Wer nur Akten sortiert, verliert
Stellen Sie sich vor: Eine Büromanagerin, die wie eine coole Sekretärin mit Zauberstab durch das Büro wirbelt, Termine jongliert, Teams zusammenhält und nebenbei noch Projekte managt. Doch oft übersehen wir dabei eine Superkraft, die hinter den Kulissen wirkt: Netzwerken.
Ist Netzwerken nicht nur für Vertriebler oder CEOs? Weit gefehlt! Ich bin gespannt, ob Sie es schaffen, nach diesem Artikel nie wieder zu denken: „Das brauche ich nicht.“ Denn Netzwerken für Büromanagerinnen ist viel mehr als Smalltalk in der Küche – es ist ein strategisches Werkzeug, das Karrieren formt.
Was bedeutet Netzwerken wirklich?
Mehr als nur Visitenkarten sammeln
Netzwerken bedeutet nicht, dass Sie wahllos Kontakte anhäufen wie Bonuspunkte beim Einkauf. Für Büromanagerinnen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) bedeutet es vor allem eines: Beziehungsmanagement. Das heißt, bewusst und strategisch Kontakte aufzubauen, zu pflegen und zu nutzen, um Informationen, Unterstützung oder Chancen zu erhalten. Stellen Sie sich vor: Sie kennen die Ansprechpartnerin in der Buchhaltung, die Ihnen in Rekordzeit eine Kostenaufstellung liefern kann, oder den IT-Dienstleister aus der Region, der bei einem Serverausfall sofort hilft, weil Sie sich bei einem lokalen Netzwerktreffen ausgetauscht haben. Noch ein Beispiel: Sie helfen der HR-Abteilung bei der Organisation eines Team-Events und gewinnen dadurch nicht nur Pluspunkte intern, sondern hören auch von einer neuen Fördermöglichkeit, die Ihre Abteilung nutzen kann.
Analogie gefällig? Denken Sie an ein neuronales Netzwerk im Gehirn: Je mehr Verbindungen, desto klüger und schneller reagieren Sie. Genau so funktioniert ein gutes berufliches Netzwerk – gerade in einem KMU, wo oft kurze Wege, aber auch hohe Abhängigkeiten bestehen. Dort können informelle Netzwerke oft entscheidend sein, um schnell Lösungen zu finden und den Laden am Laufen zu halten.
Interne vs. externe Netzwerke
| Netzwerktyp | Beispiele | Nutzen |
|---|---|---|
| Internes Netzwerk | Kolleginnen, Abteilungsleiter, Chefs | Reibungslose Abläufe, Teamdynamik |
| Externes Netzwerk | Dienstleister, andere Büromanagerinnen, Events | Neue Ideen, Markttrends, Karrierechancen |
Meine Empfehlung: Vernachlässigen Sie keinen dieser Bereiche! Oft liegt die größte Power in der Kombination.
Warum Netzwerken für Büromanagerinnen entscheidend ist
Wissen ist Macht (und Netzwerke liefern Wissen)
Wie wollen Sie im Büro als unverzichtbare Schaltstelle wahrgenommen werden, wenn Ihnen wichtige Infos fehlen?
Durch Netzwerke erfahren Sie Neuigkeiten, Trends und Gerüchte, die Sie strategisch nutzen können. Für Büromanagerinnen in KMUs bedeutet das konkret: Sie erfahren zum Beispiel rechtzeitig, dass ein wichtiger Kunde seine Bestellungen zurückfahren will – und können mit diesem Wissen helfen, interne Pläne zu justieren. Oder Sie hören informell, dass eine neue Gesetzesänderung die Buchhaltungsprozesse betrifft, und können die Geschäftsführung frühzeitig informieren.
Ein weiteres Beispiel: In einem Austausch mit einer anderen Büromanagerin aus Ihrem lokalen Unternehmernetzwerk erfahren Sie, wie diese ihr Büro erfolgreich auf hybride Arbeitsmodelle umgestellt hat. Solche Informationen kommen oft nicht per Rundschreiben auf Ihren Schreibtisch, sondern fließen durch persönliche Kontakte – und genau da liegt Ihre Wissensmacht.
Sichtbarkeit erzeugt Einfluss
Netzwerken sorgt dafür, dass Ihr Name fällt, wenn es um spannende Projekte oder Beförderungen geht. Ohne Sichtbarkeit? Bleiben Sie vielleicht „die gute Seele im Hintergrund“ – aber wollen Sie das wirklich? Wenn Sie beispielsweise regelmäßig an regionalen Branchentreffen teilnehmen, sprechen Sie mit Dienstleistern und Partnern, die Ihre Arbeit schätzen und loben. Intern wird dann über Sie gesprochen, wenn eine neue Position ausgeschrieben wird, weil man Sie als kompetente, vernetzte Person wahrnimmt.
Oder stellen Sie sich vor: Sie bringen bei einem Meeting einen hilfreichen Tipp ein, den Sie aus einem externen Netzwerk haben – plötzlich gelten Sie als Expertin, obwohl Sie nur Ihre Kontakte genutzt haben. Das ist der Unterschied zwischen passiv warten und aktiv Einfluss nehmen.
