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Künstliche Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung: Zwischen Fortschritt und Fragezeichen 

 

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Tür auf zur Verwaltung der Zukunft

„Wer klopft da an die Bürotür? – Es ist die KI.“
Klingt poetisch? Vielleicht. Aber in den Fluren der Bundesverwaltung wird dieses Bild langsam zur Realität. Spätestens seit das Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) sein umfassendes KI-Leitbild veröffentlicht hat, ist klar: Die Verwaltung will sich verändern – und zwar grundlegendBMI24014.

Stellen Sie sich vor: Ihre tägliche Arbeit wird von einem intelligenten System unterstützt, das Sie bei E-Mail-Korrespondenz entlastet, bei komplexen Formularen assistiert und sich sogar merkt, wo Sie letzte Woche im SAP nicht weitergekommen sind. Willkommen in der neuen Realität.

Das Leitbild spricht von einem „chancenorientierten und verantwortungsvollen Einsatz“BMI24014. Übersetzt in Büro-Sprache heißt das: KI soll nicht einfach nur „drübergestülpt“ werden, sondern dort helfen, wo es brennt – und zwar mit Augenmaß. Es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern zu entlasten. Nicht zu überwachen, sondern zu unterstützen.

Eine Verwaltung am Kipppunkt

Warum ist das überhaupt nötig?
Ganz einfach: Weil der Schreibtisch unter Akten zusammenbricht, die IT-Ressorts oft mit Excel von 1997 arbeiten und der Fachkräftemangel nicht länger ignoriert werden kann. Der öffentliche Dienst kämpft mit gestiegenen Erwartungen, veralteten Systemen und einer digital versierten Gesellschaft, die ihre Anträge lieber mit dem Daumen als mit dem Füller ausfüllt.

Die Antwort des BMI: Künstliche Intelligenz als Werkzeug zur „Transformation des Verwaltungshandelns“ Zitat BMI24014.

Was genau versteht das BMI unter KI?

Laut Leitbild sind KI-Systeme maschinelle Systeme, die auf Basis von Daten „Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen“ ableiten – mit Einfluss auf die reale WeltBMI24014. Also genau das, was Ihre Kollegin mit viel Erfahrung, gesundem Menschenverstand und etwas Intuition seit Jahren leistet – nur eben automatisiert, schneller, rund um die Uhr verfügbar.

Das BMI geht sogar noch weiter: KI soll nicht nur technische Prozesse modernisieren, sondern auch „Impulse für den verantwortungsvollen Einsatz“ in der gesamten Bundesverwaltung geben und den „Kompetenzaufbau“ in den Behörden fördernBMI24014.

Wo KI im Büro wirklich anpackt – 5 Einsatzfelder, die Sie kennen sollten

Im KI-Leitbild des BMI werden fünf zentrale Handlungsfelder definiert – und Sie alle haben das Potenzial, den Alltag in den Sekretariaten, Schreibdiensten und Sachbearbeitungsstellen zu revolutionieren. Aber Vorsicht: Wir sprechen hier nicht von Science-Fiction oder digitalen Wunderwesen – sondern von ganz konkreten, alltagstauglichen Anwendungen BMI24014.

1. Verwaltungsprozesse optimieren – Schluss mit Akten-Tetris

Wer je versucht hat, eine 12-seitige Eingangsrechnung aus fünf Anlagen und zwei E-Mails zusammenzufrickeln, weiß: Die Verwaltung ist nicht unbedingt ein Hort der Effizienz.

Doch genau hier setzt KI an. Ein Beispiel?
Das Projekt GIRAFFE – ein intelligentes Postfach, das Schreiben automatisch vorsortiert, erkennt, ob es sich um einen Antrag oder eine Rückfrage handelt, und sogar eine erste Priorisierung vorschlägt

Was heißt das für Sie?
🗂️ Weniger Zeit mit Scrollen und Suchen.
✍️ Schnellere Bearbeitung.
🧠 Mehr Raum für Dinge, die Sie mit echtem Verstand tun möchten.

✨ KI ist der clevere Azubi, der Ihnen morgens schon die richtigen Unterlagen aufs Pult legt.

