Boomer gehen, KI kommt: Wer jetzt kein Wissen sichert, verliert 

Wenn Erfahrung geht, bleibt oft nur die Suche

Es ist dieser Moment, den jedes Sekretariat kennt: Eine Kollegin verabschiedet sich in den Ruhestand, es gibt Blumen, warme Worte, ein paar Tränen, und am Montag danach beginnt das große Rätselraten. Wo war diese eine Liste mit den Sonderfällen? Wer wusste noch, warum man bei Anbieter X immer zuerst Y anruft? Und welche „inoffizielle“ Reihenfolge hat sich bei der Freigabe bewährt, obwohl sie nie irgendwo stand? Erfahrung verschwindet nicht spektakulär, sie verdunstet. Und plötzlich kostet ein einfacher Vorgang doppelt so viel Zeit, weil niemand mehr die Abkürzung kennt.

Das Timing könnte ungünstiger kaum sein. Deutschland steht am demografischen Wendepunkt: Die Bevölkerung wird voraussichtlich nicht weiter wachsen, langfristig schrumpfen – und besonders kritisch ist der Rückgang der Menschen im erwerbsfähigen Alter. Das klingt nach Statistik, fühlt sich im Büro aber nach Alltag an: weniger Schultern, mehr Aufgaben, weniger Puffer. In so einer Lage ist Wissen keine „nette Ordnungsidee“, sondern eine betriebliche Überlebensfrage. Wer Wissen verliert, verliert nicht nur Tempo, sondern Sicherheit, Qualität und Nerven.

Und dann kommt noch etwas dazu, das viele unterschätzen: KI im Büro. Copilot, Assistenzsysteme, automatische Zusammenfassungen, smarte Suche. Klingt nach Entlastung – ist es auch, aber nur unter einer Bedingung: KI braucht Futter, das Sie verantworten können. Wenn die Wissensquellen chaotisch sind, wird die KI nicht magisch klüger, sondern schneller falsch. Wenn Quellen sauber sind, wird sie zu einem echten Verstärker. Der Unterschied liegt nicht in der KI. Der Unterschied liegt in Ihrer Wissensbasis.

Warum Wissen speichern die Voraussetzung für Wissen abrufen ist

Wissen im Kopf ist wertvoll, aber es ist nicht skalierbar. Wissen in E-Mails ist vorhanden, aber es ist nicht strukturiert. Wissen in Dateien ist auffindbar – manchmal –, aber oft ohne Kontext. Was wir im Büroalltag wirklich brauchen, ist abrufbares Wissen: Informationen, die in Vertretungssituationen funktionieren, die Neueinsteigerinnen nicht erschlagen und die auch dann tragen, wenn jemand krank ist, Urlaub hat oder eben in Rente geht.

Abrufbar heißt: Sie können eine Frage stellen – und bekommen eine Antwort, die nachvollziehbar ist. Abrufbar heißt auch: Das Wissen liegt nicht nur „irgendwo“, sondern an einem Ort, den alle kennen, mit einer Logik, die alle verstehen. Abrufbar heißt schließlich: Man kann es aktualisieren, ohne dass jemand Angst hat, „etwas kaputt zu machen“.

Hier kommt OneNote ins Spiel. Nicht als Technikspielerei, sondern als Wissensraum. OneNote ist für Wissensablage das, was ein gutes Sekretariat für eine Organisation ist: ein Ort, an dem Dinge zusammenlaufen, sortiert werden und wieder auffindbar sind – mit Kontext, nicht nur als Datei.

Und jetzt die KI-Brücke, ohne Zauberstaub: Wenn Sie Wissen so speichern, dass es sauber strukturiert und nachvollziehbar ist, können KI-Systeme darauf aufsetzen. Microsoft beschreibt zum Beispiel, dass Copilot in OneNote Notizen zusammenfassen kann. Und mit „Copilot-Notebooks“ in OneNote können Inhalte aus referenzierten Dokumenten/Dateien zusammengeführt werden, sodass man Fragen stellen, Zusammenfassungen bekommen und schneller Antworten finden kann – basierend auf dem, was im Notebook gesammelt wurde. Das ist der entscheidende Punkt: KI wird dann stark, wenn Ihre eigenen Quellen stark sind.

