Als junge professionelle Arbeitskräfte, die als Sekretärin, Sekretär oder Bürokaufleute tätig sind, spielen Sekretärinnen und Assistentinnen eine entscheidende Rolle im reibungslosen Ablauf von Unternehmen. Sie sind die unsichtbaren Motoren, die den täglichen Bürobetrieb am Laufen halten, wichtige Aufgaben erledigen und ihren Vorgesetzten den Rücken frei halten. Doch wie wird man eigentlich Sekretärin oder Assistentin?
Welche Fähigkeiten sind erforderlich, um in diesem Bereich erfolgreich zu sein? In diesem Artikel werden wir einen Blick auf die Schritte werfen, die dich auf dem Weg zu einer kompetenten und geschätzten Sekretärin oder Assistentin unterstützen werden.
Der erste Schritt auf dem Weg, eine Sekretärin oder Assistentin zu werden, ist die richtige Ausbildung und Qualifikationen zu erlangen. Obwohl es keine festen Vorschriften gibt, kann eine formale Ausbildung den Einstieg in diesen Beruf erleichtern. Viele Berufsschulen und Bildungseinrichtungen bieten spezielle Programme und Kurse für angehende Sekretärinnen und Assistentinnen an. Hier werden wichtige Fähigkeiten wie Büroorganisation, Kommunikation, Buchhaltung und der Umgang mit Bürotechnologien vermittelt. Zudem ist es hilfreich, einen guten Umgang mit gängigen Bürosoftwareprogrammen wie Microsoft Office zu beherrschen.
Beispiel aus dem Büroalltag: Maria entschied sich nach ihrem Schulabschluss für eine Ausbildung zur Bürokauffrau. Während ihrer Ausbildungszeit konnte sie nicht nur theoretisches Wissen aufbauen, sondern auch wertvolle praktische Erfahrungen im Umgang mit Kunden und der Organisation von Büroabläufen sammeln.
Für bereits erfahrene Sekretärinnen und Assistentinnen gibt es zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung. Seminare und Workshops bieten die Chance, sich in speziellen Bereichen wie Projektmanagement, Eventplanung oder Fremdsprachenkenntnisse weiterzubilden. Je vielseitiger das Wissen und die Fähigkeiten, desto besser kann man sich den Anforderungen des modernen Büroalltags anpassen und neue Herausforderungen meistern.
Neben den fachlichen Qualifikationen sind Soft Skills und zwischenmenschliche Fähigkeiten von großer Bedeutung für Sekretärinnen und Assistentinnen. Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, Teamwork, Organisationstalent und ein freundliches Auftreten sind essentiell, um im Büroalltag effizient und erfolgreich zu arbeiten. Sekretärinnen und Assistentinnen sind oft die erste Anlaufstelle für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter, weshalb ein professioneller und serviceorientierter Umgang von enormer Bedeutung ist.
Beispiel aus dem Büroalltag: Tim arbeitet als Assistent in einem internationalen Unternehmen. Dank seiner exzellenten kommunikativen Fähigkeiten kann er nicht nur mit seinen Kollegen effektiv zusammenarbeiten, sondern auch in stressigen Situationen gelassen bleiben und Kundenanfragen souverän bearbeiten.
Der Berufsalltag einer Sekretärin oder Assistentin ist oft hektisch und erfordert ausgeprägte Multitasking-Fähigkeiten. Das gleichzeitige Erledigen verschiedener Aufgaben erfordert ein effektives Zeitmanagement. Priorisierung und Strukturierung der täglichen Arbeit sind unerlässlich, um den Überblick zu behalten und Deadlines einzuhalten.
Erfolgreiche Sekretärinnen und Assistentinnen nutzen auch die Möglichkeiten des Networking, um ihre Karriere voranzutreiben. Kontakte zu Kollegen, Vorgesetzten und Geschäftspartnern können wertvolle Türen öffnen und neue Perspektiven bieten. Zudem sollten sie sich selbst als wichtige Mitglieder des Teams sehen und ihre Leistungen selbstbewusst präsentieren.
Beispiel aus dem Büroalltag: Lisa ist Sekretärin in einem aufstrebenden Start-up-Unternehmen. Durch ihr aktives Networking konnte sie sich über die Jahre ein beeindruckendes Netzwerk aufbauen und erhielt so die Möglichkeit, in eine höhere Position aufzusteigen.
Die Geschäftswelt ist ständig im Wandel, und auch die Rolle der Sekretärinnen und Assistentinnen entwickelt sich weiter. Flexibilität und die Bereitschaft, sich neuen Herausforderungen anzupassen, sind daher unerlässlich. Wer offen für Veränderungen ist und sich kontinuierlich weiterentwickelt, kann in diesem Berufsfeld langfristig erfolgreich sein.
Sekretärin oder Assistentin zu sein, ist weit mehr als nur einfache Büroarbeit. Es ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Beruf, der eine Kombination aus fachlichen Fähigkeiten, Soft Skills und Einsatzbereitschaft erfordert.
Mit der richtigen Ausbildung, kontinuierlicher Weiterbildung und einem starken Netzwerk können junge Berufstätige in diesem Bereich großartige Karrieremöglichkeiten entdecken.
