Der Moment, der alles entscheidet
Das Telefon klingelt. Sie sind neu im Büro. Vielleicht ist es Ihr dritter Arbeitstag. Sie heben ab und sagen: „Ja, hallo?“ Stille am anderen Ende. Ein zögerliches „Mit wem spreche ich denn?“
In diesen ersten Sekunden entsteht ein Bild. Nicht nur von Ihnen. Vom gesamten Unternehmen.
Genau hier beginnt Professionalität. Nicht bei komplexen Projekten. Nicht bei Excel-Tabellen. Sondern bei der Art, wie Sie einen Anruf entgegennehmen.
Ich bin gespannt, ob Sie sich dieser Wirkung bisher vollständig bewusst waren.
Die unterschätzte Macht der Telefonmeldung
Gerade Quereinsteiger unterschätzen diese Routine. Man glaubt, es gehe doch „nur“ um einen Gruß. Doch das Telefon ist keine Nebensache. Es ist akustische Visitenkarte. Es ist der erste Kontaktpunkt. Es ist Beziehung in Echtzeit.
Viele melden sich verkürzt. Nur mit Namen. Oder nur mit Firma. Manche nuscheln den Gruß. Andere sprechen zu schnell, weil sie nervös sind. Das Problem liegt selten im guten Willen. Es liegt im fehlenden Bewusstsein für Struktur und Wirkung.
Kommunikation am Telefon funktioniert ohne Mimik, ohne Gestik, ohne Augenkontakt. Ihre Stimme trägt alles. Haltung. Klarheit. Sicherheit. Oder Unsicherheit.
Die professionelle Telefonmeldung – Struktur schafft Souveränität
Eine professionelle Telefonmeldung folgt einer festen Dreigliederung. Diese Struktur ist kein Zufall. Sie wirkt ordnend, orientierend und vertrauensbildend.
Der Tagesgruß – Beziehung vor Information
Beginnen Sie mit einem klaren Tagesgruß. „Guten Morgen“ oder „Guten Tag“. Dieser Gruß ist mehr als Höflichkeit. Er signalisiert Präsenz. Er zeigt: Sie sind da. Sie hören zu.
Sprechen Sie den Gruß ruhig und deutlich. Ein freundlicher Ton entsteht nicht durch Übertreibung, sondern durch innere Haltung. Wenn Sie lächeln, hört man das tatsächlich. Ihre Stimme bekommt Wärme und Rundung.
Vermeiden Sie verkürzte Varianten wie „Morgen“ oder „Hallo zusammen“. Am Telefon existiert nur Ihr Gegenüber. Sprechen Sie präzise.
Der Firmenname – Orientierung geben
Nach dem Gruß folgt der vollständige Firmenname. Ohne Hast. Ohne Verschlucken von Silben. Der Anrufer muss wissen, wo er gelandet ist. Besonders in größeren Unternehmen oder Behörden ist diese Klarheit entscheidend.
Sprechen Sie den Namen in einem gleichmäßigen Tempo. Nicht wie ein Pflichtprogramm, sondern wie eine bewusste Standortmarkierung. Der Firmenname ist akustische Architektur. Er gibt Halt.
Gerade im öffentlichen Dienst oder in großen Konzernen, wo viele Anrufe an verschiedenen Stellen eingehen, schafft diese Klarheit Vertrauen.
Ihr Vor- und Nachname – Verantwortung zeigen
Zum Abschluss nennen Sie Ihren Vor- und Nachnamen. Nicht nur „Frau Müller“. Sondern „Anna Müller“. Das signalisiert Offenheit und Professionalität. Sie stehen für das Gespräch ein.
Das wirkt souverän. Und Souveränität entsteht durch Klarheit. Nicht durch Lautstärke. Nicht durch Dominanz. Sondern durch Struktur.
Die vollständige Meldung lautet also:
„Guten Tag, Verband der Sekretärinnen, Anna Müller.“
Kurz. Klar. Präsise.
