Eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie als Sekretärin haben, ist die Verwaltung Ihres Posteingangs. Wenn Sie wichtige E-Mails nicht bearbeiten, kann das katastrophale Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens haben.
Ein verpasster Kundenauftrag oder eine versäumte Frist können negative Folgen für das Unternehmen haben, wie z.B. Verlust von Aufträgen oder sogar rechtliche Probleme.
Durch das Markieren von E-Mails, die noch bearbeitet werden müssen, können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen und effizienter arbeiten.
Unsere Expertin für Büroorganisation – Meike Kranz- empfiehlt dringend, sich die Zeit zu nehmen, Ihren Posteingang sorgfältig zu verwalten und E-Mails zu markieren, die noch bearbeitet werden müssen. Es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind und nichts verpassen.
Vor einiger Zeit hatte unsere Dozentin Meike Kranz gefragt:
Wie machen Sie für sich deutlich, dass Sie eine E-Mail im Posteingang noch bearbeiten müssen?
Zur Auswahl standen folgende Antworten (es konnten mehrere angeklickt werden):
Ich markiere sie wieder als ungelesen.
Ich mache ein Fähnchen dran.
Ich mache daraus in Outlook eine Aufgabe.
Ich notiere es mir auf einen Zettel.
Ich lasse die Mail im Posteingang stehen.
Ich verschiebe sie in einen Unterordner (To-Do oder „noch bearbeiten“).
Ich drucke die Mail aus.
Ich trage sie mir in den Kalender ein.
Sonstiges
Vielen Dank, denn es haben mehrere Sekretär*innen und Assistent*innen mit gemacht. (¬‿¬) Die Antworten haben uns allerdings wenig überrascht und auch die meist gewählte Option kennen wir aus unseren Outlook-Schulungen. Dabei ist es meist die unvorteilhafteste. ( ´･･)ﾉ(._.`)
Denn diese Option läßt Sie immer wieder darauf stoßen und immer wieder müssen Sie erneut darüber nachdenken, was mit dieser Mail zu machen ist. Untersuchungen haben gezeigt, dass es so viel bessere Möglichkeiten gibt, mit zu bearbeitenden Mails umzugehen, als sie als die Option zu wählen, die in der Umfrage am häufigsten gewählt wurde. ¯_(ツ)_/¯
Hier kommt der LINK zur Auswertung von Frau Kranz. Wer uns kennt, der weiß auch, dass es immer einen Lösungsvorschlag gibt.
Frau Kranz erklärt kurz mögliche Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und den Kopf frei werden läßt für andere Themen.
3 Funktionen rund um E-Mails
Sie fragen sich vielleicht, welche Methode die Beste ist. Die diplomatische Antwort lautet: Die, die am besten zu Ihnen passt.
Denn das Ziel ist ja, dass Sie Ihre Arbeit gut schaffen. Wie Sie das machen ist letztendlich egal.
E-Mail in Aufgabe umwandeln In den meisten Fällen erhalten Chefs zahlreiche E-Mails, die bestimmte Aufgaben erfordern. Indem Sie diese E-Mails in Aufgaben umwandeln, können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef alle wichtigen Aufgaben im Blick behält und nichts vergisst. Die Aufgabenliste ist eine großartige Möglichkeit, sich zu organisieren und sicherzustellen, dass alle Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.
E-Mail in Kalendereintrag umwandeln Manchmal erfordert eine E-Mail eine bestimmte Zeit, um bearbeitet zu werden. Indem Sie diese E-Mail in einen Kalendereintrag umwandeln, können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef genügend Zeit für die Bearbeitung der E-Mail hat und dass er sich an die Fristen hält. Dies ist besonders nützlich für wichtige Termine oder Besprechungen, die nicht vergessen werden dürfen.
Nachfassenfähnchen setzen Oftmals warten Chefs auf Antworten oder Informationen von anderen Personen. Indem Sie Nachfassenfähnchen setzen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Chef keine wichtigen Informationen verpasst und immer auf dem Laufenden bleibt. Wählen Sie das Datum für das Nachfassen sorgfältig aus, um sicherzustellen, dass Ihr Chef genügend Zeit hat, um eine Antwort zu erhalten.