Was Copilot und ChatGPT praktisch mit Ihrer Wissensbasis machen können

Stellen Sie sich zwei typische Bürofragen vor: „Was ist bei Rechnungskorrekturen die bewährte Reihenfolge?“ oder „Welche Sonderregel gilt bei Kunde A, wenn die Unterschrift fehlt?“ Früher haben Sie diese Antworten aus Erfahrung geholt – oder aus fünf verschiedenen E-Mails zusammengesucht. Heute können Sie sie schneller abrufen, wenn das Wissen an einem zentralen Ort liegt.

Copilot kann innerhalb OneNote Inhalte zusammenfassen und Ihnen beim Strukturieren helfen. Und Copilot-Notebooks in OneNote sind darauf ausgelegt, Inhalte aus Ihrer Arbeit zu bündeln und darauf basierend Antworten und Erkenntnisse zu liefern. Das ist nicht „KI macht alles“, sondern „KI macht das Finden und Verdichten leichter“. Genau das braucht ein Sekretariat: weniger Suchzeit, mehr Handlungssicherheit.

Und wenn Sie zusätzlich mit ChatGPT arbeiten: In ChatGPT gibt es „Projects“, also Arbeitsräume, in denen Sie zusammengehörige Chats bündeln, Dateien hochladen und feste Arbeitsanweisungen hinterlegen können, damit die Arbeit konsistent bleibt. Für Büro-Wissen bedeutet das sehr praktisch: Sie können Ihre internen Leitfäden, Checklisten oder Prozessbeschreibungen als Dateien in einem Projekt sammeln und dann Fragen dazu stellen, ohne jedes Mal den Kontext neu erklären zu müssen.

Kurz gesagt: OneNote ist der Ort, an dem Wissen lebt. Copilot und ChatGPT sind Werkzeuge, die dieses Wissen schneller auffindbar und verwertbar machen – aber nur, wenn es zuvor gespeichert wurde.

 Erfahren Sie mehr dazu: Outlook & OneNote: Ein Duo, das Sekretärinnen die Arbeit spürbar erleichtert

Wie sammelt man Wissen aus Köpfen, E-Mails und Ablagen, ohne dass alle die Augen verdrehen?

Hier kommt die gute Nachricht: Sie brauchen keine Mammutaktion und keinen „Wir-dokumentieren-jetzt-alles“-Schreckmoment. Sie brauchen eine Sammelstrategie, die sich wie Alltag anfühlt. Ich gebe Ihnen drei Wege, die in Sekretariaten funktionieren, weil sie realistisch sind.

Weg 1: Der Generationen-Dialog als Wissensmine

Sie organisieren kurze Gespräche zwischen erfahrener Kollegin und Nachfolgerin – 30 Minuten, maximal 45. Thema: ein konkreter Bereich, zum Beispiel „Reisekosten & Sonderfälle“, „Unterschriftenlauf“, „Chefkommunikation“, „Lieferanten, die tricky sind“. Die Jüngere fragt, die Erfahrene erzählt, beide ergänzen. Dieses Gespräch wird aufgezeichnet, transkribiert und anschließend zu einer sauberen Wissensseite verdichtet. Der Charme: Niemand muss „schön schreiben“, niemand muss alles aus dem Kopf aufschreiben – das Wissen entsteht im Gespräch und wird danach geordnet.

Mini-Übersicht für Thrive (als Kasten/Info-Box geeignet):
Gespräch → Text → Wissen

1. 30 Minuten Interview (konkret, praxisnah)

2. Transkript erstellen lassen (verschriftlichen)

3. Zusammenfassen + in OneNote als Seite ablegen

4. Mit Schlagworten versehen (z. B. „Sonderfall“, „Frist“, „Vorlage“)

5. Nach 2 Wochen mit Praxis ergänzen

Damit entsteht eine Brücke zwischen Generationen, die nicht sentimental ist, sondern effizient: Die Erfahrene kann mit gutem Gefühl gehen, weil ihr Wissen nicht in der Schublade endet. Die Jüngere kann mit gutem Gefühl übernehmen, weil sie nicht bei null startet.

Weg 2: Die „Top-20-Fragen“-Methode aus dem Postfach

Öffnen Sie das E-Mail-Postfach nicht mit dem Ziel, alles zu retten, sondern mit einer klaren Frage: „Welche 20 Themen kommen ständig wieder?“ Das sind typischerweise: Fristen, Unterschriften, Standardantworten, Sonderfälle, Lieferantenprozesse, Meeting-Logik, Reiseregeln, wiederkehrende Beschwerden, typische Eskalationen.

