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5 Gründe, warum Sekretärinnen Leichte Sprache lernen sollten 

 

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Sind Sie immer noch im Strudel der komplizierten Bürokommunikation gefangen?

Brechen Sie aus diesem Verhängnis aus und erobern Sie die Welt der Leichten Sprache! Schluss mit undurchsichtigen Formulierungen und unverständlichem Fachjargon! Entdecken Sie die Macht der klaren und einfachen Sprache, die jeden erreicht und versteht.

In diesem Artikel werden wir Ihnen zeigen, wie Sie als Sekretärin die Leichte Sprache meistern können, um Ihre Mitteilungen auf den Punkt zu bringen. Verabschieden Sie sich von langen Schachtelsätzen und sagen Sie „Hallo“ zu kurzen und prägnanten Botschaften, die Ihr Team begeistern werden!

Warum die Leichte Sprache ein Game Changer für Sekretärinnen ist

Entdecken Sie die magische Kraft der Leichten Sprache – ein Game Changer für Sekretärinnen! Mit dieser klaren und zugänglichen Kommunikationsform revolutionieren Sie Ihren Büroalltag und eröffnen neue Möglichkeiten. Warum sollten Sie die Leichte Sprache beherrschen? Wir haben fünf überzeugende Gründe für Sie:

1. Inklusive Kommunikation für alle

Setzen Sie auf eine Sprache, die keine Barrieren kennt. Die Leichte Sprache macht es möglich, dass niemand außen vor bleibt. Egal, ob Deutsch Muttersprache ist oder nicht – mit dieser klaren Sprachform sind alle im Team dabei und fühlen sich wertgeschätzt.

Beispiel 1: Eine Kollegin mit Deutsch als Fremdsprache hat Schwierigkeiten, komplexe E-Mails zu verstehen. Mit Leichter Sprache kann sie die wichtigen Informationen schnell erfassen und fühlt sich besser integriert.

Beispiel 2: Ein Teammitglied mit Lernschwierigkeiten hat bisher oft bei Besprechungen den Faden verloren. Durch die Verwendung von Leichter Sprache werden die Themen klar strukturiert, und das Teammitglied kann besser folgen.

2. Zeitsparende Effizienz

Sagen Sie „Tschüss“ zu endlosen E-Mails und „Hallo“ zu präzisen Nachrichten. Mit der Leichten Sprache sparen Sie Zeit und Energie und ermöglichen ein effizientes Arbeiten.

Beispiel 1: Eine E-Mail, die früher einen ganzen Absatz für eine einfache Frage enthielt, wird nun in einem Satz formuliert. Die Empfänger können die Antwort schnell geben und der Arbeitsprozess wird beschleunigt.

Beispiel 2: Statt lange Berichte zu verfassen, nutzen Sie kurze und klare Bullet Points, um Informationen zu strukturieren. Das spart Zeit und Ihre Kollegen haben die wichtigen Fakten auf einen Blick.

3. Positive Unternehmenskultur schaffen

Klare und verständliche Kommunikation fördert das Vertrauen und schafft eine positive Atmosphäre im Büro. Zeigen Sie Ihrem Team, dass Sie auf einer Wellenlänge sind und steigern Sie die Produktivität.

Beispiel 1: Durch die Leichte Sprache fühlen sich alle Kollegen respektiert und wertgeschätzt, da Informationen für jeden zugänglich sind. Dies stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team.

Beispiel 2: Sie verwenden die Leichte Sprache auch bei internen Ankündigungen und ermutigen Ihre Kollegen, Feedback zu geben. Diese offene und klare Kommunikation fördert eine positive Unternehmenskultur des offenen Austauschs.

4. Fehlervermeidung und Missverständnisse minimieren

Die Leichte Sprache reduziert die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und Fehlern in der Kommunikation. Durch klare und einfache Formulierungen wird die Gefahr von Verwirrungen oder falschen Interpretationen minimiert. Das sorgt für reibungslose Arbeitsabläufe und erhöht die Genauigkeit Ihrer Mitteilungen.

Beispiel 1: Bei einer komplexen Terminplanung kann es leicht zu Verwirrungen kommen. Durch die Verwendung der Leichten Sprache werden Termine klar und eindeutig kommuniziert, sodass alle Kollegen pünktlich erscheinen.

Beispiel 2: Verträge und Vereinbarungen werden in Leichter Sprache verfasst, um sicherzustellen, dass alle Bedingungen und Konditionen deutlich und verständlich sind. Dadurch werden Fehler in der Interpretation vermieden.

5. Professionalität und Seriosität ausstrahlen

Ihre Kommunikation nach außen ist entscheidend. Mit Leichter Sprache zeigen Sie, dass Sie sich um klare und zugängliche Mitteilungen bemühen – ein Zeichen von Professionalität, das Ihre Geschäftspartner beeindrucken wird.

Beispiel 1: Geschäftsbriefe in Leichter Sprache verfasst vermitteln Ihren Geschäftspartnern einen seriösen und kundenorientierten Eindruck. Das stärkt die Geschäftsbeziehungen und das Image des Unternehmens.

Beispiel 2: Bei der Präsentation von wichtigen Daten und Fakten nutzen Sie Grafiken und visuelle Darstellungen, die leicht verständlich sind. Das wirkt professionell und vermittelt Kompetenz.

