Ein Montag wie im Film – warum KI-Prompts jetzt Ihr bester Freund werden

Es ist 8 Uhr. Die Kaffeemaschine zischt, Ihr Chef wedelt mit einem 30-seitigen Bericht, der „bis 10 Uhr“ zusammengefasst sein muss, und die Kolleginnen bombardieren Sie mit Meeting-Einladungen. Willkommen im Blockbuster „Der ganz normale Büro-Wahnsinn“! Doch bevor sich der Stapel unerledigter Aufgaben in ein Monstrum verwandelt, zücken Sie Ihre neue Geheimwaffe: maßgeschneiderte KI-Prompts.

Was wäre, wenn ein einziger Satz ausreichte, um aus Chaos Klarheit zu zaubern?

In dieser Artikel-Serie zeigen wir, wie Sie mit fünf EU-AI-Act-konformen Prompts nicht nur Zeit sparen, sondern auch Ihr Image als „coole Sekretärin“ (jawohl!) auf Hochglanz polieren.

Was sind KI-Prompts – und warum sollten Sie sie beherrschen?

Ein Prompt ist nichts anderes als die präzise Anweisung, die Sie einer KI geben. Je genauer das Kommando, desto zuverlässiger das Ergebnis. Die Aufgabe der Assistenz hat sich damit vom „selbst Machen“ zum „clever Delegieren“ gewandelt. Ihre neue Superkraft: die Fähigkeit, der Maschine in menschlicher Sprache zu sagen, was sie wie liefern soll – inklusive Compliance-Checks, Platzhalterlogik und Quellenangaben.

DSGVO & EU AI Act – Sicherheit zuerst

Die EU setzt klare Leitplanken: Transparenz, Datenschutz, menschliche Aufsicht. Unsere Prompts:

1. fordern Sie explizit zur Anonymisierung personenbezogener Daten auf,
2. verlangen Quellen-Tags, falls die KI externe Inhalte einbezieht,
3. erinnern an menschliche Endkontrolle, bevor ein Dokument das Haus verlässt.

So arbeiten Sie wasserdicht – selbst wenn Auditors vor der Tür stehen.

Die fünf Power-Prompts für das moderne Sekretariat

*Die vollständigen Copy-&-Paste-Prompts finden Sie jeweils im genannten Artikelabschnitt.

Prompt 1: Kernbotschaft extrahieren – Blitz-Resümee für eilige Chefs

Wo hilft es im Sekretariat?
Stellen Sie sich vor, Ihre Geschäftsführerin eines 80-Mitarbeiter-Betriebs für Präzisionsbleche — mittendrin in der Messe-Saison — bekommt einen 30-seitigen Marktbericht über den Konkurrenzstand in Asien. Lesen? Keine Zeit. Ihre Mission: das Daten-Monster in drei Absätze pressen, ohne dass der strategische Kern verloren geht.

Praxisbeispiel (KMU-Alltag):

Ergebnis: Chef geht mit einem Laserfokus in die Besprechung, Sie haben zehn Minuten Luft für Ihren Kaffee.

Ausgangslage: Montag, 7:45 Uhr. Ihr Chef steht gleich im Jour fixe mit dem Vertrieb.

Aktion: Sie kopieren den Marktbericht in Prompt 1. Binnen 40 Sekunden spuckt die KI eine kristallklare 3-Absatz-Essenz aus – ohne vertrauliche Umsatzzahlen, weil der Prompt das bereits verbietet.

Copy-Prompt (DSGVO-ready)

[ZWECK] Erstelle eine 3-Absatz-Zusammenfassung des folgenden Textes nach der 80/20-Regel. 
[FOKUS] Identifiziere die 20 % der Infos mit 80 % Nutzen. 
[COMPLIANCE] Entferne oder pseudonymisiere personenbezogene Daten und vertrauliche Beträge. 
[STIL] Sachlich-prägnant, maximal 120 Wörter pro Absatz. 
[INPUT_TEXT] <<<Hier Text einfügen>>> 
[CHECK] Füge am Ende „Human Review empfohlen“ hinzu. 

Warum DSGVO-konform?
Der Abschnitt [COMPLIANCE] zwingt die KI zur Anonymisierung, [CHECK] erinnert an menschliche Kontrolle – zwei Kernforderungen des EU AI Act.

