Für Büro-Manager:innen im Sekretariat gehört die E-Mail-Kommunikation zu den wichtigsten Aufgaben. Doch gerade zu Beginn schleichen sich häufig Formulierungen ein, die unsicher, zu weich oder wenig zielführend wirken. Dabei ist es gar nicht schwer, klare und professionelle E-Mails zu schreiben, die Kompetenz und Struktur ausstrahlen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie typische Fehler vermieden werden und wie Sie mit klaren Formulierungen souverän kommunizieren können.
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Zu weiche oder unklare E-Mails führen häufig zu Missverständnissen, Verzögerungen oder einem falschen Eindruck Ihrer Kompetenz. Beispiele dafür sind Sätze wie:
Solche Formulierungen klingen freundlich, aber auch unentschlossen und wenig zielgerichtet. Sie setzen voraus, dass der Empfänger Ihre Intention errät, was die Kommunikation oft unnötig kompliziert macht. Das lässt sich vermeiden – mit klaren und zielorientierten Alternativen.
Statt: „Wollte nur kurz fragen, ob das für Sie passt.“
Besser: „Bitte bestätigen Sie, ob der Termin am [Datum] für Sie passt.“
Statt: „Haben Sie vielleicht Zeit für ein Gespräch?“
Besser: „Lassen Sie uns das am [Datum] um [Uhrzeit] besprechen.“
Statt: „Bitte so schnell wie möglich bearbeiten.“
Besser: „Bitte senden Sie mir die Unterlagen bis spätestens [Datum].“
Statt: „Oh nein, das war mein Fehler. Entschuldigung!“
Besser: „Vielen Dank für den Hinweis. Ich habe den Fehler korrigiert.“
Statt: „Das ist kompliziert, ich weiß nicht genau, wie ich anfangen soll.“
Besser: „Können wir Schritt 1 und 2 gemeinsam besprechen, um die weiteren Schritte zu klären?“
Statt: „Ich denke, wir könnten das so machen.“
Besser: „Ich schlage vor, dass wir das so umsetzen. Stimmen Sie zu?“
Statt: „Das ist nicht ganz meine Stärke, aber ich versuche es.“
Besser: „Ich arbeite mich ein und halte Sie auf dem Laufenden.“
Statt: „Entschuldigung für die Verzögerung.“
Besser: „Vielen Dank für Ihre Geduld.“
Statt: „Ich habe eine längere E-Mail geschrieben, um Ihnen alles genau zu erklären.“
Besser: „Hier sind die wichtigsten Punkte in Kürze. Weitere Details kläre ich gern im Gespräch.“
Statt: „Wann passt es bei Ihnen am besten?“
Besser: „Passt Ihnen [Datum/Uhrzeit]?“
Nach weiteren Informationen fragen
Statt: „Ich brauche mehr Details dazu.“
Besser: „Bitte senden Sie mir weitere Informationen zu [Thema], damit ich das entsprechend einarbeiten kann.“
Einen Fehler einer anderen Person ansprechen
Statt: „Hier haben Sie etwas falsch gemacht.“
Besser: „Mir ist eine Unstimmigkeit aufgefallen. Lassen Sie uns das gemeinsam klären.“
Feedback anfordern
Statt: „Haben Sie vielleicht noch Anmerkungen?“
Besser: „Bitte geben Sie mir Rückmeldung, falls noch Anpassungen nötig sind.“
Einen Termin bestätigen
Statt: „Ich denke, der Termin passt.“
Besser: „Ich bestätige den Termin am [Datum] um [Uhrzeit].“
UnverfĂĽgbarkeit ankĂĽndigen
Statt: „Ich bin in den nächsten Tagen vielleicht schwer erreichbar.“
Besser: „Ich bin vom [Datum] bis [Datum] nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Kontaktperson].“
Nach einer Fristverlängerung fragen
Statt: „Könnten wir den Abgabetermin vielleicht verschieben?“
Besser: „Lässt sich der Abgabetermin auf [Datum] verschieben?“
E-Mails sind das Herzstück der Kommunikation im Sekretariat. Sie regeln Termine, lösen Probleme, klären Fragen – und das alles mit ein paar gut gewählten Worten. Doch während klare Formulierungen Türen öffnen, wirken weiche, unsichere Sätze oft wie ein kleiner Stolperstein. Die gute Nachricht? Mit der richtigen Sprache zeigen Sie nicht nur Ihre Kompetenz, sondern sparen Zeit, fördern Vertrauen und bringen Struktur in den Arbeitsalltag – zur Freude von Chefetage, Kolleginnen und sogar Ihnen selbst.
