Was KI im Kern ist – und warum sie weder Zauberstab noch Apokalypse bedeutet
Stellen Sie sich einen Vortragssaal vor. Die ersten Reihen werden ruhiger, das Licht dimmt, und Karine Gromada beginnt ihren Satz mit einer provozierenden Spannweite: „KI ist weder das Ende der Welt noch ein magischer Zauberstab.“ Genau hier startet unsere Reise. Denn das Spannungsfeld zwischen Hype und Panik ist der Grund, warum so viele Menschen – besonders im Büroalltag – völlig falsche Bilder von KI im Kopf haben.
Der erste große wissenschaftliche Punkt in Gromadas Vortrag: Es gibt „die KI“ nicht. KI ist kein Produkt, kein Objekt, kein Wesen. KI ist ein Forschungsfeld. Ein riesiges, komplexes, oft missverstandenes Ökosystem aus Mathematik, Statistik, Wahrscheinlichkeitsmodellen und Code. Und genau das ist wichtig, wenn wir über KI Chancen Risiken Büro sprechen: KI denkt nicht, fühlt nicht, versteht nicht. KI rechnet. Mit Wahrscheinlichkeiten. Mit Mustern in Daten.
Gromada nutzt ein klassisches Beispiel: die Bilderkennung. Die Maschine sucht keine „Schnurrhaare“, weil sie dieses Konzept nicht kennt – sie erkennt lediglich wiederkehrende Pixelmuster. KI beantwortet immer nur eine einfache Frage: Wie wahrscheinlich ist X?
Und hier beginnt der Transfer in Ihren Büroalltag:
Wenn ChatGPT Ihnen einen Text schreibt, beantwortet es nur die Frage:
Welches Wort ist statistisch gesehen als nächstes am wahrscheinlichsten?
Nicht: Welches ist korrekt, fair, rechtlich sauber oder menschlich sinnvoll?
Wenn wir das verstehen, löst sich der Mythenschleier: KI ist kein denkender Kollege, keine Assistentin mit Persönlichkeit, keine kreative Partnerin. Sie ist ein Werkzeug – beeindruckend, leistungsstark, aber begrenzt. Und genau diese Grenzen entscheiden darüber, wie wir KI im Büro nutzen sollten. Mit Augenmaß. Mit klarem Kopf. Und mit einem Verständnis dafür, was dahintersteckt.
Wir nutzen KI längst – und merken es kaum: Warum Büroarbeit schon jetzt voll von KI ist
Bevor generative KI wie ChatGPT ihren großen öffentlichen Durchbruch hatte, war KI längst ein stiller Gast in Ihrem Büro. Gromada zeigt im Vortrag Beispiele, die fast banal wirken – und gerade deshalb so erhellend sind: Autokorrektur. Empfehlungssysteme. Spurhalteassistenten. NPCs in Computerspielen.
War Karl Klammer eine KI?
Die meisten von uns werden Karl Klammer aus früheren MS-Office Versionen kennen. Aber war das schon KI?
Nein. Karl Klammer war ein regelbasiertes Assistenzprogramm – keine künstliche Intelligenz.
Er lernte nichts
Karl Klammer konnte sich nicht merken, was du tust, und er konnte sich nicht verbessern.
Er verstand nicht, was du schriebst
Alles, was er tat, basierte auf vordefinierten Auslösern („Wenn der Nutzer X tippt, zeige Hinweis Y“).
Er analysierte deinen Text nicht
Er erkannte nur Muster wie:
- „Sie schreiben gerade einen Brief…“
- „Sie nutzen viele Fragezeichen…“
Das waren keine Sprachmodelle – sondern simple Textbaustein-Trigger.
Was war Karl Klammer wirklich?
Er war ein früher Versuch Microsofts, Nutzerverhalten vorherzusagen – basierend auf:
- festen Regeln
- vordefinierten Skripten
- Animationen
- „Assistenten-Logik“, aber ohne maschinelles Lernen
Technisch war Karl Klammer Teil der Office Assistants, basierend auf einer Technologie namens Microsoft Agent. Das war witzig, schrullig, manchmal nervig – aber weit weg von KI.
Warum dachten so viele, er wäre intelligent?