2. Mitarbeitende unterstützen – keine Angst vor der Texthilfe

Viele Sekretariate kämpfen mit Überlastung: Der Fachkräftemangel trifft den öffentlichen Dienst besonders hart. Hier kommt KI ins Spiel – nicht als Ersatz, sondern als digitale Assistentin.

Das BMI plant die Einführung von Sprachmodellen (Large Language Models), die Textvorschläge machen, Anträge sprachlich vereinfachen und als Recherchehilfe dienen BMI24014.

„Kollegin KI, wie formuliere ich das noch mal höflich, aber bestimmt?“ – Diese Frage könnte bald Realität werden.

Auch bei Schulungen denkt man um: KI-gestütztes Mentoring soll Weiterbildungsinhalte individuell vorschlagen – je nachdem, was Sie wissen, können oder sich wünschen.

3. Resilienz steigern – was sich sperrig anhört, meint: Sicherheit mit System

Künstliche Intelligenz wird nicht nur dafür genutzt, den Papierberg zu verkleinern. Sie kann auch helfen, Gefahren frühzeitig zu erkennen, etwa bei Cyberangriffen oder Deepfakes.

Beispiel gefällig?
Das BMI fördert das Projekt VIKING, das klare Standards für KI im Sicherheitsbereich entwickelt – damit nichts schiefgeht, wenn eine Maschine mitredetBMI24014.

Für Sie heißt das:
🔐 Mehr Schutz bei sensiblen Vorgängen.
📎 Weniger Risiko durch digitale Fehleinschätzungen.

KI wird zum Türsteher im digitalen Verwaltungsflur – höflich, aber wachsam.

4. Zugang zu Informationen – endlich Ordnung im Datenchaos

Wie viele Minuten am Tag verschwenden Sie mit Suchen? Ehrlich?
Mit KI-gestützter Leistungssuche im Bundesportal will man das ändern. Statt sich durch 38 Seiten Verwaltungsdeutsch zu kämpfen, bekommen Nutzerinnen klare Zusammenfassungen und passende Formulare gleich mitgeliefertBMI24014.

Und für Sie im Backoffice?
🔍 Schnellere Auskunft.
📘 Weniger Rückfragen.
🧾 Präzisere Entscheidungen.

✨ KI ist wie ein findiger Kollege, der weiß, wo die gute Vorlage im Netzlaufwerk wirklich liegt – auch wenn sie falsch benannt ist.

5. Schutz von Ressourcen – clever, nachhaltig, vorausschauend

Nicht zuletzt will das BMI auch bei Umweltschutz und Budgetverantwortung punkten. KI hilft bei der Vorhersage von Extremwetter, der Planung von Einsätzen und sogar bei der nachhaltigen Beschaffung.

Ein Projekt, das Ihre Kolleginnen im Einkauf interessieren dürfte:
Die Intelligente Suche Nachhaltigkeit unterstützt beim Erstellen von umweltgerechten Leistungsbeschreibungen – auf Knopfdruck, fundiert und nachvollziehbar BMI24014.

📊 Zwischenfazit in Tabellenform:

HandlungsfeldIhr Büro-VorteilBMI-Beispiel
Optimierung von ProzessenWeniger Sortieren, mehr StrukturGIRAFFE
Unterstützung von MitarbeitendenTexthilfen, Lernempfehlungen, Vermerk-VorlagenLLMs & Mentoring
Resilienz steigernFrühwarnsysteme gegen CyberbedrohungenVIKING
Zugang zu InformationenSchnellere Suche, bessere FormulareBundesportal
Schutz von RessourcenNachhaltiger Einkauf, besseres RisikomanagementIntelligente Suche Nachhalt.

Was KI darf – und was besser nicht

Vertrauen ist gut, Leitprinzipien sind besser

Sie kennen das bestimmt: Eine neue Software wird eingeführt, niemand wurde gefragt, und am Ende sitzt man da mit mehr Fragen als vorher. Genau das soll mit Künstlicher Intelligenz nicht passieren.