Praktische Tipps für den Alltag im Sekretariat

Kurz, knapp, klar!

Reduzieren Sie komplexe Ausdrücke auf das Wesentliche. Vermeiden Sie lange Verschachtelungen und setzen Sie auf kurze, prägnante Sätze. Ihre Botschaften sollen auf den Punkt kommen und für alle leicht verständlich sein.

Zum Beispiel: „Bitte teilen Sie uns die Deadline für das Projekt mit“ könnte in Leichter Sprache lauten: „Bis wann benötigen wir die Projektinformationen?“

Struktur und Übersichtlichkeit

Geben Sie Ihren Mitteilungen eine klare Struktur, damit jeder den Überblick behält. Verwenden Sie übersichtliche Absätze und nutzen Sie Überschriften, um verschiedene Themen zu gliedern. Eine geordnete Darstellung sorgt dafür, dass Informationen schneller erfasst werden können.

Veranschaulichen Sie Ihre Aussagen

Nutzen Sie visuelle Elemente wie Bilder und Grafiken, um komplexe Informationen einfach darzustellen. Bilder sagen oft mehr als tausend Worte und können dazu beitragen, dass Ihre Nachrichten besser verstanden werden.

Eine Infografik kann beispielsweise komplexe Daten anschaulich präsentieren.

Aktive Sprache verwenden

Setzen Sie auf die aktive Sprachform, um Ihre Aussagen lebendiger und dynamischer zu gestalten. Verwenden Sie Verben anstelle von Substantiven, um Ihre Mitteilungen lebhafter zu machen.

Zum Beispiel: „Das Projekt wird von uns überwacht“ könnte in Leichter Sprache lauten: „Wir überwachen das Projekt“.

Feedback einholen und lernen

Bitten Sie Ihre Kollegen um Feedback zu Ihrer Kommunikation in Leichter Sprache. Erfahren Sie, wie Ihre Nachrichten bei ihnen ankommen und lernen Sie aus ihren Anregungen. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wird dazu beitragen, dass Sie sich in der Leichten Sprache immer weiterentwickeln.

Mit diesen praktischen Tipps können Sie die Leichte Sprache im Sekretariat erfolgreich einsetzen und Ihre Kommunikation auf ein neues Level heben. Zeigen Sie, dass Sie sich für klare und zugängliche Mitteilungen einsetzen und profitieren Sie von den zahlreichen Vorteilen, die diese klare Sprachform mit sich bringt. Lassen Sie die Magie der Leichten Sprache auch in Ihrem Arbeitsumfeld wirken und machen Sie die Bürokommunikation zum wahren Game Changer!

Inspiration aus dem Sekretariatsalltag

1. Anstatt: „Bitte teilen Sie uns die Deadline für das Projekt mit.“ Leichte Sprache: „Bis wann benötigen wir die Projektinformationen?“

2. Anstatt: „Es ist unumgänglich, dass Sie Ihre Anwesenheit bei der Teamsitzung bestätigen.“ Leichte Sprache: „Bitte sagen Sie uns Bescheid, ob Sie an der Teamsitzung teilnehmen können.“

3. Anstatt: „Aufgrund von terminlichen Verzögerungen müssen wir den Zeitplan überarbeiten.“ Leichte Sprache: „Da es zu Verzögerungen kam, müssen wir den Zeitplan anpassen.“

Schlussgedanke: Erleben Sie die Magie der Leichten Sprache!

Die Leichte Sprache ist ein mächtiges Werkzeug, das Sie als Sekretärin nicht unterschätzen sollten. Durch klare und verständliche Kommunikation schaffen Sie eine positive Unternehmenskultur und fördern die Effizienz im Büroalltag.

Nutzen Sie unsere Tipps und inspirierenden Beispiele, um Ihre Kommunikation zu verbessern und als Vorbild für Ihr Team zu glänzen.

FAQs: Die häufigsten Fragen unserer Leser

1. Muss ich immer Leichte Sprache verwenden?

Die Leichte Sprache ist eine wertvolle Ergänzung für Ihre Kommunikation. Nutzen Sie sie, wenn Sie Ihre Botschaften für alle zugänglich machen möchten.

2. Wie kann ich meine Kollegen von der Leichten Sprache überzeugen?

Teilen Sie die Vorteile und zeigen Sie praktische Beispiele. Die positiven Auswirkungen werden Ihre Kollegen sicherlich überzeugen.

3. Gibt es spezielle Schulungen für Leichte Sprache?

Ja, es gibt Schulungen und Online-Kurse, die Ihnen helfen, die Leichte Sprache zu erlernen und in Ihrer täglichen Arbeit einzusetzen.

4. Wie kann ich sicherstellen, dass meine Mitteilungen wirklich verständlich sind?

Testen Sie Ihre Nachrichten anhand einer Testgruppe. Feedback von verschiedenen Personen hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu verbessern.

5. Was sind die ersten Schritte, um Leichte Sprache zu lernen?

Fangen Sie mit einfachen Texten und kurzen Sätzen an. Übung macht den Meister – Sie werden schnell Fortschritte machen!


Judith Torma Goncalves ist Magistra der Rhetorik. Seit 2017 steuert Sie die Geschicke des Verband der Sekretärinnen.

Ihre Lieblingsthemen sind Kommunikation und Rhetorik und das weite Feld des miteinander.

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