Viele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht.
Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in Excel“ oder „Das kannst du ja schnell in PowerPoint anpassen“. Wer quer einsteigt, merkt schnell, dass nicht die Programme das Problem sind, sondern die stillschweigenden Erwartungen. Man soll funktionieren, mitdenken, strukturieren – und dabei bitte nicht lange suchen.
Dieser Beitrag richtet sich an Quereinsteigerinnen und Quereinsteiger im Sekretariat, die MS Office im Büroalltag sicher anwenden möchten.
Die Mini-MS-Office-Frischekur richtet sich genau an diese Situation. Nicht an Perfektionistinnen, nicht an IT-Profis, sondern an Menschen, die im Sekretariat Verantwortung übernommen haben und sich fragen, warum manche Handgriffe unnötig anstrengend bleiben.
Fünf typische Stolperstellen – und warum sie so viel Energie kosten
1. Word: Der leere Bildschirm macht mehr Druck als der Auftrag
Viele Quereinsteigerinnen kennen das Gefühl, wenn ein Text „mal eben“ formuliert werden soll. Die Aufgabe ist klar, der Inhalt eigentlich auch – und trotzdem blockiert der Einstieg. Nicht, weil man nicht schreiben kann, sondern weil Word keine Struktur vorgibt. Im Video zeigen wir einen Ansatz, wie Texte schneller entstehen, ohne sich jedes Mal neu überwinden zu müssen.
2. Outlook: Alles ist irgendwo – nur nicht dort, wo man es gerade braucht
Mails, Termine, Aufgaben und Zusatzinfos liegen oft verstreut. Gerade wer neu im Sekretariat ist, verliert hier unnötig Zeit. Im Webinar geht es darum, Aufgaben in Outlook so anzureichern, dass Zusammenhänge sichtbar bleiben und nichts mehr „nur im Kopf“ existiert.
3. Excel: Man weiß, dass es mehr könnte – traut sich aber nicht
Excel schreckt viele Quereinsteigerinnen ab, weil es komplizierter wirkt, als es sein muss. Statt das Programm für einfache Abläufe zu nutzen, wird gerechnet, kopiert und kontrolliert. Das Video zeigt, wie Excel kleine Routinen übernehmen kann, ohne dass man sich durch Funktionen kämpfen muss.
4. PowerPoint: Präsentationen ändern sich – und der Stress wächst
Kurz vor dem Termin soll noch „eben schnell“ etwas angepasst werden. Ein Bild, ein Detail, ein Ausschnitt. Wer PowerPoint nur oberflächlich kennt, verliert hier Zeit und Nerven. Im Video zeigen wir eine Funktion, die genau in solchen Momenten souverän macht.
5. OneNote: Notizen sind da – aber die Übersicht fehlt
Viele nutzen OneNote, um Informationen festzuhalten. Doch ohne Struktur entsteht schnell ein digitales Notizbuch voller Einträge, die man später nicht mehr findet. Das Webinar zeigt, wie Kategorien Ordnung schaffen, die auch bei wachsendem Aufgabenbereich trägt.
Warum diese Frischekur gerade für Quereinsteiger wirkt
Die Videos sind kurz gehalten, weil im Sekretariat selten Zeit für lange Schulungen ist. Jede Einheit greift ein konkretes Alltagsproblem auf und zeigt eine Lösung, die sich sofort ausprobieren lässt. Es geht nicht darum, alles richtig zu machen, sondern spürbar sicherer zu werden.
Wer quer einsteigt, braucht keine Theorie. Man braucht das Gefühl: Ich habe hier langsam die Kontrolle.
Die Bürosoftware von MS-Office findet sich heute in vielen Büros! Auch in Ihrem? Wie gut kennen Sie die einzelnen Programm? Nehmen Ihnen die Outlook, OneNote, Word, Powerpoint und Excel schon Arbeit ab?
Dann sind Sie auf dem richtigen Weg.
Wir bieten Ihnen heute 5 Webinar-Videos aus der Familie der MS Office Produkte.
Unsere Dozentinnen haben ihre besten Tipps im Webinar gezeigt und Sie können nun alle Videos auf einmal abrufen.
Schlussgedanke
Ich arbeite seit vielen Jahren mit Sekretärinnen, Assistentinnen und Quereinsteigerinnen. Was mir dabei immer wieder begegnet, ist kein Mangel an Engagement oder Intelligenz, sondern ein stiller Überforderungsmoment. Dieses Gefühl, ständig nachziehen zu müssen, weil man nie gelernt hat, wie man sich mit den vorhandenen Werkzeugen wirklich entlastet.
MS-Office kann genau das leisten. Nicht spektakulär, nicht auf Knopfdruck, aber zuverlässig. Vorausgesetzt, man kennt ein paar entscheidende Stellschrauben. Oft sind es Kleinigkeiten, die darüber entscheiden, ob ein Arbeitstag zäh wird oder rund läuft.
Die Mini-MS-Office-Frischekur ist deshalb kein Kurs im klassischen Sinn. Sie ist eine Einladung, sich fünf kurze Impulse zu gönnen und zu prüfen, was davon den eigenen Alltag leichter macht. Ohne Vorkenntnisse, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, ohne den Druck, alles sofort perfekt umzusetzen.
Wenn Sie neu im Sekretariat sind oder sich manchmal fragen, warum andere scheinbar müheloser durch ihre Aufgaben gehen, dann ist diese Frischekur genau richtig. Sie gibt Orientierung, wo bisher Unsicherheit war, und schafft kleine Inseln von Souveränität im täglichen Trubel.
Ob Sie danach weitere Schritte gehen möchten, entscheiden Sie ganz in Ruhe selbst. Für den Moment reicht es, sich fünf Videos anzusehen und zu merken: Ich muss das nicht alles allein herausfinden.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden unserer Live-Online-Seminare und der Live-Online-Tagungen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