Wenn Sie verstehen wollen, warum Vor- und Nachname Verantwortung signalisieren, dann denken Sie an James Bond. Er sagt nicht: „Bond hier.“ Er sagt: „Bond. James Bond.“ Diese Reihenfolge ist kein Zufall. Sie ist Inszenierung von Identität. Er steht mit vollem Namen für sein Handeln ein. Keine Verkürzung. Keine Ausflucht. Keine Halbheit.
Übertragen wir dieses Prinzip ins Büro. Wenn Sie nur „Müller“ sagen, bleiben Sie austauschbar. Wenn Sie „Anna Müller“ sagen, treten Sie sichtbar nach vorn. Sie signalisieren: Ich übernehme dieses Gespräch. Ich bin Ihre Ansprechpartnerin. Ich verstecke mich nicht hinter der Organisation.
Das ist keine Eitelkeit. Das ist professionelle Klarheit. Ihr Vor- und Nachname schaffen Verbindlichkeit. Ihr Gegenüber weiß, mit wem es spricht. Und genau dadurch entsteht Vertrauen. Struktur erzeugt Souveränität. Nicht Lautstärke. Nicht Dominanz. Sondern klare Selbstpositionierung.
Stellen Sie sich den Unterschied akustisch vor. „Guten Tag, Verband der Sekretärinnen, Müller.“ Das klingt fragmentarisch. Fast wie eine Durchwahlzentrale. Nun die vollständige Variante: „Guten Tag, Verband der Sekretärinnen, Anna Müller.“ Der Satz schließt sich. Er wirkt rund. Er hat eine erkennbare Verantwortungsadresse.
James Bond nutzt seinen Namen als Markenzeichen. Sie nutzen Ihren Namen als Kompetenzsignal. Der Mechanismus ist derselbe. Identität wird ausgesprochen. Verantwortung wird hörbar. Und genau das unterscheidet eine zufällige Telefonannahme von professioneller Präsenz.
Meine Empfehlung ist daher klar: Sprechen Sie Ihren Vor- und Nachnamen bewusst. Mit ruhiger Betonung. Mit innerer Aufrichtung. Ich bin gespannt, ob Sie beim nächsten Klingeln diesen Unterschied selbst hören werden.
Warum diese Routine gerade für Quereinsteiger entscheidend ist
Kollegen hören mit. Vorgesetzte registrieren Nuancen. Kunden bilden sich ein Urteil. Ihre Telefonmeldung wird zum Indikator Ihrer Professionalität.
Vielleicht denken Sie jetzt: „Das ist doch selbstverständlich.“ Ist es das wirklich? Wie oft hören Sie unstrukturierte Meldungen? Wie oft fehlt der Nachname? Wie oft klingt es gehetzt?
Gerade in unsicheren Momenten hilft eine feste Formel. Struktur entlastet das Gehirn. Sie müssen nicht improvisieren. Sie greifen auf eine erprobte Routine zurück. Das schafft Sicherheit. Sicherheit erzeugt Ruhe. Ruhe erzeugt Kompetenzwirkung.
Das ist kein Hexenwerk, es ist Ihr Handwerkszeug im Sekretariat.
Typische Fehler bei der Telefonmeldung – und wie Sie sie vermeiden
Gerade in der ersten Woche passieren keine fachlichen Katastrophen. Es sind kleine, unscheinbare Stolpersteine, die Wirkung kosten. Die Telefonmeldung gehört dazu. Sie dauert nur wenige Sekunden – und doch verrät sie viel über Haltung, Selbstverständnis und innere Stabilität. Lassen Sie uns die häufigsten Fehler präzise betrachten. Nicht, um zu kritisieren. Sondern um Professionalität bewusst zu trainieren.
Lese-Emfpehlung: Was ist eine Agenda?