Insgesamt können diese drei Funktionen im Zusammenspiel dazu beitragen, dass Ihr Chef organisiert und effektiv arbeitet. Durch die Verwendung von Outlook können Sie sicherstellen, dass alle wichtigen Aufgaben und Termine im Blick behalten werden und dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.
Bleiben Sie am Ball und frischen Sie MS-Office-Wissen auf.
7 Vorteile für den Chef, wenn die Sekretärin an diesem Seminar teilnimmt
Zeitersparnis Wenn die Sekretärin die Geheimnisse von Outlook kennt und in der Lage ist, die E-Mail-Flut im Griff zu behalten, kann sie Zeit sparen und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Effizienzsteigerung Mit dem Wissen aus dem Seminar kann die Sekretärin Aufgaben delegieren, den Posteingang des Chefs effizienter verwalten und Meetings clever organisieren, was die allgemeine Effizienz im Büro erhöht.
Projektmanagement Durch das Erlernen von Outlook-Tools kann die Sekretärin ein Projekt mit Outlook managen, was dem Chef Zeit spart und ihm ermöglicht, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Vereinfachte Kommunikation Mit dem Wissen aus dem Seminar kann die Sekretärin Kundenbeziehungen besser dokumentieren und verwalten, was die Kommunikation mit Kunden erleichtert und verbessert.
Bessere Planung Durch die effiziente Organisation von Terminen und Meetings kann die Sekretärin sicherstellen, dass der Chef immer auf dem Laufenden ist und genügend Zeit hat, um sich auf wichtige Aufgaben vorzubereiten.
Verbessertes Zeitmanagement Mit dem Wissen aus dem Seminar kann die Sekretärin Aufgaben in handliche Pakete schnüren und den Arbeitsfortschritt im Auge behalten, was dem Chef ein besseres Zeitmanagement ermöglicht.
Erhöhte Produktivität Durch die Nutzung von Outlook-Tools kann die Sekretärin ihre Produktivität steigern und mehr Aufgaben in kürzerer Zeit erledigen, was wiederum dem Chef zugutekommt.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden unserer Live-Online-Seminare und der Live-Online-Tagungen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Officewider.
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Eine scheinbar kleine Nachricht – mit großer Wirkung Montagmorgen, der Kalender ist bereits gut gefüllt. Zwei Termine wurden verschoben, eine Telefonnotiz wartet auf Rückmeldung und die erste E-Mail des Tages stellt eine Frage, die eigentlich banal wirkt: „Warum haben Sie gestern nicht geantwortet?“ Viele Büro-Managerinnen und Sekretärinnen kennen diesen Moment. Sie arbeiten zuverlässig, strukturiert und
Zwei Termine, ein Chef, kein Raum Es ist 9:00 Uhr. Der Geschäftsführer steht vor dem Besprechungsraum. Innen sitzt bereits ein anderes Team. Im Kalender standen beide Termine korrekt – nur eben übereinander. Niemand hat es bemerkt. Niemand hat gegengeprüft. Und jetzt stehen Sie da. Terminchaos wirkt selten spektakulär. Es wirkt leise. Und genau deshalb gefährlich.
Wenn Erfahrung geht, bleibt oft nur die Suche Es ist dieser Moment, den jedes Sekretariat kennt: Eine Kollegin verabschiedet sich in den Ruhestand, es gibt Blumen, warme Worte, ein paar Tränen, und am Montag danach beginnt das große Rätselraten. Wo war diese eine Liste mit den Sonderfällen? Wer wusste noch, warum man bei Anbieter X
Wenn ein digitales Postfach zum Spiegel der Teamkultur wird Kennen Sie das Gefühl, wenn das gemeinsame E-Mail-Postfach plötzlich mehr Stress als Struktur bringt? Eigentlich sollte das Funktionspostfach im Büro die Zusammenarbeit vereinfachen. Stattdessen entstehen Unsicherheit, doppelte Arbeit und kleine Spannungen zwischen Kolleginnen und Kollegen. Eine Nachricht wird dreimal gelesen, einmal gelöscht, niemand weiß, wer reagiert
In jeder einzelnen Sekunde starten weltweit mehr als 350 PowerPoint-Präsentationen.Hochgerechnet sind das rund 30 Millionen Präsentationen pro Tag. Eine Zahl, die wirkt wie ein Donnerschlag – und gleichzeitig eine leise Warnung. Denn Hand aufs Herz:Wie viele dieser Präsentationen bleiben im Gedächtnis?Wie viele erzeugen Klarheit, Spannung, Richtung? Und wie viele fühlen sich an wie… betreutes Lesen?
