„Noch schnell die E-Mail abschicken. Nebenbei das Telefon im Blick. Und gleich ist auch noch das Meeting…“
Kommt Ihnen bekannt vor? Willkommen im Multitasking-Wahnsinn – dem Büroalltag, in dem alles gleichzeitig passiert. Sekretärinnen, Assistenzen und Bürokaufleute sind wahre Meisterinnen darin, tausend Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten.
Aber genau darin liegt das Problem: Multitasking macht krank.
Was lange als Talent galt, ist in Wahrheit eine Belastungsprobe für unser Gehirn – und damit für unsere Gesundheit. Studien zeigen: Wer ständig zwischen Aufgaben hin- und herspringt, verliert nicht nur Zeit, sondern auch Konzentration, Energie und langfristig sogar Leistungskraft.
Das Thema ist so relevant, dass wir ihm auf der diesjährigen Fachtagung einen besonderen Platz eingeräumt haben: Wie bleiben wir leistungsfähig, ohne uns zu überfordern?
In diesem Beitrag erfahren Sie,
- warum Multitasking keine Stärke, sondern ein Stressverstärker ist,
- welche Symptome Sie frühzeitig erkennen können,
- und wie Sie sich mit 3 einfachen Strategien selbst aus dem Hamsterrad befreien.
Was Multitasking mit unserem Gehirn macht
Multitasking ist ein Mythos.
Zumindest, wenn wir glauben, wir könnten zwei kognitive Aufgaben gleichzeitig erledigen. Unser Gehirn funktioniert nämlich nicht wie ein Laptop mit zwei geöffneten Fenstern, sondern eher wie ein Kellner mit nur einem Tablett. Alles, was gleichzeitig serviert wird, wird in Wahrheit nacheinander jongliert – unter enormem Energieaufwand.
Was passiert im Kopf?
Wenn Sie zum Beispiel gleichzeitig eine E-Mail schreiben und einem Kollegen zuhören, passiert Folgendes:
- Ihr Arbeitsgedächtnis wechselt ständig zwischen den Aufgaben.
- Jedes Umschalten kostet Zeit, Energie und Fokus – sogenannte kognitive Reibungsverluste.
- Informationen werden weniger tief verarbeitet, was zu Fehlern, Vergesslichkeit und Überlastung führt.
🔬 Neuropsychologen sprechen hier vom „Task-Switching-Cost“ – dem geistigen Preis, den wir für ständiges Umdenken zahlen. In Zahlen: Wer ständig multitaskt, braucht für Aufgaben im Schnitt 40 % mehr Zeit.
Symptome im Büroalltag:
- Sie lesen denselben Absatz dreimal.
- Sie verlieren den Faden bei Gesprächen.
- Sie fühlen sich nach einem Arbeitstag erschöpft, ohne „wirklich etwas geschafft zu haben“.
- Ihr Gehirn „brummt“ – wie nach einem zu langen Tag im Kaufhaus.
Und das Gefährlichste: Wir merken es oft erst spät.
Denn Multitasking fühlt sich anfangs produktiv an. Bis die Konzentration zusammenbricht. Bis die Stimmung kippt. Oder der Körper streikt.
Strategien gegen den Multitasking-Modus
Multitasking ist wie Zucker: kurzfristig ein Kick, langfristig ein Risiko. Was aber tun, wenn die Realität im Büro genau das verlangt? Hier sind drei Strategien, die Sie nicht nur entlasten, sondern Ihnen auch mehr Klarheit, Ruhe und Kontrolle im Arbeitsalltag bringen.
🔄 Strategie 1: Zeitinseln statt Dauerfeuer – Arbeiten in Blöcken
„Wer alles gleichzeitig macht, macht nichts ganz.“
Deshalb: Schaffen Sie sich konzentrierte Zeitfenster, in denen Sie sich nur einer Aufgabe widmen. Zum Beispiel:
- 30-Minuten-Block für Korrespondenz
- 20 Minuten nur für Wiedervorlage
- 15 Minuten Planungszeit für nächste Woche
Nutzen Sie Outlook-Kalender oder analoge Tools, um diese Zeit sichtbar zu machen – für Sie selbst und für Kolleginnen. Wer fragt, bekommt ein klares: „Ich bin ab 10:30 Uhr wieder ansprechbar.“
🎯 Nutzen: Weniger Unterbrechungen = mehr Qualität + weniger Stress.
