Der öffentliche Dienst befindet sich in einem rasanten Wandel: Digitalisierung, Fachkräftemangel und steigende Anforderungen an Verwaltungsprozesse stellen auch Sekretärinnen im öffentlichen Dienst vor neue Herausforderungen. Gerade in Landkreisen, Städten und Gemeinden sind sie das organisatorische Herzstück – eine Schnittstelle zwischen Bürgern, Verwaltung und politischen Entscheidungsträgern. Doch wie bleiben Sie als Sekretärin stets auf dem neuesten Stand? Eine gezielte Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst ist der Schlüssel.
Ein absolutes Highlight in diesem Bereich ist die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen 2025 – eine der wichtigsten Weiterbildungen für Verwaltungsmitarbeiterinnen.
Innovation & Wohbefinden im Sekretariat
ChatGPT und
gesunde Arbeitswelten gestalten
Die Rolle der Sekretärin im öffentlichen Dienst
Ein unverzichtbares Bindeglied: In Landkreisen, Städten und Behörden sind Sekretärinnen oft die erste Anlaufstelle – für Bürgeranfragen, interne Organisation und den direkten Draht zur Amtsleitung. Sie koordinieren Termine, verwalten Dokumente und sorgen für einen reibungslosen Ablauf hinter den Kulissen. Doch das ist längst nicht alles!
Moderne Anforderungen an Sekretärinnen in Behörden: Digitalisierung, Effizienz & Kommunikation
Die Rolle der Sekretärin im öffentlichen Dienst hat sich grundlegend gewandelt. Während früher Papierakten, Stenografie und manuelle Ablagesysteme den Büroalltag bestimmten, stehen heute digitale Prozesse, Organisationstalent und exzellente Kommunikationsfähigkeiten im Fokus. Sekretärinnen sind nicht mehr nur die „gute Seele des Büros“, sondern strategische Organisationsprofis, die eine Schlüsselrolle in der Verwaltung spielen. Doch welche Anforderungen müssen sie heute meistern?
Digitalisierung: E-Akten, KI und virtuelle Sitzungen als neue Normalität
Die Digitalisierung ist längst in Behörden angekommen. Moderne Verwaltung bedeutet weniger Papier, mehr digitale Prozesse und smarte Technologien, die den Arbeitsalltag effizienter gestalten.
Beispiele für digitale Veränderungen im Sekretariat:
✅ E-Akte statt Papierstapel: Die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) revolutioniert die Verwaltung. Dokumente müssen nicht mehr mühsam in Ordnern gesucht, sondern können per Mausklick gefunden und bearbeitet werden. Die Herausforderung für Sekretärinnen? Sich schnell in neue Dokumentenmanagementsysteme (DMS) einarbeiten und gleichzeitig auf Datenschutzvorgaben achten.
✅ KI-gestützte Dokumentenverwaltung: Künstliche Intelligenz (KI) übernimmt zunehmend Routineaufgaben. Systeme wie automatische Texterkennung (OCR) und Chatbots helfen, Anfragen schneller zu bearbeiten. Sekretärinnen müssen lernen, diese Technologien zu nutzen und sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren.
✅ Virtuelle Sitzungen und hybride Meetings: Ob mit Bürgermeistern, Landräten oder Bürgern – viele Meetings finden heute online statt. Professionelles Arbeiten mit Videokonferenz-Tools (z. B. MS Teams, Zoom,edudip) ist essenziell. Zudem müssen Sekretärinnen Besprechungen vorbereiten, digitale Protokolle führen und oft als technischer Support agieren.
Effizienz & Organisation: Strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise ist gefragter denn je
Ein modernes Sekretariat ist weit mehr als eine Telefonzentrale. Es ist das operative Zentrum der Behörde – und wer hier arbeitet, muss Multitasking, Priorisierung und eine vorausschauende Arbeitsweise beherrschen.
Wie sich Effizienz in der Praxis zeigt:
📌 Termin- und Fristenmanagement: Ob Ratsversammlungen, Bürgeranhörungen oder interne Besprechungen – Termine müssen perfekt koordiniert werden. Eine Sekretärin hält die Fäden zusammen und sorgt für strukturierte Abläufe.