Sie ziehen daraus eine Liste und erstellen zu jedem Punkt eine OneNote-Seite: kurze Erklärung, ein Beispiel, ein Mustertext, ein Link zu Vorlagen. Das ist schnell, weil Sie nicht „dokumentieren“, sondern standardisieren.

Weg 3: Die Ablage wird nicht aufgeräumt – sie wird „angezapft“

Viele Büros machen den Fehler, die Dateiablage komplett neu strukturieren zu wollen. Ergebnis: niemand macht mit. Besser: Sie bauen in OneNote eine Seite „Wichtige Links & Fundstellen“ und verlinken zuerst nur die wichtigsten Dokumente, die wirklich täglich genutzt werden. OneNote wird damit zum Einstiegspunkt: nicht alles umziehen, sondern das Wesentliche zugänglich machen. Der Rest kann später folgen.

Warum das Menschen lieben – und nicht nur „die Organisation“

Weil es Stress reduziert. Weil es peinliche Momente verhindert. Weil Vertretung plötzlich möglich wird, ohne dass jemand nachts um 22:00 Uhr eine WhatsApp an die Ex-Kollegin schreibt. Und weil es Wertschätzung ausdrückt: „Ihre Erfahrung zählt so sehr, dass wir sie sichern.“

Und ja: Es macht KI im Büro sinnvoll. Nicht als Show, sondern als sauberer Abrufmechanismus. Copilot kann dann sinnvoll zusammenfassen und helfen, Inhalte schneller zu finden – und Copilot-Notebooks sind genau auf dieses „Fragen an gesammeltes Material“ ausgerichtet. ChatGPT-Projekte können ergänzend helfen, wenn Sie intern mit Dokumenten arbeiten und konsistent Fragen dazu stellen möchten. 

Profi-Regel 1: Wissen braucht Verantwortung – sonst bleibt es zufällig

Wissensablagen scheitern selten an fehlenden Tools. Sie scheitern daran, dass sich niemand zuständig fühlt. Wenn „alle dürfen alles“, fühlt sich am Ende niemand verantwortlich. Das Ergebnis kennen Sie: Ein OneNote existiert, wird anfangs euphorisch befüllt und verkommt dann zur digitalen Rumpelkammer. Genau das untergräbt Vertrauen – und damit Nutzung.

Professionelle Wissensarbeit braucht eine klare Rolle. Nicht als Kontrolle, sondern als Pflege. Eine Person oder ein kleines Team übernimmt die Verantwortung für Struktur, Benennung und Aktualität. Nicht für die Inhalte selbst, sondern für deren Ordnung. Diese Rolle sitzt idealerweise dort, wo Wissen ohnehin zusammenläuft: im Sekretariat oder Office-Management.

Das verändert sofort die Haltung. Wissen wird nicht mehr „irgendwo abgelegt“, sondern bewusst platziert. Neue Kolleginnen wissen, wo sie suchen. Erfahrene Kolleginnen wissen, wo ihr Wissen landet. Und Führungskräfte wissen, dass es einen verlässlichen Wissensraum gibt.

Praxisbeispiel aus dem Büroalltag:
Eine Chefarztsekretärin übergibt vor dem Ruhestand ihre Sonderfälle nicht als lose Notizen, sondern in Gesprächen, die anschließend in OneNote strukturiert werden. Die zuständige Wissensverantwortliche achtet darauf, dass jede Seite klar benannt ist, ein Datum trägt und bei Bedarf ergänzt wird. Ergebnis: Die Nachfolgerin arbeitet nach wenigen Wochen souverän – nicht, weil sie alles weiß, sondern weil sie weiß, wo sie nachschauen kann.

Profi-Regel 2: Erfahrungswissen wird nicht geschrieben – es wird erzählt

Der größte Denkfehler bei Wissenssicherung ist der Anspruch auf perfekte Texte. Erfahrungswissen entsteht nicht linear, sondern situativ. Es zeigt sich in Sätzen wie: „In dem Fall lieber erst Rücksprache halten“ oder „Wenn das passiert, ist meistens das der Grund“. Genau diese Hinweise sind entscheidend – und genau sie fehlen in klassischen Dokumentationen.