Ordnung ist keine Geschmacksfrage – sie ist eine stille Superkraft Es gibt Geräusche, die jede Sekretärin sofort erkennt: das Surren des Druckers, das dezente pling neuer Mails – und dieses hilflose „Ähm … Moment, ich such’s kurz in OneNote.“Kaum ausgesprochen, wissen alle: Das wird dauern. Denn was als digitale Wunderwaffe gegen Zettelchaos begann, ist in
„Wir schauen mal“ – ein Satz, der harmlos klingt und alles verrät Es ist einer dieser Sätze, die man im Büro fast liebevoll ausspricht.„Wir schauen mal.“Er klingt kooperativ, offen, freundlich – und ist doch oft das leiseste Alarmsignal für fehlendes Wissensmanagement im Sekretariat. Denn dieser Satz fällt selten dann, wenn alles klar geregelt ist. Er
Warum Wissen „im Kopf“ das teuerste Archiv der Welt ist Stellen Sie sich vor, Sie sind einen Tag nicht da. Nur einen. Kein Drama, kein Krankenhausflur, kein Roman – einfach ein freier Tag oder ein Seminar. Und plötzlich wirkt Ihr Büro wie ein Escape Room: Alle sehen alles, aber niemand findet etwas. Der Knackpunkt ist
Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist Montagmorgen. Ihre Kollegin ist krank – natürlich ausgerechnet heute, wo fünf E-Mails im Funktionspostfach info@unternehmen.de auf Antwort warten. Sie öffnen das Postfach, suchen den Überblick – und landen im Chaos. Keine Markierungen, keine Nachverfolgung, keine Regel. Und plötzlich wird klar: Das Problem ist nicht die Krankheit. Es ist
Viele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Warum Meetings regelmäßig scheitern – und wie Sie das verhindern Es ist Montag, 09:00 Uhr. Der Besprechungsraum füllt sich, Kaffeebecher klackern, Laptops erwachen, und irgendwo zwischen „Haben alle den Link?“ und „Wer protokolliert eigentlich?“ verdampft die anfängliche Tatkraft wie Nebel im Morgenlicht. Sie kennen diesen Moment: Man trifft sich, weil man sich eben immer trifft
Stellen Sie sich vor, Sie erben ein riesiges Anwesen. Mit hundert Zimmern. Nur: Niemand sagt Ihnen, wo der Hauptschlüssel liegt.Sie irren durch Flure, öffnen Türen, finden Bruchstücke – aber nie das Ganze. Genau so fühlt es sich an, wenn Sie mit Word-Dokumenten arbeiten, bei denen jedes einzelne für sich steht – ohne Verbindung, ohne Struktur,
Wäre es nicht wunderbar… …wenn Ihr Protokoll automatisch mit Outlook-Aufgaben verknüpft wäre?…wenn jede Besprechung nicht nur geplant, sondern auch dokumentiert wäre – mit einem Klick?…wenn Ihre E-Mails direkt zu strukturierten Notizen würden – statt in einem Ordner zu verschwinden? Genau das geht – mit Outlook & OneNote. Viele Sekretärinnen kennen Outlook wie ihre Westentasche.Termine, Mails,
Stellen Sie sich vor… …Sie kommen montagmorgens ins Büro. Die Kaffeetasse dampft, Outlook blinkt, das Telefon klingelt. Und trotzdem: kein Stress. Keine Panik. Keine Zettel.Denn Ihre Aufgaben sind in OneNote verlinkt.Ihre Wiedervorlagen? Klar markiert.Ihr Meeting? Bereits vorbereitet – samt Protokollstruktur und To-do-Liste. Unrealistisch? Nein. Ergebnis.Und zwar von Frauen, die ein einziges Seminar besucht – und
Wissen, das irgendwo steckt, ist kein Wissen „Wo war das gleich noch mal?“„Ich glaube, das hatte ich letztes Jahr dokumentiert.“„Hat jemand die Infos von der Lieferantenbesprechung?“ Wenn Sätze wie diese in Ihrem Büroalltag vorkommen, sind Sie nicht allein. Gerade Sekretärinnen und Office-Managerinnen jonglieren mit hunderten Informationen, Ansprechpartnern, Rückfragen, Entscheidungen und Dokumenten – und stehen oft