Hand aufs Herz: Wie oft haben Sie schon auf eine Rückfrage geantwortet, die durch eine klarere Formulierung in Ihrer E-Mail gar nicht erst entstanden wäre? Genau hier zeigt sich der Zauber klarer Sprache. Anstatt in einer unendlichen Schleife von „Wie meinen Sie das genau?“ zu landen, bringen präzise Formulierungen Ihre Botschaft direkt auf den Punkt. Sie sparen Zeit – für alle Beteiligten.
Stellen Sie sich vor, Ihre Chefetage wartet auf eine wichtige Entscheidung. Ihre E-Mail schafft Klarheit, setzt eine Deadline und liefert alle nötigen Infos. Das Ergebnis? Kein nervöses Hin- und Herschreiben, keine ewigen Telefonate – sondern ein schnelles, effektives „Alles klar, machen wir so!“ Das Sekretariat läuft reibungsloser, und Ihre Vorgesetzten schätzen Ihre Fähigkeit, Zeitfresser elegant aus dem Weg zu räumen.
Es ist eine Kunst, E-Mails zu schreiben, die Kompetenz und Ruhe ausstrahlen. „Vielleicht könnten wir das so machen?“ klingt freundlich, aber eben auch unsicher. „Ich schlage vor, wir machen das so“? Das sitzt. Mit klaren Aussagen zeigen Sie: Ich weiß, wovon ich rede, und habe die Dinge im Griff.
Das Beste daran? Diese Ruhe überträgt sich. Kolleginnen verlassen sich darauf, dass Sie eine klare Linie vorgeben, und die Chefetage hat endlich das Gefühl, sich auf Ihre E-Mails verlassen zu können. Sie wollen zeigen, dass Sie wissen, was Sie tun? Dann schreiben Sie es so, dass es niemand überlesen kann.
Sie kennen sie sicher, diese endlosen E-Mail-Ketten, in denen fünf Leute fünf verschiedene Meinungen haben und am Ende doch nichts entschieden wird. Genau hier kommen Sie ins Spiel. Ihre Aufgabe: die Schläger aus der Hand nehmen und Klartext schreiben.
Eine klare E-Mail spart nicht nur Ihre Zeit, sondern auch die aller anderen. Wenn alle wissen, was zu tun ist, läuft der Arbeitsalltag im Büro wie geölt. Und mal ehrlich: Gibt es ein besseres Gefühl, als das Chaos mit einer einzigen Nachricht zu bändigen? Während andere noch diskutieren, haben Sie längst die nächsten Schritte auf den Weg gebracht. Effizienz ist Ihre Geheimwaffe – und mit klarer Sprache setzen Sie sie perfekt ein.
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Gerade als Quereinsteigerin im Sekretariat haben Sie mit klarer Sprache eine echte Superkraft in der Hand. Denn nichts signalisiert schneller: „Ich bin Profi!“ als eine E-Mail, die Struktur, Sicherheit und Professionalität ausstrahlt. Unsicherheiten? Brauchen Sie nicht. Sie haben die Kontrolle – und das sehen alle, die Ihre E-Mails lesen.
Die Chefetage wird Sie für Ihre direkte und gleichzeitig höfliche Kommunikation lieben. Kolleginnen schätzen Ihre Fähigkeit, Ordnung ins Bürochaos zu bringen. Und das Beste: Sie selbst merken, wie leicht Ihnen plötzlich alles von der Hand geht. Klare Sprache ist nicht nur Ihre Visitenkarte, sie ist Ihr Ass im Ärmel – der Joker, der Sie von Anfang an souverän wirken lässt.
Die Wahrheit ist: Klare Sprache öffnet Türen. Sie spart Zeit, stärkt das Vertrauen und macht Sie zu der Person, die alle im Büro brauchen. Ob Sie Rückfragen vermeiden, Entscheidungen beschleunigen oder einfach nur dafür sorgen, dass jeder weiß, was Sache ist – Ihre E-Mails sind der Schlüssel zu einem reibungslosen Arbeitsalltag.
Für Quereinsteigerinnen im Sekretariat ist das die perfekte Gelegenheit, von Anfang an zu zeigen, was in Ihnen steckt. Vergessen Sie weiche Formulierungen, und trauen Sie sich, Klartext zu schreiben. Die Chefetage wird es bemerken, die Kolleginnen werden es lieben – und Sie selbst werden merken, wie gut es tut, sich sicher und kompetent auszudrücken. Also, ran an die Tastatur: Ihre klaren Worte machen den Unterschied!
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