📌 Reaktionsschnelligkeit: Unerwartete Situationen gehören zum Alltag – ein plötzlich anberaumtes Krisentreffen, eine eilige Bürgeranfrage oder kurzfristige Terminänderungen. Hier heißt es: schnell denken, Lösungen finden und Vorgesetzte optimal unterstützen.
📌 Projektassistenz: Sekretärinnen sind oft in behördenübergreifende Projekte eingebunden, organisieren Veranstaltungen oder koordinieren Förderprogramme. Eine strukturierte Herangehensweise ist unverzichtbar.
Kommunikation & Bürgerkontakt: Das Gesicht der Verwaltung nach außen
Sekretärinnen in Behörden sind nicht nur für interne Abläufe zuständig – sie sind die erste Anlaufstelle für Bürger, Unternehmen und Institutionen. Eine freundliche, kompetente und serviceorientierte Kommunikation ist daher Pflicht.
Herausforderungen in der modernen Verwaltungskommunikation:
📞 Telefonische Anfragen professionell managen: Bürger erwarten schnelle Antworten – oft auch zu komplexen Verwaltungsprozessen. Sekretärinnen müssen nicht nur gut informiert sein, sondern auch komplizierte Sachverhalte einfach erklären können.
📧 Digitale Kommunikation meistern: E-Mails, Social-Media-Anfragen und Online-Formulare – viele Interaktionen laufen heute digital. Klare, verständliche und rechtskonforme Kommunikation ist essenziell.
🗣️ Krisenkommunikation & Bürgerdialog: Verwaltungsangestellte stehen zunehmend in der Öffentlichkeit. Sei es bei Bürgerprotesten, politischen Diskussionen oder Krisensituationen – eine ruhige, diplomatische und sachliche Kommunikation ist gefragt.
Warum regelmäßige Fortbildungen für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst unerlässlich sind
Angesichts dieser vielfältigen Anforderungen ist eine kontinuierliche Weiterbildung unverzichtbar. Live-Online-Seminare und praxisnahe Schulungen helfen, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Themen wie digitale Assistenz, moderne Büroorganisation und rechtssichere Kommunikation sind heute Pflicht für jede Verwaltungssekretärin.
Die Anforderungen an Sekretärinnen in Behörden sind komplexer denn je – aber mit den richtigen Fähigkeiten und einer offenen Haltung für neue Technologien und Prozesse können sie ihre Rolle als zentrale Stütze der Verwaltung erfolgreich ausfüllen.
Warum die Fachtagung 2025 die perfekte Fortbildung für Sekretärinnen und Assistenzen im öffentlichen Dienst ist
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen 2025 ist kein gewöhnliches Seminar, sondern ein Branchentreff, eine Innovationsplattform und ein Karriere-Boost in einem. In einer Welt, in der Digitalisierung, neue Technologien und veränderte Arbeitsweisen den Büroalltag auf den Kopf stellen, ist es entscheidend, am Puls der Zeit zu bleiben. Genau hier setzt diese Veranstaltung an: Sie vermittelt nicht nur praxisnahes Wissen, sondern vernetzt Sie mit Kolleginnen und Experten, die Ihre Herausforderungen kennen und wertvolle Impulse liefern können.
Was macht diese Fachtagung so besonders?
1. Sie ist Netzwerkplattform, Innovationsschmiede und Motivationsboost zugleich
Hier treffen sich Expertinnen, erfahrene Assistenzen und aufstrebende Talente aus dem öffentlichen Dienst. Sie können sich austauschen, voneinander lernen und wertvolle Kontakte knüpfen, die auch über die Veranstaltung hinaus hilfreich sind.
2. Sie bietet praxisnahe Weiterbildung auf Top-Niveau
Alle Inhalte sind gezielt auf die Anforderungen von Sekretärinnen und Assistenzen zugeschnitten. Statt theoretischer Vorträge erwarten Sie Workshops, praxisnahe Übungen und sofort anwendbare Strategien, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern.