Zu leise oder zu schnell sprechen – wenn Nervosität hörbar wird
Das Telefon klingelt, Sie greifen automatisch zum Hörer, und Ihre Stimme startet im Sprint. Worte rutschen ineinander, Silben verschwimmen, der Gruß verliert seine Klarheit. Was ist passiert? Adrenalin. Der Körper schaltet auf Reaktion, die Atmung wird flach, das Tempo steigt.
Sie können das steuern.
Bevor Sie abheben, legen Sie eine Mini-Pause ein. Ein Atemzug. Tief ein, ruhig aus. Diese Sekunde wirkt unscheinbar, verändert jedoch Ihre gesamte Stimmführung. Ihre Stimme senkt sich minimal, sie gewinnt an Resonanz, sie klingt tragfähiger. Souveränität beginnt physiologisch.
Auch die Lautstärke ist entscheidend. Zu leise Sprechen signalisiert Unsicherheit oder Distanz. Ihr Gegenüber muss nachfragen, bittet vielleicht um Wiederholung. Damit verliert Ihre Meldung an Eleganz. Sprechen Sie so, als säße Ihr Gesprächspartner zwei Meter entfernt vor Ihnen. Nicht brüllend. Nicht flüsternd. Sondern präsent.
Meine Empfehlung ist konkret: Üben Sie Ihre Meldung mit bewusst verlangsamtem Tempo. Sprechen Sie zehn Prozent langsamer als Ihr natürlicher Impuls. Sie werden überrascht sein, wie viel ruhiger und professioneller das wirkt.
Unvollständige Meldung – wenn Struktur fehlt
Ein häufiger Fehler entsteht nicht aus Nachlässigkeit, sondern aus Gewohnheit. „Müller.“ Oder: „Verband der Sekretärinnen.“ Beides ist unvollständig. Beides wirkt fragmentarisch. Und beides lässt den Anrufer innerlich sortieren: Wo bin ich gelandet? Mit wem spreche ich?
Die Dreigliederung – Tagesgruß, Firmenname, Vor- und Nachname – ist keine Höflichkeitsfloskel. Sie ist ein Orientierungsangebot. Struktur reduziert Unsicherheit. Das gilt für Meetings. Für Protokolle. Und eben auch für Telefonmeldungen.
Denken Sie an eine gute Moderation. Niemand beginnt mitten im Satz. Es braucht einen Auftakt, eine Verortung, eine Identifikation. Genau das leistet die vollständige Meldung. Sie schafft einen klaren Rahmen.
Wenn Sie diese Struktur verinnerlichen, entsteht Routine. Und Routine nimmt Druck. Gerade Quereinsteiger profitieren davon. Sie müssen nicht improvisieren. Sie greifen auf ein klares Muster zurück. Das spart mentale Energie für den eigentlichen Gesprächsinhalt.
Ihre akustische Visitenkarte darf vollständig sein. Sie vertreten nicht nur sich selbst, sondern das Unternehmen. Zeigen Sie das.
Monotone Stimmlage – wenn Professionalität mechanisch klingt
Vielleicht sprechen Sie korrekt. Vielleicht nennen Sie alles vollständig. Und dennoch wirkt die Meldung leblos. Warum? Weil Tonhöhe und Betonung fehlen.
Eine monotone Stimme klingt wie ein Bandansage-Modul. Gleichbleibend, ohne Spannungsbogen. Das erzeugt Distanz. Menschen reagieren jedoch sensibel auf Nuancen. Unser Ohr registriert minimale Unterschiede in Betonung und Rhythmus.
Variation entsteht durch bewusste Akzentsetzung. Betonen Sie den Firmennamen leicht. Nicht übertrieben, sondern mit klarer Artikulation. Geben Sie Ihrem eigenen Namen eine saubere Schlussbetonung. Das signalisiert Abschluss und Präsenz.
Beispiel:
„Guten Tag, Verband der Sekretärinnen, Marianne Mustermann.“
Der Firmennamen erhält einen klaren Klangkern. Ihr eigener Name bildet den souveränen Abschluss.