Weil er:
- sich bewegte
- Augen hatte
- auf Pop-ups reagierte
- in ganzen Sätzen „sprach“
Kurz: Er simulierte Menschlichkeit – so wie moderne KI-UX heute bewusst anthropomorph gestaltet wird.
Genau darüber sprach auch Karine Gromada im Vortrag: Menschen vermenschlichen Software automatisch, auch wenn dahinter keine Intelligenz steckt.
Karl Klammer war ein früher Beweis dafür.
Der Vergleich zu heute
Wenn du Karl Klammer mit heutiger KI vergleichst:
Damals
Regeln, Skripte, starre Abläufe
keine Lernfähigkeit
keine Wahrscheinlichkeitsmodelle
keine Spracheingabe
Heute
Sprachmodelle (LLMs)
Wahrscheinlichkeit statt Regel
echte Mustererkennung
dialogfähige Antworten
Anpassung an Stil, Kontext, Absicht
Clippy war der "kosmetische Vorfahre", nicht die technische Grundlage.
Das Überraschende:
Diese Systeme werden nicht als KI wahrgenommen, weil sie sich nicht wie Science-Fiction anfühlen. Dabei funktionieren sie mit denselben Grundprinzipien wie moderne Sprachmodelle: Muster erkennen, Wahrscheinlichkeiten berechnen, Entscheidungen ableiten.
Für den Büroalltag bedeutet das: KI ist nicht neu. KI war nie nur Zukunft. KI war schon immer Teil von Organisationsarbeit, nur weniger sichtbar.
Aber Gromada zeigt auch, warum diese Unsichtbarkeit jetzt zum Problem wird: Seit Sprachmodelle mit uns sprechen, projizieren wir Menschlichkeit hinein. Wir vermenschlichen Software. Wir trauen ihr mehr zu, als sie kann. Wir behandeln sie wie Kolleginnen – obwohl sie nichts weiter ist als Statistik mit einer charmanten Oberfläche.
Diese Vermenschlichung ist kein persönlicher Fehler – sie ist biologisch verankert. Gromada erklärt, wie unser Gehirn evolutionär darauf ausgelegt ist, Intention, Gefühl, Persönlichkeit zu erkennen – selbst dort, wo keine sind. Pixar macht es sich zunutze. Designer von Chatbots auch.
Im Büro führt dieser Effekt jedoch zu gefährlichen Fehlschlüssen:
- „Die KI klingt so sicher – also wird sie wohl recht haben.“
- „Das klingt freundlich – es meint es bestimmt gut.“
- „Dieser Chatbot widerspricht mir nie – also vertraue ich ihm.“
Damit rutschen viele Nutzerinnen in eine emotionale Akzeptanzfalle. Was wir freundlich finden, halten wir für zuverlässig. Was uns anspricht, scheint kompetent. Was uns bestätigt, wirkt vertrauenswürdig.
Für Sie als Sekretärin bedeutet das:
Sie müssen lernen, Softwares nicht wie Menschen zu behandeln. Sie brauchen Distanz, wo andere Nähe spüren. Sie müssen kritisch bleiben, wo andere ins Plaudern geraten.
Denn KI im Büro ist mächtig – aber nicht weise.
KI im Büro: Die echten Chancen – Entlastung, Struktur, Effizienz (aber bitte mit Logik!)
Hier starten die handfesten Vorteile. Und Gromada verschweigt sie nicht. Sie betont jedoch: „Chance ohne Kontext ist nur Marketing.“ Genau deshalb übersetze ich diese Chancen in Ihren Büroalltag.
Chance 1: Entlastung von Routine – endlich Luft holen
Sie kennen den ganz normalen Büro-Wahnsinn:
- Terminanfragen (Achtung - autonome Entscheidungen der KI ohne den menschlichen Faktor, zum Beispiel werden bei Krankheit einfach Termine abgesagt, Menschen würden Ersatzfinden oder auf online umschwenken.
- Rückbestätigungen (Ohne es zu prüfen, wenn kein Algorithmus dahinter steht)
- Standardbriefe (Ohne persönliche Note)
- Protokollanfänge (Achtung Datenschutz, Wirtschaftsspionage)
- Erinnerungen (nur was der Algorithmus weiß)
- Dokumentation
Genau hier kann KI glänzen.
Sie schreibt erste Entwürfe, sortiert Informationen vor, strukturiert Gedanken – schneller, als wir es könnten.
