Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon gedacht, dass Sie sich mit KI im Sekretariat auseinandersetzen sollten? Aber dann kommt das nächste Meeting, der Bericht muss dringend fertig werden, und schon ist der Tag vorbei.
Doch genau hier liegt das Paradoxon: Wer glaubt, keine Zeit für KI im Sekretariat zu haben, braucht sie am dringendsten! Warum? Weil KI kein zusätzlicher Zeitfresser ist, sondern eine Geheimwaffe für mehr Effizienz und Entlastung im Büroalltag.
Denken Sie einmal an die vielen Texte, mit denen Sie täglich zu tun haben:
KI im Sekretariat kann genau hier ansetzen und diese Prozesse beschleunigen, verbessern und Ihnen wertvolle Zeit zurückgeben.
1. Automatische Zusammenfassungen erstellen
Lange Dokumente durchzugehen, kostet oft Stunden. Tools wie ChatGPT oder Notion AI können Texte analysieren und Ihnen prägnante Zusammenfassungen liefern. Sie müssen nicht mehr alles selbst lesen, sondern erhalten die wichtigsten Kernpunkte in Sekunden.
Praxis-Tipp: Kopieren Sie einfach Ihren nächsten langen Bericht in ein KI-Tool und lassen Sie sich eine kurze Zusammenfassung generieren. Testen Sie, wie viel Zeit Sie dadurch sparen.
2. Textüberarbeitung und Stilverbesserung
Schreiben Sie regelmäßig Berichte oder E-Mails? KI-gestützte Tools wie Grammarly oder DeepL Write helfen dabei, den Stil zu verbessern, unnötige Passagen zu eliminieren und Formulierungen klarer zu machen. So wirkt Ihr Schreiben professioneller und verständlicher.
Praxis-Tipp: Nutzen Sie DeepL Write, um einen wichtigen Absatz aus einer Präsentation oder einem Bericht auf Verständlichkeit zu prüfen. Sie werden überrascht sein, wie sehr KI im Sekretariat Ihre Texte verbessern kann.
3. Ideenfindung und kreative Unterstützung
KI im Sekretariat kann nicht nur bestehende Texte überarbeiten, sondern auch als Inspirationsquelle dienen. Wenn Sie an einer Präsentation oder einem Artikel arbeiten, können Tools wie Jasper AI oder ChatGPT helfen, Gliederungen zu erstellen, Argumente zu strukturieren oder kreative Impulse zu liefern.
Praxis-Tipp: Lassen Sie sich von einer KI eine Liste mit Bullet Points zu einem Thema erstellen, das Sie gerade bearbeiten. So sparen Sie sich die aufwendige Brainstorming-Phase.
Der größte Fehler ist, KI im Sekretariat als großes, unüberwindbares Thema zu betrachten. Fangen Sie klein an:
Praxis-Tipp: Planen Sie fünf Minuten pro Tag ein, um mit einer KI zu experimentieren. Starten Sie mit einer kleinen Aufgabe – vielleicht einer schnellen Zusammenfassung eines E-Mails oder Berichts.
Falls Sie sich unsicher fühlen oder eine einfache Einführung in die Nutzung von KI im Sekretariat wünschen, haben wir genau das Richtige für Sie: Unser kostenloser Video-Kurs „ChatGPT im Sekretariat“ gibt Ihnen praxisnahe Anleitungen und Tipps, wie Sie KI effizient in Ihren Arbeitsalltag integrieren können.
Das Lebenselexiert für ChatGPT. Ohne Prompts geht gar nichts.
Schauen Sie es sich an.
Wer im modernen Arbeitsalltag produktiv bleiben will, kommt an KI im Sekretariat nicht vorbei. Sie kann Routineaufgaben abnehmen, Qualität verbessern und wertvolle Zeit zurückgeben. Also, worauf warten Sie? Lassen Sie die KI für sich arbeiten!
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Ki & ChatGPT im Sekretariat wider.
Melden Sie sich jetzt an und sichern Sie sich einen 5%-igen Gutscheincode für alle Weiterbildungen und die neuesten Nachrichten im Sekretariat. Wir starten mit einer Mini-Serie zu MS-Office und den 100+ Prompts im Sekretariat
5 Tipps für junge Sekretärinnen, Sekretäre und Bürokaufleute Cybercrime ist in der heutigen digitalen Welt eine immer größere Bedrohung für Unternehmen. Doch was passiert, wenn ausgerechnet der Chef Opfer eines Cyberangriffs wird? In diesem Artikel werden wir fünf essentielle Tipps vorstellen, wie junge Sekretärinnen, Sekretäre und Bürokaufleute professionell auf einen solchen Ernstfall reagieren können. Eine
Read MoreHaben Sie sich schon einmal gefragt, woher der Beruf der Sekretärin eigentlich kommt? Der Beruf der Sekretärin gibt es schon seit vielen Jahrhunderten, und er hat sich im Laufe der Zeit ständig weiterentwickelt. Schon im antiken Rom gab es Schreiber und Aufzeichner, die ähnliche Aufgaben erfüllten wie heutige Sekretärinnen. Im Mittelalter waren es dann vor
Read MoreWir haben gerade wieder eine Phishing-Mail erhalten!Achten Sie beim Lesen von Mails darauf erst zu denken, dann zu handeln, denn das Einfallstor für Cybercriminelle sind wir Menschen, die vor dem Computer sitzen. Hier ist, was ChatGTP zur Analyse dieser Mail sagt Basierend auf der Analyse des Textes handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Phishing-E-Mail. Hier
Read MoreDie Verwendung starker Passwörter ist ein entscheidender Schritt, um Ihre Online-Konten und persönlichen Daten vor böswilligen Angreifern zu schützen. In diesem Artikel werden wir Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe einfacher Tipps und Beispiele Ihre Sicherheit im Internet erhöhen können. Warum einfache Passwörter gefährlich sind Der Einsatz schwacher Passwörter ist leider immer noch weit verbreitet, oft
Read MoreDas Internet bietet unzählige Möglichkeiten und ist aus dem Arbeitsalltag junger Sekretärinnen, Sekretäre und Bürokaufleute nicht mehr wegzudenken. Doch während Sie online nach Informationen suchen, E-Mails bearbeiten oder Dokumente teilen, lauern auch Gefahren. Cyberkriminelle nutzen geschickt Sicherheitslücken und menschliches Fehlverhalten aus, um an sensible Daten zu gelangen oder Schaden zu verursachen. Daher ist es von
Read MoreHand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon gedacht, dass Sie sich mit KI im Sekretariat auseinandersetzen sollten? Aber dann kommt das nächste Meeting, der Bericht muss dringend fertig werden, und schon ist der Tag vorbei. Doch genau hier liegt das Paradoxon: Wer glaubt, keine Zeit für KI im Sekretariat zu haben, braucht sie am
Read More