Sekretärinnen und Assistentinnen sind die unsichtbaren Heldinnen des Büroalltags. Doch trotz ihrer essenziellen Rolle zeigt die Forschung, dass Frauen in diesen Positionen oft überproportional sogenannte „low-promotability tasks“ übernehmen – Aufgaben, die zwar für das Team wichtig, aber selten karrierefördernd sind. Diese Erkenntnis stammt aus der viel beachteten Studie von Babcock et al. (2017), die geschlechtsspezifische Unterschiede in der Verteilung und Annahme solcher Tätigkeiten untersucht hat.
Die Studie ist ein Weckruf: Sekretärinnen sollten sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, die ihre Fähigkeiten sichtbar machen und ihre Karriere voranbringen. Mit diesen Karrieretipps für Sekretärinnen gelingt es Ihnen, die richtigen Prioritäten zu setzen und Ihre berufliche Zukunft aktiv zu gestalten.
Warum arbeiten Frauen und Männer oft unterschiedlich im Job?
Forscher haben herausgefunden, dass Frauen häufiger Aufgaben übernehmen, die nicht so wichtig für Beförderungen sind, wie z. B. Protokolle schreiben oder Treffen organisieren. Diese Aufgaben helfen zwar der Firma, aber sie bringen den Leuten, die sie machen, nicht so viel, wenn es darum geht, befördert zu werden.
Was haben die Wissenschaftler gemacht?
- Experiment im Labor: Die Forscher haben Frauen und Männer gefragt, ob sie eine Aufgabe übernehmen wollen, die keiner gerne macht. Sie haben gesehen, dass Frauen häufiger „Ja“ sagen, obwohl Männer genauso gut diese Aufgabe machen könnten.
- Echte Daten: In einer Universität wurde untersucht, wer freiwillig in einem Komitee mitarbeitet. Es stellte sich heraus, dass Frauen viel öfter „Ja“ sagen als Männer.
- Warum ist das so? Frauen denken oft, dass sie gefragt werden, weil man glaubt, dass sie besser „Ja“ sagen. Und tatsächlich werden Frauen auch häufiger um diese Aufgaben gebeten.
Was bedeutet das?
Wenn Frauen mehr Zeit mit diesen Aufgaben verbringen, bleibt weniger Zeit für wichtigere Arbeiten, die sie weiterbringen könnten. Deshalb werden sie seltener befördert als Männer.
Die Lösung?
Die Forscher sagen: Aufgaben sollten besser verteilt werden, damit Männer und Frauen gleich viele „schwierige“ und „nützliche“ Aufgaben bekommen.
Ziel der Studie
Die Forscher wollten herausfinden, warum Frauen im Berufsleben oft Aufgaben übernehmen, die zwar für die Organisation wichtig sind, aber kaum zu Beförderungen beitragen („low-promotability tasks“, z. B. Organisieren von Veranstaltungen oder Schreiben von Berichten). Sie untersuchten, ob Frauen diese Aufgaben häufiger akzeptieren oder darum gebeten werden als Männer und welche Mechanismen dahinterstehen.
Methodik der Studie
Die Studie bestand aus drei Hauptkomponenten:
- Feldstudien:
- Analysiert wurde, wie oft Männer und Frauen auf Anfragen für „low-promotability tasks“ reagieren. Beispielsweise wurden Daten einer Universität genutzt, um zu sehen, wie oft Dozierende auf Einladungen zur Mitarbeit in einem Komitee reagieren.
- Laborexperimente:
- Die Forscher führten Experimente durch, in denen Gruppen von Männern und Frauen Aufgaben verteilen mussten, die jeder erledigen konnte, aber niemand gerne übernehmen wollte. Es wurde beobachtet, wie oft Männer und Frauen freiwillig Aufgaben übernahmen.
- Manipulation der Bedingungen:
- Sie änderten die Zusammensetzung von Gruppen (z. B. reine Männer- oder Frauengruppen) und untersuchten, wie dies die Wahrscheinlichkeit beeinflusst, dass jemand eine Aufgabe übernimmt.
Hauptbefunde
- Frauen übernehmen häufiger „low-promotability tasks“:
- Frauen sagen zu solchen Aufgaben häufiger „Ja“ als Männer, selbst wenn die Aufgaben weder finanziell noch karrieretechnisch belohnt werden.
- Beispiel aus der Feldstudie: In einer Universität antworteten 7 % der Frauen positiv auf Anfragen zur Mitarbeit in einem Komitee, aber nur 2,6 % der Männer.
