💡 Worauf achten? Welche Fehler passieren oft? Wie erkenne ich Fake-Rechnungen?
Und plötzlich flattert sie rein – die Rechnung, die alles durcheinander bringt.
Montagmorgen, 8:57 Uhr. Die Kaffeemaschine läuft, der Posteingang blinkt – und da liegt sie: eine neue Rechnung. Auf den ersten Blick völlig harmlos. Bürobedarf, ein bekanntes Logo, 489,50 € brutto. Sie heften das Ding ab oder leiten es gleich an die Buchhaltung weiter – schließlich ist das Routine. Oder?
Fehler Nummer 1.
Denn: Eine Rechnung ist kein reines Durchlaufdokument. Sie ist ein rechtlich relevantes Dokument mit weitreichenden Folgen – für die Buchhaltung, für die Liquidität des Unternehmens und nicht selten auch für die Karriere der Sekretärin, die sie ungeprüft durchgewunken hat.
Zeit für einen Perspektivwechsel.
Dieser Beitrag zeigt Ihnen, worauf Sie beim Prüfen von Rechnungen achten müssen, welche Stolperfallen immer wieder passieren – und wie Sie Fake-Rechnungen mit einem Blick entlarven. Für mehr Sicherheit, mehr Professionalität – und mehr Anerkennung im Büroalltag.
Warum Rechnungsprüfung nicht „nebensächlich“ ist
Sie tragen die Verantwortung. Auch wenn’s keiner sagt.
In vielen Büros läuft die Rechnungskontrolle so:
- Kommt per E-Mail oder Post
- Wird kurz überflogen
- Per Klick oder Stempel freigegeben
- Und ab in die Buchhaltung
Doch was passiert, wenn die Rechnung fehlerhaft ist?
- Zu viel berechnet?
- Falscher Steuersatz?
- Position doppelt aufgeführt?
- Oder gar eine Rechnung von einem Fake-Anbieter?
Dann heißt es: „Wer hat das freigegeben?“
Und plötzlich wird es persönlich.
🔎 Merksatz: Rechnungsprüfung ist keine Tippfehlerkontrolle – sie ist ein kaufmännischer Sicherheitscheck.
Was auf dem Spiel steht
- Geld: Ungerechtfertigte Zahlungen, doppelte Buchungen, verspätete Skontofristen
- Zeit: Aufwändige Rückfragen, Korrekturen, Kommunikationschaos
- Reputation: Fehlerhafte Zahlungen fallen intern auf – besonders, wenn sie wiederholt passieren
- Recht: Fehlende Pflichtangaben machen Rechnungen steuerlich nicht absetzbar
🎯 Ziel: Eine Rechnung muss korrekt, plausibel, vollständig und rechtssicher sein.
Die 4 Prüfschritte – So geht’s wirklich richtig
Bevor Sie blind freigeben, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
Formale Prüfung – Ist die Rechnung rechtlich gültig?
Eine Rechnung ab 250 € (inkl. USt.) muss laut § 14 UStG mindestens folgende Angaben enthalten:
| Pflichtangabe | Erklärung |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers | Keine Postfächer, keine reinen Logos |
| Ihre eigene vollständige Firmenbezeichnung | Als Leistungsempfänger |
| Ausstellungsdatum der Rechnung | Nicht das Leistungsdatum! |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Einzigartig und nachvollziehbar |
| Menge und Art der gelieferten Produkte/Dienstleistungen | Keine schwammigen Formulierungen |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Muss klar erkennbar sein |
| Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttosumme | Mit korrektem Steuersatz |
| Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers | Ohne diese Angabe ist die Rechnung nicht vorsteuerabzugsfähig |
🖊️ Tipp: Erstellen Sie sich eine eigene Checkliste zur Rechnungsprüfung – sie macht Sie schneller, sicherer und professioneller.
Inhaltliche Prüfung – Wurde geliefert, was berechnet wurde?
Vergleichen Sie die Rechnung mit:
- Bestellung oder Auftrag (z. B. per E-Mail, ERP-System, Formular)
- Lieferschein oder Leistungsnachweis
- internen Notizen oder Absprachemails
Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wurde die Ware tatsächlich geliefert?
- Entspricht die Menge dem, was bestellt wurde?
- Gibt es Positionen, die nie beauftragt wurden?
- Stimmen Rabatte, Staffelpreise, Sonderkonditionen?
🛑 Stolperfalle: „Klingt plausibel“ ist kein Prüfverfahren. Schreiben Sie sich auf, welche Quelle Sie mit der Rechnung abgeglichen haben – das ist Ihre Argumentationshilfe im Zweifel.
Rechenprüfung – Stimmen die Zahlen?
Klingt banal – wird aber oft übersehen.
Kontrollieren Sie:
- Einzelpreise x Menge = Zwischensumme
- Richtiger Umsatzsteuersatz angewendet (z. B. 7 % bei Büchern)
- Richtig gerundet (bei 3 Stellen nach dem Komma: Finger weg!)
- Rabatt oder Skonto korrekt berechnet?
📊 Excel-Hack: Kopieren Sie verdächtige Rechnungspositionen in eine Excel-Tabelle und rechnen Sie dort selbst nach. Excel lügt nicht.
Zahlungsprüfung – Wann und wie soll gezahlt werden?
- Stimmt das Zahlungsziel? (z. B. 14 Tage, 30 Tage netto)
- Ist Skonto vereinbart und korrekt angegeben?
- Ist die Bankverbindung bekannt und plausibel?