„Moment, das hatte ich mir doch irgendwo notiert…“ Kommt Ihnen dieser Satz bekannt vor? Sie suchen nach einer Rückrufnotiz vom letzten Donnerstag. Oder nach dem Termin zur Rückmeldung beim Veranstalter. Und plötzlich sind zehn Minuten vergangen – weil weder Outlook, noch Ihr Notizblock oder der Ausdruck im Ablagekorb die entscheidende Info preisgeben. Fristen, Wiedervorlagen, Deadlines
Der Tag beginnt, das Chaos wartet schon Stellen Sie sich vor, es ist 8:27 Uhr. Die Kaffeetasse steht bereit, die erste E-Mail ist geöffnet – und Sie suchen……die Mitschrift vom letzten Meeting.…die Liste offener Aufgaben.…den Ausdruck mit dem Kundenzitat von letzter Woche. Wo war das gleich? Im Notizbuch? Auf einem Post-it? Oder in irgendeiner Word-Datei
Was wurde noch mal besprochen? Wer sollte das machen? Und wo steht das jetzt? Wenn Sie bei diesen Fragen innerlich seufzen, sind Sie nicht allein. Gerade im Büro ist Teamarbeit ein zweischneidiges Schwert: Auf der einen Seite soll alles effizient, abgestimmt und transparent laufen. Auf der anderen Seite entstehen in der Praxis genau dadurch oft
Der digitale Protokoll-Motor Stellen Sie sich vor, jedes Meeting endet mit einem chaotischen Wust an Notizen, verstreuten Aufgaben und unübersichtlichen E-Mails. Genau hier kommt OneNote ins Spiel: Das digitale Notizbuch ermöglicht eine strukturierte, effiziente und nachhaltige Protokollführung. In Kombination mit Outlook wird die Protokollerstellung zu einem automatisierten Prozess, der Zeit spart und Missverständnisse eliminiert. In
Qualitätsmanagement trifft Datenschutz: Wie Sie beide Anforderungen meistern Qualitätsmanagement und Datenschutz – zwei Themen, die auf den ersten Blick unterschiedlicher kaum sein könnten, aber im Büroalltag untrennbar miteinander verbunden sind. Während das Qualitätsmanagement darauf abzielt, Prozesse zu optimieren und höchste Standards zu erfüllen, steht der Datenschutz dafür, sensible Daten zu schützen und rechtliche Vorgaben einzuhalten.
Wie kleine Veränderungen Ihren Büroalltag revolutionieren „Die kleinen Dinge machen oft den größten Unterschied.“ Diese Weisheit gilt nicht nur im Leben, sondern auch im Büroalltag. Besonders Quereinsteigerinnen im Büromanagement stehen oft vor der Herausforderung, viele Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, Strukturen zu schaffen und dabei effizient zu bleiben. Doch was, wenn schon kleine Veränderungen ausreichen, um
Stellen Sie sich vor: Ein Büroalltag, der reibungslos läuft. Termine werden pünktlich eingehalten, E-Mails verschwinden nicht im Chaos des Posteingangs, und alle Aufgaben sind klar definiert. Klingt wie ein Märchen? Mit durchdachtem Qualitätsmanagement wird diese Vision zur Realität. Denn es sind oft die kleinen Anpassungen, die den großen Unterschied machen. In diesem Artikel erfahren Sie
Mit diesen Office-Tools wird Ihr Arbeitsalltag stressfrei! Nutzen Sie das Geheimnis erfolgreicher Sekretärinnen Ein Büroalltag ohne Chaos und vergessene Aufgaben – das geht! Qualitätssicherung ist dabei der Schlüssel. Mit den richtigen Tools, vor allem aus der Microsoft-Office-Welt, können Sie Ihre Arbeitsweise nicht nur strukturieren, sondern auch auf ein neues Niveau heben. Besonders für neue Büromangerinnen
Der November bringt in diesem Jahr nicht nur die klassischen Shopping-Rabatte des Black Friday, sondern auch ein einmaliges Angebot, um Ihre berufliche Weiterbildung voranzubringen! Vom 11.11. bis 29.11.2024 erhalten Sie auf unsere Live-Online-Seminare für 2025 ganze 30 % Preisnachlass. Einmalige Gelegenheit, Ihren Karriere-Boost für das kommende Jahr zu sichern! Warum auch Sekretärinnen Black Friday für