Prompt 2: Struktur optimieren – das 3-Ebenen-Brett

Wo hilft es im Sekretariat?
KMUs leben von schnellen Entscheidungen. Doch häufig flattern E-Mails ein, in denen Ideen, Risiken und To-dos wild durcheinander­purzeln. Sie nehmen den Text, jagen ihn durch Prompt 2, und erhalten ein dreistufiges Gerüst: ein Satz Kernbotschaft → drei Top-Argumente → handfeste Aufgabenliste.

Praxisbeispiel (KMU-Alltag):

Ausgangslage: Der Produktionsleiter mailt einen 1 800-Wörter-Erfahrungsbericht zum neuen ERP-System.

Aktion: Prompt 2 wandelt das Wortgewirr in eine Gliederung um, die Sie direkt in PowerPoint übertragen. Projektnamen werden automatisch als <PROJEKT_X> codiert.

Ergebnis: Die Geschäftsführung sieht auf den ersten Blick, was entschieden werden muss – kein Scroll-Marathon mehr, sondern eine Folie, drei Bullet-Points, fertig.

Copy-Prompt (DSGVO-ready)

[ZWECK] Verdichte den folgenden Inhalt in ein 3-Ebenen-System. 
[FORMAT] 
• Level 1: Zentrale Aussage (1 Satz)  
• Level 2: Die 3 wichtigsten Argumente (Aufzählung)  
• Level 3: Konkrete Handlungsschritte (nummerierte Liste)  
[COMPLIANCE] Ersetze vertrauliche Projektnamen durch Platzhalter wie <PROJEKT_X>. 
[ZIELGRUPPE] Vorstand, braucht schnelle Entscheidungsgrundlage. 
[INPUT_TEXT] <<<Hier Text einfügen>>> 
[CHECK] Human Review empfohlen. 

Scanbarkeit?
Die Bullet-Logik + Nummerierung macht Ihren Output binnen Sekunden erfassbar – perfekt für die „Executive-Skim-Reader“ im Chefsessel.

Prompt 3: Experten-Perspektive – Wenn Fachchinesisch zur Klartext-Party wird

Wo hilft es im Sekretariat?
Ob neue ISO-Norm, EU-AI-Act-Briefing oder komplizierte Lieferanten­bedingungen: Prompt 3 übersetzt Dickicht-Deutsch in Alltagssprache – bleibt dabei aber wertvoll für die Abteilungs-Profis.

Praxisbeispiel (KMU-Alltag):

Ausgangslage: Ihr 45-köpfiger Maschinenbau-Betrieb muss bis Jahresende die ISO 14001-Revision verstehen.

Aktion: Sie füttern die 60-seitige Norm in Prompt 3. Die KI liefert eine FAQ-Liste, die Azubis kapieren, plus Zusatzboxen mit Tiefgang für den Qualitätsmanager.

Ergebnis: Ein gemeinsames Verständnis ohne Meeting-Marathon — und alle Begriffe wie „Konformitätsbewertung“ werden knapp erläutert.

Copy-Prompt (DSGVO-ready)

[ZWECK] Fasse den folgenden Fachtext so zusammen, 
dass Einsteiger mitlesen und Profis Mehrwert haben. 
[ROLLE] Du schreibst als <FACH_EXPERTE>. 
[STIL] Klarheit vor Vollständigkeit, Bullet-Points. 
[COMPLIANCE] Perso­nen­bezogene Daten streichen; vertrauliche Kennzahlen pseudonymisieren. 
[INPUT_TEXT] <<<Hier Text einfügen>>> 
[CHECK] Human Review empfohlen. 

Prompt 4: Actionable Insights – Vom Aha-Moment zur To-do-Liste

Wo hilft es im Sekretariat?
Nach Kunden­befragungen oder Projekt-Retros sitzt ein Berg von Erkenntnissen auf Ihrem Schreibtisch. Prompt 4 formt daraus ein Drei-Stufen-Framework: Strategie → Taktik → konkretes To-do mit Deadline.

Praxisbeispiel (KMU-Alltag):

Ergebnis: Statt diffusem „Wir müssen besser werden“ haben Sie eine Task-Liste, die Sie so in Asana oder Trello einpflegen können.

Ausgangslage: Eine 25-Fragen-Kunden­survey liefert 15 Seiten Feedback.

Aktion: Prompt 4 extrahiert „Strategische Erkenntnisse“ (z. B. „Lieferzeit ist USP“), leitet „Taktische Schritte“ ab (Prozessanalyse, Lieferantenpuffer erhöhen) und schlägt „Praktische Anwendung“ vor (z. B. „Ab Februar wöchentlicher Versand-Report an Logistikleiter“).