3. Sie unterstützt Ihre Karriere nachhaltig
Wer sich kontinuierlich weiterbildet, bleibt wettbewerbsfähig. Diese Fachtagung hilft Ihnen, sich als moderne, digitale und zukunftsfähige Assistenz zu positionieren – ein Vorteil sowohl für Ihre aktuelle Stelle als auch für zukünftige Karriereschritte.
Top-Themen der Fachtagung 2025
Die Agenda umfasst die wichtigsten Zukunftsthemen für Sekretärinnen und Assistenzen, die sowohl für den öffentlichen Dienst als auch für Unternehmen essenziell sind
Die Fachtagung der Sekretär:innen & Assistenzen 2025 bietet praxisnahe Workshops, die speziell auf die Bedürfnisse von Sekretärinnen im öffentlichen Dienst zugeschnitten sind.
Workshop-Highlights:
- Sekretariat der Zukunft: Mit ChatGPT & Co. zu mehr Effizienz
- Erlernen Sie den datenschutzkonformen Einsatz von KI-Tools wie ChatGPT zur Optimierung Ihrer Büroprozesse.
- Identifizieren Sie Aufgaben, bei denen KI sinnvoll unterstützen kann, und erfahren Sie, wie Sie effektive Anfragen (Prompts) formulieren.
- Entdecken Sie hilfreiche Apps wie Copilot und Canva, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern.
- Gesundheit bewusst (er-)leben!
- Stärken Sie Ihre Selbstwirksamkeit, um Wohlbefinden und Zufriedenheit im Büro zu fördern.
- Verbessern Sie soziale und emotionale Kompetenzen und entwickeln Sie neue Problemlösestrategien.
- Erfahren Sie, wie ein höheres Maß an Selbstbestimmung Ihre Gesundheit positiv beeinflusst und wie Sie Veränderungen aktiv und motiviert angehen können.
Diese praxisorientierten Workshops bieten wertvolle Einblicke und Werkzeuge, um den Herausforderungen des modernen Büroalltags im öffentlichen Dienst erfolgreich zu begegnen.
Live-Online-Seminare als flexible Alternative – Weiterbildung für Sekretärinnen mit maximaler Flexibilität
Nicht jede Sekretärin oder Assistenzkraft kann sich für eine mehrtägige Präsenzveranstaltung freinehmen – sei es aufgrund beruflicher Verpflichtungen, familiärer Aufgaben oder Reiseaufwänden. Doch das ist kein Hindernis! Live-Online-Seminare bieten eine moderne und flexible Möglichkeit, sich weiterzubilden – und das ohne lange Anreise, ohne hohe Reisekosten und mit maximaler Anpassung an den eigenen Zeitplan.
Warum sind Live-Online-Seminare eine wertvolle Alternative?
Die Digitalisierung hat das Lernen revolutioniert. Online-Weiterbildungen stehen Präsenzseminaren in nichts nach – im Gegenteil, sie bieten sogar einige entscheidende Vorteile.
1. Direkter Austausch mit Experten in interaktiven Webinaren
- Online-Seminare sind keine langweiligen Vorträge, sondern bieten aktive Beteiligung.
- Live-Fragerunden (Q&A-Sessions) ermöglichen es Ihnen, individuelle Herausforderungen zu besprechen und direkt Antworten von erfahrenen Referent:innen zu erhalten.
- Durch digitale Tools wie Breakout-Sessions, Live-Chats und interaktive Abstimmungen entsteht ein gemeinsames Lernerlebnis – fast wie bei einem Präsenzseminar.
2. Praxisnahes Lernen – von überall aus
- Egal, ob Sie sich aus dem Büro, Homeoffice oder sogar unterwegs dazuschalten – alles, was Sie brauchen, ist eine stabile Internetverbindung.
- Die Inhalte sind praxisorientiert: Von digitaler Büroorganisation über KI-gestützte Arbeitsprozesse bis hin zu Soft Skills für eine souveräne Kommunikation – alles wird mit Beispielen und Übungen direkt anwendbar gemacht.