- Frauen werden öfter gefragt:
- In Experimenten, bei denen ein „Anfordernder“ entscheiden konnte, wen er bittet, eine Aufgabe zu übernehmen, wählten diese häufiger Frauen aus.
- Grund: Es wird allgemein angenommen, dass Frauen eher zustimmen.
- Geschlechtsspezifische Gruppeneffekte:
- In gemischten Gruppen übernehmen Frauen häufiger Aufgaben. In reinen Frauengruppen übernehmen jedoch nicht mehr Frauen Aufgaben als Männer in reinen Männergruppen. Das zeigt, dass Gruppendynamik und Erwartungshaltungen eine große Rolle spielen.
- Konsequenzen für die Karriere:
- Frauen verbringen mehr Zeit mit Aufgaben, die sie in ihrer Karriere nicht voranbringen, wie Verwaltungsarbeit oder Organisation. Dies führt dazu, dass sie im Vergleich zu Männern langsamer befördert werden.
Warum passiert das?
Die Studie nennt mehrere mögliche Gründe:
- Glaubenssätze: Es herrscht der Glaube, dass Frauen eher „Ja“ sagen. Dieser Glaube beeinflusst sowohl die Wahrscheinlichkeit, dass Frauen gefragt werden, als auch ihre eigenen Entscheidungen.
- Soziale Normen: Frauen fühlen sich stärker verpflichtet, der Gruppe zu helfen, und möchten als hilfsbereit wahrgenommen werden.
- Weniger Verhandlung: Frauen scheuen sich eher, „Nein“ zu sagen, aus Angst, unhöflich oder nicht kooperativ zu wirken.
Lösungsvorschläge
Die Forscher schlagen vor:
- Gleichmäßige Aufgabenverteilung: Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Männer und Frauen gleichermaßen an „low-promotability tasks“ beteiligt werden.
- „Nein“-Sagen fördern: Frauen sollten ermutigt werden, solche Aufgaben abzulehnen, wenn sie ihre Karriere nicht fördern.
- Bewusstsein schaffen: Organisationen sollten die unsichtbare Arbeit anerkennen und belohnen.
7 Karrieretipps für Sekretärinnen
Verstehen Sie den Unterschied: Strategische vs. Unterstützende Aufgaben
Fokussieren Sie sich auf Tätigkeiten, die Ihren Wert im Unternehmen sichtbar machen. Fragen Sie sich bei jeder neuen Aufgabe: „Bringt mich diese Tätigkeit näher an meine Ziele?“ Strategische Aufgaben sind sichtbar, haben Einfluss und fördern Ihre Fähigkeiten. Unterstützende Aufgaben, wie das Schreiben von Protokollen, sind wichtig, sollten jedoch effizient erledigt werden, damit sie mehr Zeit für strategische Projekte haben.
Profi-Tipp: Teilen Sie Aufgaben in Kategorien und priorisieren Sie strategische Tätigkeiten wie die Organisation von Großprojekten oder das Management wichtiger Termine
Lernen Sie, höflich Nein zu sagen
Es ist nicht immer möglich, alles zu übernehmen. Freundliches und bestimmtes „Nein“-Sagen ist keine Schwäche, sondern zeigt Professionalität. Es ist in Ordnung, Nein zu sagen, wenn eine Aufgabe nicht Ihrer Rolle entspricht oder Sie überlastet. Der Schlüssel ist, freundlich und lösungsorientiert zu bleiben.
So geht’s:
- „Vielen Dank, dass Sie mich gefragt haben. Für die Büromaterialbestellung schlage ich vor, dass Herr/Frau XY diese Aufgabe übernimmt, da ich mich aktuell auf die Vorbereitung der nächsten Vorstandssitzung konzentriere.“
- „Diese Aufgabe passt besser zu XYs Expertise. Ich unterstütze gerne mit einer kurzen Übergabe.“
- „Ich würde gerne helfen, aber ich bin gerade mit der Vorbereitung wichtiger Unterlagen beschäftigt. Kann diese Aufgabe an jemand anderen übertragen werden?“
Sorgen Sie für Sichtbarkeit
Ihre Arbeit verdient Anerkennung. Unsichtbare Tätigkeiten, wie das Schreiben von Protokollen oder die Organisation von Meetings, sind oft die Basis des Erfolgs anderer. Stellen Sie sicher, dass Ihre Beiträge gesehen werden.