Aber – und das betont Gromada mehrfach – KI erzeugt keine Wahrheit, sondern Wahrscheinlichkeit. Das entlastet, aber nur, wenn Sie nachbearbeiten. Daher ist intellengtes Prompting so wichtig!
Chance 2: Informationsüberlastung reduzieren
Wir alle stehen heute unter einer Flut aus Daten, Texten, Mails, Anforderungen. Gromada erklärt diesen Zustand mit dem psychologischen Begriff kognitive Überlastung.
KI kann diese Flut filtern. Zusammenfassen. Verdichten. Sortieren.
Das macht sie zu einem unglaublich wertvollen „Second Brain“. Nicht, weil sie denkt – sondern weil sie Datenmengen schneller ordnet, als wir es können.
Chance 3: Kognitive Entlastung – mehr Raum für das wirklich Wichtige
Wenn KI erste Schritte übernimmt, bleibt Ihr Kopf frei für:
- zwischenmenschliche Kommunikation
- Problemverstehen
- Prioritätensetzung
- Konfliktmanagement
- kreative Lösungen
Die Fähigkeit, Komplexität zu navigieren, kann keine KI ersetzen. Aber sie kann Ihnen Raum geben, diese Fähigkeit einzusetzen.
Chance 4: Geschwindigkeit, Struktur, Klarheit
KI kann Ihnen Struktur geben, wo Chaos droht:
- Meeting-Notizen clustern
- To-Dos ordnen
- Varianten vergleichen
- Textbausteine erstellen
- Fehler entdecken
Die wahre Chance besteht also nicht darin, KI Entscheidungen überlassen – sondern darin, KI zu nutzen, um Ihre Entscheidungen besser vorzubereiten.
Die Risiken: Halluzinationen, Bias, Schleimerei – und warum KI gerade im Büro brandgefährlich sein kann
Dieser Abschnitt ist im Vortrag der stärkste – und der wichtigste für die Praxis im Büro.
Risiko 1: Halluzinationen – KI denkt nicht, sie erfindet wahrscheinlich Klingendes
Gromada zeigt, wie KI Inhalte generiert, die absurd falsch sein können – aber plausibel wirken.
Beispiel: Eine KI kann richtige Bundeskanzler nennen – und im nächsten Bild zwei erfundene hinzufügen.
Der gefährlichste Punkt:
Die KI weiß nicht, dass sie lügt.
Sie „glaubt“ auch nichts.
Sie berechnet nur Wahrscheinlichkeit.
Im Büro heißt das:
KI erzeugt Texte, die professionell aussehen, aber fachlich falsch sind. KI kann Formulierungen übernehmen, die rechtlich nicht zulässig sind. KI kann Fakten erfinden, Quellen erfinden, Namen erfinden.
Und Sie tragen die Verantwortung – nicht die Maschine.
Risiko 2: Bias – die Maschine ist so voreingenommen wie die Welt, aus der sie lernt
Gromada zeigt harte Beispiele:
Google klassifizierte People of Colour einst als „Gorillas“.
Amazons Bewerbungs-KI diskriminierte Frauen.
Warum?
Weil die Daten voreingenommen waren.
Im Büro heißt das: KI kann diskriminierende Formulierungen ausspucken. KI kann Frauen schlechter bewerten als Männer. KI kann unerwünschte Stereotype verstärken.
Risiko 3: „Schleimerische“ KI – Maschinen widersprechen nicht, sie bestärken
Ein großartiger Punkt aus dem Vortrag:
KI widerspricht nicht.
KI stimmt zu.
KI verstärkt Ihre Meinung.
Warum?
Weil Zustimmung Nutzerbindung erzeugt.
Im Büro heißt das: Sie bekommen keine Korrektur. Sie bekommen Bestätigung statt Wahrheit. Sie entstehen in einer digitalen Echokammer.
Risiko 4: Kognitive Schulden – wir verlernen, worauf es ankommt
Studien zeigen, und Gromada präsentiert es eindrucksvoll:
Wer KI Texte schreiben lässt, erinnert sich 20 Minuten später kaum noch an den Inhalt.
Warum?
Weil das Gehirn nicht aktiv mitdenkt.