Deshalb hat das BMI in seinem Leitbild gleich fünf klare Leitprinzipien verankert – und die sind alles andere als Bürokratenlyrik. Sie sind eine Art Grundgesetz für den KI-Einsatz

1. Grundrechte schützen – auch digital bleibt privat privat

Die BMI-Strategie stellt klar: Menschenwürde, Gleichheit, Diskriminierungsfreiheit – das sind keine Nebenbedingungen, sondern nicht verhandelbare Leitlinien.
Die EU-KI-Verordnung liefert die juristische Rückendeckung, das BMI verpflichtet sich zur Umsetzung – auch und gerade in sensiblen Bereichen wie Migrationsverwaltung oder SicherheitBMI24014.

✨ Beispiel aus dem Büro: Ein KI-System darf keine Leistungsbewertung erstellen, ohne dass Sie Einsicht in die Kriterien haben.

2. Menschenzentriert denken – der Mensch bleibt Chef

KI darf unterstützen – aber sie darf niemals autonom entscheiden, wenn es um Menschen geht.
Jede KI-Anwendung in der Verwaltung wird so konzipiert, dass die letzte Verantwortung beim Menschen bleibt.

🎯 Heißt für Sie: Wenn der Textvorschlag der KI nicht passt, löschen Sie ihn. Punkt.

Auch wichtig: Die Technik muss benutzbar bleiben. KI darf keine Hürde sein, sondern muss als Werkzeug funktionieren – für jede Erfahrungsstufe im Büro.

3. Verantwortung übernehmen – Transparenz statt Black Box

Transparenz heißt:
🔍 Sie müssen wissen, woher die KI ihre Daten nimmt.
📄 Sie dürfen nachfragen, wie ein Vorschlag zustande kam.
🤝 Und Sie können sich darauf verlassen, dass Fehler korrigierbar sind.

Das BMI plant dazu ein eigenes Transparenzregister, das alle KI-Projekte im öffentlichen Bereich dokumentiertBMI24014.

✨ Wenn Ihre Kollegin einen Fehler macht, sprechen Sie mit ihr. Bei der KI – genauso. Nur über das richtige Formular.

4. Chancenfokus statt Schreckgespenst

Das BMI spricht nicht von Risiken, sondern von Chancen – allerdings mit gesundem Menschenverstand.
KI soll Dinge ermöglichen, nicht nur ersetzen. Sie wird dort eingesetzt, wo sie nützt, nicht nur glänzt.

In Workshops, Reallaboren und Sandkästen (ja, so heißt das dort!) wird getestet, experimentiert und ausprobiert. Der Fehler ist erlaubt – damit der Betrieb später sicher läuft.

📌 Ihre Meinung ist gefragt: „Was fehlt Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit? Wo drückt der Schuh?“ – genau da könnte ein Prototyp helfen.

5. Ressourcen nachhaltig nutzen – auch Bits brauchen Strom

Wussten Sie, dass KI-Systeme oft sehr energieintensiv sind?
Das BMI verpflichtet sich deshalb zur ökonomischen, ökologischen und organisatorischen Nachhaltigkeit:
🔋 Nur einsetzen, was wirklich nützt.
💡 Open-Source nutzen statt doppelt entwickeln.
👩‍💼 Bestehendes Wissen verbreiten – nicht jede Behörde muss von vorn anfangen.

✨ KI wird nicht zur wilden Wucherblume, sondern zur gezielt gesetzten Nutzpflanze.

Was die Leitprinzipien für Sie im Büro bedeuten

PrinzipFür Sie bedeutet das…
Grundrechte schützenDatenschutz hat Vorrang – auch bei neuen Tools
Menschenzentriert einsetzenSie entscheiden, die KI hilft – nicht umgekehrt
Verantwortung übernehmenSie dürfen hinterfragen – und korrigieren
Chancen nutzenNeue Lösungen kommen dahin, wo es wirklich hilft
Ressourcen nachhaltig nutzenKI ersetzt keine Kollegin, sie entlastet effizient

Vom Leitbild zum Laptop – Wie KI im Büroalltag ankommt

„Und wer zeigt mir das alles?“ – Gute Frage!

