichtung?
In unserem Seminar zeigen wir Ihnen, wie Sie in nur einer Stunde ein funktionierendes Wiedervorlagesystem aufbauen. Danach wächst es mit Ihnen mit – nicht umgekehrt.
5. Kann ich mein OneNote auch privat nutzen?
Ja, viele nutzen OneNote auch für Einkaufsliste, Urlaubsplanung, Familienorganisation – das Prinzip bleibt gleich: Ordnung statt Kopfchaos.
💡 Was bringt mir OneNote konkret im Alltag? – Die 5 stärksten Nutzen für Sekretärinnen
- Mehr Überblick – weniger Stress:
Nie wieder rätseln, wo die letzte Notiz gelandet ist. Alles an einem Ort, sofort durchsuchbar und sinnvoll sortiert. - Fristen fest im Griff:
OneNote erinnert Sie pünktlich – und zwar dort, wo die Aufgabe steht. Kein Nachblättern, kein Nachhaken, kein Gedächtnis-Marathon. - Bessere Zusammenarbeit:
Teilen Sie Aufgaben, Notizen und Wiedervorlagen mit Kolleginnen oder dem Chef – live, nachvollziehbar, kommentierbar. Das spart Mails, Rückfragen und Zeit. - Professionelle Wirkung:
Sie haben beim Rückruf alle Infos parat? Sie erinnern den Chef vor der Deadline? OneNote stärkt Ihre Position im Unternehmen – ganz still, aber sehr wirkungsvoll. - Mehr Zeit für Wichtiges:
Weniger suchen, weniger doppelt machen, weniger vergessen – dafür mehr Raum für Kommunikation, Planung und Organisation.