Unterstützung, wenn’s brennt
Ob plötzlicher Engpass oder komplexes Projekt: Wer ein belastbares Netzwerk hat, weiß, wen er fragen kann. Netzwerken ist wie eine Versicherungspolice – Sie merken erst, wie wichtig es ist, wenn Sie sie brauchen. Für Büromanagerinnen in KMUs sind die Painpoints bei fehlendem Netzwerk besonders schmerzhaft: Stellen Sie sich vor, das IT-System fällt aus, und Sie haben keine externen Kontakte, die schnell helfen können. Oder ein wichtiger Lieferant springt ab, und Sie kennen keinen Ersatzdienstleister, weil Sie sich nie mit anderen Büroleiterinnen ausgetauscht haben.
Ein weiteres Beispiel: Die Geschäftsführung bittet Sie um kurzfristige Informationen zu einem neuen Förderprogramm, doch ohne informelle Kontakte wissen Sie nicht, an wen Sie sich wenden sollen. Fehlt dieses Netzwerk, führt das oft zu Stress, zu Mehrarbeit und manchmal auch zu einem Imageverlust: Sie wirken weniger kompetent, obwohl Sie es mit einem guten Netzwerk leicht hätten lösen können. Gerade in Krisenzeiten trennt sich die Spreu vom Weizen – und wer dann nicht gut vernetzt ist, fühlt sich schnell überfordert und isoliert.
Praktische Tipps: So bauen Sie Ihr Netzwerk auf
Starten Sie intern: Die Kaffeeküche als Trainingsfeld
Nutzen Sie informelle Anlässe, um Kolleginnen und Kollegen besser kennenzulernen. Ein kurzes Gespräch über das Wochenende kann die Basis für ein solides Arbeitsverhältnis sein. Wenn Sie Small Talk trainieren möchten, gibt es einige bewährte Tipps: Stellen Sie offene Fragen wie „Was war Ihr Highlight am Wochenende?“ oder „Haben Sie spannende Pläne für die Woche?“ und hören Sie aktiv zu, anstatt gleich selbst zu reden.
Greifen Sie kleine Beobachtungen auf, zum Beispiel: „Das ist ein schöner Kalender auf Ihrem Schreibtisch – woher haben Sie den?“ oder „Ich habe gesehen, Sie haben einen neuen Laptop, wie kommen Sie damit klar?“.
Besonders für Büromanagerinnen in KMUs, wo die Teams oft kleiner sind, ist es wichtig, diese kleinen Gespräche nicht zu unterschätzen: Sie bauen Vertrauen auf und schaffen eine offene Atmosphäre, die Ihnen später bei größeren Aufgaben zugutekommt.
Denken Sie daran: Small Talk ist kein bedeutungsloses Geplänkel, sondern der Schmierstoff, der interne Beziehungen geschmeidig macht.
Werden Sie Mitglied in Fachgruppen und Netzwerken
Besuchen Sie Fachgruppen und Weiterbildungsevents, die speziell auf Büromanagerinnen und Sekretärinnen zugeschnitten sind. Ein Beispiel ist der Verband der Sekretärinnen e.V., der regelmäßig praxisnahe Angebote macht, sowie die jährliche regionale Fachtagung, bei der Sie nicht nur spannende Vorträge hören, sondern auch wertvolle Kontakte zu Kolleginnen aus anderen KMUs knüpfen können.
Auch Plattformen wie LinkedIn helfen Ihnen, gezielt mit Menschen aus Ihrer Branche ins Gespräch zu kommen und sich über aktuelle Trends auszutauschen. Das verschafft Ihnen Zugang zu Events, Wissen und wertvollen Kontakten, die Sie direkt in Ihrer täglichen Arbeit einsetzen können.
Geben Sie, bevor Sie nehmen
Netzwerken funktioniert am besten, wenn Sie zuerst Mehrwert bieten: einen Tipp, eine Empfehlung oder einfach ein offenes Ohr. Vertrauen entsteht nicht durch Nehmen, sondern durch Geben. Das gilt auch in Online-Netzwerken wie dem Treffpunkt des Verbandes der Sekretärinnen e.V. bei LinkedIn, wo Sie zum Beispiel einen hilfreichen Artikel teilen, einen Kollegen in einer Diskussion markieren oder einer anderen Büromanagerin bei einer Frage mit Ihrer Erfahrung weiterhelfen können.
Konkretes Beispiel: Sie haben gerade an einer spannenden Weiterbildung teilgenommen? Teilen Sie Ihre Erkenntnisse und Materialien im Netzwerk. Oder Sie kennen einen guten Tool-Tipp, der die Büroorganisation erleichtert? Posten Sie ihn!
Dadurch werden Sie nicht nur als engagierte und hilfsbereite Kollegin wahrgenommen, sondern schaffen auch eine Grundlage, auf der andere Ihnen später ebenfalls Tipps und Unterstützung geben. Gerade für Büromanagerinnen in KMUs ist das ein unschätzbarer Vorteil: Durch aktives Geben bauen Sie digitale und persönliche Brücken, die in stressigen Zeiten Gold wert sein können.