Es reicht nicht, eine tolle Strategie ins Netz zu stellen. Der Weg von der Vision zum voll funktionsfähigen Tool im Sekretariat ist oft steinig – oder zumindest: mit Rückfragen gepflastert. Und genau hier zeigt sich, ob ein Konzept wirklich realitätsnah ist. Das BMI hat dafür die sogenannte KI-Wertschöpfungskette beschrieben .

Das klingt kompliziert, heißt aber in der Praxis: KI wird Schritt für Schritt eingeführt – mit klaren Voraussetzungen, echten Pilotprojekten und dem Fokus auf Ihre Arbeitsrealität.

1. Infrastruktur & Daten – ohne Basis läuft nichts

Damit KI-Tools sinnvoll arbeiten, braucht es drei Dinge:
💾 Daten (und zwar gute!)
🔌 Strom (auch bei Ihnen im Homeoffice)
🧩 Systeme, die zusammenpassen

Das BMI sorgt dafür, dass die Technik stabil steht – und nicht wie ein schlecht montierter Aktenschrank beim ersten Windhauch wackelt. Außerdem soll durch Kooperationen mit dem ITZBund und Open-Source-Initiativen die digitale Souveränität gestärkt werden.

✨ Für Sie: Keine wilden Excellösungen mehr aus dem Kollegium – sondern geprüfte, nachhaltige Tools.

2. Kultur & Kompetenzen – Vertrauen wächst mit Wissen

Das BMI betont: Technik allein genügt nicht.
Was es wirklich braucht, ist ein Mindset-Wandel. KI muss als Entlastung wahrgenommen werden – nicht als Bedrohung.

Die Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV) und das Beratungszentrum BeKI sind dafür zuständig, dass alle Mitarbeitenden – auch Sie – passende Fortbildungsangebote erhaltenBMI24014.

📌 Beispiel: Ein KI-Tool für Texterstellung wird erst dann zum Bürofreund, wenn Sie es ausprobiert haben – mit eigenen Formulierungen, echten Dokumenten und Ihrer Kollegin daneben.

3. Organisation & Prozesse – bitte nicht ins Blaue entwickeln

Das BMI plant Reallabore, „regulatorische Sandkästen“ und Experimentierräume. Das Ziel:
🔧 Entwickeln,
👩‍💻 ausprobieren,
🗒️ bewerten
– bevor ein Tool flächendeckend eingeführt wird.

Wichtig: Mitarbeitende aus allen Ebenen werden beteiligt. Es gibt „Quick Wins“ – kleine, sofort umsetzbare Verbesserungen – statt Großprojekte, die erst in fünf Jahren Wirkung zeigen.

4. Erprobung & Umsetzung – ja, es wird ernst

Das BMI spricht Klartext:
„Erfolgreiche Anwendungsbeispiele tragen dazu bei, das Vertrauen in KI im Ressort und in der Gesellschaft zu stärken.“BMI24014

Deshalb plant man konkrete Projekte wie:

  • Bereitstellung eines Open-Source-Sprachmodells für den Alltag
  • Entwicklung einer qualitätsgesicherten Datenquelle für die gesamte Bundesverwaltung
  • Einführung eines KI-Transparenzregisters
  • Aufbau eines KI-Lernpfads für Mitarbeitende

✨ Die Verwaltung bekommt endlich ein modernes Betriebssystem – und Sie das passende Benutzerhandbuch gleich dazu.

Tabelle: Ihre Rolle beim KI-Rollout

BereichIhre konkrete Möglichkeit zur Beteiligung
Schulungen & FortbildungenTeilnahme an BAköV-Webinaren und BeKI-Sprechstunden
Feedback in ReallaborenRückmeldung zu Prototypen im Sekretariatsalltag
Mitgestaltung der InhalteBeteiligung an der Entwicklung von Use Cases
Evaluation von AnwendungenEinschätzung der Nützlichkeit neuer Tools im Alltag
Transparenz und EthikSensibilisierung im Rahmen des neuen Lernpfads

KI & die neue Regierung – Wird jetzt wirklich geliefert?