Stellen Sie sich Ihre Meldung wie einen kleinen Dreischritt vor. Auftakt. Mitte. Abschluss. Wenn alle drei Teile gleich flach gesprochen werden, fehlt der innere Rhythmus. Wenn Sie hingegen bewusst modulieren, wirkt Ihre Stimme lebendig und aufmerksam.
Ich bin gespannt, ob Sie bei Ihrer nächsten Telefonmeldung auf diese feinen Unterschiede achten. Hören Sie sich selbst einmal bewusst zu. Denn Professionalität ist hörbar. Und sie beginnt bei den Details.
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Ein erster Impuls
Ihre Telefonmeldung ist ein Führungsinstrument. Sie prägt Wahrnehmung. Sie formt Vertrauen.
Meine Empfehlung ist: Üben Sie diese Meldung bewusst. Mehrmals. Laut. Nehmen Sie sich mit der Diktierfunktion Ihres Telefons auf.
Denn Professionalität beginnt nicht im Konferenzraum. Sie beginnt beim ersten Klingeln.
Weitere Informationen finden Sie auch bei Johanna Schott: Wieso den Gruß nicht ans Ende, sondern an den Anfang?
Stimmführung, innere Haltung und souveräne Gesprächsübernahme
Eine professionelle Telefonmeldung endet nicht mit dem eigenen Namen. Sie beginnt dort erst. Denn nun folgt der entscheidende Schritt: die Gesprächsführung. Wer hier passiv bleibt, überlässt dem Anrufer die Struktur. Wer hingegen bewusst übernimmt, wirkt orientierend und kompetent.
Stimmführung – Ihre Stimme führt das Gespräch
Ihre Stimme ist Ihr Führungsinstrument. Sie trägt nicht nur Informationen, sondern Haltung. Eine ruhige, tragfähige Stimme signalisiert Stabilität. Eine hektische Stimme signalisiert Druck. Menschen reagieren instinktiv darauf. Sie müssen also nicht dominieren, um präsent zu wirken. Sie müssen führen.
Führen heißt in diesem Zusammenhang: klare Sätze, präzise Fragen, kurze Bestätigungen. Vermeiden Sie Füllwörter. Vermeiden Sie unnötige Relativierungen. Sprechen Sie in vollständigen Gedanken. Ein einfaches „Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?“ strukturiert das Gespräch sofort. Sie geben einen Rahmen vor, ohne autoritär zu klingen.
Meine Empfehlung ist konkret: Senken Sie am Satzende minimal die Stimme. Das schafft Abschluss und Sicherheit. Offene, ansteigende Endungen wirken fragend oder unsicher. Sie sind nicht Bittstellerin. Sie sind Ansprechpartnerin.
Haltung – innere Aufrichtung hört man
Vielleicht denken Sie: „Aber ich sitze doch nur am Schreibtisch.“ Genau dort entscheidet sich Ihre Wirkung. Richten Sie sich beim Telefonieren auf. Schultern leicht zurück. Beide Füße am Boden. Diese körperliche Stabilität verändert Ihre Atemführung. Und Ihre Atemführung verändert Ihre Stimme.
Haltung ist keine Pose. Sie ist innere Klarheit. Wenn Sie sich selbst als kompetente Ansprechpartnerin sehen, sprechen Sie anders. Wenn Sie sich innerlich klein machen, wird Ihre Stimme folgen. Gerade in Woche 1 ist diese Selbstpositionierung entscheidend. Niemand erwartet Allwissenheit. Aber man erwartet Verlässlichkeit.
Stellen Sie sich eine einfache Frage: Trete ich als Durchreiche auf oder als professionelle Koordinatorin? Ihre Haltung entscheidet.