- Viele Anbieter bieten interaktive Lernplattformen, auf denen zusätzlich Materialien, Übungen und Networking-Möglichkeiten zur Verfügung stehen.
3. Aufzeichnungen für flexibles Nacharbeiten
- Falls Sie ein Modul verpassen oder ein Thema vertiefen möchten, sind Aufzeichnungen der Live-Seminare oft verfügbar.
- So können Sie wichtige Inhalte erneut durchgehen, Notizen ergänzen oder einzelne Passagen wiederholen – perfekt für alle, die in ihrem eigenen Tempo lernen möchten.
- Dies macht Online-Seminare besonders wertvoll für Sekretärinnen mit vollem Terminkalender, da Sie sich Ihre Weiterbildung ganz nach Ihrem Tagesablauf einteilen können.
4. Günstiger als Präsenzveranstaltungen
- Keine Reisekosten für Bahn, Auto oder Flugzeug.
- Keine Übernachtungskosten im Hotel.
- Oft sind Online-Seminare günstiger als Präsenzveranstaltungen, da Raummieten, Catering und Logistik entfallen.
Welche Themen eignen sich besonders für Live-Online-Seminare?
Live-Online-Seminare sind nicht nur eine praktische, sondern oft sogar die effizientere Wahl, wenn es um berufliche Weiterbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst geht. Sie ermöglichen Ihnen, sich ohne großen Aufwand weiterzuentwickeln und auf dem neuesten Stand zu bleiben – von überall, jederzeit und in Ihrem eigenen Rhythmus.
Die Teilnahme an solchen Seminaren unterstützt Ihre berufliche Weiterentwicklung und hilft, den Anforderungen des modernen Büroalltags gerecht zu werden.
Hier sind einige empfohlene Live-Online-Seminare des Verbands der Sekretärinnen e. V.
Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst: Die 5 häufigsten Gegenargumente von Vorgesetzten – und wie Sie sie entkräften
Vorgesetzte sind nicht immer sofort begeistert, wenn es um eine Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst geht. Doch mit den richtigen Argumenten können Sie diese Vorbehalte frühzeitig entkräften und zeigen, dass eine gezielte Weiterbildung nicht nur für Sie selbst, sondern für das gesamte Team und die gesamte Behörde ein Gewinn ist.
1. „Wir haben keine Zeit für Fortbildungen!“
📌 Antwort: Eine gut geschulte Assistenz spart langfristig Zeit – durch effizientere Prozesse, eine bessere Organisation und weniger Fehler. Wer gelernt hat, digitale Tools optimal zu nutzen, Workflows zu automatisieren und Meetings professionell zu strukturieren, reduziert den Verwaltungsaufwand enorm. Eine Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst bedeutet, künftig weniger Zeit mit unnötigen Korrekturen und doppelter Arbeit zu verlieren.
📊 Beispiel: Eine Sekretärin, die nach der Fachtagung mit KI-gestützten Textbearbeitungs-Tools arbeitet, kann E-Mails und Protokolle schneller und präziser formulieren – das spart im Monat mehrere Stunden Arbeitszeit, die dann für andere Aufgaben zur Verfügung steht.
2. „Das Budget ist begrenzt.“
📌 Antwort: Eine Investition in Weiterbildung zahlt sich aus – oft schon nach wenigen Monaten. Viele Kommunen und Behörden bieten Fördermöglichkeiten oder spezielle Weiterbildungsbudgets für Verwaltungsmitarbeiter an. Zudem sind Live-Online-Seminare eine kostengünstige Alternative zur klassischen Präsenzteilnahme.
💰 Beispiel: Ein Präsenzseminar kostet inklusive Reise und Übernachtung oft über 1.000 €. Eine Online-Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst hingegen kann bereits für unter 500 € absolviert werden – bei gleicher Wissensvermittlung und maximaler Flexibilität.