Vom Strategiepapier zum Ministerium – Jetzt wird’s konkret

Es ist mehr als ein Wechsel im Kanzleramt. Mit der neuen Bundesregierung unter Bundeskanzler Friedrich Merz hat sich der Fokus verschoben – von der digitalen Vision zur digitalen Umsetzung.
Im Zentrum dieser Veränderung: das neu gegründete Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS). Und was auf den ersten Blick wie ein sperriger Behördenname klingt, ist in Wahrheit ein Gamechanger – auch für Ihren Büroalltag.

Denn dieses neue Ministerium unter Leitung von Bundesminister Karsten Wildberger (CDU) hat einen klaren Auftrag:

„Verwaltung digitalisieren. Prozesse vereinfachen. Und Künstliche Intelligenz als Alltagshelfer nutzbar machen.“

Das BMDS denkt dabei nicht nur an Technik, sondern auch an die Kultur im Amt: vernetzt, transparent, praxisnah. Genau hier setzt das BMI-Leitbild zur Künstlichen Intelligenz an – und wird jetzt mit Rückenwind aus dem Kanzleramt zur echten Bewegung.

Was bedeutet das für Sie im Sekretariat?

  • KI wird zur Realität. Nicht überall gleichzeitig, aber überall da, wo es konkret hilft.
  • Pilotprojekte bekommen politischen Rückhalt. Das BMDS bündelt Ideen, die zuvor oft auf einzelne Referate verteilt waren.
  • Ihre Perspektive rückt in den Fokus. Das neue Ministerium betont ausdrücklich: Verwaltung beginnt mit den Menschen, die sie tragen – also mit Ihnen.

✨ Wird aus einer losen Ideensammlung ein durchdachtes System – mit Ihnen als Mitgestalterin?

Strategie trifft Alltag – und Sie sind Teil davon

Das BMI-Leitbild bleibt weiterhin der zentrale Kompass für alle Fragen rund um den Einsatz von KI in der Verwaltung. Aber: Jetzt hat es eine Schwester bekommen. Das BMDS ist der politische Arm, der dafür sorgt, dass aus „könnte man mal machen“ ein „haben wir eingeführt“ wird.

Was bleibt?
✅ Ihre Erfahrung
✅ Ihr Wissen über die Abläufe
✅ Ihre Fähigkeit, Neues einzuordnen – und Altes nicht unnötig festzuhalten

Was kommt?
🚀 KI-Tools mit echtem Praxiswert
📚 Lernangebote über die BAköV und neue Plattformen
🗣️ Beteiligungsformate, in denen Ihre Rückmeldung zählt

Ihre Haltung macht den Unterschied

Es ist nicht die Technik, die entscheidet, wie sich Verwaltung verändert.
Es sind die Menschen, die sie bedienen. Also: Sie.

Ob Sie mitmachen, mitgehen oder auch mal skeptisch nachfragen – Ihre Stimme zählt. Die neue Regierung setzt auf Tempo. Aber auch auf Rückkopplung.

Schlussgedanke: Zwischen Sperrbildschirm und Selbstbetrug – Wenn KI verboten bleibt

„Toll – aber ich darf’s nicht benutzen.“
Das ist der Satz, der in fast jeder Fachtagung fällt, wenn wir mit Sekretärinnen, Assistenzen und Büromanagerinnen über ChatGPT & Co. sprechen. Die Stimmung?
🌟 Begeistert von den Möglichkeiten.
🧯 Frustriert vom Verbot.
📱 Und in der Realität? Ein Smartphone-Foto vom Bildschirm, ab auf das private Gerät, und dort dann schnell in ChatGPT den Antworttext generieren – weil’s eben funktioniert.

Willkommen im Graubereich. Willkommen in der Schattenzone des Fortschritts.

Das Problem ist nicht die Technik – es ist die Blockade

Während Unternehmen in Frankreich, Schweden, Italien oder Estland längst Pilotprojekte mit generativer KI in der öffentlichen Verwaltung aufsetzen, wird in deutschen Behörden oft schon der Aufruf der ChatGPT-Webseite blockiert. In vielen Ministerien heißt es: „aus Sicherheitsgründen deaktiviert“ – ohne, dass je eine fundierte Risikoabwägung stattgefunden hat.

Das BMI selbst spricht im Leitbild davon, wie wichtig der Aufbau von KI-Kompetenz seiBMI24014. Doch in der Praxis sieht es oft so aus:

  • ChatGPT gesperrt.
  • Copilot deaktiviert.
  • Neue Tools? „Kommt vielleicht 2028.“

Was passiert, wenn wir so weitermachen?

1. Die Büroprofis wandern in die Grauzone ab

Wenn der Arbeitsplatz keine Innovation erlaubt, aber die Anforderungen gleichzeitig steigen, dann reagieren Profis kreativ – und pragmatisch.
Privathandy raus, KI aktivieren, Screenshot vom Formular, Textvorschlag reinholen – fertig.

Doch diese Grauzone birgt Risiken:
📱 Datenschutzverletzungen.
🕳️ Keine Transparenz über Datenflüsse.
⚠️ Persönliche Haftungsfragen, wenn etwas schiefläuft.
Und vor allem: eine schleichende Entfremdung der digitalen Realität vom offiziellen System.

2. Deutschland verliert international den Anschluss

Schauen wir nach Osten: In Südkorea ist KI bereits Bestandteil jeder Verwaltungsausbildung. In Singapur erledigt ein KI-System bereits Teile der Personalbeschaffung im öffentlichen Dienst. In Estland formulieren Chatbots Bescheide, die anschließend von Menschen geprüft und versendet werden.

Und Deutschland?
Wir diskutieren, ob Mitarbeitende überhaupt auf die Webseite eines Sprachmodells zugreifen dürfen.

Wenn wir KI aus der Verwaltung fernhalten, halten wir auch Innovation, Tempo und Bürgernähe fern.

3. Wir entmündigen die klügsten Köpfe im Backoffice

Sekretärinnen, Assistenzen und Büromanagerinnen sind die wahren Integrationsfiguren im Verwaltungssystem. Sie halten alles zusammen, denken voraus, korrigieren Fehler, verbinden die Chefetage mit der Basis.

Wenn wir ihnen ausgerechnet das Werkzeug verbieten, das ihnen Arbeit abnimmt, Übersicht verschafft und sie auf Augenhöhe mit modernen Anforderungen bringt, dann entmündigen wir sie.
Und das in einer Zeit, in der wir kluge Köpfe im Büro nötiger brauchen denn je.

Was wir jetzt brauchen – und nicht aufschieben dürfen

  • Klare Regeln statt Verbote: Sicherheit ja – aber mit Augenmaß.
  • Pilotprojekte in Sekretariaten: Nicht nur in IT-Abteilungen.
  • Pragmatische Freigaben mit Training: Zugang nur mit Fortbildung? Sehr gern.
  • Vertrauen in Büroexpertinnen: Wer Formulare überblickt, kann auch KI richtig nutzen.

Sonst stehen wir bald da, wie bei der Digitalisierung insgesamt:

⏳ Zu spät.
📉 Zu teuer.
🧭 Ohne Richtung.

Die Verwaltung der Zukunft beginnt nicht mit einem Gesetz.
Sie beginnt mit dem Mut, das Naheliegende zuzulassen – und den Büroalltag nicht von außen zu verbieten, sondern von innen gemeinsam zu gestalten.

Wenn wir KI jetzt abschalten, schalten wir in Wahrheit unsere eigene Handlungsfähigkeit ab.
Und das kann sich kein modernes Land leisten.

„Ich finde KI spannend – aber darf ich sie bei uns überhaupt benutzen?“

Kurze Antwort: Meistens leider nein.
Lange Antwort: In vielen öffentlichen Verwaltungen ist der Zugang zu KI-Diensten wie ChatGPT, Copilot oder DeepL Pro aktuell gesperrt. Offizielle Begründung: Datenschutz und IT-Sicherheit. Was fehlt? Klare Anwendungsrichtlinien, abgestimmte Tools mit Datenschutzfreigabe und eine Kommunikation, die den Nutzerinnen nicht nur ein „Bitte nicht“ an die Hand gibt.