Gesprächsübernahme – Struktur statt Reaktion
Viele neue Mitarbeiter reagieren nur. Der Anrufer spricht, man hört zu, man sucht, man stammelt. Souveränität entsteht jedoch durch aktive Strukturierung. Notieren Sie den Namen des Anrufers sofort. Wiederholen Sie ihn. „Herr Schneider, ich notiere mir das kurz.“ Diese Wiederholung zeigt Aufmerksamkeit.
Fassen Sie Anliegen zusammen. „Wenn ich Sie richtig verstehe, geht es um…“ Das verhindert Missverständnisse. Es signalisiert Professionalität. Und es verschafft Ihnen Denkzeit. Gesprächsführung bedeutet nicht Dominanz. Sie bedeutet Klarheit im Ablauf.
Richtig verbinden – Struktur vor Schnelligkeit
Nach der Gesprächsübernahme folgt der organisatorische Kernmoment. Jetzt entscheidet sich, ob Sie lediglich weiterleiten oder professionell koordinieren. Wer vorschnell verbindet, produziert Warteschleifen und Missverständnisse. Wer hingegen strukturiert prüft, schafft Vertrauen und Übersicht.
Bevor Sie eine Verbindung herstellen, klären Sie drei Punkte: Ist die gewünschte Person erreichbar? Gehört das Anliegen tatsächlich in deren Zuständigkeitsbereich? Liegen alle relevanten Informationen vor? Ein kurzer Hinweis wie „Einen Moment bitte, ich verbinde Sie mit Herrn Schneider“ gibt Orientierung und wirkt geordnet.
Noch professioneller wirkt eine verbindende Zusatzinformation. „Herr Schneider ist für Vertragsfragen zuständig, ich stelle Sie nun durch.“ Sie zeigen damit Systemkenntnis. Der Anrufer erkennt: Hier spricht keine Durchreiche, sondern eine koordinierende Fachkraft.
Rückruf organisieren – Verlässlichkeit sichtbar machen
Nicht jede Verbindung ist möglich. Jetzt zeigt sich Ihre Souveränität besonders deutlich. Vermeiden Sie pauschale Aussagen wie „Er ist nicht da.“ Das wirkt abschließend und defensiv. Besser ist eine lösungsorientierte Formulierung: „Herr Schneider ist im Termin. Ich organisiere gern einen Rückruf für Sie.“
Ein professionell organisierter Rückruf folgt klaren Schritten. Notieren Sie Name, Telefonnummer, konkretes Anliegen und bevorzugte Rückrufzeit. Wiederholen Sie diese Angaben zur Sicherheit. „Ich habe notiert: Rückruf heute bis 15 Uhr unter der Nummer…“ Diese Zusammenfassung verhindert Fehler und signalisiert Sorgfalt.
Entscheidend ist Ihre Verbindlichkeit. Nennen Sie realistische Zeitfenster und geben Sie das Anliegen präzise weiter. Ihr Ruf entsteht nicht in großen Projekten. Er entsteht in solchen Momenten der Zuverlässigkeit.
Meine Empfehlung ist eindeutig: Sehen Sie das Verbinden nicht als technische Aufgabe. Sie sind Schnittstelle, Strukturgeberin und Qualitätsfilter zugleich. Und ich bin gespannt, ob Sie beim nächsten Telefonat diese Rolle bewusst annehmen.
„Ich bin doch nur Vertretung…“ – Einwand entkräften
Dieser Satz fällt am Anfang oder in Urlaubszeiten. „Ich bin nur Vertretung.“ Hören Sie, was darin mitschwingt? Distanzierung. Relativierung. Verantwortung wird abgeschwächt. Doch für den Anrufer spielt das keine Rolle. Er braucht Orientierung.
Vertretung bedeutet nicht Kompetenzverlust. Es bedeutet temporäre Zuständigkeit. Und temporäre Zuständigkeit verlangt dieselbe Professionalität. Sie dürfen ehrlich sein. „Ich vertrete heute Frau Meier.“ Das ist transparent. Aber vermeiden Sie entschuldigende Formulierungen wie „Ich kenne mich noch nicht so aus.“
Besser ist: „Ich vertrete heute Frau Meier und kümmere mich gern um Ihr Anliegen.“ Dieser kleine Zusatz verändert alles. Sie übernehmen. Sie handeln. Sie bleiben handlungsfähig.