✋ Strategie 2: Pausen einbauen, bevor Sie ausbrennen
Nach jeder intensiven Phase folgt eine Mini-Auszeit – 3 bis 5 Minuten. Kein Social Media, keine Kollegen. Nur: durchatmen, aufstehen, Tee holen, den Blick schweifen lassen.
🧠 Warum?
Weil das Gehirn in der Pause neu sortiert und das Gelesene oder Gehörte verarbeitet. Wer pausenlos durchzieht, arbeitet gegen sich selbst.
💡 Kombinieren Sie diese Strategie mit dem Beitrag „Kurze Pausen im Büro“ – ideal als Crosslink auf Ihrer Website!
🎧 Strategie 3: Monotasking mit Kopfhörern – Signale setzen
Klingt einfach, wirkt Wunder: Wenn möglich, nutzen Sie geräuschdämpfende Kopfhörer, wenn Sie an etwas arbeiten, das volle Konzentration verlangt.
👂 Das ist nicht unhöflich – sondern ein sichtbares Zeichen: „Ich bin gerade fokussiert.“ Viele Kolleginnen respektieren das eher, als ein „Bin gleich soweit…“ mit halb abgewendetem Blick.
📌 Tipp für offene Büros: Ein kleiner Aufsteller am Schreibtisch („Arbeite gerade konzentriert – ab 11:00 Uhr wieder ansprechbar“) wirkt oft Wunder.
Multitasking ist kein Fleiß – es ist ein Gesundheitsrisiko
In vielen Büros gilt es als Zeichen von Engagement, ständig erreichbar zu sein, sofort zu reagieren und möglichst viele Aufgaben parallel zu jonglieren. Doch in Wahrheit ist das Gegenteil der Fall: Dauer-Multitasking ist schädlich.
Psycholog*innen, Neurowissenschaftler und sogar Krankenkassen warnen:
- Multitasking erhöht das Burnout-Risiko.
- Es fördert chronische Erschöpfung.
- Und es untergräbt die Fähigkeit, klar zu denken und Grenzen zu setzen.
Gerade Sekretärinnen, Assistenzen und Büromanagerinnen spüren das besonders stark. Sie sind die Schnittstelle zwischen allen – und damit auch die erste Zielscheibe für „Kannst du mal eben…?“.
Daher steht auf unserer diesjährigen Fachtagung für Sekretärinnen und Kaufleute im Büromanagement das Thema „Gesund bleiben im Büroalltag“ im Fokus.
🌿 Unser Ziel:
- Strategien zeigen, wie Sie gesund arbeiten, ohne sich zu überfordern.
- Techniken, mit denen Sie Ihre mentale Energie schützen.
- Und Gespräche mit Gleichgesinnten führen, die wissen, wie sich das alles anfühlt.
💭 Schlussgedanke: Ihre Konzentration ist kein Luxus – sie ist Ihre Kraftquelle
In einer Welt, die immer schneller dreht, ist es leicht, dem Gefühl zu verfallen, ständig alles gleichzeitig erledigen zu müssen. Aber wahre Stärke zeigt sich nicht in hektischem Aktionismus, sondern in klarem Fokus. Ihre Konzentration ist keine Nebensache – sie ist Ihr wertvollstes Arbeitsinstrument. Sie entscheidet darüber, ob Sie erschöpft oder erfüllt den Arbeitstag beenden.
Wer einen Schritt nach dem anderen geht, handelt nicht langsamer – sondern klüger. Denn Klarheit schafft Qualität. Und genau das ist es, was Ihre Arbeit im Sekretariat so wichtig macht: Durchblick, Übersicht, Verlässlichkeit.
Erlauben Sie sich also, Prioritäten zu setzen. Erlauben Sie sich, Dinge bewusst nacheinander zu tun – und nicht alles auf einmal. Nicht, weil Sie es nicht könnten, sondern weil Sie wissen, was Ihre Zeit und Energie wirklich wert sind.
Denn wer gelernt hat, sich nicht von allem zerren zu lassen, wird zur souveränen Kraft im Büro. Und genau das wünschen wir Ihnen – für Ihren Arbeitsalltag, Ihre Gesundheit und Ihr berufliches Selbstverständnis.
📅 👉 Neugierig geworden?
Dann lassen Sie sich unsere nächste Fachtagung nicht entgehen – mit spannenden Workshops zu mentaler Selbstfürsorge, klugem Aufgabenmanagement und KI-Tools, die Ihnen echte Zeitersparnis bringen.
👉 Jetzt anmelden:
