Von stundenlanger Terminplanung zur perfekten Übersicht in Sekunden!
Jedes Jahr das gleiche Szenario: Die Planung der Schulungen, Betriebsversammlungen und Events für das nächste Jahr steht an. Und jedes Jahr kostet es unzählige Stunden, die passenden Termine zu finden.
Warum? Weil in unserem Unternehmen Mitarbeitende aus allen 16 Bundesländern tätig sind. Das bedeutet:
📌 Ferienzeiten sind überall anders – Während in Berlin schon alle aus dem Sommerurlaub zurück sind, beginnt in Bayern die Ferienzeit gerade erst.
📌 Feiertage sind nicht einheitlich – Manche Bundesländer haben zusätzliche Feiertage, andere nicht. Ein Beispiel? Fronleichnam wird in Bayern gefeiert, in Sachsen hingegen nicht.
📌 Termine müssen sich an den Verfügbarkeiten orientieren – Wer Schulungen in den Sommerferien ansetzt, muss damit rechnen, dass die Hälfte der Teilnehmenden nicht verfügbar ist.
Die übliche Lösung? Manuelles Abgleichen aller Ferienkalender und Feiertage, Verschieben von Terminen und ständige Korrekturen. Stundenlange Arbeit – und trotzdem bleibt ein Restrisiko für Fehler.
Doch was wäre, wenn Sie diese gesamte Arbeit innerhalb weniger Minuten erledigen könnten?
Ich habe ChatGPT genutzt, um unsere Schulungstermine für 2026 automatisch berechnen zu lassen – und die Ergebnisse waren verblüffend! In diesem Artikel stelle ich Ihnen zwei Methoden vor, mit denen Sie sich mehrere Stunden Arbeit sparen können.
Die zwei besten Methoden, um mit ChatGPT einen perfekten Terminplan zu erstellen
Nachdem wir mit verschiedenen Ansätzen experimentiert haben, sind wir auf zwei Methoden gestoßen, die hervorragend funktionieren. Beide sparen unendlich viel Zeit, eliminieren Fehlerquellen und sorgen für eine durchdachte Terminstruktur.
🎯 Methode 1: ChatGPT mit einer eigenen Outlook-Kalenderdatei füttern
🎯 Methode 2: ChatGPT die Recherche aller Sperrzeiten überlassen
Beide Ansätze funktionieren hervorragend – aber sie unterscheiden sich im Aufwand und in der Detailgenauigkeit. Welche Methode für Sie die beste ist? Das erfahren Sie jetzt!
Methode 1: Schulungsplanung mit einer eigenen Outlook-Kalenderdatei
Diese Methode ist ideal, wenn Sie volle Kontrolle über die Daten behalten möchten. Statt darauf zu vertrauen, dass ChatGPT alle Sperrzeiten korrekt recherchiert, erstellen wir selbst eine Datei mit allen Ferienzeiten, Feiertagen und internen Sperrzeiten.
So funktioniert es:
1️⃣ Ferien- und Feiertagskalender herunterladen: Auf deutschland/ferien/ lassen sich alle Schulferien und Feiertage für 2026 als .ics-Datei speichern.
2️⃣ Outlook-Kalender aktualisieren: Die .ics-Datei wird in Outlook importiert und alle Sperrzeiten als „Außer Haus“ markiert.
3️⃣ Bisherige Schulungstermine speichern: Eine Liste mit allen Schulungen aus 2025 wird vorbereitet.
4️⃣ Beide Dateien in ChatGPT hochladen – und der Terminplan wird in Sekunden berechnet!
Optimierter Prompt für Methode 1
Kopieren Sie diesen SEO-optimierten Prompt und nutzen Sie ihn direkt in ChatGPT:
Ich plane Schulungen für unser Unternehmen mit Mitarbeitenden aus allen 16 Bundesländern.
Meine Bedingungen:
- Die Termine aus 2025 dienen als Vorlage (Datei mit bestehenden Terminen wird hochgeladen).
- Die Wochentage bleiben gleich (z. B. immer donnerstags).
- Keine Termine in Ferienwochen oder an Feiertagen.
- Planungszeitraum: 15.1.2026 bis 15.12.2026.
- Falls ein Termin ausfällt, soll eine Alternative vorgeschlagen werden.
Ich lade zwei Dateien hoch:
1️⃣ Eine .ics-Datei mit allen Sperrzeiten (Ferien, Feiertage und interne Blockaden als „Außer Haus“ markiert).
2️⃣ Eine Liste mit den bisherigen Schulungsterminen aus 2025.
Bitte analysieren Sie beide Dateien und erstellen Sie eine Liste mit 10 optimierten Terminen für unsere Schulungen 2026.
Geben Sie die Ergebnisse als übersichtliche Tabelle aus.
Falls eine Terminverschiebung nötig ist, erklären Sie warum.
Das Ergebnis? Ein perfekter Schulungsplan in Rekordzeit! ✅
💡 Was ChatGPT geliefert hat:
✔ Eine vollständige Schulungsliste für 2026 – perfekt optimiert!
✔ Keine Kollisionen mit Ferien oder Feiertagen – 100 % fehlerfrei.
✔ Automatische Alternativvorschläge, falls ein Termin nicht möglich ist.
✔ Direkte Übernahme in Outlook – ohne manuelle Nacharbeit.
📌 Früher brauchten wir bis zu 6 Stunden für diese Planung. Jetzt? Nur noch 10 Minuten!
Methode 2: ChatGPT recherchiert alle Sperrzeiten selbst
Falls Sie sich die manuelle Vorbereitung der Outlook-Datei sparen möchten, gibt es eine noch schnellere Methode: Lassen Sie ChatGPT alle Feiertage und Ferienzeiten recherchieren!
Statt eine eigene Sperrliste hochzuladen, können wir ChatGPT einfach bitten, alle Feiertage und Ferienzeiten für 2026 zu berücksichtigen.
So funktioniert es:
✅ Sie laden nur die bestehende Terminliste aus 2025 hoch.
✅ ChatGPT sucht automatisch alle Schulferien und Feiertage für 2026.
✅ Die neuen Termine werden ohne manuellen Aufwand optimiert.
Optimierter Prompt für Methode 2
Ich plane Schulungen für unser Unternehmen mit Mitarbeitenden aus allen 16 Bundesländern.
Meine Bedingungen:
- Die Termine aus 2025 dienen als Vorlage (Datei mit bestehenden Terminen wird hochgeladen).
- Die Wochentage bleiben gleich (z. B. immer donnerstags).
- Keine Termine in Ferienwochen oder an Feiertagen.
- Planungszeitraum: 15.1.2026 bis 15.12.2026.
- ChatGPT soll alle Feiertage und Ferienzeiten für 2026 recherchieren und berücksichtigen.
- Falls ein Termin ausfällt, soll eine Alternative vorgeschlagen werden.
Ich lade eine Datei mit den bisherigen Schulungsterminen aus 2025 hoch.
Bitte analysieren Sie die Datei und erstellen Sie eine Liste mit 10 optimierten Terminen für 2026.
Welche Methode zur Terminplanung ist die richtige für Sie?
✅ Methode 1 (eigene Outlook-Kalenderdatei hochladen)
- Beste Wahl, wenn Sie volle Kontrolle über die Sperrzeiten haben wollen.
- Perfekt für Unternehmen mit zusätzlichen internen Sperrzeiten (z. B. Quartalsmeetings).
✅ Methode 2 (ChatGPT recherchiert Sperrzeiten selbst)
- Die einfachste Lösung für schnelle Ergebnisse.
- Perfekt für Unternehmen, die sich nicht mit Kalenderimporten beschäftigen wollen.
Mit ChatGPT endlich Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben!
Der Einsatz von ChatGPT in der Schulungsplanung ist mehr als nur ein technisches Experiment – es ist eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag. Zu oft testen Unternehmen neue Technologien nur um ihrer selbst willen, ohne zu hinterfragen, welchen praktischen Nutzen sie wirklich bringen. Doch hier liegt der große Unterschied: Diese Methode spart nicht nur Zeit, sie schafft echte Freiräume für wertvollere Tätigkeiten.
📌 Früher: Stundenlang Kalender durchsehen, Feiertage abgleichen, Termine umplanen und wieder neu eintragen. Ein mühsamer Prozess, der sich Jahr für Jahr wiederholte.
📌 Jetzt: ChatGPT übernimmt diese Arbeit – schneller, effizienter und fehlerfrei. Die Planung, die sonst einen ganzen Arbeitstag in Anspruch genommen hätte, ist nun in wenigen Minuten erledigt.
Wofür Sie Ihre gewonnene Zeit aus der Terminplanung nutzen können?
Anstatt sich mit rein administrativen Aufgaben zu beschäftigen, bleibt endlich mehr Raum für die wirklich wichtigen Dinge. Denn Planung ist weit mehr als nur Terminabgleich – es geht um die inhaltliche Qualität der Schulungen und Veranstaltungen.
💡 Statt Termine manuell zu jonglieren, können Sie Ihre Energie in sinnvollere Bereiche lenken:
✔ Bessere Themen für die Schulungen auswählen – Welche Inhalte sind aktuell besonders relevant? Wo gibt es Weiterbildungsbedarf? Welche Trends oder neue Herausforderungen gibt es im Unternehmen?
✔ Mehr Zeit für individuelle Rückmeldungen – Mitarbeitende haben oft spezielle Wünsche oder Fragen zu den Schulungen. Mit mehr Zeit kann besser auf individuelle Bedürfnisse eingegangen werden.
✔ Mitarbeiterzufriedenheit steigern – Durch eine besser abgestimmte Jahresplanung können Schulungen gezielter und sinnvoller auf die Bedürfnisse der Teams zugeschnitten werden.
KI nimmt keine Arbeit weg – sie macht sie wertvoller!
Viele Sekretärinnen und Assistenzen fragen sich: „Wenn eine KI meine Terminplanung übernehmen kann, bedeutet das, dass ich irgendwann überflüssig werde?“ Die Antwort ist ein klares Nein!
Ganz im Gegenteil: ChatGPT ersetzt keine Sekretärin – es nimmt ihr lediglich die repetitiven, zeitaufwendigen Arbeiten ab. Die eigentliche Stärke einer guten Assistenz liegt nicht im bloßen Eintragen von Terminen, sondern in der Fähigkeit, Abläufe zu organisieren, Menschen zu vernetzen und Strukturen effizient zu gestalten.
💡 Warum KI eine Unterstützung und keine Bedrohung ist:
✔ ChatGPT kann Termine optimieren – aber nicht zwischenmenschliche Feinheiten berücksichtigen. Eine Sekretärin weiß, dass manche Führungskräfte lieber Montagsmeetings haben oder dass bestimmte Schulungen besser in einer ruhigeren Jahreszeit stattfinden.
✔ Persönliche Kommunikation bleibt unersetzlich. Selbst wenn KI eine Schulung optimal terminieren kann, braucht es immer noch jemanden, der mit den Teilnehmenden spricht, Fragen beantwortet und individuelle Bedürfnisse erkennt.
✔ Zeitersparnis bedeutet Qualitätsgewinn. Wenn weniger Zeit für Kalenderabgleiche verloren geht, bleibt mehr Raum für strategische Aufgaben, Eventgestaltung und die Förderung einer positiven Unternehmenskultur.
Sekretärinnen und Büromanager sind die Organisatorinnen des Unternehmensalltags, und genau diese Fähigkeiten werden durch KI verstärkt und nicht ersetzt. ChatGPT ist ein Werkzeug, das die Arbeit erleichtert – aber den Menschen nicht ersetzt.
🔥 Technologie ist dann wertvoll, wenn sie uns hilft, die Dinge zu tun, die wirklich zählen.
Diese Methode ist nicht nur für Schulungen sinnvoll!
Die ChatGPT-gestützte Terminplanung eignet sich für viele weitere Prozesse, in denen regelmäßig wiederkehrende Termine organisiert werden müssen. Drei Beispiele, in denen diese Methode ebenfalls angewendet werden kann:
📅 Jahresplanung für Mitarbeitergespräche: Die meisten Unternehmen führen jährlich oder halbjährlich Mitarbeitergespräche. Mit dieser Methode lassen sich die Gespräche so verteilen, dass sie nicht in Urlaubszeiten fallen und optimal in den Arbeitsalltag integriert sind.
📅 Planung von Gesundheits- und Präventionsmaßnahmen: Viele Unternehmen bieten ihren Mitarbeitenden regelmäßige Gesundheitschecks oder Impfaktionen an. Diese Termine sollten so gelegt werden, dass möglichst viele Mitarbeitende teilnehmen können – also nicht in den Ferien oder an langen Wochenenden.
📅 Jahreskalender für Teamevents und Firmenveranstaltungen: Egal ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Teamworkshops – eine gut durchdachte Planung sorgt für bessere Teilnahmequoten und höhere Zufriedenheit. Auch hier kann ChatGPT helfen, Termine so zu setzen, dass möglichst viele Mitarbeitende teilnehmen können.
Schlussgedanke: KI ist kein Selbstzweck – sondern eine echte Unterstützung!
Die wichtigste Erkenntnis aus diesem Experiment ist, dass neue Technologien nicht nur um der Innovation willen genutzt werden sollten. ChatGPT ist kein Ersatz für menschliche Intelligenz oder Erfahrung – aber es kann repetitive, zeitaufwendige Aufgaben übernehmen und uns mehr Raum für die wirklich wichtigen Dinge geben.
Der wahre Vorteil liegt nicht nur in der Zeitersparnis, sondern in dem gewonnenen Freiraum für strategische und menschlichere Aufgaben. Eine gute Schulungsplanung ist mehr als nur Termine setzen – sie entscheidet darüber, ob Mitarbeitende die richtigen Inhalte zum richtigen Zeitpunkt erhalten.
🔥 Welche Methode würden Sie ausprobieren? Lassen Sie es mich wissen! 😊
