Sie fragen sich sicherlich manchmal, warum wir uns immer wieder auf bestimmte Regeln wie das 10-20-30-Prinzip oder das Pareto-Prinzip beziehen, wenn es um die Gestaltung von Präsentationen geht. Doch diese Regeln sind nicht ohne Grund so beliebt! In diesem Blog-Beitrag werde ich Ihnen erklären, warum diese Prinzipien eine echte Hilfe für uns im Sekretariat sein können.
Zeit sparen
Die Pomodoro-Technik besagt, dass man in 25-minütigen Arbeitsphasen mit kurzen Pausen dazwischen arbeitet, um konzentriert und effektiv zu bleiben. Warum? Weil wir uns oft von unseren Aufgaben ablenken lassen und uns schwer tun, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Auch im Sekretariat kann uns diese Technik helfen, unsere Zeit effektiv zu nutzen und uns auf das Wichtigste zu konzentrieren.
Klarheit schaffen
Das Pareto-Prinzip auch als 80/20-Regel bekannt, besagt, dass 80% der Wirkung mit 20% des Aufwands erzielt werden kann. Im Sekretariat bedeutet das, dass wir uns auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren sollten, um unsere Arbeit effektiver zu gestalten und Zeit zu sparen. Indem wir uns auf die 20% der Aufgaben konzentrieren, die 80% des Ergebnisses ausmachen, können wir unsere Arbeit effizienter erledigen und Klarheit schaffen.
Fokus behalten
Die Eisenhower-Matrix ist eine weitere Regel, die uns helfen kann, unseren Fokus zu behalten und Prioritäten zu setzen. Sie teilt unsere Aufgaben in vier Kategorien ein: Wichtig und dringend, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig und weder wichtig noch dringend. Diese Kategorisierung kann uns im Sekretariat helfen, unsere Aufgaben in die richtige Reihenfolge zu bringen und uns zu konzentrieren.
Zielorientierung
SMART-Ziele sind ein weiteres Prinzip, das uns helfen kann, unsere Ziele zu definieren und zu erreichen. SMART steht für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden. Im Sekretariat können wir SMART-Ziele setzen, um unsere Arbeit zielgerichteter und effektiver zu gestalten.
Struktur schaffen
Zuletzt ist die Regel „Keep it simple (stupid)“ ein wichtiger Grundsatz für die Gestaltung von Präsentationen. Durch eine klare Struktur und einfache Gestaltung können wir sicherstellen, dass unsere Botschaft verstanden wird und in Erinnerung bleibt. Im Sekretariat können wir ebenfalls von einer klaren Struktur und einfacher Gestaltung profitieren, indem wir unsere Aufgaben und Termine übersichtlich und strukturiert darstellen.
Wie Sie sehen, können diese Prinzipien eine echte Hilfe für uns im Sekretariat sein, um unsere Arbeit effektiver und effizienter zu gestalten. Probieren Sie es doch einfach mal aus und sehen Sie selbst, welche Vorteile diese Regeln für Sie haben!
Sind Sie es auch leid, stundenlang an Präsentationen zu arbeiten, die Ihre Kollegen oder Vorgesetzten langweilen oder verwirren werden? Dann haben wir die Lösung für Sie! Melden Sie sich noch heute für unser Live-Online-Seminar „Frischekur für erfahrene Powerpoint-Nutzerinnen“ an und lernen Sie, wie Sie die Präsentationen für Ihre Chefin oder Chef mit Leichtigkeit und Effektivität gestalten können.
In diesem Seminar wird unsere erfahrene Dozentin Meike Kranz Ihnen nicht nur das 10-20-30-Prinzip für Powerpoint-Präsentationen erklären, sondern auch wertvolle Hinweise geben, wie Sie es im Alltag einsetzen können. Sie werden lernen, wie Sie Ihre Präsentationen klar strukturieren, Zeit sparen und die wichtigsten Informationen auf den Punkt bringen.
Und das Beste daran? Ihr Chef wird davon profitieren! Indem Sie das 10-20-30-Prinzip anwenden, werden Sie in der Lage sein, seine Präsentationen effektiver und ansprechender zu gestalten. Dadurch kann der Vorgesetzte dann die Aufmerksamkeit der Zuhörer halten und wichtige Informationen besser vermitteln. Mit diesem Wissen werden Sie in der Lage sein, Präsentationen zu erstellen, mit denen die Chef und der Chef nicht nur informieren, sondern auch begeistern!
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Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden unserer Live-Online-Seminare und der Live-Online-Tagungen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Microsoft Office wider.