- Gibt es Unstimmigkeiten bei IBAN oder Kontoinhaber?
💣 Achtung bei geänderter Bankverbindung: Wenn ein langjähriger Lieferant plötzlich eine neue IBAN angibt → Rückversicherung beim Ansprechpartner einholen.
Wie Sie Fake-Rechnungen sofort entlarven
Der Büroklassiker: Die Rechnung von einem Anbieter, den niemand kennt
Sie kennen das:
Eine Rechnung landet auf dem Tisch – angeblich für einen Branchenbucheintrag, eine Domain-Verlängerung oder einen Wartungsvertrag, der angeblich telefonisch vereinbart wurde.
🕵️ So erkennen Sie eine Fake-Rechnung:
- Kein eindeutiger Bezug zu einer Bestellung
- Vage oder erfundene Bezeichnungen („Online-Firmennetzwerk“)
- Kein konkreter Ansprechpartner
- Ungewöhnliches Zahlungsziel („nur noch heute gültig“)
- Oft: IBAN aus dem Ausland oder ohne Bankleitzahl
- Sehr hohe Beträge bei sehr unspezifischer Leistung
💣 Besonders perfide: „Zahlung gegen Einspruch“ – mit Kleingedrucktem, das wie ein Vertrag wirkt.
Die 3-Sekunden-Checkliste für den Verdachtsfall
| Frage | Wenn NEIN, dann… |
|---|---|
| Kennen wir den Anbieter? | Rückfrage stellen oder abklären |
| Wurde eine Leistung wirklich beauftragt? | Sofort stoppen |
| Sind alle Pflichtangaben korrekt? | Rechnung ist nicht rechtsgültig |
| Stimmt die IBAN mit früheren überein? | Auf keinen Fall zahlen |
| Sieht das Layout verdächtig „kopiert“ aus? | Recherche starten |
🔎 Tipp: Googeln Sie den Firmennamen + „Rechnung“ + „Betrug“ – oft gibt es bereits Warnungen von anderen Firmen oder Verbraucherzentralen.
Die 5 häufigsten Fehler in der Rechnungsprüfung
❌ 1. Die Annahme: „Das passt schon“
Viele unterschätzen, wie schnell ein falscher Betrag durchrutscht, weil er „ungefähr stimmt“.
✅ Besser: Immer gegenprüfen – auch bei kleinen Summen. Denn: 5 Fehler à 50 € sind auch 250 €.
❌ 2. Die Unklarheit: „Ich weiß gar nicht, wer das bestellt hat“
Wenn keine Bestellverantwortung dokumentiert ist, wird die Prüfung zur Lotterie.
✅ Besser: Jeder Einkauf, jede Beauftragung sollte schriftlich und zuordenbar sein – per E-Mail, Formular oder System.
❌ 3. Die Hektik: „Ich hatte keine Zeit, alles zu prüfen“
Eingehende Rechnungen werden oft nur durchgewunken, weil gerade so viel los ist.
✅ Besser: Feste Zeitfenster einplanen, Checklisten verwenden, Aufgaben mit Kolleg:innen aufteilen.
❌ 4. Die fehlende Rückfrage: „Das war doch immer so“
Vertrauen ist gut – aber bei Abweichungen sollten Sie immer nachfragen. Nur weil ein Lieferant seit Jahren korrekt abrechnet, ist er nicht unfehlbar.
❌ 5. Die Buchhaltung auf Autopilot
„Das prüft die Buchhaltung schon“ – ein fataler Denkfehler. Die Verantwortung liegt beim Freigebenden – und nicht bei denen, die das System bedienen.
So organisieren Sie die Rechnungsprüfung digital & zukunftssicher
Von Papierchaos zu cleveren Prozessen
Mit diesen Tipps werden Sie zur Rechnungskönigin des modernen Büros:
✔ Verwenden Sie eine digitale Eingangsmappe
✔ Legen Sie individuelle Freigabeprozesse für verschiedene Beträge fest
✔ Nutzen Sie eine Exceltabelle oder ein einfaches Tool zur Dokumentation (z. B. Trello oder Notion)
✔ Arbeiten Sie mit farbcodierten PDFs (Gelb = geprüft, Rot = Rückfrage, Grün = gebucht)
Ein digitales Prüfsystem spart Nerven, Zeit und Fehler
| Vorteil | Umsetzung |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit | Jeder Schritt ist dokumentiert |
| Schnellere Freigabe | Keine Zettelwirtschaft mehr |
| Weniger Rückfragen | Alles liegt digital und zentral |
| Bessere Übersicht | Wer hat was wann geprüft? |
| DSGVO-konform | Kein Ausdrucken sensibler Daten nötig |
💡 Tools wie Lexoffice, Candis, DocuWare oder DATEV Unternehmen online bieten bereits smarte Lösungen, die viele manuelle Schritte überflüssig machen – auch für kleine Unternehmen und Sekretariate.
Schlussgedanke: Wer Rechnungen prüft, schützt das Unternehmen
Im Büroalltag ist vieles Routine – aber bei Rechnungen lohnt es sich, ganz genau hinzusehen.
Denn hinter jeder Zeile, jedem Betrag und jeder IBAN steckt ein mögliches Risiko – oder eine Chance, Kompetenz zu zeigen.
Rechnungsprüfung ist kein Nebenjob. Sie ist kaufmännisches Denken in Reinform.
Und wer das beherrscht, ist in jedem Team ein sicherer Wert.
Also: Tief durchatmen, Lupe rausholen – und prüfen, was das Papier hergibt.
