Der Tag beginnt, das Chaos wartet schon
Stellen Sie sich vor, es ist 8:27 Uhr. Die Kaffeetasse steht bereit, die erste E-Mail ist geöffnet – und Sie suchen…
…die Mitschrift vom letzten Meeting.
…die Liste offener Aufgaben.
…den Ausdruck mit dem Kundenzitat von letzter Woche.
Wo war das gleich? Im Notizbuch? Auf einem Post-it? Oder in irgendeiner Word-Datei im Ordner „Sonstiges“?
Willkommen in der Zettelwirtschaft 2.0, liebe Kolleginnen. Willkommen in einem Büroalltag, in dem man mehr Zeit mit Suchen verbringt als mit Erledigen. Und genau da setzt OneNote an.
Alltag im Sekretariat – warum es oft komplizierter ist, als es sein müsste
Bevor wir in die Welt von OneNote eintauchen, lohnt sich ein kurzer Blick auf die kleinen Stolpersteine im Büroalltag – Situationen, die viele von uns nur zu gut kennen:
1. Zettel, Blöcke, Notizen überall – aber nichts griffbereit
Ein wichtiger Anruf, ein spontaner Auftrag, eine Rückrufnotiz – und plötzlich liegen fünf handschriftliche Notizen an ebenso vielen Orten. Der Überblick? Schwierig.
2. Protokolle in Word – abgelegt, aber kaum wieder auffindbar
Besprechungen sind produktiv, aber was passiert mit den Protokollen? Oft verschwinden sie in einem der vielen Unterordner. Aufgaben gehen unter, Entscheidungen werden doppelt diskutiert – wertvolle Zeit verpufft.
3. Fristen, Termine, Wiedervorlagen – aber wo steht was?
Outlook, Papierkalender, handschriftliche To-do-Listen – viele Wege, aber wenig Verknüpfung. Und genau dann, wenn es drauf ankommt, fehlt der Überblick über Zuständigkeiten oder Fälligkeiten.
4. Papierflut trotz digitalem Zeitalter
Eigentlich arbeiten wir längst digital – und trotzdem drucken viele E-Mails, Listen oder Abläufe aus. Der Schreibtisch ist voll, die Ordner quellen über – und ausgerechnet das wichtige Dokument bleibt unauffindbar.
OneNote im Sekretariat – die Antwort auf das Chaos
Jetzt stellen Sie sich eine digitale Lösung vor, die genau hier ansetzt. OneNote ist wie ein intelligentes Notizbuch, das nicht nur speichert, sondern verbindet, erinnert, strukturiert – und das auf Ihre persönliche Art.
Was OneNote konkret für Sekretärinnen kann:
| Problem ohne OneNote | Lösung mit OneNote |
|---|---|
| Unstrukturierte Zettel | Digitales Notizbuch mit Themen-, Projekt- und Personenreiter |
| Protokolle unauffindbar | Standardisierte Vorlagen mit Suchfunktion |
| Aufgaben verschwinden | Integration mit Outlook und OneNote-Aufgaben |
| Papierstapel am Arbeitsplatz | Scans und Fotos direkt einfügbar und durchsuchbar |
| Wiederholte Rückfragen | Gemeinsame Notizbücher mit Lese- und Schreibrechten für alle Beteiligten |
OneNote macht keine leeren Versprechungen. Es bringt Sie dahin, wo Sie als moderne Sekretärin längst sein wollen: organisiert, vorausschauend und stressfrei.
Ein Blick in die Praxis: „Früher 5 Blöcke, heute 1 OneNote“
Teilnehmerin Sabine, Assistentin in einem mittelständischen Unternehmen, berichtet nach dem Seminar:
„Ich hatte vorher fünf Notizblöcke – einen für den Chef, einen fürs Team, einen für Protokolle, einen für meine eigenen Gedanken und einen, den ich nie wiedergefunden habe. Jetzt habe ich ein OneNote – alles sortiert, verlinkt und durchsuchbar. Ich spare täglich 30 Minuten. Mindestens!“
So nutzen clevere Sekretärinnen OneNote – 5 Büroklassiker, neu gedacht
Digitale Tools sind nur so gut wie ihre Anwendung. Deshalb werfen wir einen Blick auf typische Sekretariatsaufgaben – und zeigen, wie OneNote daraus strukturierte, elegante und sogar zeitsparende Routinen macht.