E-Mails sind ein wichtiger Teil unseres beruflichen Alltags! Doch wie behalten wir den Überblick im vollen Posteingang? Teilen Sie Ihre besten Strategien zur effizienten E-Mail-Organisation mit uns! Lassen Sie uns gemeinsam produktiver arbeiten und den Arbeitsalltag erleichtern. Die Herausforderung eines vollen Posteingangs Fast jeder von uns kämpft täglich mit einem überquellenden Posteingang, der oft wie
Kennen Sie das Gefühl? Sie öffnen am Morgen Ihren Posteingang und werden von einer Welle unzähliger E-Mails förmlich überrollt. Jeder Blick auf die Zahl der ungelesenen Nachrichten lässt den Stresspegel steigen. Ihre Produktivität leidet, wichtige Informationen gehen in der Masse unter, und der Überblick? Weg! Doch halt! Lassen Sie sich nicht entmutigen. Mit der richtigen
Inmitten der Vielfalt der Fachabteilungen liegt die Herausforderung, Informationen zu sammeln und einen Jahresbericht von höchster Qualität zu gestalten. Doch während Sie sich leidenschaftlich bemühen, das Beste aus jedem Bereich herauszuholen, bremsen die Kollegen Ihre Vision. Ihr Herzblut für diesen Bericht wird herausgefordert, wenn die Formatierungsvorgaben missachtet werden und Sie mühsam den Abteilungen hinterherrennen müssen.
Eine Sekretärin ist das Herz eines jeden Unternehmens, die stille Heldin hinter den Kulissen, die für Ordnung und Effizienz sorgt. Doch was passiert, wenn diese unverzichtbare Kraft in den wohlverdienten Urlaub geht? Mit der richtigen Planung und Vorbereitung kann auch der Chef entspannt durchatmen. Hier sind sieben Tipps, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. 1.
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Die Arbeit im Sekretariat eines Bürgermeisters oder eines Geschäftsführers kann herausfordernd sein. Sie erfordert nicht nur organisatorisches Geschick, sondern auch die Fähigkeit, auf vielfältige Anfragen und Situationen angemessen zu reagieren. Eine bewährte Methode, um Zeit zu sparen und die Effizienz im Sekretariat zu steigern, ist die Verwendung von Textbauensteinen. In diesem Artikel werden wir untersuchen,
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre E-Mails schneller beantworten, ohne dabei an Qualität zu verlieren. Klingt verlockend? Das Geheimnis dazu liegt in Outlooks E-Mail-Templates und Schnellbausteinen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Funktionen optimal nutzen können. Effiziente Kommunikation in der modernen Arbeitswelt In unserer heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Zeit ein knappes
Betreten Sie die Bühne des pulsierenden Büroalltags, wo Tastaturen klingen wie die Takte eines eiligen Tanzes und Telefone in ständiger Kommunikation miteinander zu stehen scheinen. In dieser aufregenden Kulisse, meine geschätzten Büroheldinnen und -helden, jonglieren Sie mit Terminen, jonglieren mit Informationen und jonglieren mit den Ansprüchen eines modernen Sekretariats. Inmitten dieser Tumulte, wie könnten Sie
Arbeiten als Sekretärin in einem geschäftigen Unternehmen? Ist Ihr Schreibtisch mit Aufgaben und Anfragen überhäuft? Scheint es, als würde die Zeit schneller verstreichen, als Sie mit all den Verpflichtungen mithalten können? Sie fragen sich, wie Sie all diese Herausforderungen bewältigen können, ohne den Überblick zu verlieren und dabei Ihre Effizienz zu steigern. Die Lösung liegt