Deshalb funktioniert Wissenssicherung im Sekretariat dann am besten, wenn sie dialogisch beginnt. Gespräche zwischen erfahrenen und jüngeren Kolleginnen sind keine nette Geste, sondern eine hocheffiziente Methode. Sie bringen Kontext, Prioritäten und Begründungen ans Licht. Und sie lassen sich heute problemlos aufzeichnen und verschriftlichen.

Der entscheidende Schritt kommt danach: das Verdichten. Nicht alles, was gesagt wurde, ist relevant. Aber das Relevante wird herausgefiltert, geordnet und als Wissensseite abgelegt. OneNote eignet sich hier hervorragend, weil Inhalte ergänzt, kommentiert und weiterentwickelt werden können, ohne dass sie „fertig“ sein müssen.

Bewährter Mini-Workflow für den Alltag:

1. 30–45 Minuten Gespräch zu einem klaren Thema

2. Aufzeichnung oder Mitschrift

3. Transkript oder Stichwortsammlung

4. Zusammenfassung auf eine OneNote-Seite

5. Ergänzung durch Praxisfälle in den folgenden Wochen

So entsteht kein Lehrbuch, sondern ein wachsender Wissensbestand. Lebendig, realistisch und anschlussfähig.

Profi-Regel 3: Wissen muss für Abwesende – und für KI – geschrieben sein

Eine einfache Prüffrage hilft bei jeder Wissensseite: Versteht das jemand, der heute nicht da ist? Wenn die Antwort nein lautet, fehlt Kontext. Genau dieser Kontext ist es aber, den Vertretungen, Neueinsteigerinnen und auch KI-Systeme brauchen.

Wissen sollte deshalb nicht nur beschreiben, was zu tun ist, sondern auch wann, warum und wobei es hakt. Eine gute Wissensseite beantwortet typische Rückfragen, bevor sie gestellt werden. Sie nennt Stolperstellen, verweist auf Ausnahmen und macht deutlich, wann Rücksprache nötig ist.

Das ist auch der Punkt, an dem KI sinnvoll andocken kann. Copilot kann Inhalte in OneNote zusammenfassen, strukturieren und beim Wiederfinden helfen. ChatGPT kann mit hinterlegten Dokumenten arbeiten, wenn diese klar formuliert sind. Aber beides funktioniert nur, wenn Wissen explizit gespeichert ist. KI kann nichts abrufen, was nicht vorhanden ist.

Merksatz für den Büroalltag:
Was nicht dokumentiert ist, existiert für KI nicht.

Wie KI konkret auf Ihre Wissensbasis zugreift

Wenn Wissen sauber in OneNote liegt, entsteht ein neuer Nutzen. Inhalte lassen sich schneller durchsuchen, zusammenfassen und vergleichen. Copilot kann auf Notizen zugreifen und Kernaussagen verdichten. In Copilot-Notebooks lassen sich mehrere Quellen bündeln, sodass Fragen auf Basis interner Inhalte beantwortet werden können.

Auch ChatGPT lässt sich sinnvoll einsetzen, wenn Sie strukturiert vorgehen. In Projekten können Sie interne Leitfäden, Checklisten oder Prozessbeschreibungen sammeln und mit klaren Arbeitsanweisungen kombinieren. So bleibt der Kontext erhalten, und Antworten werden konsistent. Sie können auch über Ablageorte Zugriff gewähren wie zum Beispiel OneDrive oder andere Clouds. Zum heutigen Stand sind keine europäischen Lösungen wie MagentaCloud oder ähnliches abrufbar.

Beispiel für eine praxisnahe Abfrage:
„Fasse mir die wichtigsten Sonderfälle zur Rechnungsprüfung zusammen und nenne typische Fehlerquellen.“
Voraussetzung: Diese Sonderfälle sind zuvor als Wissensseiten dokumentiert.

Ohne gespeichertes Wissen bleibt KI ein Ratespiel. Mit einer gepflegten Wissensbasis wird sie zum Verstärker Ihrer Erfahrung.

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Schlussgedanke

Der Generationenwechsel ist kein Risiko. Er ist eine Einladung. Eine Einladung, genauer hinzuschauen, bewusster zu handeln und Verantwortung für das zu übernehmen, was ein Büro wirklich trägt: Erfahrung, Überblick und gewachsene Lösungen.