Action Plan:
Nutzen Sie Meetings, um auf Ihre Leistungen hinzuweisen, etwa: „Das letzte Meeting-Protokoll enthält klare Handlungsempfehlungen, die wir umsetzen können.“
Präsentieren Sie Protokolle professionell und strukturiert. Moderne Tools können Ihre Arbeit erheblich erleichtern. Ob Protokoll-Software wie OneNote oder Terminplanung mit Microsoft Teams – sie sparen Zeit und erhöhen Ihre Effizienz.
Empfehlung: Suchen Sie sich ein digitales Werkzeug, das zu Ihren Aufgaben passt, und nutzen Sie Online-Tutorials, um es zu meistern.

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Weiterbildung als Schlüssel nutzen
Investieren Sie in Ihre Karriere, indem Sie regelmäßig an Schulungen teilnehmen. Kompetenzen in Projektmanagement, Digitalisierung oder Kommunikation eröffnen Ihnen neue Chancen. Lernen Sie ständig dazu, um Ihren Wert zu steigern. Fortbildungen in Bereichen wie Projektmanagement, digitale Tools (z. B. Trello, Excel) oder Kommunikation eröffnen neue Karrierewege.
Strategie: Legen Sie sich einen Plan für die nächsten 12 Monate zurecht: Welche Fähigkeiten möchten Sie ausbauen? Finden Sie passende Kurse, die Ihr Profil stärken. Suchen Sie nach Kursen, die speziell auf Office-Management oder Führung ausgerichtet sind.
Bauen Sie strategische Netzwerke auf
Karriere ist oft eine Frage der Beziehungen. Nutzen Sie jede Gelegenheit, um Kontakte zu knüpfen, die Sie unterstützen und inspirieren können. Erfolg hängt nicht nur von Ihren Fähigkeiten ab, sondern auch von den richtigen Kontakten. Nutzen Sie Gelegenheiten, um Netzwerke aufzubauen und Ihre Ambitionen zu kommunizieren.
Strategie:
- Nutzen Sie Treffen wie beim Sekretärinnen-Verband ein, um sich auszutauschen.
- Beteiligen Sie sich aktiv an internen Netzwerken oder beruflichen Communities, wie etwa Sekretärinnen-Verbänden oder Online-Foren für Assistenzkräfte.
- Verknüpfen Sie sich auf LinkedIn mit Führungskräften und Kolleg:innen.
Definieren Sie klare Karriereziele
Wo möchten Sie in fünf Jahren stehen? Ziele helfen Ihnen, sich auf die richtigen Projekte zu konzentrieren. Nutzen Sie jedes Projekt, um näher an Ihre Vision zu kommen.
Beispiel:
Möchten Sie zur Office Managerin aufsteigen? Dann übernehmen Sie Aufgaben, die Ihre Führungsfähigkeiten stärken, wie Budgetplanung oder Teamkoordination.
Kommunizieren Sie Ihre Ambitionen
Oft wird übersehen, dass Sekretärinnen und Assistentinnen auch Führungsrollen anstreben können. Machen Sie deutlich, welche Verantwortung Sie übernehmen möchten.
Dialog starten:
- „Ich würde gerne mehr Verantwortung übernehmen, z. B. im Bereich Projektkoordination. Welche Schritte empfehlen Sie, um dorthin zu gelangen?“
- „Ich habe Interesse an der Weiterentwicklung im Office Management. Gibt es Möglichkeiten, diese Fähigkeiten intern zu stärken?“
- „Ich habe darüber nachgedacht, in meiner Rolle mehr Verantwortung zu übernehmen. Was kann ich tun, um dorthin zu gelangen?“
- Zeigen Sie Eigeninitiative und signalisieren Sie, dass Sie bereit sind, sich weiterzuentwickeln.
Ihr strategischer Plan für langfristigen Erfolg
Sekretärinnen und Assistentinnen tragen entscheidend zum Unternehmenserfolg bei. Mit einer bewussten Priorisierung Ihrer Aufgaben, strategischem Netzwerken und kontinuierlicher Weiterbildung können Sie Ihre Karriere aktiv gestalten. Nutzen Sie diese Karrieretipps, um Ihre beruflichen Ziele zu erreichen und Ihre Rolle im Unternehmen nachhaltig zu stärken.
Die Studie von Babcock et al. hat gezeigt, wie wichtig es ist, Ihre Zeit in die richtigen Tätigkeiten zu investieren. Machen Sie aus Ihrer Rolle eine Bühne für Ihren Erfolg!
Jetzt sind Sie dran: Welche Aufgabe wollen Sie heute strategisch angehen? 🚀