Mein Tipp: Fragen Sie aktiv nach, ob es interne Projekte, Pilotversuche oder freigegebene Lösungen gibt. Und: Nutzen Sie Weiterbildungen als Türöffner.

„Wenn ich ChatGPT privat nutze – bin ich dann haftbar?“

Antwort: Solange Sie keine dienstlichen Daten eingeben, bewegen Sie sich rechtlich im grünen Bereich – aber in einer Grauzone. Sobald Sie personenbezogene Daten, geschützte Inhalte oder interne Dokumente verarbeiten (auch sinngemäß!), riskieren Sie einen Datenschutzverstoß.

Was heißt das konkret?
📸 Ein Foto vom Bildschirm auf dem privaten Handy = heikel.
📋 Ein anonymisierter Prompt zum Formulieren eines Einladungstextes = okay, solange keine sensiblen Infos enthalten sind.

Mein Tipp: Dokumentieren Sie Ihren Anwendungsfall und sprechen Sie mit der Datenschutzstelle – bevor Sie in gute Absicht in die Haftungsfalle tappen.

„Kann KI meine Arbeit übernehmen?“

Antwort: Nein – aber sie kann die Aufgaben übernehmen, die Sie am meisten nerven.
KI schreibt keine Berichte mit Empathie, koordiniert keine widersprüchlichen Termine oder erklärt Ihrer neuen Kollegin freundlich die Kaffeemaschine. Aber sie kann:

  • Texte strukturieren,
  • Vorschläge formulieren,
  • E-Mails kürzen,
  • Tabellen vergleichen,
  • und Listen zusammenfassen.

Die Wahrheit ist: KI ersetzt nicht Sie. Sie erhöht Ihren Wirkungsgrad.

„Was bringt es mir überhaupt, mich mit KI zu beschäftigen, wenn sie im Amt gesperrt ist?“

Antwort: Weil Sie vorbereitet sein werden, wenn der Hebel umgelegt wird.
Und dieser Tag kommt – sei es durch neue rechtliche Regelungen, kommunale Pilotprojekte oder plötzlichen Innovationsdruck. Die Verwaltungen, die dann geschultes Personal haben, sind startklar.

Sie gehören dann zu denen, die:

  • Tools kennen,
  • Risiken einschätzen können,
  • souverän kommunizieren,
  • und echte Mehrwerte zeigen.

Das macht Sie zur Schlüsselperson für Ihre Abteilung.

„Was muss ich können, um KI verantwortungsvoll einzusetzen?“

Antwort: Keine Programmierkenntnisse – aber kluge Reflexion.

🧠 Können Sie eine Aufgabenstellung präzise formulieren?
👁️‍🗨️ Erkennen Sie, wann ein KI-Ergebnis nicht passt?
🛑 Wissen Sie, wann der Datenschutz greift?
🗣️ Können Sie Feedback geben und andere schulen?

Wenn ja: Dann bringen Sie schon jetzt alles mit, was es braucht. Alles Weitere ist Handhabung – und die lässt sich lernen.

Innovation & Wohbefinden im Sekretariat

ChatGPT und
gesunde Arbeitswelten gestalten


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

  • Liebe Frau Torma, dies ist eine sehr gute Zusammenfassung und bietet einen guten und verständlichen Überblick über den aktuellen Stand in der öffentlichen Verwaltung. Vielen Dank dafür. Die BMI24014 ließt sich gut und man kann den Willen zur Transformation erkennen. Ich bin gespannt, wie lange es dauert, bis die Veränderung in den jeweiligen Ämtern tatsächlich angekommen ist. Ich hoffe, dass wir bereits im nächsten Jahr auf den Fachtagungen häufiger von den Sekretärinnen hören, dass sie die KI nutzen dürfen.

    • Liebe Frau Kranz, das unterschreibe ich sofort! Die Frage ist, wie läuft die Umsetzung? Wer kennt sich aus in der IT und kann die Hürden und Vorteile den Mitarbeitenden erklären und die Stolpersteine aus dem Weg räumen. Es bliebt noch immer spannend.

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