✏️ 1. Meetings mitschreiben – ohne Stiftchaos und Formatierungssalat
Vorher:
Handschriftlich notiert, anschließend abgetippt, formatiert, verschickt. Aufgaben mussten später manuell in Outlook übertragen werden.
Mit OneNote:
Sie nutzen eine vorbereitete Protokollvorlage, klicken auf „+ Aufgabe“ neben jeder To-do-Zeile – und Ihre Kollegen erhalten automatisch eine Erinnerung per E-Mail oder Outlook-Aufgabe. Kein Copy-Paste. Kein Formatieren. Kein Vergessen.
🟢 Besonders hilfreich für Wochenbesprechungen, Jour-Fixe, Projektstarts.
📞 2. Telefonnotizen festhalten – und nie wieder verlieren
Vorher:
Post-it. Kuli. Kaffee. Und nach dem Meeting ist der Zettel verschwunden.
Mit OneNote:
Sie öffnen den Abschnitt „Telefonnotizen“, diktieren bei Bedarf per Spracheingabe oder schreiben direkt digital mit – inklusive Uhrzeit, Ansprechpartner und Verlinkung zur Kundenakte oder Mailhistorie.
🟢 Ideal für spontane Anrufe, Rückrufbitten oder schnelle Informationen.
📚 3. Wissen sammeln – statt ins Nirwana abspeichern
Vorher:
Nützliche Links, Formulierungen, Rückfragen aus dem letzten Jahr? Irgendwo in einer alten E-Mail oder Datei vergraben.
Mit OneNote:
Ihre „Schatzkiste“ wächst mit jeder Eingabe: Kundenformulare, Infos zu Lieferanten, Vorlagen, Checklisten, Ideen für Events – alles in einem Notizbuch, sortiert nach Themen. Und durchsuchbar mit Stichworten oder Schlagwörtern.
🟢 Perfekt für neue Kolleginnen, Übergaben oder Vertretungen.
📆 4. Wiedervorlage mit Erinnerungsfunktion
OneNote lässt sich mit Outlook verbinden. Sie markieren eine Aufgabe oder Erinnerung und verknüpfen sie direkt mit einem Datum. Keine doppelte Eingabe, keine offenen Schleifen.
Beispiel:
→ „Einladungen zur Weihnachtsfeier vorbereiten – Erinnerung: 5. Oktober“
→ Automatisch im Outlook-Kalender, sichtbar für alle Beteiligten.
🤝 5. Zusammenarbeit im Team – ohne E-Mail-Pingpong
Mit OneNote können Sie gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen an denselben Notizen arbeiten. Live. Kommentiert. Nachvollziehbar.
Das bedeutet: Keine zehn Versionen eines Protokolls. Kein Anhang-Wirrwarr. Keine Fragezeichen, wer was zuletzt bearbeitet hat.
🟢 Unverzichtbar in hybriden Teams, im Jobsharing oder mit externen Partnern.
Und was sagen andere Sekretärinnen zum Seminar?
„Ich hätte nie gedacht, dass OneNote so viel kann – und wie viel Zeit es mir spart!“
– Veronika H., Sekretärin einer Klinikleitung
„Ich bin echt begeistert, wie gut das Seminar strukturiert war. Endlich mal kein Technikkauderwelsch!“
– Anna-Lena B., Assistentin in einem Familienbetrieb
🎯 Fazit: Wer Ordnung liebt, wird OneNote feiern
Sie brauchen kein Technikstudium. Sie brauchen keine extra Software-Lizenz. Sie brauchen nur den Willen, Ihre Arbeit smarter zu organisieren.
OneNote ist wie eine unsichtbare Kollegin, die sortiert, erinnert, verlinkt – und nie Urlaub braucht.
Und genau das lernen Sie in unserem praxisnahen Live-Online-Seminar im Juni:
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- Beispielbasiert: mit konkreten Fällen aus dem Sekretariat
- Mit Austausch: Ihre Fragen sind willkommen!
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