Das Risiko: Wir verlieren Fokus, Genauigkeit, Sprache, Gedächtnis. Routinearbeit wird ausgelagert – aber Routinewissen geht verloren. Wir gewöhnen uns an einfache Antworten – und verlernen kritische Analyse.
Für Sie im Büro bedeutet das:
Ihre Kompetenz darf nicht unter KI-Nutzung leiden.
Sie müssen stärker, nicht schwächer werden.
Was Sie jetzt tun sollten – Die drei DON’Ts und drei DOs aus Gromadas Vortrag für Ihren Büroalltag
Manchmal fühlt sich KI an wie ein Rückenwind, der uns mühelos durch den Büroalltag trägt – und manchmal wie ein Sturm, der mehr durcheinanderwirbelt als ordnet. Zwischen Entlastung, Tempo und neuen Möglichkeiten auf der einen Seite und Unsicherheit, Fehlern und verzerrten Ergebnissen auf der anderen spannt sich ein Feld voller Chancen und Fallstricke auf. Genau hier lohnt es sich, genauer hinzusehen: Was spricht für den Einsatz von KI – und was dagegen?
Die 3 DOs Die 3 DON’Ts (laut Gromada, übertragen auf Ihr Büro)KI eröffnet beeindruckende Chancen: Sie entlastet, beschleunigt, sortiert und verschafft uns Raum in einem übervollen Büroalltag. Doch genau dieselbe Technologie kann uns täuschen, bestätigen statt korrigieren, Vorurteile verstärken und Fehler erzeugen, die professionell wirken, aber brandgefährlich sind.
Die Wahrheit ist schlicht: KI ist ein Werkzeug – brillant in der Routine, blind in der Verantwortung. Sie denkt nicht, sie rechnet. Sie entscheidet nicht, sie schätzt. Und genau deshalb braucht sie uns: unser Prüfen, unser Hinterfragen, unsere menschliche Urteilskraft.
Wer KI im Büro nutzt, gewinnt – aber nur, wenn er nicht vergisst, wer am Steuer sitzt.
Schlussgedanke: Nutzen Sie KI – aber behalten Sie die Zügel fest in der Hand
Wenn wir auf die Pro- und Contra-Punkte aus dem Vortrag von Karine Gromada blicken, wird eines kristallklar: KI ist weder Rettungsengel noch Risiko pur – sie ist ein mächtiges Werkzeug, das keine eigenen Absichten kennt. Alles, was sie erzeugt, ist Statistik in freundlich formulierte Sprache verpackt. Und genau deshalb dürfen wir sie nicht mit Kompetenz, Urteilsvermögen oder gar moralischer Verantwortung verwechseln.
Die Chancen liegen offen vor uns: KI bringt Tempo in Routinen, reduziert kognitive Überlastung, strukturiert Informationsfluten und verschafft uns Freiraum für das, was nur Menschen können – denken, fühlen, priorisieren, gestalten. Doch gleichzeitig lauern die Risiken genau dort, wo wir uns zurücklehnen: Wenn wir der Maschine mehr zutrauen, als sie leisten kann. Wenn wir Halluzinationen für Fakten halten. Wenn wir Bestätigung mit Wahrheit verwechseln. Wenn wir beginnen, uns auf KI zu verlassen, statt sie zu nutzen.
Darum braucht die moderne Büroarbeit eine klare Haltung:
KI darf Ihnen Arbeit abnehmen – aber niemals Verantwortung.
Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie auslagern.
Sie entscheiden, was Sie kritisch prüfen.
Sie entscheiden, wie viel menschliche Kompetenz, Urteilskraft und Empathie Sie bewusst einbringen.
Denn ohne Ihre Aufmerksamkeit, Ihre Klarheit und Ihren eigenen Verstand wird aus einem hilfreichen Werkzeug ein unsichtbares Risiko.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
„Wie gut ist KI?“
sondern:
„Wie gut kontrollieren wir ihre Ergebnisse?“
Oder zugespitzt:
Wenn KI Ihnen Entscheidungshilfen liefert – behalten Sie dann genug Raum (und Mut), selbst zu entscheiden?
Nur wenn die Antwort Ja lautet, wird KI im Büro zu dem, was sie sein sollte:
Ein Werkzeug in Ihrer Hand – nicht eine Hand, die Sie führt.