3. „Das Wissen kann man sich auch selbst aneignen.“
📌 Antwort: Natürlich kann man sich Informationen selbst zusammensuchen – aber das ist ineffizient und führt oft zu Halbwissen. Eine strukturierte Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst bietet praxisnahes Lernen mit Experten, aktuelle Best Practices und wertvollen Austausch mit Kolleginnen aus der öffentlichen Verwaltung.
👥 Beispiel: Neue Arbeitsmethoden wie agiles Sekretariatsmanagement oder digitale Protokollierung kann man sich nicht einfach durch YouTube-Videos oder Selbststudium beibringen – dafür braucht es gezieltes Training mit Fachleuten, die individuelle Fragen beantworten können.
4. „Nach der Fortbildung wollen Sie vielleicht mehr Gehalt oder eine andere Position.“
📌 Antwort: Ein Unternehmen oder eine Behörde, die in die Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden investiert, profitiert direkt von deren neuen Fähigkeiten. Zufriedene, qualifizierte Mitarbeiter bleiben langfristig und tragen zur Effizienz der Verwaltung bei. Außerdem stärkt eine Fortbildung die interne Bindung, da sie zeigt, dass die Organisation in die persönliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter investiert.
📍 Beispiel: Wenn eine Assistentin des Bürgermeisters durch Schulungen lernt, digitale Abläufe zu optimieren, Dokumente effizienter zu verwalten oder KI-gestützte Recherchetools zu nutzen, dann profitiert davon das gesamte Team – und die Führungsebene entlastet sich zusätzlich.
5. „Das ist doch nur ein Sekretariatsseminar – brauchen wir das wirklich?“
📌 Antwort: Ja! Denn moderne Büromanagerinnen sind weit mehr als nur Bürokräfte. Sie sind Kommunikationsprofis, Prozessoptimiererinnen und eine essenzielle Schnittstelle zwischen Führungsebene und Team. Die Anforderungen steigen stetig – und genau deshalb braucht es Fortbildungen, die gezielt diese neuen Kompetenzen vermitteln.
🚀 Beispiel: Die Fachtagung für Sekretärinnen und Assistenzen 2025 bietet Workshops zu Digitalisierung, KI-gestütztem Arbeiten und effizientem Projektmanagement. Ohne diese Skills bleibt das Sekretariat hinter den Entwicklungen zurück – mit der richtigen Weiterbildung kann es stattdessen zur strategischen Schaltzentrale der Behörde werden.
Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst: Ihre Chance für eine erfolgreiche Zukunft!
Die Arbeitswelt im öffentlichen Dienst verändert sich rasant. Digitalisierung, neue Kommunikationsformen und steigende Anforderungen an Organisation und Effizienz erfordern topqualifizierte Fachkräfte im Sekretariat und in der Assistenz. Eine Fortbildung für Sekretärinnen im öffentlichen Dienst ist dabei kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten.
Viele Vorgesetzte unterschätzen den Wert einer qualifizierten Assistenz. Doch wer einmal erlebt hat, wie eine geschulte, digital versierte und strategisch denkende Sekretärin die Prozesse einer Behörde optimieren kann, wird schnell erkennen: Investitionen in Weiterbildung zahlen sich aus!
✔ Weniger Stress und effizientere Abläufe durch optimierte Workflows.
✔ Schnellere und fehlerfreie Kommunikation dank professioneller Schreib- und Organisationstechniken.
✔ Bessere Vernetzung und wertvoller Erfahrungsaustausch mit anderen Fachkräften.
Eine gezielte Fortbildung für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein echter Gamechanger – nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Behörde. Die öffentliche Verwaltung braucht motivierte, gut ausgebildete Fachkräfte, die Herausforderungen proaktiv angehen und digitale Kompetenzen mitbringen.
🎯 Jetzt ist der perfekte Zeitpunkt, um aktiv zu werden! Überzeugen Sie Ihre Vorgesetzten mit stichhaltigen Argumenten, steigern Sie Ihre beruflichen Chancen und positionieren Sie sich als unverzichtbare Unterstützung der Führungsebene.
🚀 Nutzen Sie die Möglichkeiten einer Weiterbildung – investieren Sie in Ihre Zukunft und die Zukunft des öffentlichen Dienstes!