Souveränität entsteht nicht durch perfekte Fachkenntnis, sondern durch klare Kommunikation. Wenn Sie etwas nicht sofort beantworten können, formulieren Sie verbindlich. „Ich kläre das für Sie und melde mich bis 14 Uhr zurück.“ Konkrete Zeitangaben schaffen Vertrauen.
Warum das zum Beginn einer neuen Stelle dazu gehört
Vielleicht fragen Sie sich, warum ich dieser Routine so viel Raum gebe. Ihre Anfangszeit im Sekretariat ist Fundamentarbeit. Telefon, E-Mail, Kalender, Ablage – diese Routinen tragen Ihren gesamten Arbeitsalltag. Wer hier sauber arbeitet, gewinnt Sicherheit für komplexere Aufgaben.
Die Telefonmeldung ist dabei der sichtbarste Moment. Sie ist tägliche Praxis. Mehrfach am Tag. Jede Wiederholung trainiert Professionalität. Jede Wiederholung stärkt Ihr Selbstbild. Sie sind nicht „neu“. Sie sind Ansprechpartnerin.
Ich bin gespannt, ob Sie diese Routine künftig bewusster einsetzen. Denn Professionalität wächst nicht durch Zufall. Sie wächst durch konsequente Standards.
Der erste Eindruck prägt, der letzte bleibt
Der erste Eindruck entsteht in Sekunden. Der letzte bleibt oft in Erinnerung. Ihre Telefonmeldung verbindet beides. Sie eröffnet Gespräche. Sie prägt Wahrnehmung. Und sie wirkt nach.
Vielleicht ist es nur ein Satz. Vielleicht dauert er drei Sekunden. Doch in diesen Sekunden entscheiden Sie über Klarheit, Struktur und Verantwortung. Sie entscheiden, ob Sie akustisch sichtbar sind. Oder austauschbar.
Meine Empfehlung ist eindeutig: Trainieren Sie diese Routine bewusst in Woche 1. Sprechen Sie klar. Übernehmen Sie Struktur. Stehen Sie mit Ihrem Vor- und Nachnamen für Ihr Handeln ein.
Und stellen Sie sich bei jedem Klingeln die Frage: Welche Wirkung will ich heute hinterlassen?
Häufige Fragen zum Thema
1. Muss ich wirklich immer Vor- und Nachnamen nennen?
Ja, im professionellen Kontext ist das empfehlenswert. Es signalisiert Transparenz und Verantwortungsübernahme. In sensiblen Bereichen kann es interne Vorgaben geben, die Sie beachten sollten.
2. Was mache ich, wenn ich einen Namen nicht verstehe?
Bitten Sie freundlich um Wiederholung. „Könnten Sie Ihren Namen bitte noch einmal langsam buchstabieren?“ Das wirkt sorgfältig, nicht unprofessionell.
3. Wie gehe ich mit verärgerten Anrufern um?
Bleiben Sie ruhig, senken Sie Ihr Sprechtempo und fassen Sie das Anliegen sachlich zusammen. Struktur beruhigt. Emotionale Gegenreaktionen verschärfen Situationen.
4. Ist eine freundliche Stimme wichtiger als die richtige Wortwahl?
Beides gehört zusammen. Eine warme Stimme ohne klare Struktur wirkt beliebig. Klare Struktur ohne Wärme wirkt kühl. Die Kombination erzeugt Souveränität.
5. Wie kann ich meine Stimmführung verbessern?
Üben Sie bewusstes Atmen, sprechen Sie langsamer als gewohnt und nehmen Sie sich gelegentlich auf. Selbstbeobachtung schärft Wirkung.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema modernes Büro-Management wider.