Problematisch wird dieser Übergang nicht, weil Menschen gehen, sondern weil Wissen oft still mitgeht. Weil man hofft, dass es schon irgendwie weiterläuft. Weil man sich erst dann fragt, wie etwas funktioniert, wenn die Person nicht mehr da ist, die es immer geregelt hat. Genau hier entstehen die bekannten Fehler: Doppelarbeit, Unsicherheit, unnötiger Stress und das Gefühl, ständig hinterherzulaufen.

Dabei liegt im Generationenwechsel eine große Chance. Wenn erfahrene Sekretärinnen ihr Wissen weitergeben können – strukturiert, wertgeschätzt und wirksam – gehen sie mit dem guten Gefühl, etwas Bleibendes hinterlassen zu haben. Wenn jüngere Kolleginnen dieses Wissen aufnehmen, weiterentwickeln und mit neuen Werkzeugen verbinden, entsteht Fortschritt ohne Bruch. Nicht entweder Erfahrung oder Innovation, sondern beides zusammen.

Wissensarbeit bedeutet deshalb nicht, alles neu zu erfinden. Sie bedeutet, klug zu bewahren, bewusst zu teilen und offen zu kombinieren. Wer den Erfahrungsschatz der Boomer-Generation in die neue Zeit mitnimmt, spart sich viele Umwege – und vermeidet Fehler, die längst schon einmal gelöst waren.

Die entscheidende Frage lautet also nicht, ob Sie Wissensarbeit leisten sollten. Sie lautet: Wollen Sie den Übergang dem Zufall überlassen – oder ihn gemeinsam gestalten?

FAQs zur OneNote-Wissensablage und zum Generationenwechsel

1. Warum ist Wissenssicherung im Sekretariat gerade jetzt so wichtig?

Weil sich zwei Entwicklungen überlagern: Der demografische Wandel reduziert die Zahl erfahrener Fachkräfte, während gleichzeitig die Arbeitsdichte steigt. Wenn erfahrene Sekretärinnen in den Ruhestand gehen, geht nicht nur Personal, sondern gewachsenes Erfahrungswissen. Dieses Wissen lässt sich nicht kurzfristig ersetzen. Wer es jetzt nicht sichert, verliert Zeit, Qualität und Handlungssicherheit im Alltag.

2. Reicht es nicht aus, wenn Wissen in E-Mails oder Dateien gespeichert ist?

Nein, denn Wissen in E-Mails oder Dateien ist zwar vorhanden, aber selten zugänglich. Es fehlt der Kontext, die Struktur und eine klare Logik. Neue Kolleginnen oder Vertretungen wissen meist nicht, wonach sie suchen sollen. Eine zentrale Wissensablage wie OneNote bündelt Inhalte, ordnet sie thematisch und macht sie auffindbar – auch für Menschen, die die Hintergründe noch nicht kennen.

3. Welche Rolle spielt OneNote bei der Zusammenarbeit zwischen den Generationen?

OneNote dient als gemeinsamer Wissensraum. Er ermöglicht es, Erfahrungswissen aus Gesprächen, Notizen und Beispielen so festzuhalten, dass es weiterverwendet werden kann. Ältere Kolleginnen geben ihr Wissen strukturiert weiter, jüngere Kolleginnen greifen darauf zu und ergänzen es. So entsteht ein lebendiger Wissensbestand, der wächst, statt mit einzelnen Personen zu verschwinden.

4. Warum ist eine saubere Wissensablage Voraussetzung für den Einsatz von KI im Büro?

KI kann nur mit dem arbeiten, was vorhanden ist. Wenn Wissen nicht dokumentiert, strukturiert und nachvollziehbar gespeichert ist, kann KI es nicht sinnvoll abrufen oder zusammenfassen. Eine gepflegte Wissensbasis in OneNote sorgt dafür, dass KI-Systeme wie Copilot oder ChatGPT auf verlässliche, unternehmenseigene Quellen zugreifen. Ohne diese Basis bleibt KI ein Ratespiel.

5. Wie beginnt man mit Wissenssicherung, ohne den Büroalltag zu überlasten?

Indem man klein und gezielt startet. Kurze Gespräche zu klaren Themen, die anschließend zusammengefasst und in OneNote abgelegt werden, sind oft wirksamer als große Dokumentationsprojekte. Wichtig ist ein klarer Ort für das Wissen und eine Person, die die Struktur im Blick behält. So entsteht Schritt für Schritt eine Wissensdatenbank, die im Alltag wirklich genutzt wird.