Viele der hier behandelten Inhalte entstehen aus dem Austausch mit Teilnehmenden der Fachtagungsreihe des Verbands der Sekretärinnen. Sie spiegeln Fragen, Erfahrungen und Entwicklungen aus dem Büroalltag rund um das Thema Job & Karriere im Sekretariat wider.
Die Fachtagung der Sekretärinnen & Assistenzen ist zurück – und 2025 wird größer und besser als je zuvor! Mit unserem diesjährigen Motto „Innovation & Wohlbefinden im Sekretariat“ bringen wir die neuesten Technologien und Best Practices direkt zu Ihnen. Seien Sie dabei und erleben Sie, wie Sie Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und gleichzeitig Ihre Gesundheit
Read MoreNach einer sehr langen Pausen sind wir im August wieder in die Seminare und Fachtagungen gestartet. Ich nutze diese Stelle und bedanke mich bei allen Teilnehmenden und Dozentinnen, die sich so wunderbar für unser gemeinsames Anliegen einsetzen: Weiterbildung im Sekretariat! Ob Berlin, Erfurt, Halle, Rostock, Jena oder Sangerhausen unsere Firmen- und Hotelpartner haben immer ihr
Read MoreWas wäre, wenn Ihre KI nicht fragt – sondern erledigt? Stellen Sie sich einen ganz normalen Bürotag vor. Ein Bericht liegt auf dem Tisch, zehn Seiten, dicht geschrieben, Zahlen, Einschätzungen, Fußnoten. Die Geschäftsführung bittet um eine Präsentation – nicht irgendwann, sondern zeitnah. Kein Raum für Experimente, kein Platz für halbe Lösungen. Genau hier beginnt die
Read More„Du bist doch nur die Sekretärin.“Ein Satz wie ein Nadelstich.Und gleichzeitig der Startpunkt für eine Debatte, die längst überfällig ist. Denn während draußen über KI, Digitalisierung und neue Führungsstile gesprochen wird, stehen im Büro zwei Berufsbezeichnungen nebeneinander, die häufig in denselben Topf geworfen werden –Sekretärin und Office-Managerin. Gleicher Job?Gleiche Verantwortung?Gleiche Anerkennung? Oder trennen diese beiden
Read MoreDer zweite Montag im Januar ist nicht nur ein gewöhnlicher Arbeitstag – es ist der internationale „Räum-deinen-Schreibtisch-auf-Tag“! Ein besonderer Anlass, um sich bewusst mit der eigenen Arbeitsumgebung auseinanderzusetzen. Für Sekretärinnen und Assistenzen ist ein geordneter Arbeitsplatz weit mehr als nur eine Frage der Ästhetik. Er ist das Zentrum effizienter Büroorganisation und kann einen erheblichen Einfluss
Read More„Das betrifft uns hier doch nicht“ „Das ist doch alles übertrieben.“„Im Büro ist man doch nicht krank wie im Krankenhaus.“„Ein bisschen Kontakt mit Keimen schadet nicht, das härtet ab.“ Diese Gedanken sind im Büroalltag weit verbreitet. Sie werden selten laut ausgesprochen, bestimmen aber häufig Entscheidungen. Gerade weil Büroarbeit als sauber, ungefährlich und kontrolliert gilt, geraten
Read MoreCopilot oder ChatGPT-Schulung? Warum kluge Assistenzkräfte beides brauchen – und Führungskräfte davon profitieren Ein Blick in die Chefetage Montagmorgen, 8:07 Uhr. Der Kalender ist dicht getaktet, die erste Mail eskaliert schon vor dem zweiten Kaffee, und irgendwo zwischen Jour fixe und Budgetrunde blinkt ein neues Versprechen auf: Microsoft Copilot.„Endlich Entlastung“, denkt die Geschäftsführung. Zusammenfassungen auf
Read MoreViele kommen nicht geplant ins Sekretariat. Man wächst hinein, übernimmt, fängt an. Erst ein paar Aufgaben, dann mehr Verantwortung, irgendwann die komplette Drehscheibe. Was fast immer gleich ist: Niemand erklärt MS-Office von Grund auf so, wie man es für diesen Job wirklich braucht. Stattdessen heißt es oft: „Das läuft über Outlook“, „Mach das kurz in
Read MoreDer Wandel im Büro war selten so spürbar wie heute.Wo früher Papierstapel wuchsen wie kleine Gebirge, dominiert heute der leuchtende Laptop-Bildschirm. Doch unabhängig davon, wie viele Tools, Apps oder KI-Lösungen dazukommen – Sie bleiben das Herz des Büros. Warum die digitale Transformation im Sekretariat mehr ist als Technik Viele Assistenzen und Kaufleute für Büromanagement beschreiben
Read MoreEin Montagmorgen, der mehr zeigt als ein Kalender Montagmorgen im Büro sind selten spektakulär. Sie beginnen mit Kalendern, E-Mails und kurzen Abstimmungen auf dem Flur. Und doch zeigen gerade diese unscheinbaren Momente sehr deutlich, wie tragfähig die Strukturen eines Unternehmens wirklich sind. Zwei Kolleg:innen sitzen mit belegter Stimme am Arbeitsplatz. Der Azubi fragt vorsichtig
Read More