Peer-Netzwerke: Warum sie für Büromanagerinnen in KMUs unverzichtbar sind
Aus der Perspektive einer Büromanagerin in einem KMU kann ich Ihnen sagen: Peer-Netzwerke sind meine heimliche Geheimwaffe. Diese Netzwerke reichen weit über das eigene Büro hinaus – hinein ins Rathaus, zu Ministerien, zu Kunden und zu Lieferanten.
Warum ist das so wichtig?
Wenn ich eine Genehmigung benötige, hilft es ungemein, wenn ich im Rathaus nicht nur eine allgemeine E-Mail-Adresse habe, sondern eine persönliche Ansprechpartnerin. Wenn ein Kunde plötzlich Sonderwünsche hat, ist es Gold wert, wenn ich bei dessen Assistenz anrufen und direkt abstimmen kann, statt über offizielle Kanäle Tage zu verlieren.
Und bei Lieferengpässen?
Ein guter Draht zu unserem Zulieferer hat mir schon mehr als einmal aus der Patsche geholfen. Diese Peer-Kontakte entstehen nicht über Nacht, sondern durch kontinuierliches Netzwerken, durch Besuche bei regionalen Veranstaltungen, durch den Aufbau eines vertrauensvollen Miteinanders. Peer-Netzwerke sind das lebendige Nervensystem eines KMUs, das Informationen, Lösungen und Chancen transportiert.
Ohne sie fühlt man sich oft wie abgeschnitten, gerade in hektischen oder kritischen Momenten.
Stolperfallen vermeiden: Was Netzwerken nicht ist
| Falsches Netzwerken | Besser so |
|---|---|
| Nur reden, nie zuhören | Aktives Zuhören und echtes Interesse zeigen |
| Nur an sich denken | Gegenseitige Unterstützung als Ziel setzen |
| Nur bei Problemen Kontakte nutzen | Regelmäßig pflegen, nicht nur im Notfall |
Netzwerken ist kein Einbahnstraßen-Gespräch und kein Notfallknopf, den man drückt, wenn alles brennt. Es ist ein langfristiger Prozess, der Investition und Pflege braucht. Als Büromanagerin in einem KMU weiß ich aus Erfahrung: Peer-Netzwerke zu Rathaus, Ministerien, Kunden und Lieferanten sind oft das Zünglein an der Waage.
Ein Beispiel: Ich habe mir über Monate einen guten Draht zur Verwaltung aufgebaut, indem ich mich regelmäßig bei regionalen Meetings blicken ließ und kleine Anliegen unkompliziert besprochen habe. Als wir dann plötzlich eine Sondergenehmigung brauchten, konnte ich direkt anrufen – kein Warten, kein Papierkrieg.
Ähnlich bei einem wichtigen Kunden: Durch persönlichen Kontakt zur Assistenz wusste ich, dass wir in der Preisverhandlung Spielraum haben, den die Geschäftsführung nutzen konnte. Ohne diese Peer-Verbindungen fühlt man sich oft wie abgekapselt und kämpft allein gegen große Strukturen.
Deshalb gilt: Bauen Sie diese Brücken früh, und warten Sie nicht, bis Sie in einer Krise plötzlich ohne Unterstützung dastehen. Ihr Netzwerk kann Ihr Sicherheitsnetz sein – oder Ihr Engpass, wenn es fehlt.
Schlussgedanke: Werden Sie zur Netzwerk-Künstlerin
Wenn Sie Netzwerken bisher als lästige Pflicht gesehen haben, hoffe ich, dass Sie nun anders denken. Sie haben das Potenzial, Ihr Netzwerk zu einer unsichtbaren, aber mächtigen Ressource zu machen, die Ihre Arbeit erleichtert, Ihre Karriere vorantreibt und Sie zu einer echten Gestalterin im Unternehmen macht. Und das Beste? Sie müssen keine extrovertierte Rampensau sein, um darin zu brillieren. Nur mutig, offen und strategisch.
Typische Gedanken zum Thema
1. Muss ich als Büromanagerin wirklich extern netzwerken?
Ja! Externe Netzwerke bringen frische Ideen und helfen Ihnen, über den Tellerrand zu schauen.
2. Wie finde ich die richtigen Netzwerke für mich?
Starten Sie mit Branchenevents, LinkedIn-Gruppen oder lokalen Business-Clubs.
3. Was, wenn ich schüchtern bin?
Netzwerken funktioniert auch schriftlich: Starten Sie mit E-Mails oder Online-Kommentaren.
4. Wie viel Zeit sollte ich ins Netzwerken investieren?
Schon 10 Minuten pro Woche machen einen Unterschied – Qualität zählt mehr als Quantität.
5. Wann sehe ich erste Ergebnisse?
Geduld! Netzwerken wirkt oft erst nach Wochen oder Monaten, zahlt sich aber langfristig aus.