Copy-Prompt (DSGVO-ready)

[ZWECK] Verwandle die folgende Zusammenfassung in ein 3-Stufen-Framework. 
[FORMAT] 
• Strategische Erkenntnisse – „Was bedeutet das?“  
• Taktische Ableitungen – „Was folgt daraus?“  
• Praktische Anwendung – „Was tue ich jetzt?“ (konkret, messbar)  
[COMPLIANCE] Alle Personen & Firmen anonymisieren. 
[INPUT_TEXT] <<<Hier Text einfügen>>> 
[CHECK] Human Review empfohlen. 

Prompt 5: Executive Summary Plus – STAR-Format für Last-Minute-Briefings

Wo hilft es im Sekretariat?
Der Inhaber ruft um 13:00 Uhr an: „Ich habe um 14:00 Uhr ein Video-Call mit einem potenziellen Investor, gib mir alles Wichtige auf einer Seite!“ Mit Prompt 5 produzieren Sie im STAR-Format (Situation-Task-Action-Result) einen One-Pager, der keinen Schritt auslässt.

Praxisbeispiel (KMU-Alltag):

Ergebnis: Ihr Chef betritt den Call mit einer klaren Storyline; Sie haben das Feld optimal vorbereitet.

Ausgangslage: Ein 15-Seiten-Pitch-Deck plus Excel-Totals müssen blitzschnell verdichtet werden.

Aktion: Sie füttern den Inhalt in Prompt 5. Die KI generiert:

Situation: „Umsatz wächst 15 % p. a., Markt ist fragmentiert.“

Task: „Investorengelder für neue CNC-Anlage sichern.“

Action: „Automatisierungspfad, Vertriebskanal X ausbauen …“

Result: „ROI 24 Monate, Break-even Q3 2027.“ Platzhalter (<SUMME_€>) bleiben DSGVO-sauber.

Copy-Prompt (DSGVO-ready)

[ZWECK] Erstelle eine STAR-Zusammenfassung. 
[FORMAT] 
• Situation – Kontext  
• Task – Zentrale Herausforderung  
• Action – Kernaussagen & Lösungen  
• Result – Implikationen & nächste Schritte  
[COMPLIANCE] Sensible Daten → <PLACEHOLDER>. 
[INPUT_TEXT] <<<Hier Text einfügen>>> 
[CHECK] Human Review empfohlen. 

Kurz gesagt: Jede dieser fünf Prompt-Techniken erfüllt in einem kleinen oder mittel­ständischen Unternehmen eine präzise Aufgabe — von der hektischen Marktanalyse bis zum überzeugenden Investor-Update. Probieren Sie sie nacheinander aus – und beobachten Sie, wie Ihr Tagesplan plötzlich Spielraum für echte Kreativ-Arbeit gewinnt.

Schlussgedanke

Stellen Sie sich vor, jeder Arbeitstag wäre ein Hochseilakt. Mit diesen fünf Prompt-Sicherungsseilen balancieren Sie nicht nur elegant, Sie tanzen regelrecht über das Seil – völlig souverän und rechtskonform. Probieren Sie es aus, passen Sie die Platzhalter an Ihre Abläufe an und genießen Sie die neugewonnene Stunde Freizeit pro Tag. Meine Empfehlung: Legen Sie heute noch ein „Prompt-Playbook“ in OneNote an – Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken!

typische Fragen

Muss ich jede DSGVO-Prüfung manuell machen?
– Ja, die KI liefert Vorschläge; die finale Verantwortung bleibt bei Ihnen.

Kann ich alle Prompts in einem Rutsch kombinieren?
– Möglich, aber testen Sie Schritt für Schritt, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Wie erkenne ich, ob sensible Daten versteckt wurden?
– Suchen Sie nach Platzhaltern wie „<NAME_X>“ oder „<PROJEKT_X>“. Fehlen sie, nachbessern!

Funktionieren die Prompts auch in Englisch?
– Ja, einfach die Platzhalter übersetzen, Compliance-Hinweise beibehalten.

Was, wenn die KI falsche Zahlen ausspuckt?
– Prompt verfeinern: „Zitiere nur Zahlen aus dem Originaltext, keine Schätzungen.“ Danach: Human Review.

Das klingt alles noch nach böhmischen Döfern? Dann schauen Sie sich unsere Fachtagung für Kaufleute im Büromangent an. Nutzen Sie unsere Live-Online-Tagung um auf dem neuesten Stand zu bleiben.

klar Schreiben & smart Arbeiten

Rechtschreibung sicher beherrschen und KI clever einsetzen

Infos zur Fachtagung 2026